Conflicto de intereses

Un conflicto de intereses ocurre cuando una persona tiene intereses personales, financieros o familiares que podrían influir en su capacidad para tomar decisiones imparciales en nombre de la empresa. Este tipo de conflicto puede surgir en muchas formas, como relaciones con proveedores, decisiones de contratación o asignación de recursos, y en casos de uso indebido de información privilegiada.

Los conflictos de intereses pueden ser directos o indirectos, dependiendo de la implicación de la persona con los hechos. Los más comunes incluyen:

• Conflicto financiero: Cuando una persona se beneficia económicamente de una decisión corporativa.
• Conflicto personal: Ocurre cuando las relaciones familiares o amistosas influyen en decisiones laborales.
• Conflicto por doble rol: Cuando un empleado tiene responsabilidades en dos áreas que podrían generar un conflicto.

Consecuencias de no gestionarlos

Pérdida de confianza y reputación

La mala gestión de los conflictos de intereses puede dañar la reputación de una empresa, creando un ambiente de desconfianza tanto dentro como fuera de la organización. Los clientes y socios comerciales podrían percibir la empresa como poco ética y retirarse de futuras transacciones.

Riesgo de sanciones legales

El no gestionar adecuadamente los conflictos de intereses puede llevar a sanciones legales y regulatorias. En muchos países, existen leyes estrictas que requieren que las empresas identifiquen y mitiguen estos conflictos. El incumplimiento puede resultar en multas, pérdida de contratos o juicios.

Daño a la cultura empresarial

Un conflicto de intereses mal gestionado también afecta la cultura empresarial, reduciendo la moral de los empleados y afectando el rendimiento general. La falta de transparencia y la percepción de favoritismos o irregularidades pueden crear divisiones internas.

Estrategias para gestionarlos

Crear políticas claras

Para mitigar el riesgo de conflictos de intereses, es fundamental que las organizaciones desarrollen políticas claras que definan qué constituye un conflicto de intereses y cómo deben gestionarse. Estas políticas deben cubrir ejemplos específicos, procesos de divulgación y las sanciones por no revelar conflictos.

Un conflicto de intereses ocurre cuando una persona tiene intereses personales, financieros o familiares que podrían influir en su capacidad para tomar decisiones imparciales en nombre de la empresa.
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Proceso de divulgación y seguimiento

La divulgación es un paso clave para la gestión de conflictos de intereses. Las empresas deben establecer un proceso donde los empleados, directivos y socios puedan informar sobre posibles conflictos antes de que estos afecten las decisiones empresariales. Un comité o persona responsable debe gestionar y analizar estos informes para decidir las acciones necesarias.

Formación y concienciación

La formación continua es esencial para que los empleados reconozcan y gestionen de manera adecuada los conflictos de intereses. Los talleres y cursos de ética empresarial pueden ayudar a identificar situaciones potenciales y a actuar de acuerdo con las políticas de la empresa.

Herramientas para la gestión del conflicto de intereses

Uso de tecnología

Implementar herramientas de compliance y gestión de riesgos ayuda a las empresas a automatizar la identificación de posibles conflictos de intereses. Estas herramientas permiten una gestión más rápida y eficiente, así como el monitoreo de las divulgaciones realizadas por los empleados, creando un historial de transparencia.

Auditorías internas

Las auditorías internas periódicas son una medida proactiva para detectar conflictos de intereses. Estas revisiones permiten identificar patrones o situaciones que no hayan sido divulgadas y aseguran que se mantenga el cumplimiento con las políticas establecidas.

Software de GRCTools para la gestión del conflicto de intereses

El conflicto de intereses es un riesgo constante en cualquier organización, pero su gestión adecuada como, por ejemplo, con GRCTools, garantiza la transparencia y la integridad empresarial. Con políticas claras, divulgación efectiva y herramientas tecnológicas, las empresas pueden mitigar este riesgo, proteger su reputación y asegurar un ambiente ético.

El Software de Compliance de GRCTools facilita la gestión de conflictos de intereses mediante la automatización de procesos de divulgación, auditoría y seguimiento, garantizando que las políticas se cumplan de manera eficiente. Con GRCTools, las empresas pueden mantener un entorno de trabajo transparente y asegurar el cumplimiento normativo.

La entrada Conflicto de Intereses: Guía Esencial para Mantener la Integridad Empresarial se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.

El contenido de la checklist de conflicto de intereses que compartimos a continuación se compone de una selección de 29 preguntas clave. Preguntas que para los profesionales del área son conocidas, pero que con frecuencia se encuentran dispersas en hojas de cálculo o compartidas a través de correos electrónicos.

¿Qué preguntas incluir en tu checklist de conflictos de intereses?

