En este artículo, exploraremos los pasos necesarios para preparar una Auditoria Interna, su importancia en el contexto del compliance, y cómo apoyarse en herramientas tecnológicas para optimizar los resultados.

Auditoria Interna

Una Auditoria Interna es un proceso sistemático y objetivo diseñado para evaluar el desempeño de una organización en áreas específicas, asegurando que sus operaciones cumplan con políticas internas, normativas externas y estándares de calidad o cumplimiento.

En el ámbito del compliance, este proceso evalúa si la empresa está alineada con marcos normativos como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), la FCPA, o estándares internacionales como la ISO 37301:2021 de Sistemas de Gestión de Cumplimiento.

Objetivos principales de la Auditoria Interna en compliance:

• Identificar no conformidades o áreas de incumplimiento.
• Evaluar la efectividad de los controles internos.
• Proporcionar recomendaciones para la mejora continua.
• Garantizar la transparencia y la integridad en las operaciones de la organización.

Importancia para el Compliance

Mitigación de riesgos legales y reputacionales

Un incumplimiento puede derivar en sanciones legales, multas económicas y daño reputacional. Una Auditoria Interna permite anticiparse a estos riesgos, identificándolos y corrigiéndolos antes de que se conviertan en problemas mayores.

Fomento de una cultura de cumplimiento

El proceso de auditoría promueve la concienciación entre los empleados sobre la importancia de adherirse a normativas y políticas corporativas. Esto fortalece la cultura ética de la organización.

Optimización de procesos

Al revisar procedimientos y controles, las auditorías identifican ineficiencias y áreas de mejora, optimizando recursos y asegurando que la empresa opere de manera más efectiva.

Preparación para auditorías externas

Una Auditoria Interna sólida prepara a la organización para futuras evaluaciones externas, asegurando un proceso fluido y exitoso.

Pasos para Preparar una Auditoria Interna

1. Definir los objetivos y alcance

Antes de iniciar, es fundamental establecer:

• Objetivos específicos: ¿Qué se busca evaluar? Por ejemplo, controles financieros, protección de datos o políticas anticorrupción.
• Alcance de la auditoría: Determinar qué departamentos, procesos o geografías serán revisados.

2. Diseñar un plan de auditoría

Un plan bien estructurado es esencial para garantizar que la auditoría sea eficiente y efectiva. Este debe incluir:

• Criterios de evaluación: Normas internas, regulaciones externas y estándares internacionales.
• Cronograma: Fechas específicas para cada fase del proceso.
• Asignación de responsabilidades: Definir roles para los auditores y las partes involucradas.

3. Seleccionar un equipo de auditores

El equipo debe ser independiente, objetivo y contar con la formación necesaria en compliance. En algunos casos, puede ser útil incluir consultores externos para asegurar imparcialidad.

4. Revisión documental

Los auditores deben recopilar y analizar documentos relevantes, tales como:

• Políticas internas.
• Manuales de procedimientos.
• Registros de actividades y controles.
• Informes de auditorías previas.

5. Realizar entrevistas y observaciones

Interactuar con empleados y observar los procesos en acción permite obtener una visión clara sobre cómo se implementan las políticas y controles.

La Auditoria Interna es una herramienta clave para garantizar que las organizaciones cumplan con los estándares y regulaciones de compliance.
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6. Identificación de hallazgos

Durante la auditoría, los auditores deben registrar:

• Fortalezas: Aspectos donde la organización cumple de manera efectiva.
• Debilidades: Áreas donde se detectan incumplimientos o riesgos potenciales.

7. Generar un informe final

El informe debe incluir:

• Resumen ejecutivo.
• Hallazgos clave, con énfasis en no conformidades.
• Recomendaciones prácticas para corregir las debilidades identificadas.
• Plan de acción propuesto, con plazos y responsables.

Mejores prácticas para el éxito

Compromiso de la alta dirección

El liderazgo debe respaldar el proceso de auditoría, garantizando que los empleados colaboren y se implementen las mejoras necesarias.

Comunicación efectiva

Informar a los empleados sobre el propósito y los beneficios de la auditoría ayuda a reducir resistencias y fomenta la transparencia.

