Soborno

El soborno se define como un acto de corrupción en el que una persona ofrece, da, recibe o solicita algo de valor a cambio de un favor indebido. Este tipo de conducta puede ocurrir en cualquier sector, desde contratos públicos hasta negociaciones privadas, y afecta tanto a pequeñas empresas como a grandes corporaciones multinacionales.

Para que un acto sea considerado soborno, generalmente incluye los siguientes elementos:

• Valor indebido: Puede ser dinero, regalos, servicios u otros beneficios.
• Intención de influir: La acción tiene como objetivo obtener un beneficio o ventaja injusta.
• Relación ilícita: Existe una violación de la confianza o las normas éticas.

¿Por qué es importante prevenir el soborno en las organizaciones?

Consecuencias legales

El soborno es un delito penal en la mayoría de los países. Normativas internacionales como la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) de Estados Unidos y la Convención de la OCDE contra el Soborno penalizan severamente este tipo de actos. Las sanciones pueden incluir multas millonarias y penas de prisión.

Daño reputacional

Las organizaciones implicadas en casos de soborno suelen enfrentar una pérdida significativa de confianza por parte de clientes, inversionistas y la sociedad en general. Recuperar una reputación dañada puede tomar años, si es que se logra.

Pérdida de oportunidades

El soborno también puede generar desigualdad en los negocios, favoreciendo acuerdos desleales y eliminando la competitividad ética. Esto puede limitar las oportunidades de crecimiento para las empresas que operan de manera legítima.

Impacto interno

La tolerancia al soborno puede crear un entorno laboral tóxico, donde la falta de ética y transparencia afecta la moral y productividad de los empleados.

Tipos en las organizaciones

Soborno comercial

Este ocurre entre empresas privadas y generalmente involucra pagos ilegítimos para asegurar contratos o acuerdos comerciales.

Soborno público

Se produce cuando las organizaciones ofrecen pagos o beneficios a funcionarios gubernamentales para obtener licencias, reducir impuestos o evitar regulaciones.

Soborno transnacional

Se da en transacciones internacionales y afecta particularmente a empresas con operaciones globales. Este tipo de soborno es regulado por iniciativas como la Ley UK Bribery Act.

Pequeñas mordidas

Aunque pueden parecer insignificantes, los pagos pequeños para acelerar procesos o evitar penalidades también constituyen soborno y pueden acumular consecuencias legales.

El soborno es uno de los principales desafíos éticos y legales que enfrentan las organizaciones en el entorno corporativo actual.
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Estrategias para prevenirlo en las organizaciones

1. Implementación de un programa de compliance

Un programa de compliance bien diseñado es fundamental para prevenir el soborno. Este programa debe incluir políticas claras, procesos de monitoreo y una cultura organizacional basada en la ética y el cumplimiento.

Elementos clave de un programa de compliance:

• Códigos de conducta: Reglas claras que prohíban el soborno y otros actos corruptos.
• Capacitación: Formación periódica para que los empleados comprendan las normativas y sepan cómo actuar en caso de detectar irregularidades.
• Canales de denuncia: Herramientas seguras y confidenciales para que los empleados reporten sospechas de soborno.

2. Evaluación y gestión de riesgos

Es crucial identificar áreas de la organización donde el riesgo de soborno sea mayor. Esto incluye analizar las operaciones en países con alta percepción de corrupción y revisar contratos con terceros.

Pasos en la gestión de riesgos:

• Identificar los riesgos potenciales.
• Evaluar la probabilidad e impacto de cada riesgo.
• Implementar controles específicos para mitigar esos riesgos.

3. Monitoreo y auditorías internas

Realizar auditorías regulares y monitorear transacciones sospechosas puede ayudar a detectar y prevenir actos de soborno antes de que se conviertan en problemas mayores.

4. Debida diligencia en terceros

Los socios comerciales, proveedores y contratistas pueden representar un riesgo de soborno. Es esencial realizar investigaciones exhaustivas para asegurarse de que sus prácticas sean éticas.

5. Certificaciones internacionales

Obtener certificaciones como la ISO 37001 de Sistemas de Gestión Antisoborno demuestra el compromiso de la organización con el cumplimiento y la transparencia.

El rol de la tecnología en una cultura organizacional ética

La cultura organizacional es el núcleo de cualquier estrategia de prevención del soborno. Una empresa que fomenta valores como la integridad y la transparencia es menos propensa a verse afectada por este tipo de prácticas. Los líderes empresariales desempeñan un papel crucial al actuar como modelos de comportamiento ético, inspirando a los empleados a seguir su ejemplo.

La tecnología se ha convertido en un aliado clave para prevenir y gestionar riesgos de soborno. Herramientas avanzadas como el compliance software automatizan procesos críticos, permitiendo a las empresas monitorear transacciones, identificar riesgos y garantizar la transparencia en sus operaciones.

Software de Compliance de GRCTools para combatir el soborno

Para las organizaciones que buscan una solución efectiva para prevenir el soborno y otros riesgos de incumplimiento, el Software de Compliance de GRCTools es una opción ideal. Este software está diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus programas de cumplimiento de manera integral, optimizando procesos y reduciendo riesgos.

