4 pasos para un proceso de investigación de cumplimiento eficaz

Una investigación de cumplimiento eficaz es el resultado esperado para alcanzar los objetivos proyectados cuando se implementa un canal de denuncias accesible para todos los empleados.

La investigación de cumplimiento eficaz es la demostración de que el canal funciona, y tiene la capacidad para entregar informes profundos, sólidos, transparentes y confiables.

A pesar de la importancia de la investigación de cumplimiento, es precisamente en esa etapa en donde muchos esfuerzos de la oficina de compliance se malogran. Y es porque no se adopta un proceso coherente y efectivo para emprender y llevar a buen puerto la investigación.

¿Cómo realizar una investigación de cumplimiento eficaz en cuatro pasos?

En un escenario de negocios competitivo, los empleados pueden verse tentados traspasar líneas rojas. Líneas éticas, de cumplimiento o abiertamente ilegales. Por eso es tan importante contar con canales de denuncias que permitan obtener informes oportunos.

Pero para aprovechar el valor de esos informes es preciso investigar y entregar resultados en muy poco tiempo. Hacerlo rápido no implica hacerlo mal. Por el contrario: se espera que la investigación de cumplimiento entregue resultados transparentes y confiables. Es posible hacerlo siguiendo estos cuatro pasos:

1. Preparar la investigación

La preparación implica reunir todos los elementos necesarios para adelantar todas las investigaciones que sean necesarias, de acuerdo con los informes suministrados en el canal de denuncias.

Si bien algunas de esas investigaciones requerirán recursos muy específicos, es conveniente amar la estructura física y tecnológica útil para todos los casos. Algunos elementos esenciales son:

• Conformar el equipo de investigadores, que puede ser dedicado y de tiempo completo, o asignar la tarea como accesoria a otras funciones, dependiendo por supuesto del tamaño, los recursos disponibles y la complejidad de la organización. Los investigadores deben reunir las competencias y las habilidades que la tarea requiere: imparciales, analíticos, buenos comunicadores, empáticos y confiables.
• Elegir un investigador líder que responda por el trabajo de todo el equipo y asuma responsabilidades importantes como presentar informes de la gestión en general, o de investigaciones puntuales.
• Identificar las necesidades de formación que puedan presentar algunos miembros del equipo investigador, o el líder. Es importante que todos los miembros del equipo dominen términos como “debida diligencia”, “compliance”, “conflicto de intereses”, entre otros, así como un conocimiento profundo de lo que es la Gestión de Cumplimiento.
• Proveer los recursos tecnológicos necesarios para adelantar las investigaciones. En organizaciones en las que la Gestión de Cumplimiento se ha automatizado, con base en una plataforma diseñada para esa tarea, este punto está resuelto con antelación.

2. Revisar la evidencia y los informes del caso

Las infracciones éticas, legales o de cumplimiento, al igual que la comisión de un delito, dejan huellas que se convierten en evidencia. Evidencia que debe ser recopilada y revisada por parte del equipo que emprende la investigación de cumplimiento. Los objetivos que se persiguen en este paso son:

• Identificar posibles implicados, de ser posible enunciando el nombre, el puesto de trabajo y los datos generales de cada uno de los empleados involucrados. Se trata de información eficaz para trazar un rumbo para profundizar en la investigación, conservando por supuesto la debida confidencialidad.
• Entender los hechos y su alcance, especialmente las normas o las leyes que se quebrantan o los acuerdos que se dejan de cumplir. También es procedente hablar de conflictos de intereses, fraudes, u otras infracciones que atañen tanto a la Gestión de Cumplimiento como a la Gestión Anticorrupción.
• Elaborar una línea de tiempo de la infracción o la falta, que permita conocer el alcance final del hecho denunciado, las áreas afectadas, los periodos de tiempo a investigar y las personas – empleados o exempleados – que tendrán que ser entrevistadas.

3. Abordar la investigación de cumplimiento sobre el terreno

Con todos los elementos reunidos, los investigadores están listos para salir al terreno y realizar la investigación. Básicamente en esta etapa de la investigación de cumplimiento se llevan a cabo las siguientes tareas:

• Realizar entrevistas en las que se hacen preguntas de acuerdo con la línea de tiempo establecida y los hechos relatados en la denuncia. La lista de preguntas debe atender a las características de los entrevistados, entendiendo que algunos pueden ser acusados, sospechosos y otros tan solo testigos o personas con la capacidad de aportar información valiosa sin relación, aunque no estén vinculados con los hechos investigados.
• Recolectar la evidencia documental, que incluye registros, reportes, formularios… También pueden resultar útiles imágenes, diagramas, fotografías, vídeos o archivos de audio.
• Entrevistar a otras personas, no programadas inicialmente, cuyos informes resulten relevantes de acuerdo con la evidencia recolectada o las primeras entrevistas realizadas.
• Documentar todo el proceso de investigación, cuidando de registrar fechas y horas exactas en las que se realizó cada tarea, identificación clara de cada persona que intervino, registros gráficos y de sonido, y todo aquello que pueda aportar solidez, transparencia y credibilidad al informe final de la investigación de cumplimiento.

4. Producir los informes finales de la investigación

El resultado ideal final de una investigación de cumplimiento es una conclusión clara y precisa. No siempre es posible. Al terminar las tres primeras fases, los investigadores tienen en su mente una opinión y un veredicto que no siempre es concluyente. En la etapa final es preciso:

• Revisar, evaluar y analizar todo el material recolectado, incluyendo entrevistas, documentos, registros y, por supuesto, la impresión que tienen los investigadores sobre proceso observados o circunstancias particulares excepcionales.
• Resumir hechos comprobados y hacer un relato cronológico de los hechos denunciados y de cada una de las etapas transcurridas hasta el momento en la investigación. En este apartado, el investigador líder reporta hallazgos y consigna sus impresiones particulares basadas en su experiencia.
• Adjuntar documentos y otro tipo de pruebas que respalden las conclusiones del informe, sean estas concluyentes o no.
• Comunicar el resultado a los implicados, al denunciante, a la Oficina de Cumplimiento, a la Alta Dirección y a los directores de áreas involucradas.

¿Cómo llevar a cabo una investigación de cumplimiento con facilidad?

Seguir los cuatro pasos anteriores garantizará una investigación ágil, oportuna y satisfactoria para todas las partes. Además, los siguientes consejos resultarán de gran utilidad:

• Conservar la imparcialidad y mantener la mente abierta durante todo el proceso.
• No divulgar ningún detalle de la investigación hasta que esta culmine.
• Seguir los protocolos de investigación durante todo el proceso.
• No asignar responsabilidades ni absolver a nadie, en tanto no concluya la investigación.
• Documentar todo lo que ocurre durante la investigación, conservando la cadena de custodia para todos los documentos y pruebas recolectadas.

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Asegurar la trazabilidad en todo el proceso de investigación, así como garantizar el control de documentos que entrega credibilidad y transparencia, son dos elementos valiosos para cualquier equipo de cumplimiento con los que cuentan las organizaciones que implementan el Software ISO 37301 de ISOTools.

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