El coste de no hacerlo es muy alto: reputación afectada, sanciones, multas, deserción de la fuerza laboral, entre otras consecuencias igualmente lesivas. El cumplimiento normativo es tan importante, que hoy las organizaciones consideran que, junto a la Gestión de Riesgos y las mejores prácticas de gobernanza, es el tercer eje sobre el que se sostiene la estructura de una organización exitosa y sostenible.

Pese a la importancia del tema, muchos profesionales en el área o directivos de organizaciones, recurren en los mismos errores. Hacemos un repaso por los cinco más frecuentes en el área de compliance y explicamos cómo evitarlos.

¿Cuáles son los errores más comunes en el cumplimiento normativo y cómo evitarlos?

Las multas y sanciones, con su capacidad inmediata para afectar las finanzas de una organización, se consideran los riesgos de compliance más impactantes para aquellas organizaciones que no trabajan lo suficiente para asegurar el cumplimiento normativo.

Sin embargo, otros aspectos pueden ocasionar daños mucho más perennes: pérdida de clientes, disminución de ingresos, pérdida de credibilidad, daño a la reputación, pérdida de licencias o permisos para operar…

El valor en cifras de algunas de estas consecuencias es difícil de definir. Lo cierto es que algunas de estas consecuencias pueden llevar al cierre de la operación. Conocer los errores y aprender a prevenirlos ayudará a muchos profesionales en este campo a evitar escenarios tan dramáticos para sus organizaciones:

1. No estar al tanto de los cambios normativos y regulatorios

Una de las razones por las que la Gestión de Compliance y el cumplimiento normativo han ganado protagonismo en el mundo corporativo y empresarial en los últimos años, es por la velocidad con la que evoluciona el marco normativo, en todas las áreas geográficas del planeta.

Parlamentos, congresos, asambleas, toda clase de organismos reguladores, confederaciones, gobiernos locales, nacionales o supranacionales, todos ellos produciendo leyes, modificándolas, agregando disposiciones o eliminándolas… la velocidad de los cambios normativos y regulatorios es vertiginosa y puede parecer imposible permanecer atentos al cambio.

¿Cómo evitarlo?

Algunas ideas para evitar que los cambios regulatorios tomen por sorpresa a los oficiales de cumplimiento y su equipo son:

• Monitorizar el movimiento de agencias gubernamentales, organismos o cualquier otro generador de obligaciones de cumplimiento que aplique, en sus sitios de Internet o en otros especializados en el tema.
• Asistir a foros o eventos de la industria donde se discutan esos temas.
• Tomar suscripciones a servicios que informan en boletines sobre nuevas obligaciones de cumplimiento.
• Anticiparse a la publicación de una norma, creando posibles escenarios futuros.
• Automatizar la Gestión de Cumplimiento, con una solución que procese la información recopilada y entregue informes de calidad para la toma de decisiones oportunas.

2. No comunicar los conflictos de interés

Por desconocimiento o por falta de comprensión, muchos empleados incurren en esta circunstancia, que no se trata de un delito, pero sí de una condición que requiere gestión especial.

¿Cómo evitarlo?

Es preciso definir con extrema precisión el conflicto de interés en las políticas que produce la Alta Dirección, así como la obligación que tienen los empleados de alertar sobre él, especialmente cuando están involucrados.

Así mismo, las sanciones y consecuencias deben estar publicadas en la política. Los oficiales de cumplimiento deben evaluar la comprensión de los empleados sobre estos temas y, de ser necesario, subsanar las deficiencias de capacitación.

3. Falta de evaluación o auditoría del programa o Sistema

Las auditorías demandan tiempo y recursos. Pero son el mejor instrumento para mejorar un sistema o programa de cumplimiento, encontrar problemas y formular acciones de mejora. Muchas organizaciones no logran garantizar el cumplimiento normativo porque no auditan su gestión.

¿Cómo evitarlo?

La solución es apenas natural: practicar auditorías. Para ello, además de profesionales especializados en la Gestión de Cumplimiento, la organización necesita automatizar su gestión para proveer a auditores y auditados la información inmediata que requiere la tarea de evaluación, disminuyendo costes, ahorrando tiempo y optimizando los beneficios de la auditoría.

4. Procesos complejos y complicados en extremo

Muchos riesgos de compliance tienen un origen común: alguien no informó a tiempo. Y estas ‘interrupciones’ de información usualmente se relacionan con la dificultad que implica producir un informe, comunicarlo y obtener una retroalimentación sobre él.