• Gestión documental: Centraliza políticas y procedimientos relacionados con la prevención.
• Monitoreo en tiempo real: Identifica actividades sospechosas y genera alertas automáticas.
• Evaluación de riesgos: Analiza y clasifica riesgos relacionados con terceros, transacciones y operaciones globales.
• Capacitación y reportes: Proporciona herramientas para formar a los empleados y generar informes de cumplimiento.

Con el Software de Compliance de GRCTools, las organizaciones pueden fortalecer su cultura ética, garantizar el cumplimiento de normativas internacionales y protegerse contra los riesgos asociados al soborno.

La entrada ¿Qué significa el soborno en las organizaciones? se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.

El contenido de la checklist de conflicto de intereses que compartimos a continuación se compone de una selección de 29 preguntas clave. Preguntas que para los profesionales del área son conocidas, pero que con frecuencia se encuentran dispersas en hojas de cálculo o compartidas a través de correos electrónicos.

¿Qué preguntas incluir en tu checklist de conflictos de intereses?

Un primer paso, en la tarea de construir una checklist de conflictos de intereses que se pueda utilizar en todos los departamentos de la organización es dimensionar y agrupar las diferentes áreas a abordar.

En el contexto organizacional, tres escenarios destacan a la hora de crear una checklist de conflictos de intereses. El financiero, es el primero de ellos:

1. Conflictos de intereses financieros

El conflicto de intereses financiero aparece cuando los empleados encuentran oportunidades económicas relacionadas con el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades. Algunas preguntas útiles para identificarlo son:

1. ¿Tiene usted intereses financieros, acciones o ingresos económicos, o los tiene algún miembro de su familia, en organizaciones que proveen bienes o servicios a esta empresa?
2. ¿Usted o algún miembro de su familia ha recibido beneficios económicos, obsequios, regalos o prebendas de alguna organización proveedora o contratista, que en un momento dado pudiese influenciar decisiones con respecto a la asignación de contratos o negocios comerciales?
3. ¿Tiene usted alguna actividad de inversión que pueda entrar en conflicto con sus deberes u obligaciones para con la organización?
4. ¿Usted o algún miembro de su familia posee patentes, licencias o derechos de autor sobre fórmulas, métodos, tecnologías o cualquier tipo de conocimiento susceptible de generar derechos de autor, en materia relevante para el cumplimiento de los objetivos comerciales de la organización?
5. ¿En el cumplimiento de sus tareas, tiene usted acceso a información privilegiada sobre la organización que pueda ser comercializada en su beneficio?
6. ¿Tiene usted inversiones personales que puedan entrar en conflicto con los intereses comerciales de la organización o influir en su toma de decisiones?
7. ¿Usted o un miembro cercano de su familia debe dinero a esta organización o a otra vinculada, proveedora o contratista de esta?

2. Conflictos comerciales

Los conflictos comerciales, similares a los financieros, pueden surgir cuando los intereses externos de un empleado entran en conflicto con sus responsabilidades para con su empleador. Estos conflictos pueden crear dilemas éticos y dañar la reputación de la organización si no se controlan. Para identificar estos riesgos potenciales es importante hacer las preguntas correctas:

8. ¿Presta servicios de asesoría o consultoría a otra organización competidora, o vinculada de otra forma a esta?
9. ¿Ha solicitado o recibido patrocinio, becas o algún incentivo para el desarrollo de algún proyecto personal o académico suyo o de un familiar cercano, por parte de alguna organización competidora o vinculada a esta?
10. ¿Tiene usted algún tipo de relación profesional con una o varias organizaciones competidoras o vinculadas a esta?
11. ¿Ha obtenido licencias, patentes o permisos de cualquier clase, de parte de organismos reguladores, proveedores o competidores de esta organización?
12. ¿Recibe usted beneficios de parte de esta organización, o de otra vinculada, que representen un posible conflicto de intereses?
13. ¿Tiene usted, o algún miembro de su familia, relaciones comerciales como cliente, proveedor, contratista o consultor, con organizaciones competidoras, afiliadas, proveedoras, subsidiarias, distribuidoras o de representación comercial de estas?
14. ¿Es usted o algún miembro de su familia consultor o asesor de una empresa competidora o relacionada de alguna forma con esta organización?
15. ¿Tiene usted o algún miembro de su familia intereses económicos o inversiones que puedan generar conflictos de intereses ahora o en el futuro?
16. ¿Es usted directivo o miembro de la Alta Dirección, o lo es un familiar suyo, en organizaciones competidoras o vinculadas a estas?
17. ¿Conoce información confidencial o privilegiada, que pueda ser comercializada e influir en el desempeño financiero de esta organización?
18. ¿Tiene usted algún tipo de relación comercial con organizaciones competidoras, proveedoras, contratitas, representantes, distribuidoras o relacionadas de alguna forma con esta empresa?

