Tareas como la Debida Diligencia, en organizaciones con un número amplio de de terceros, pueden ser abrumadoras. Pero no ejecutarlas, representa un riesgo muy alto. Destinar horas de trabajo de varios empleados, con el coste que ello implica, sería el camino a seguir si no existiese la automatización de procesos de cumplimiento.

Pero ¿qué es esto exactamente, por qué es importante y cómo afecta el trabajo en la práctica? Son los interrogantes que abordamos a continuación.

¿Qué es la automatización de procesos de cumplimiento?

La automatización de procesos de cumplimiento consiste en asignar las tareas repetitivas o habituales dentro de un Sistema de Gestión de Cumplimiento a una solución informática, que utiliza elementos de Inteligencia Artificial para realizarlos de forma automática, prescindiendo así del trabajo manual de los empleados.

La automatización de procesos de cumplimiento puede hacerse cargo de tareas complejas, ya que tiene la capacidad para identificar un problema, con base en información incorporada al software, datos, estadísticas y otros elementos de evaluación y análisis. Cuando el sistema encuentra un problema emite notificaciones automáticas, alerta a las personas indicadas y formula acciones teóricas a seguir.

¿Por qué es importante la automatización de procesos de cumplimiento?

La primera razón para justificar un proyecto de automatización de procesos de cumplimiento es la eliminación del error humano de la gestión. Al desechar el error, los resultados son confiables, transparentes y adecuados para la toma de mejores decisiones. Pero, además, la automatización ayuda a:

• Generar una sólida cultura corporativa de cumplimiento.
• Obtener trazabilidad en todos los procesos de la gestión, especialmente en lo relacionado con la creación o modificación de documentos.
• Asegurar la realización de tareas repetitivas y tediosas, pero necesarias.
• Reducir costes de la gestión.
• Liberar tiempo para el Oficial de Cumplimiento, permitiéndole ejercer su función de liderazgo, asesoría y consultoría.
• Mejorar la gestión de riesgos de cumplimiento.
• Acelerar la ejecución de tareas clave.

¿En que casos prácticos se puede acudir a la automatización de procesos de cumplimiento?

La definición de automatización de la gestión de compliance ayuda a entender la importancia y la necesidad de implementar una solución informática para ello. Pero nada resulta más pedagógico que conocer ejemplos prácticos cotidianos. Explicamos tres especialmente significativos:

1. La Debida Diligencia

La Debida Diligencia es el proceso de gestión de cumplimiento que más tiempo y paciencia requiere. Es una tarea repetitiva, pesada y hasta soporífera, especialmente cuando se trata con un número elevado de terceros para procesar.

Esto hace que la Debida Diligencia sea el proceso número uno para tener en cuenta a la hora de automatizar la gestión. Ingresar al sistema a un nuevo proveedor, cliente o empleado, aplicando un proceso estricto de Debida Diligencia, implica incorporar información completa del tercero, investigación, comparación y cotejo con diferentes bases de datos para establecer posibles relaciones, completar formularios, revisar y repetir tareas, hasta completar un perfil completo y confiable.

La automatización hace que se puedan automatizar muchas tareas, agilizando la gestión comercial dentro de un marco de operación seguro y confiable.

2. Investigaciones de denuncias y quejas

La obligación de contar con canales de denuncias, de proteger a los denunciantes y de ofrecer respuesta efectiva a sus informes, hace que la gestión de cumplimiento destine mucho tiempo a esta tarea.

La automatización puede agilizar el procesamiento, estudio y evaluación de un alto número de informes y denuncias, con un interesante valor agregado: puede identificar relaciones, puntos comunes, tendencias e, incluso, riesgos no detectados antes.

La automatización permite entregar el resultado de una investigación en muy poco tiempo, incentivando así el uso de los canales de denuncia y fortaleciendo la imagen de la organización entre sus empleados, proveedores, clientes y otros terceros interesados.

3. Medir la efectividad de la gestión

Revisar indicadores y probar la efectividad de controles de cumplimiento es también un proceso dispendioso que se basa en tareas repetitivas, como recopilar información aleatoria, examinar informes, producir informes, comparar resultados…

Una solución que automatice la gestión de cumplimiento puede tomar datos en cualquier momento, compararlos y verificar la eficacia de un control, para cada transacción, si así es requerido.

La automatización puede extraer datos relevantes, de múltiples fuentes, rastrearlos, identificar puntos de conexión o posibles conflictos de intereses, y documentar e informar, prescindiendo para ello de cualquier tarea manual.

Se procesarán todos los datos si es preciso, se eliminará el error humano y todo será documentado e informado sin consumir para ello horas de trabajo valiosas para otras funciones.

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La automatización de la gestión de compliance es un proyecto que usualmente nace en la Oficina del Oficial de Cumplimiento, pero que requiere el apoyo de la Alta Dirección.

Las decisiones de la Alta Dirección se basan en cifras que soporten el retorno de la inversión y la eficacia del software que tendrá a su cargo la automatización. La plataforma tecnológica ISO 37301 de ISOTools, es una solución que ofrece las funcionalidades necesarias para automatizar todos los procesos de gestión de cumplimiento, alcanzando la conformidad con el estándar ISO 37301 y los requisitos de los diferentes organismos reguladores.

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