Enfoque en la mejora continua

Más allá de identificar problemas, el objetivo debe ser fortalecer los sistemas y procesos de la organización.

Uso de tecnología

Herramientas como compliance software pueden automatizar la recopilación de datos, el análisis y la generación de informes, facilitando una auditoría más ágil y precisa.

Beneficios de la Tecnología en el Proceso de Auditoría

La implementación de tecnología en las auditorías internas no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y la consistencia. Un compliance software permite:

• Automatizar la evaluación de controles y procesos.
• Generar informes detallados en tiempo real.
• Monitorear el cumplimiento continuo.
• Facilitar la gestión de riesgos y la toma de decisiones basada en datos.

Software de GRCTools para llevar a cabo las auditorias internas

El Software de Compliance de GRCTools es una solución integral diseñada para simplificar y optimizar las Auditorias Internas en el ámbito del compliance. Esta herramienta permite a las organizaciones gestionar todos los aspectos de sus programas de cumplimiento, asegurando que se alineen con las normativas aplicables.

Características destacadas:

• Gestión de auditorías: Planifica, ejecuta y da seguimiento a auditorías internas de manera automatizada.
• Evaluación de riesgos: Identifica y mitiga riesgos de cumplimiento en tiempo real.
• Documentación centralizada: Almacena políticas, registros y reportes en un solo lugar, garantizando accesibilidad y seguridad.
• Monitoreo continuo: Supervisa el cumplimiento de normativas y estándares internacionales.

Con el Software de Compliance de GRCTools, las organizaciones pueden garantizar auditorías más eficientes y precisas, minimizando riesgos y fomentando una cultura sólida de cumplimiento.

La entrada Cómo Preparar una Auditoria Interna para Cumplir con los Estándares de Compliance se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.

La auditoría antisoborno, además de identificar puntos críticos, fallos del Sistema o nuevos riesgos, ayuda a la organización a encontrar los elementos necesarios para luchar de forma efectiva contra la corrupción.

La siguiente lista de verificación o checklist se ha elaborado para ayudar a las organizaciones a identificar y abordar cualquier riesgo de soborno y corrupción que puedan enfrentar. Y agilizar la auditoría antisoborno contando con un soporte que sirva de guía de los aspectos a revisar, aunque una ckecklist no debería sustituir una cultura organizacional honesta y ética.

Lista de verificación para desarrollar una auditoría antisoborno

La lucha contra la corrupción y el soborno se produce en todos los niveles y en todas las áreas de la organización. Así, la auditoría antisoborno requiere un plan de trabajo y una bitácora que permita al auditor abordar todos los frentes y resolver todas las preguntas que le permitan generar un informe confiable y eficaz.

Esa es la función que cumple una lista de verificación para una auditoría antisoborno. Para mejor comprensión y facilidad de uso en la ejecución de la auditoría antisoborno, se acude a un formato de pregunta, cuya respuesta será SÍ o NO, y se han clasificado seis áreas de evaluación:

1. Procesos y procedimientos

El objetivo es establecer si los procesos y procedimientos son proporcionales con los niveles de riesgo que enfrenta la organización. Algunos de estos procesos requieren especial atención, especialmente los que se relacionan con el área de Recursos Humanos o adquisiciones. Las preguntas son:

• ¿La Alta Dirección ha publicado una política anticorrupción, clara y precisa, en la que se afirma de forma contundente el compromiso con las mejores prácticas éticas y se declara tolerancia cero con respecto al soborno y la corrupción?
• ¿Los procesos y procedimientos propios de cada área, así como los del Sistema de Gestión Anticorrupción, son proporcionales con los riesgos identificados para la organización?
• ¿Se han implementado procesos o acciones para generar conciencia y cultura anticorrupción, especialmente en empleados que desempeñan puestos con alta exposición al soborno?
• ¿Se han diseñado e implementado controles eficaces para reducir el riesgo, como múltiples aprobaciones, cambios periódicos de funciones o separación de funciones?
• ¿Existen controles financieros eficaces para reducir el riesgo?
• ¿El sistema contable asegura el registro claro de operaciones financieras?
• ¿La organización trabaja para reducir al mínimo el uso de dinero en efectivo?
• ¿Las decisiones y las auditorías financieras y contables se comparten o corresponden a un comité conformado por personas de diferentes áreas?
• ¿La organización cuenta con políticas sobre conflictos de intereses, obsequios, gastos de representación, entre otros?
• ¿Existen canales de denuncia eficaces, accesibles y confiables?
• ¿La organización cuenta con procesos o procedimientos de respuesta ante la ocurrencia de un acto de corrupción, fraude o soborno?