3. Conflictos personales

Las relaciones sociales o personales, que no son de índole familiar, también son propicias para la aparición de conflictos de intereses. Estas aparecen como resultado de la interacción social del empleado, los deportes que practica, sus pasatiempos o cualquier actividad que desarrolle en su tiempo de ocio. Estas aparecen en el último segmento de esta checklist de conflictos de intereses:

19. ¿Tiene relaciones de amistad, o las tiene un familiar suyo, con empleados o miembros de la Alta Dirección de organizaciones vinculadas a esta?
20. ¿Algún familiar o amigo cercano trabaja para un competidor, proveedor, cliente relevante u organización que mantenga un vínculo comercial con esta empresa?
21. ¿Es dueño de alguna empresa asociada, vinculada o de interés para esta organización o lo es algún familiar o amigo cercano?
22. ¿Al desarrollar sus actividades personales, dentro de su tiempo libre, se relaciona con empleados o vinculados a organizaciones que actúan como proveedoras, clientes, inversionistas, contratistas o representantes de estas?
23. ¿Sus posiciones políticas crean un conflicto de intereses con los objetivos de negocio de esta organización?
24. ¿Usted, un familiar o un amigo cercano desarrolla actividades sin fines de lucro, que entren en conflicto con los intereses comerciales de esta organización?
25. ¿Mantiene litigios legales con esta organización u otra vinculada de alguna forma a esta?
26. ¿Ha hecho usted, algún familiar o amigo cercano, declaraciones públicas en contra de los negocios que efectúa esta organización o alguna competidora?
27. ¿Tiene participación en actividades pedagógicas, culturales o educativas, susceptibles de generar conflictos de intereses?
28. ¿Realiza usted, un miembro de su familia o un amigo cercano, donaciones en dinero a organizaciones competidoras de esta?
29. ¿Existe alguna circunstancia o condición que no se haya considerado en esta checklist de conflictos de intereses?

Software ISO 37001 de ISOTools

La checklist de conflictos de intereses arroja información valiosa para la práctica de la debida diligencia en tu organización. Información que debe ser procesada, analizada, evaluada y almacenada de forma sistemática, siendo esta una de las principales funcionalidades del Software ISO 37001 de ISOTools.

Es esta una herramienta basada en la nube, diseñada para automatizar y digitalizar los programas de gestión anticorrupción, especialmente los soportados en el estándar internacional ISO 37001. Hoy tienes una gran oportunidad para conocerla aquí.

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La auditoría antisoborno, además de identificar puntos críticos, fallos del Sistema o nuevos riesgos, ayuda a la organización a encontrar los elementos necesarios para luchar de forma efectiva contra la corrupción.

La siguiente lista de verificación o checklist se ha elaborado para ayudar a las organizaciones a identificar y abordar cualquier riesgo de soborno y corrupción que puedan enfrentar. Y agilizar la auditoría antisoborno contando con un soporte que sirva de guía de los aspectos a revisar, aunque una ckecklist no debería sustituir una cultura organizacional honesta y ética.

Lista de verificación para desarrollar una auditoría antisoborno

La lucha contra la corrupción y el soborno se produce en todos los niveles y en todas las áreas de la organización. Así, la auditoría antisoborno requiere un plan de trabajo y una bitácora que permita al auditor abordar todos los frentes y resolver todas las preguntas que le permitan generar un informe confiable y eficaz.

Esa es la función que cumple una lista de verificación para una auditoría antisoborno. Para mejor comprensión y facilidad de uso en la ejecución de la auditoría antisoborno, se acude a un formato de pregunta, cuya respuesta será SÍ o NO, y se han clasificado seis áreas de evaluación:

1. Procesos y procedimientos

El objetivo es establecer si los procesos y procedimientos son proporcionales con los niveles de riesgo que enfrenta la organización. Algunos de estos procesos requieren especial atención, especialmente los que se relacionan con el área de Recursos Humanos o adquisiciones. Las preguntas son:

• ¿La Alta Dirección ha publicado una política anticorrupción, clara y precisa, en la que se afirma de forma contundente el compromiso con las mejores prácticas éticas y se declara tolerancia cero con respecto al soborno y la corrupción?
• ¿Los procesos y procedimientos propios de cada área, así como los del Sistema de Gestión Anticorrupción, son proporcionales con los riesgos identificados para la organización?
• ¿Se han implementado procesos o acciones para generar conciencia y cultura anticorrupción, especialmente en empleados que desempeñan puestos con alta exposición al soborno?
• ¿Se han diseñado e implementado controles eficaces para reducir el riesgo, como múltiples aprobaciones, cambios periódicos de funciones o separación de funciones?
• ¿Existen controles financieros eficaces para reducir el riesgo?
• ¿El sistema contable asegura el registro claro de operaciones financieras?
• ¿La organización trabaja para reducir al mínimo el uso de dinero en efectivo?
• ¿Las decisiones y las auditorías financieras y contables se comparten o corresponden a un comité conformado por personas de diferentes áreas?
• ¿La organización cuenta con políticas sobre conflictos de intereses, obsequios, gastos de representación, entre otros?
• ¿Existen canales de denuncia eficaces, accesibles y confiables?
• ¿La organización cuenta con procesos o procedimientos de respuesta ante la ocurrencia de un acto de corrupción, fraude o soborno?

2. Compromiso y liderazgo de la Alta Dirección

La lucha contra la corrupción requiere el liderazgo de la Alta Dirección. Durante una auditoría antisoborno es necesario recopilar evidencia que compruebe el liderazgo y el compromiso de la Alta Dirección. La respuesta a estas preguntas permitirá alcanzar ese objetivo:

• ¿La Alta Dirección expresa en documentos y políticas su compromiso con la ética y la integridad corporativa?
• ¿El compromiso de la Alta Dirección es conocido, comprendido y aceptado en toda la organización?
• ¿Además de la política mencionada en el apartado anterior, la Alta Dirección ha promulgado un Código de Conducta u otros documentos que declaren el compromiso indeclinable contra la corrupción y el soborno?
• ¿La Alta Dirección ha definido roles y ha asignado responsabilidades para la correcta ejecución de la Gestión Anticorrupción?
• ¿El tema de la corrupción y el soborno, así como de los riesgos a los que está expuesta la organización, forma parte de la agenda de trabajo de la Alta Dirección?