Un primer paso, en la tarea de construir una checklist de conflictos de intereses que se pueda utilizar en todos los departamentos de la organización es dimensionar y agrupar las diferentes áreas a abordar.

En el contexto organizacional, tres escenarios destacan a la hora de crear una checklist de conflictos de intereses. El financiero, es el primero de ellos:

1. Conflictos de intereses financieros

El conflicto de intereses financiero aparece cuando los empleados encuentran oportunidades económicas relacionadas con el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades. Algunas preguntas útiles para identificarlo son:

1. ¿Tiene usted intereses financieros, acciones o ingresos económicos, o los tiene algún miembro de su familia, en organizaciones que proveen bienes o servicios a esta empresa?
2. ¿Usted o algún miembro de su familia ha recibido beneficios económicos, obsequios, regalos o prebendas de alguna organización proveedora o contratista, que en un momento dado pudiese influenciar decisiones con respecto a la asignación de contratos o negocios comerciales?
3. ¿Tiene usted alguna actividad de inversión que pueda entrar en conflicto con sus deberes u obligaciones para con la organización?
4. ¿Usted o algún miembro de su familia posee patentes, licencias o derechos de autor sobre fórmulas, métodos, tecnologías o cualquier tipo de conocimiento susceptible de generar derechos de autor, en materia relevante para el cumplimiento de los objetivos comerciales de la organización?
5. ¿En el cumplimiento de sus tareas, tiene usted acceso a información privilegiada sobre la organización que pueda ser comercializada en su beneficio?
6. ¿Tiene usted inversiones personales que puedan entrar en conflicto con los intereses comerciales de la organización o influir en su toma de decisiones?
7. ¿Usted o un miembro cercano de su familia debe dinero a esta organización o a otra vinculada, proveedora o contratista de esta?

2. Conflictos comerciales

Los conflictos comerciales, similares a los financieros, pueden surgir cuando los intereses externos de un empleado entran en conflicto con sus responsabilidades para con su empleador. Estos conflictos pueden crear dilemas éticos y dañar la reputación de la organización si no se controlan. Para identificar estos riesgos potenciales es importante hacer las preguntas correctas:

8. ¿Presta servicios de asesoría o consultoría a otra organización competidora, o vinculada de otra forma a esta?
9. ¿Ha solicitado o recibido patrocinio, becas o algún incentivo para el desarrollo de algún proyecto personal o académico suyo o de un familiar cercano, por parte de alguna organización competidora o vinculada a esta?
10. ¿Tiene usted algún tipo de relación profesional con una o varias organizaciones competidoras o vinculadas a esta?
11. ¿Ha obtenido licencias, patentes o permisos de cualquier clase, de parte de organismos reguladores, proveedores o competidores de esta organización?
12. ¿Recibe usted beneficios de parte de esta organización, o de otra vinculada, que representen un posible conflicto de intereses?
13. ¿Tiene usted, o algún miembro de su familia, relaciones comerciales como cliente, proveedor, contratista o consultor, con organizaciones competidoras, afiliadas, proveedoras, subsidiarias, distribuidoras o de representación comercial de estas?
14. ¿Es usted o algún miembro de su familia consultor o asesor de una empresa competidora o relacionada de alguna forma con esta organización?
15. ¿Tiene usted o algún miembro de su familia intereses económicos o inversiones que puedan generar conflictos de intereses ahora o en el futuro?
16. ¿Es usted directivo o miembro de la Alta Dirección, o lo es un familiar suyo, en organizaciones competidoras o vinculadas a estas?
17. ¿Conoce información confidencial o privilegiada, que pueda ser comercializada e influir en el desempeño financiero de esta organización?
18. ¿Tiene usted algún tipo de relación comercial con organizaciones competidoras, proveedoras, contratitas, representantes, distribuidoras o relacionadas de alguna forma con esta empresa?

3. Conflictos personales

Las relaciones sociales o personales, que no son de índole familiar, también son propicias para la aparición de conflictos de intereses. Estas aparecen como resultado de la interacción social del empleado, los deportes que practica, sus pasatiempos o cualquier actividad que desarrolle en su tiempo de ocio. Estas aparecen en el último segmento de esta checklist de conflictos de intereses:

19. ¿Tiene relaciones de amistad, o las tiene un familiar suyo, con empleados o miembros de la Alta Dirección de organizaciones vinculadas a esta?
20. ¿Algún familiar o amigo cercano trabaja para un competidor, proveedor, cliente relevante u organización que mantenga un vínculo comercial con esta empresa?
21. ¿Es dueño de alguna empresa asociada, vinculada o de interés para esta organización o lo es algún familiar o amigo cercano?
22. ¿Al desarrollar sus actividades personales, dentro de su tiempo libre, se relaciona con empleados o vinculados a organizaciones que actúan como proveedoras, clientes, inversionistas, contratistas o representantes de estas?
23. ¿Sus posiciones políticas crean un conflicto de intereses con los objetivos de negocio de esta organización?
24. ¿Usted, un familiar o un amigo cercano desarrolla actividades sin fines de lucro, que entren en conflicto con los intereses comerciales de esta organización?
25. ¿Mantiene litigios legales con esta organización u otra vinculada de alguna forma a esta?
26. ¿Ha hecho usted, algún familiar o amigo cercano, declaraciones públicas en contra de los negocios que efectúa esta organización o alguna competidora?
27. ¿Tiene participación en actividades pedagógicas, culturales o educativas, susceptibles de generar conflictos de intereses?
28. ¿Realiza usted, un miembro de su familia o un amigo cercano, donaciones en dinero a organizaciones competidoras de esta?
29. ¿Existe alguna circunstancia o condición que no se haya considerado en esta checklist de conflictos de intereses?

Software ISO 37001 de ISOTools

La checklist de conflictos de intereses arroja información valiosa para la práctica de la debida diligencia en tu organización. Información que debe ser procesada, analizada, evaluada y almacenada de forma sistemática, siendo esta una de las principales funcionalidades del Software ISO 37001 de ISOTools.

Es esta una herramienta basada en la nube, diseñada para automatizar y digitalizar los programas de gestión anticorrupción, especialmente los soportados en el estándar internacional ISO 37001. Hoy tienes una gran oportunidad para conocerla aquí.

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Sabemos que el conflicto de intereses es un elemento que genera riesgos significativos dentro de las organizaciones. Riesgos que pueden ocasionar problemas regulatorios importantes, que van más allá de la gestión de cumplimiento y pueden tener implicaciones penales.

Es la razón por la que el conflicto de intereses de una empresa según la ISO 37301, representa algunos retos para las organizaciones. Retos que desglosamos a continuación, aportando además recomendaciones para que las empresas puedan superarlos y alcanzar la conformidad con el nuevo estándar de cumplimiento, la regulación vigente y sus objetivos de compliance.

Conflicto de intereses de una empresa según la ISO 37301 – ¿Por qué un nuevo estándar?

Tras un par de años de espera, por fin se ha publicado el nuevo estándar de cumplimiento ISO 37301, que proporciona requisitos, con orientación para su uso, para implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Cumplimiento.

El nuevo estándar sustituye al primero sobre gestión de cumplimiento, ISO 19600, incorporando, entre otras novedades, la posibilidad de certificación y un enfoque proactivo hacia la prevención del fraude y la corrupción en las organizaciones.

Es precisamente este enfoque el que plantea retos en la gestión del conflicto de intereses de una empresa según la ISO 37301. Retos que se derivan de la capacidad que tiene este tipo de conflictos para generar serios problemas regulatorios, que pueden llegar a tener implicaciones penales para los involucrados, pero también para la organización.

Por ello, es tan importante que las organizaciones adopten un enfoque estructurado para tratar, vigilar y revisar los conflictos de intereses desde su mismo origen, o incluso, antes de que se presenten. Los conflictos de intereses son señales de advertencia temprana sobre problemas en la organización que pueden comprometer el área de la gestión anticorrupción.

ISO 19600, estándar que prestó grandes servicios a la gestión de cumplimiento, no contaba con el enfoque hacia la prevención del fraude y la corrupción que si ostenta su sucesora, siendo esta una de las razones que explica la necesidad de contar con un nuevo estándar de cumplimiento.

Pero también es una explicación a por qué es hoy importante considerar el conflicto de intereses de una empresa según la ISO 37301. Veamos:

Gestionar el conflicto de intereses de una empresa según la ISO 37301 – Los retos

El conflicto de intereses siempre ha sido un factor de intranquilidad para las organizaciones. Pero con la implementación de un programa de cumplimiento, y de un estándar internacional como ISO 37301, los problemas pasan a ser verdaderos desafíos.

Y son desafíos que no solo competen al área de cumplimiento, al oficial de compliance o a la Alta Dirección. Se trata de retos que deben ser superados por toda la organización. Tal vez los retos más relevantes que plantea la gestión del conflicto de intereses de una empresa según la ISO 37301 son:

La definición y el alcance del conflicto de intereses

Todas las organizaciones y las personas que las integran no perciben el riesgo del conflicto de intereses de la misma forma. De hecho, parece haber una diferencia entre el concepto que tiene un miembro de la Alta Dirección y el que tiene un empleado medio en el área de contabilidad, por ejemplo. Son varios los factores que influyen en ello: el tamaño y la complejidad de la organización, la existencia o no de un programa de cumplimiento, el apetito de riesgo, la cultura ética…

Es importante entonces que en toda la organización se conozca y se comprenda un concepto uniforme, que, aunque con algunos matices de diferencia, debido a los factores que hemos anotado, sea coherente con la definición que se observa en instancias comerciales, judiciales y aquellas que tratan sobre las mejores prácticas organizacionales.