2. Compromiso y liderazgo de la Alta Dirección

La lucha contra la corrupción requiere el liderazgo de la Alta Dirección. Durante una auditoría antisoborno es necesario recopilar evidencia que compruebe el liderazgo y el compromiso de la Alta Dirección. La respuesta a estas preguntas permitirá alcanzar ese objetivo:

• ¿La Alta Dirección expresa en documentos y políticas su compromiso con la ética y la integridad corporativa?
• ¿El compromiso de la Alta Dirección es conocido, comprendido y aceptado en toda la organización?
• ¿Además de la política mencionada en el apartado anterior, la Alta Dirección ha promulgado un Código de Conducta u otros documentos que declaren el compromiso indeclinable contra la corrupción y el soborno?
• ¿La Alta Dirección ha definido roles y ha asignado responsabilidades para la correcta ejecución de la Gestión Anticorrupción?
• ¿El tema de la corrupción y el soborno, así como de los riesgos a los que está expuesta la organización, forma parte de la agenda de trabajo de la Alta Dirección?

3. Gestión de Riesgos

La auditoría antisoborno necesita comprobar la existencia y la eficacia de la Gestión de Riesgos de soborno y corrupción. Este es un elemento definitivo para establecer si existe o no proporcionalidad entre los controles y las acciones implementadas para prevenir, mitigar o eliminar riesgos. Las preguntas son:

• ¿La Alta Dirección ejerce control y supervisión sobre la Gestión de Riesgos anticorrupción?
• ¿En el área de Gestión de Riesgos Corporativos, las amenazas de soborno y corrupción ocupan un lugar prioritario?
• ¿La Gestión de Riegos es documentada y revisada de forma periódica?
• ¿El proceso de Gestión de Riesgos de soborno y corrupción garantiza una evaluación completa, incluso en áreas críticas como adquisiciones, finanzas, contabilidad y Recursos Humanos?
• ¿Se ha establecido cuáles son los puntos críticos, dentro de la organización, que presentan mayor exposición al riesgo?
• ¿Se han identificado puestos de trabajo con mayor exposición al riesgo?
• ¿La lista de riesgos, con su impacto y probabilidad de ocurrencia, ha sido considerada para la creación de políticas y para el diseño e implementación de procedimientos y procesos?

4. Debida Diligencia

La Debida Diligencia es la herramienta que mayor eficacia ha demostrado en programas anticorrupción y de cumplimiento. Es un elemento esencial para garantizar la buena gobernanza en una organización. Por ello, la auditoría antisoborno también se ocupa de ella:

Debida Diligencia de terceros

• ¿La Debida Diligencia es un requisito previo a la vinculación de contratistas, proveedores y otra clase de colaboradores eventuales?
• ¿Proveedores, contratistas, y otros terceros similares conocen las políticas de la Alta Dirección sobre corrupción y soborno?
• ¿Existen controles diferenciales, de acuerdo con el nivel de riesgo que implica un determinado proveedor, un contratista u otros terceros similares?
• ¿Cuándo un tercero implica un nivel de riesgo excepcionalmente alto, existen cláusulas contractuales que permitan mayores niveles de inspección, vigilancia y supervisión?
• ¿Los contratos con terceros de alto riesgo, prevén la terminación anticipada ante la presencia de evidencia o señales de actos de corrupción?
• ¿Existe un protocolo de sanciones, multas y castigos para terceros que incurran en actos de corrupción y soborno?