3. Gestión de Riesgos

La auditoría antisoborno necesita comprobar la existencia y la eficacia de la Gestión de Riesgos de soborno y corrupción. Este es un elemento definitivo para establecer si existe o no proporcionalidad entre los controles y las acciones implementadas para prevenir, mitigar o eliminar riesgos. Las preguntas son:

• ¿La Alta Dirección ejerce control y supervisión sobre la Gestión de Riesgos anticorrupción?
• ¿En el área de Gestión de Riesgos Corporativos, las amenazas de soborno y corrupción ocupan un lugar prioritario?
• ¿La Gestión de Riegos es documentada y revisada de forma periódica?
• ¿El proceso de Gestión de Riesgos de soborno y corrupción garantiza una evaluación completa, incluso en áreas críticas como adquisiciones, finanzas, contabilidad y Recursos Humanos?
• ¿Se ha establecido cuáles son los puntos críticos, dentro de la organización, que presentan mayor exposición al riesgo?
• ¿Se han identificado puestos de trabajo con mayor exposición al riesgo?
• ¿La lista de riesgos, con su impacto y probabilidad de ocurrencia, ha sido considerada para la creación de políticas y para el diseño e implementación de procedimientos y procesos?

4. Debida Diligencia

La Debida Diligencia es la herramienta que mayor eficacia ha demostrado en programas anticorrupción y de cumplimiento. Es un elemento esencial para garantizar la buena gobernanza en una organización. Por ello, la auditoría antisoborno también se ocupa de ella:

Debida Diligencia de terceros

• ¿La Debida Diligencia es un requisito previo a la vinculación de contratistas, proveedores y otra clase de colaboradores eventuales?
• ¿Proveedores, contratistas, y otros terceros similares conocen las políticas de la Alta Dirección sobre corrupción y soborno?
• ¿Existen controles diferenciales, de acuerdo con el nivel de riesgo que implica un determinado proveedor, un contratista u otros terceros similares?
• ¿Cuándo un tercero implica un nivel de riesgo excepcionalmente alto, existen cláusulas contractuales que permitan mayores niveles de inspección, vigilancia y supervisión?
• ¿Los contratos con terceros de alto riesgo, prevén la terminación anticipada ante la presencia de evidencia o señales de actos de corrupción?
• ¿Existe un protocolo de sanciones, multas y castigos para terceros que incurran en actos de corrupción y soborno?

Debida diligencia de empleados

• ¿Los procesos de contratación evitan que algún empleado de Recursos Humanos reciba un soborno para vincular empleados?
• ¿En los procesos de contratación se aplica la Debida Diligencia sobre los candidatos?
• ¿Se ejecutan procesos más estrictos, de Debida Diligencia, para la contratación de empleados en puestos críticos?
• ¿Los empleados nuevos conocen y aceptan el Código de Conducta, la política anticorrupción y otros documentos similares?
• ¿Los Directores de Área, los miembros de la Alta Dirección y los Consejeros de Alto Nivel, también firman declaraciones de conocimiento sobre las políticas anticorrupción de la organización?
• ¿Todos los empleados, incluidos los miembros de la Ata Dirección, reciben capacitación periódica sobre el tema?

5. Comunicación y formación

Aunque se hacen preguntas relacionadas con la comunicación y capacitación en otros apartados, es un tema que requiere un capítulo aparte durante la auditoría antisoborno. Se consideran en este apartado cuestiones interna y externas. Las preguntas son:

Comunicación interna

• ¿La organización cuenta con procedimientos claros sobre la capacitación y entrenamiento de los empleados en temas de corrupción y soborno?
• ¿Las políticas, el código de conducta y otros documentos que persigan objetivos similares, son conocidos y comprendidos por todos los empleados?
• ¿Los empleados saben que existen canales de denuncia y tienen claro cómo utilizarlos?
• ¿Para todos los empleados es claro que no habrá represalias cuando se denuncia y conocen la normativa al respecto, a nivel local e internacional?

Comunicación externa

• ¿Las políticas y documentos sobre corrupción y soborno son conocidas por terceros como proveedores, contratistas, asociados o inversores, y se publican en sitios de acceso general como sitio web, entre otros?
• ¿En foros, conferencias u otro tipo de eventos públicos, la organización declara su compromiso en la lucha contra la corrupción y el soborno?

Capacitación

• ¿Existen programas de capacitación programados y proporcionales con los riesgos, para actualizar o reforzar el conocimiento y comprensión de todos los empleados?
• ¿Empleados en puestos críticos – Adquisiciones, Financiera, Recursos Humanos –, reciben capacitación diferencial y personalizada, de acuerdo con sus funciones?
• ¿Todos los empleados reciben capacitación sobre el uso de canales de denuncia?
• ¿Los encargados de recibir denuncias, investigar y producir informes, reciben capacitación de forma periódica?