En este caso, cuanto más mejor. Siempre habrá un espacio para aumentar el alcance, lo que significa en términos prácticos cubrir más riesgos y tener mayor seguridad. Pero para que esto suceda, es preciso contar con las herramientas adecuadas ya que sin duda implicará un aumento en cantidad y complejidad de flujos de trabajo.

Documentar y conservar registro de todos los incidentes

Desde las denuncias sin fundamento, hasta los conflictos comprobados que acarrean sanciones y tienen consecuencias graves, pasando por las investigaciones y los procesos de capacitación, todo debe ser documentado.

Pero de nada sirve documentarlo, si no tenemos fácil acceso a esa información y si esta, en su conjunto, no nos muestra tendencias o puntos críticos. Contar con un almacenamiento central, permite contar con una memoria histórica activa y útil, para entender o predecir futuros problemas y llegar a análisis y conclusiones cada vez más profundos.

Tener en cuenta las tendencias

Los oficiales de cumplimiento y los profesionales en el área en general, experimentan dificultades para establecer tendencias o visualizar puntos críticos dentro de la organización, sea por área o por ubicación geográfica.

Esto se debe a la ausencia de una base de datos unificada o una ubicación central para la información recopilada, que permita tabular datos y establecer tendencias. Analizar la información es aún más importante que recopilarla y almacenarla.

Existe una gran diferencia en saber que se han manejado 87 casos de conflicto de intereses en los últimos tres años, a identificar que 32 de ellos involucran a proveedores, 27 de ellos se presentaron en áreas administrativas y que más de la mitad de estos casos fueron informados por compañeros de trabajo del empleado involucrado.

Aún conservando la información a salvo en un archivo de papel centralizado, obtener información relevante y de calidad, sólo sería posible utilizando una solución que automatice la gestión y entregue informes con las características que requerimos.

Utilizar herramientas no diseñadas específicamente para esta labor

Word, hojas de cálculo y cuentas de correo electrónico son hoy las herramientas más comunes para gestionar conflictos de intereses en las organizaciones. Algunas empresas se han dado a la tarea de construir soluciones propias para automatizar la gestión de cumplimiento, sin que se cuente aún con una solución específica para la gestión de los conflictos de intereses.

El problema con estas opciones es que ninguna de ellas considera las particularidades y los requerimientos reales de un conflicto de intereses. Por supuesto, realizar un trabajo con las herramientas inadecuadas, conduce a resultados predecibles, con las consecuencias adversas igualmente predecibles.

Veamos una comparativa que nos enseña las brechas que se encontramos con algunas de las herramientas que hoy son utilizadas para la gestión de conflictos de intereses:

Como podemos observar, sólo una herramienta que se construye específicamente para la gestión del conflicto de intereses, tiene la posibilidad de llenar las necesidades del área de cumplimiento y de la organización.

Las demás, se convierten en un obstáculo para el alcance de todos los objetivos del programa de cumplimiento.

Perder el miedo al cambio

Aceptar y asimilar cambios es difícil para las personas, y lo es mucho más para las organizaciones. Pero, sin duda, gestionar el conflicto de intereses de una empresa según la ISO 37301 requerirá un cambio.

Un cambio que incorpore un componente tecnológico. Las organizaciones empeñadas en implementar un programa de cumplimiento eficaz, certificable, tendrán que ser creativas y proactivas a la hora de actualizar sus procesos, automatizarlos y dejar atrás el miedo al cambio y a la tecnología.

La implementación de ISO 37301 requerirá además, actualizar políticas, capacitar empleados, desarrollar estrategias creativas, pero sobre todo, adoptar una solución informática que automatice la gestión.

Software ISO 37301/19600 de ISOTools

La gestión del conflicto de intereses de una empresa según la ISO 37301 es más compleja. Es una necesidad ahora prescindir de herramientas básicas con pocas funcionalidades y que generan escenarios proclives al error humano.

La gestión de los conflictos de intereses requiere herramientas robustas que agilicen los flujos de trabajo, automaticen la gestión, emitan alertas y almacenen y procesen información con seguridad, ofreciendo informes productivos sobre tendencias, identificación de puntos críticos, oportunidades de mejora, etc.

Esa solución es el Software ISO 37301/19600 de ISOTools, herramienta avanzada que automatiza la gestión y ofrece funcionalidades para tratar conflictos de intereses, denuncias, debida diligencia y otros requerimientos de un programa de cumplimiento basado ahora en la norma internacional ISO 37301.

Hoy puede conocer esta innovadora solución, consultando a uno de nuestros asesores aquí.

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