Cómo implementar un sistema de denuncia de irregularidades efectivo

Un sistema de denuncia de irregularidades efectivo es aquel en el que los empleados pueden confiar. Para que esto suceda, es importante que el sistema esté preparado para garantizar la confidencialidad y que, además, exista un soporte humano y tecnológico que asegure una investigación ágil y transparente.

El sistema de denuncia de irregularidades facilita la participación de los informantes sobre actos sospechosos o conductas indebidas. El sistema es también un requerimiento de la Directiva Europea sobre denunciantes.

¿Qué es un sistema de denuncia de irregularidades?

El sistema de denuncia de irregularidades reúne un conjunto de procesos, canales y procedimientos, que permiten a los empleados entregar informes de forma segura, utilizando diferentes medios diseñados para realizar una investigación rápida y confiable.

La investigación ofrece evidencia contundente sobre la ocurrencia o no de actos de corrupción, soborno, uso indebido de los recursos o comportamientos que van contra la ética y las mejores prácticas de negocios.

El sistema de denuncia de irregularidades funciona de acuerdo con lo determinado en una política de denuncias y de prácticas éticas aceptada por todos dentro de la organización. La política incluye el proceso que seguirán los informes de los denunciantes, pero también acciones eficaces para asegurar la confidencialidad y evitar represalias contra los informantes.

¿Qué exige la ley para el sistema de denuncia de irregularidades?

La Directiva de Denuncia de Irregularidades de la Unión Europea, que rige desde diciembre de 2021, solicita a las organizaciones con más de 50 empleados, inicialmente, implementen canales de denuncia seguros y efectivos.

Estos canales deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Diversidad de medios de información.
• Accesibilidad para todos los empleados de la organización.
• Confidencialidad y conservación del anonimato, para los denunciantes que así lo soliciten.
• Celeridad en la investigación.
• Protección al informante.

¿Cuáles son las características de un sistema de denuncia de irregularidades efectivo?

La accesibilidad de todos los empleados, en todos los niveles de la organización, es la primera característica de un sistema de denuncias efectivo. Esto implica contar con diversidad de medios de comunicación: líneas telefónicas, buzones de correo físico, cuentas de correo electrónico, oficinas dedicadas a la atención personal, un apartado en el sitio web…

Además, se espera que el sistema sea:

• Seguro y confidencial: sólo los empleados autorizados y encargados de recibir e investigar las denuncias deben tener acceso a los informes que se reciben.
• Ajustado a lo dispuesto por el RGPD: los datos personales, cuando son aportados por el informante, deben tratarse con los mismos protocolos de protección e integridad que rigen para todos los datos que se manejan en cualquier otra área de la organización.
• Ágil y fácil de utilizar: los informantes necesitan un canal amigable, fácil de utilizar, que permita suministrar la información de forma rápida y sin dificultades.
• Conforme con los plazos que exige la Directiva de la UE: la Directiva solicita que el denunciante reciba un aviso de recibo del informe en un plazo no mayor a siete días, y, en adelante, informes periódicos sobre el avance de la investigación. En general la Directiva plantea un plazo de tres meses para la resolución de la investigación.
• Respaldado por un equipo de investigadores idóneos: esto significa que los investigadores deben estar preparados para adelantar la investigación con celeridad, confidencialidad, imparcialidad y profesionalismo.
• Inmune al conflicto de intereses: cuando el juicio de un investigador pueda verse afectado por un conflicto de intereses, deberá apartarse de la investigación y permitir que otro empleado la asuma.
• Comunicado y conocido por todos: es necesario llevar a cabo un trabajo previo para socializar y comunicar el funcionamiento del sistema a todos los empleados, dar a conocer los diferentes canales y compartir las medidas de seguridad que toma la organización para proteger a los informantes. Igualmente, la organización debe asegurar que todos sus empleados entienden que estarán protegidos y que su identidad será reservada si así lo disponen.

¿Cómo implementar un sistema de denuncia de irregularidades seguro y efectivo?

La implementación requiere incorporar cada uno de los elementos mencionados. En la práctica, se desarrolla en cinco pasos:

1. Redactar una política

La política de denuncias es el eje del sistema de denuncia de irregularidades. Puede ser una política especifica sobre el sistema, o puede formar parte de la política anticorrupción de la organización. Es importante que este documento este provisto del tono superior que aporta la Alta Dirección.

2. Implementar los canales

De acuerdo con el tamaño y la complejidad de la organización, este paso puede requerir incorporar más o menos empleados responsables de la gestión. En organizaciones pequeñas, es posible que todos los informes, provenientes de diferentes canales, confluyan en una sola oficina encargada de activar los protocolos y realizar la investigación.

Organizaciones de mayor tamaño pueden tener empleados dedicados a la atención de cada canal.

3. Diseñar los procesos y procedimientos de investigación

El objetivo de los procesos es garantizar la rapidez, la confidencialidad y la protección del denunciante. Es necesario revisar que los procesos se ajusten a lo solicitado por la Directiva y a los requisitos del RGPD.

4. Asegurar el monitoreo y seguimiento

Del sistema y de cada una de las investigaciones. En este punto, es preciso asegurar la incorporación de los recursos humanos y tecnológicos necesarios, de acuerdo con la importancia del objetivo y la necesidad de transparencia de los resultados de las investigaciones.

La Gestión Anticorrupción y el correcto funcionamiento de un sistema de denuncia de irregularidades, especialmente cuando se basan en la norma internacional ISO 37001, obtienen grandes beneficios al adoptar una plataforma que automatice la gestión, garantice información continua, ofrezca trazabilidad en todos los procesos y facilite la operación segura de diferentes canales de denuncia. Un ejemplo de este tipo de soluciones es el siguiente:

Software ISO 37001 de ISOTools

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