6. Seguimiento y revisión

La Gestión Anticorrupción necesita dinamismo. Los riesgos cambian, desaparecen, aparecen… La auditoría antisoborno necesita establecer si se ejerce el debido seguimiento para identificar estos cambios y tratarlos de forma efectiva. Las preguntas son:

• ¿La gestión financiera, contable o de adquisiciones, entre otras, son objeto de auditorías periódicas, entre ellas, la auditoría antisoborno?
• ¿Se revisan de forma periódica transacciones de alto riesgo, por su valor o por otras características como el manejo de efectivo?
• ¿Se ejerce especial revisión y monitoreo sobre áreas que presentan problemas recurrentes?
• ¿Se realiza el debido seguimiento a las investigaciones de casos denunciados?
• ¿Se realizan inspección y revisiones periódicas tendientes a identificar nuevos problemas o puestos críticos?
• ¿La organización utiliza indicadores de rendimiento para medir el éxito de la gestión?
• ¿Los empleados en puestos críticos firman de forma periódica compromisos para el cumplimiento del Código de Conducta y las políticas de la organización?
• ¿La efectividad de los controles y de las herramientas de evaluación, como la auditoría antisoborno, son evaluados de forma regular?
• ¿Inspecciones y evaluaciones sistemáticas, entre ellas la auditoría antisoborno, cuentan con el debido apoyo tecnológico, que ofrezca información precisa en el momento oportuno?

Software ISO 37001 de ISOTools

La auditoría antisoborno encuentra en la norma ISO 37001 un gran aliado. Un aliado que proporciona procesos y requisitos, así como necesidades de documentación que permiten a una organización responder con un SÍ a todas las preguntas planteadas hoy.

La información inmediata, confiable y de calidad, de acuerdo con el requerimiento de la última pregunta de la checklist, es una de las funcionalidades que ofrece el Software ISO 37001 de ISOTools. Esta solución es una herramienta muy útil en la lucha contra la corrupción que está lista para apoyar la gestión de tu organización ahora: conócela aquí.

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Aquellos que se deciden a denunciar actos de corrupción y actividades poco éticas deben reunir coraje y determinación. Es habitual que los denunciantes de corrupción experimenten miedo a ser despedidos, descubiertos, sufrir represalias o perder su reputación, mientras luchan con el deseo de hacer lo correcto. Y, en muchos casos, una vez que los denunciantes han informado, se sienten decepcionados o desilusionados.

Las encuestas y la investigación académica muestran que la gran mayoría de los denunciantes informan internamente antes de informar a los reguladores o los medios de comunicación. Y aquellos que denuncian en instancias externas lo suelen hacer porque tienen la percepción de que no se hizo nada respecto a la información que facilitaron.

Así, proteger a los denunciantes de corrupción es prioritario, si bien las organizaciones no deben olvidarse de gestionar sus expectativas y lo que experimentan en el transcurso desde que informan hasta que se esclarecen los hechos y se toman medidas.

¿Cómo gestionar las expectativas de los denunciantes de corrupción?

En este contexto, la atención que se dé a los denunciantes de corrupción adquiere especial relevancia. Es importante entender que esta persona, equivocada o no, toma una decisión difícil, y lo hace pensando en los más altos intereses para la organización. Pero, ante todo, en hacer lo correcto.

Hoy, los empleados que denuncian no tienen que hacerlo ante sus superiores jerárquicos. Encuentran diferentes canales de denuncia, oficinas especializadas y personas que tienen entre otras funciones, la tarea de recibir, gestionar e investigar las denuncias de corrupción.

Esas personas – los investigadores -, necesitan ofrecer a los denunciantes de corrupción la seguridad y la tranquilidad que tanto necesitan en ese momento. Si bien es preciso atender la investigación, no es una buena idea olvidar al denunciante. Algunas buenas prácticas para evitar que esto suceda son:

1. Informar al denunciante sobre un pronóstico de tiempo real

Una investigación de casos de soborno o corrupción arrojará resultados en un periodo de tiempo determinado, el cual depende de varios factores: la complejidad del asunto investigado, el número de investigaciones que se desarrollan de forma simultánea, el número de personas que sea preciso entrevistar, la necesidad o no de realizar desplazamientos para recopilar evidencia…

Es probable que el denunciante no considere estos elementos. Pero el investigador sí debe hacerlo. Y con base en esas condiciones debe ofrecer una expectativa de tiempo aproximada a la realidad, no solamente para la resolución definitiva de la investigación, sino para cada una de las etapas en la que se desarrolle.

2. Entregar informes parciales de avance

Los denunciantes de corrupción esperan con avidez informes periódicos sobre el avance de la investigación. Los investigadores, por su parte, pueden preferir enfocar su trabajo en la recopilación de evidencias, realizar entrevistas y todo lo que tenga que ver con el esclarecimiento de los hechos informados, antes que atender las necesidades del informante.

El informante necesita atención. Necesita saber cómo avanza la investigación. Esto no significa reportarle a diario, pero sí en periodos de tiempo razonables, que pueden ser cada dos o tres semanas, o cuando algo especialmente relevante ocurra.

3. Compartir momentos clave con el denunciante

Las investigaciones de actos de corrupción se parecen un poco a las que vemos en teleseries o en el cine. A veces, todo apunta a que el culpable es el mismo al que el denunciante adjudica la responsabilidad.