En estos casos, ni siquiera se puede pensar en que un informe pueda generar una respuesta oportuna y una reacción que evite una falla de cumplimiento normativo.

¿Cómo evitarlo?

Las organizaciones necesitan automatizar su gestión de compliance, con herramientas amigables y accesibles para los empleados. Cuanto más fácil sea informar o interactuar sobre los temas clave de cumplimiento, más fácil será prevenir los riesgos y evitar estar fuera de lugar. Los canales de denuncia, también son una forma de facilitar la comunicación entre los empleados y la oficina de cumplimiento o las personas encargadas.

5. No registrar información relevante para la gestión de cumplimiento

Muchas fallas de cumplimiento normativo se producen porque se olvidan hechos o incidentes ocurridos o porque no se dispone de información estadística relevante para determinar puntos críticos o problemas recurrentes.

¿Cómo evitarlo?

Documentar y registrar eventos en la gestión de cumplimiento es un problema para muchas organizaciones. La digitalización y automatización de tareas propias del Sistema de Gestión de Cumplimiento es la solución natural al problema. Para ello, existen herramientas que han sido diseñadas para cumplir ese propósito.

Es el caso del que ocupa nuestro apartado final.

Software ISO 37301 de ISOTools

El cumplimiento normativo afronta varios desafíos: la velocidad del cambio regulatorio, las dificultades para comunicar la información, los problemas para documentar y registrar, la falta de información oportuna y confiable…

Son los puntos que aborda una solución como el Software ISO 37301 de ISOTools. Se trata de una solución avanzada, basada en la nube, que garantiza todos los requerimientos que exige la Gestión de Compliance Moderna. Solicita más información aquí.

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Se trata de los ocho componentes fundamentales de un programa de compliance efectivo en los que profundizamos a continuación. Con ellos, además de demostrar la robustez del programa, logramos contribuir de manera notable en el cumplimiento del requisito de mejora continua contenido en ISO 19600.

8 Componentes esenciales en un programa de compliance efectivo

Los elementos esenciales en un programa de compliance efectivo persiguen alguno de sus tres objetivos primordiales: prevención, detección y corrección.

Componentes de prevención

Son aquellos que fomentan una buena cultura de cumplimiento, ayudando a que los actos contrarios al cumplimiento no lleguen a suceder:

1. Políticas escritas y código de conducta

Las políticas escritas contienen las expectativas del programa de cumplimiento. Por lo general se integran en el código de conducta o código ético que alcanza a todas las personas que trabajan en la organización o interactúan con ella.

También ha de documentarse al detalle la operación e implementación de un programa de compliance efectivo. En este punto, se orienta sobre la gobernanza, la estructura organizacional y los procesos para tratar los problemas de cumplimiento.

Para responder a una auditoría o solicitud de una agencia gubernamental, es preferible consolidar toda esta información en un solo documento. Así la revisión anual de políticas y procedimientos se simplifica facilitando la evaluación y actualización regular.

Finalmente, es importante recordar que, para que las políticas sean efectivas, deben ser accesibles a todos los empleados. Como mínimo, el programa de cumplimiento y el código de conducta deben publicarse en un sitio web externo, así como en una ubicación Intranet a la que todos tengan acceso.

2. Oficial de cumplimiento y supervisión

El oficial de cumplimiento debe ser un rol superior con un nivel apropiado de autonomía. La mejor práctica es que el oficial de cumplimiento informe directamente al CEO o al consejo de administración.

Es crítico que la junta directiva revise al oficial de cumplimiento y sus funciones anualmente y actualice la descripción del trabajo para reflejar las responsabilidades adicionales. Las organizaciones que han decidido externalizar sus funciones de cumplimiento deben considerar los fundamentos de esa decisión y definir cómo mantendrán una supervisión activa del rol del oficial de cumplimiento.

El oficial de cumplimiento debe contar con el apoyo de un comité de cumplimiento. El comité debe ser multidisciplinario y tener una carta que detalle las responsabilidades establecidas. Los comités de cumplimiento deben reunirse al menos dos veces al año y garantizar que todos los miembros participen activamente y rindan cuentas.