Debida diligencia de empleados

• ¿Los procesos de contratación evitan que algún empleado de Recursos Humanos reciba un soborno para vincular empleados?
• ¿En los procesos de contratación se aplica la Debida Diligencia sobre los candidatos?
• ¿Se ejecutan procesos más estrictos, de Debida Diligencia, para la contratación de empleados en puestos críticos?
• ¿Los empleados nuevos conocen y aceptan el Código de Conducta, la política anticorrupción y otros documentos similares?
• ¿Los Directores de Área, los miembros de la Alta Dirección y los Consejeros de Alto Nivel, también firman declaraciones de conocimiento sobre las políticas anticorrupción de la organización?
• ¿Todos los empleados, incluidos los miembros de la Ata Dirección, reciben capacitación periódica sobre el tema?

5. Comunicación y formación

Aunque se hacen preguntas relacionadas con la comunicación y capacitación en otros apartados, es un tema que requiere un capítulo aparte durante la auditoría antisoborno. Se consideran en este apartado cuestiones interna y externas. Las preguntas son:

Comunicación interna

• ¿La organización cuenta con procedimientos claros sobre la capacitación y entrenamiento de los empleados en temas de corrupción y soborno?
• ¿Las políticas, el código de conducta y otros documentos que persigan objetivos similares, son conocidos y comprendidos por todos los empleados?
• ¿Los empleados saben que existen canales de denuncia y tienen claro cómo utilizarlos?
• ¿Para todos los empleados es claro que no habrá represalias cuando se denuncia y conocen la normativa al respecto, a nivel local e internacional?

Comunicación externa

• ¿Las políticas y documentos sobre corrupción y soborno son conocidas por terceros como proveedores, contratistas, asociados o inversores, y se publican en sitios de acceso general como sitio web, entre otros?
• ¿En foros, conferencias u otro tipo de eventos públicos, la organización declara su compromiso en la lucha contra la corrupción y el soborno?

Capacitación

• ¿Existen programas de capacitación programados y proporcionales con los riesgos, para actualizar o reforzar el conocimiento y comprensión de todos los empleados?
• ¿Empleados en puestos críticos – Adquisiciones, Financiera, Recursos Humanos –, reciben capacitación diferencial y personalizada, de acuerdo con sus funciones?
• ¿Todos los empleados reciben capacitación sobre el uso de canales de denuncia?
• ¿Los encargados de recibir denuncias, investigar y producir informes, reciben capacitación de forma periódica?

6. Seguimiento y revisión

La Gestión Anticorrupción necesita dinamismo. Los riesgos cambian, desaparecen, aparecen… La auditoría antisoborno necesita establecer si se ejerce el debido seguimiento para identificar estos cambios y tratarlos de forma efectiva. Las preguntas son:

• ¿La gestión financiera, contable o de adquisiciones, entre otras, son objeto de auditorías periódicas, entre ellas, la auditoría antisoborno?
• ¿Se revisan de forma periódica transacciones de alto riesgo, por su valor o por otras características como el manejo de efectivo?
• ¿Se ejerce especial revisión y monitoreo sobre áreas que presentan problemas recurrentes?
• ¿Se realiza el debido seguimiento a las investigaciones de casos denunciados?
• ¿Se realizan inspección y revisiones periódicas tendientes a identificar nuevos problemas o puestos críticos?
• ¿La organización utiliza indicadores de rendimiento para medir el éxito de la gestión?
• ¿Los empleados en puestos críticos firman de forma periódica compromisos para el cumplimiento del Código de Conducta y las políticas de la organización?
• ¿La efectividad de los controles y de las herramientas de evaluación, como la auditoría antisoborno, son evaluados de forma regular?
• ¿Inspecciones y evaluaciones sistemáticas, entre ellas la auditoría antisoborno, cuentan con el debido apoyo tecnológico, que ofrezca información precisa en el momento oportuno?

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La auditoría antisoborno encuentra en la norma ISO 37001 un gran aliado. Un aliado que proporciona procesos y requisitos, así como necesidades de documentación que permiten a una organización responder con un SÍ a todas las preguntas planteadas hoy.

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