Pero el resultado de una prueba o de una entrevista puede cambiar el rumbo de la investigación. Al final, es probable que la evidencia compruebe que no hubo un delito. Que todo se debió a una serie de eventos coincidentes y desafortunados.

Las investigaciones y evaluaciones de riesgo de fraude y corrupción tienen hitos. Y esos puntos clave, deben ser conocidos por el denunciante. Especialmente, cuando se establece que no hubo un problema o que, aunque existen indicios, ninguno de ellos es concluyente. Es en estos casos, cuando el denunciante necesita más información, más detallada y más precisa.

4. Cuidar al denunciante durante todo el proceso y después

El acoso y las represalias son dos de los grandes temores que enfrentan los denunciantes de corrupción. Esto sucede cuando se presenta la denuncia, especialmente cuando el informante ha decidido no preservar el anonimato, o las condiciones particulares de la investigación necesitan que exista un denunciante físico.

Las leyes y las normas vigentes en Europa protegen al denunciante. Sin embargo, en la práctica, esto requiere un poco de trabajo adicional. La Oficina de Cumplimiento o el encargado del área de Gestión Anticorrupción deben encargarse de verificar la ausencia de represalias, acoso u otras medidas intimidantes contra del denunciante.

Algunas de estas acciones suelen ser muy sutiles, pero igualmente lesivas: exclusión social, entrega de trabajos de poca relevancia, comentarios y rumores, burlas…

5. Monitorizar el desempeño del denunciante durante varios años

Con resultados concluyentes o no, los denunciantes pueden verse afectados aún años después de concluida la investigación. Las evaluaciones de desempeño del empleado suelen aportar resultados muy interesantes.

Resultados deficientes en las evaluaciones, progresivos, desde el momento en que se presentó la denuncia, en contraposición a excelentes indicadores anteriores, pueden evidenciar un patrón de maltrato y represalias continuo.

El seguimiento en el tiempo a las condiciones de trabajo de los denunciantes de corrupción, así como los resultados oportunos y efectivos de las investigaciones, son el resultado de obtener información inmediata y confiable, así como de la posibilidad de procesar datos, almacenarlos y obtener informes y evaluaciones relevantes para la Gestión Anticorrupción.

Software ISO 37001 de ISOTools

Los denunciantes de corrupción son un elemento definitivo en el éxito de la gestión corporativa moderna. El Software ISO 37001 de ISOTools es una herramienta informática, basada en la nube, que entrega informes, muestra mapas de calor, agiliza los procesos de debida diligencia, presenta indicadores de rendimiento y, entre otras funcionalidades, automatiza el tratamiento de canales de denuncia y las posteriores investigaciones.

Esta es una solución que tu organización necesita para impulsar la Gestión Anticorrupción conforme al estándar internacional ISO 37001. Obtén información detallada aquí.

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La gestión de corrupción es especialmente sensible al contexto social y cultural. Obtener datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones ayuda a establecer tendencias e identificar factores de riesgo, pero también a entender que algunas de esas practicas no implican un conflicto de interés o una conducta censurable.

Al aislar y evaluar esos datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones, se descubre que algunos de ellos son útiles para establecer o fortalecer relaciones comerciales legítimas. Otros, por el contrario, por si solos delatan un interés subterfugio.

Pero hacer seguimiento e identificar datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones puede ser una tarea desgastante e infructuosa, si no se sabe dónde buscar y qué buscar.

¿Qué indicadores analizar para obtener datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones?

Para los Oficiales de Cumplimiento y los profesionales en gestión anticorrupción, las métricas e indicadores son esenciales. Estos elementos son la base para identificar puntos críticos, y no es diferente cuando se trata de recopilar datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones.

En un marco muy general se pueden diferenciar dos escenarios proclives a la entrega o recepción de este tipo de prebendas con propósitos poco transparentes. Y en cada uno de ellos, encontramos indicadores interesantes:

Dentro de los procesos de aprobación internos de la organización

En este caso se trata de revisar las diferentes cifras que ofrecen las solicitudes internas relacionadas con la entrega de obsequios o de invitaciones a espectáculos, cenas u otro tipo de atenciones. Entre esos indicadores encontramos:

1. Total de solicitudes en un periodo determinado

Revisar el número total de solicitudes ya es un indicador interesante. Desglosarlo por fechas e identificar la coincidencia con fechas especiales, como Navidad, Año Nuevo o, incluso, el Año Nuevo Chino, cuando se tienen operaciones con organizaciones de ese país, resulta interesante, sobre todo si se puede comparar con las mismas fechas, en años anteriores.

Otro análisis interesante que ofrece este indicador es la efectividad de la política de regalos corporativos. Los incrementos o disminuciones de obsequios deben ser analizados y encontrar las razones precisas.

2. Media de solicitudes rechazadas y aprobadas

Las solicitudes rechazadas, cuando existe un proceso de aprobación estricto, evidencian fallos en la capacitación de los empleados, o la necesidad de bajar el umbral del valor del obsequio que requiere aprobación.

Algunos programas anticorrupción no tienen umbral. Todos los gastos destinados a obsequios o invitaciones, deben ser reportados y están sujetos a aprobación. En este caso, un alto número de rechazos puede evidenciar intentos repetidos para cometer actos de soborno.

3. Obsequios e invitaciones entre organizaciones

Las transacciones entre organizaciones tienen un halo de transparencia, que es preciso sobrepasar para descubrir riesgos potenciales. Un subindicador interesante en este mismo escenario es el de la repetición no justificada de obsequios o invitaciones a muchos empleados de una misma organización.

Mucho más preocupante resulta esta recurrencia cuando se presenta entre una organización privada y una del sector público.

4. Obsequios entre departamentos, áreas o sucursales de la organización

Los datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones también se pueden rastrear y obtener dentro de la misma organización. Un ejecutivo comercial, por ejemplo, puede recibir un bono o una invitación para él y su familia a un espectáculo o un fin de semana en un balneario, como reconocimiento al logro de objetivos excepcionales.

Pero es preciso comprobar cada caso, rastrearlo y establecer la procedencia del obsequio.

5. Presencia frecuente del mismo empleado en solicitudes

La repetición de un mismo nombre en solicitudes de aprobación, es un indicador que debe ser investigado. Por supuesto, puede tratarse del Director del Departamento de Relaciones Públicas, lo que explicaría la recurrencia.

Además de la recurrencia, es preciso revisar los destinatarios y los valores. Recurrencia de destinatarios y altos valores, conforman un indicador al que se debe hacer seguimiento.

6. Solicitudes de casos excepcionales

Las excepciones a lo dispuesto en una política o en una directiva, pueden delatar una actitud en extremo flexible o complaciente de la Alta Dirección o de algún alto ejecutivo. Es, además, uno de los primeros rubros a revisar por parte de inspectores y auditores de organismos reguladores.

7. Valor de los obsequios en diferentes ubicaciones geográficas

El total de obsequios por cada ubicación, sucursal o país, es un indicador útil para determinar áreas geográficas de alto riesgo. La conformidad con umbrales de aprobación, para cada región, así como el número de solicitudes aprobadas o rechazadas, son fuente de conclusiones muy útiles para la gestión.

Interacciones con entidades gubernamentales

Las relaciones públicas con organismos reguladores, entidades gubernamentales, sus oficiales, inspectores, representantes o auditores, merecen un capítulo aparte y son una fuente importante en la búsqueda de datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones. Dos tipos de solicitudes reclaman atención:

1. Solicitudes que involucran a funcionarios públicos

Por supuesto, las solicitudes de regalos e invitaciones para funcionarios o representantes de entidades gubernamentales, suponen un alto riesgo y son difíciles de justificar. Y pueden suponer un conflicto de intereses.

2. Solicitudes por ubicación, por país o por área geográfica

Este es un indicador controvertido. Lo que es inaceptable en regiones como Europa o Norteamérica, es bien visto en América Latina o Asia. Pero, aun así, las políticas de la organización pueden ser estandarizadas para todos los continentes.

Software ISO 37001 de ISOTools

Los datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones deben ser evaluados y analizados para producir informes eficaces para la toma de las mejores decisiones.

Por supuesto, la automatización y digitalización del Sistema de Gestión Anticorrupción es un elemento que contribuye a procesar altos niveles de datos, en poco tiempo, y generar información inmediata, con destino al Oficial de Cumplimiento, la Alta Dirección e, incluso, organismos reguladores.

El Software ISO 37001 de ISOTools es una solución informática avanzada que está lista para impulsar la gestión anticorrupción de tu organización. Descubre sus funcionalidades aquí.

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Estos tipos de controles financieros resultan muy eficaces para contrarrestar riesgos como el uso no permitido de bienes o dinero de la organización, o la entrega de obsequios, dinero o viajes, por citar algunos ejemplos, como soborno o retribución por la comisión de un acto ilícito.

Pagos con facturas falsas o por servicios no prestados, a organizaciones inexistentes o compras a costes elevados, como consecuencia de la atención de una emergencia, son también eventos que pueden ser evitados con la implementación de diversos tipos de controles financieros.

Los controles financieros son elementos esenciales en un programa anticorrupción. Ellos responden a una política y a unos procedimientos diseñados e implementados pensando en la seguridad. ¿Cuáles son estos tipos de controles financieros y cómo operan?

Tipos de controles financieros y cómo aplicarlos para prevenir la corrupción

Establecer la aprobación de una transacción por parte de dos o más personas es ya un control financiero. Algunos, no obstante, son un tanto más complejos que eso. Hemos agrupado estos diferentes tipos de controles financieros en nueve grupos, así:

1. Controles de equilibrio

Estos controles funcionan como contrapeso para reducir la posibilidad de corrupción y soborno, estableciendo un equilibrio que permite garantizar la precisión. Entre los más utilizados tenemos:

Asignación de autoridades, para la aprobación de ciertas transacciones que por sus características, su monto o las circunstancias particulares en las que se efectúan, incrementan el riesgo de corrupción.

Separación de funciones, que facilitan la verificación interna entre diferentes puestos de trabajo, para que la responsabilidad se distribuya entre varias personas. Estas funciones se mantienen separadas y gozan de cierta autonomía, lo que permite que un empleado de cuentas por pagar, por ejemplo, detecte una irregularidad que se esté presentando en el área de adquisiciones.

Múltiples firmas, para aprobar un pago o una transacción que supere un determinado monto.

Establecer umbrales para la aprobación de transacciones, compras, negocios o cualquier tipo de operación que supere el máximo establecido.

2. Controles de efectivo

El dinero en efectivo es, por su misma condición, un factor que incita al fraude y la corrupción. En este segmento encontramos dos tipos de controles financieros:

Los preventivos

Algunos ejemplos son:

• Prescindir del uso de dinero en efectivo.
• Limitar transacciones en efectivo a condiciones muy precisas, siempre encargando la tarea a personal cualificado.
• Fijar límites máximos para operaciones en efectivo.
• Utilizar pagos digitales, tarjetas bancarias o transferencias.
• Revisar con detalle las operaciones que se realizan en efectivo, como gastos de representación, dietas y otros similares.
• Establecer requisitos documentales estrictos para los pagos en efectivo.
• Implementar un control estricto para la caja chica o caja menor.

Los destinados a la detección

Estos tipos de controles financieros pretenden encontrar indicios de corrupción, antes de que estos actos se materialicen. Algunos de los más utilizados son:

• Conciliar y verificar a diario las cuentas que utilicen dinero en efectivo. En algunos casos, realizar inventarios y revisar la documentación confrontándola con los proveedores.
• Documentar y dejar registros de estos inventarios, conciliaciones y revisiones.

3. Controles de cuentas extraoficiales

No es admisible que una organización, con un programa anticorrupción y antisoborno, mantenga cuentas extraoficiales cuyos movimientos no se reflejen en los libros de contabilidad.

Este tipo de instrumentos tienen una única finalidad: servir de fuente para el pago de sobornos, recibir dineros con el mismo propósito y evadir impuestos. Por ello, el control debe propender porque todos los movimientos, de todas las cuentas, se registren de forma fidedigna en los libros oficiales.

Conciliaciones de cuentas bancarias, realizadas por el área de auditoría, deben ser confrontadas con las que realiza el departamento de contabilidad. En ocasiones, este tipo de cuentas son amparadas por la Alta Dirección, lo cual explica la necesaria independencia del equipo que trabaja en el programa anticorrupción.

4. Pagos extraterritoriales

Las organizaciones que tienen múltiples ubicaciones, algunas de ellas en otros países, están expuestas a un riesgo mucho mayor de incurrir en conductas reprobables y delictivas, o sus empleados pueden caer en estas faltas. La debida diligencia es en este caso un control eficaz para prevenir este riesgo. Pero el control estricto sobre cuentas y movimientos en ubicaciones lejanas, que hoy es relativamente fácil, es igualmente otro control efectivo.

5. Control de activos

Los activos fijos, o los inventarios de la organización, también son susceptibles de ser robados, utilizados para pagar sobornos o usufructuados por los empleados en su propio beneficio. Es preciso implementar controles para hacer seguimiento a inventarios y activos, y documentar este tipo de inspecciones y revisiones.

6. Libros contables confiables, precisos y oportunos

Los contadores, revisores fiscales y dependientes contables deben observar las prácticas contables usualmente reconocidas a nivel internacional. Esto es suficiente para garantizar la fidelidad y transparencia de los informes contables, los libros, así como la oportunidad de esta información.

La documentación soporte de los registros contables debe estar disponible física y digitalmente, y debe cumplir con los requisitos legales, debe ser auditable, confrontable y verificable.

7. Debida diligencia

La debida diligencia es el proceso previo a la contratación de un empleado, o la suscripción de un acuerdo con un proveedor, un contratista o un inversionista, que permite aseverar con un alto grado de seguridad, que se trata de una persona o una organización confiable.

Las relaciones con terceros son fuente de muchos problemas de corrupción, y la mejor herramienta que tiene la organización para prevenirlos o eliminarlos es la debida diligencia.

8. Supervisiones, auditorías e inspecciones

La dignidad y la autonomía de la que gozan inspectores, supervisores, pero sobre todo, auditores les permite ahondar en los laberintos de las operaciones financieras, convirtiéndose en uno de los tipos de controles financieros más efectivos.

La periodicidad con la que se auditen áreas como contabilidad, finanzas, adquisiciones, recursos humanos y la misma gestión de cumplimiento determinará el éxito de la gestión y la efectividad de este control y los demás que hemos mencionado.

9. Utilizar la tecnología

Uno de los obstáculos que enfrentan las organizaciones que deciden tomarse en serio la lucha contra la corrupción y el soborno es el incremento de tareas que viene con la implementación de un programa, entre ellas, la ya mencionada debida diligencia.

Los sistemas de gestión anticorrupción y los programas pueden ser hoy automatizados y digitalizados con ayuda de la tecnología. Hoy disponemos de soluciones informáticas, basadas en la nube, que tienen la capacidad de procesar informes inmediatos, mostrar mapas de calor, automatizar tareas tan dispendiosas como la debida diligencia, entre otras.

Una de estas soluciones, es el tema del que se ocupa nuestro apartado final.

Software ISO 37001 de ISOTools

El Software ISO 37001 de ISOTools es una solución diseñada para automatizar muchas de las tareas que hoy requiere un Sistema de Gestión Anticorrupción, entre ellas, la implementación y monitoreo de los diferentes tipos de controles financieros.

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