3. Formación

Los programas educativos son esenciales para crear una cultura de cumplimiento sólida y deben ser atendidos con la importancia que se merecen. Esta formación debe incluir capacitación en temas de cumplimiento general, fraude, despilfarro y abuso. Y debe ser tanto parte del proceso de incorporación como una costumbre anual. Además, ha de contar con el apoyo de reuniones de evaluación mensuales.

Componentes de detección

Aún con una elevada prevención, pueden ocurrir algunos eventos que se salen de la línea de cumplimiento marcada por la organización. En ese caso, lo primero es tener mecanismos para detectarlos:

4. Línea directa de informes

Es fundamental contar con un canal que permita la notificación confidencial y preferiblemente anónima sobre problemas de cumplimiento. Este puede ser desde un correo electrónico, un número gratuito hasta una dirección de un buzón físico. La organización puede publicitar información sobre la existencia, el funcionamiento y el objetivo de dichos canales para fomentar su uso.

5. Monitoreo, auditoría e informes internos

Es necesario realizar evaluaciones anuales profundas. Más allá de atender las áreas más críticas, deberían realizarse entrevistas a empleados clave para identificar riesgos específicos, así como analizar cualquier desafío de cumplimiento. Los resultados han de emplearse en el desarrollo de acciones correctivas y presentarse a la alta dirección y al consejo directivo. La evaluación anual de riesgos debe revisarse continuamente a lo largo del año, para garantizar que siga siendo precisa a la luz de los cambios que afronte la organización.

6. No represalias y no intimidación

Estos son elementos cruciales en un programa de compliance efectivo. Las personas no participan si temen perder sus empleos por informar de posibles problemas. El oficial de cumplimiento debe asociarse con el área de recursos humanos para garantizar que las políticas de no represalia y no intimidación se cumplan estrictamente y ofrecer un ambiente propicio para la participación.

Componentes de corrección

Es importante responder de forma oportuna y efectiva a los problemas de cumplimiento, porque el reloj comienza a correr y los denunciantes y los empleados en general pueden pensar que no se está haciendo nada frente a los problemas de cumplimiento:

7. Investigaciones y soluciones

Las investigaciones deben ser realizadas por personas cualificadas y tener alcance para determinar el “quién”, “qué”, “cuándo”, y “cómo” del problema. Es crítico que las investigaciones identifiquen la causa raíz, así como también descubrir y corregir áreas de vulnerabilidad del sistema. El objetivo es garantizar que no existan nuevos problemas de cumplimiento similares.

8. Políticas disciplinarias

Deben existir políticas disciplinarias claras para cualquier persona que haya participado en acciones ilegales o poco éticas. Las políticas deben aplicarse de manera consistente en todos los niveles y puestos, incluidos los empleados, los miembros de la junta y los proveedores. Los miembros de la alta dirección deben ser sustituidos y los empleados despedidos en caso de mala conducta probada.

Software ISO 19600 de ISOTools

Asegurar que un programa de compliance cuenta con cada uno de estos ocho componentes es posible disponiendo de herramientas apropiadas como el Software ISO 19600 de ISOTools. 

Descubre cómo esta solución puede agilizar la gestión del cumplimiento y facilitar un programa de compliance efectivo. Uno de nuestros asesores puede informarte.

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Sin embargo, no todo en un programa de cumplimiento ISO 19600 tiene la misma relevancia ni puede afrontarse al mismo tiempo. Por ello, un sistema robusto requiere priorizar algunos elementos sobre otros del modo correcto.

Qué priorizar en un programa de cumplimiento ISO 19600

A la hora de establecer prioridades en un programa de cumplimiento ISO 19600, hemos de poner en primer lugar los siguientes 5 aspectos:

1. Compromiso con el cumplimiento y liderazgo de la alta dirección

La columna principal de un sistema de cumplimiento es mantener una cultura ética y de valores corporativos respaldados por la alta dirección. Pero no es suficiente con una declaración potente. Los requisitos de ISO 19600 solicitan que las organizaciones cuenten con oficiales de cumplimiento de jerarquía, con autoridad y con los recursos suficientes para el mantenimiento del programa día a día.

2. Evaluación de riesgos

Los problemas de cumplimiento alcanzan muchas áreas del negocio, razón por la cual es preciso conocer los riesgos a los que están expuestas. Una evaluación de riesgos está diseñada para proporcionar una visión general de las obligaciones de cumplimiento de la organización e identificar áreas de alto riesgo, que deben ser atendidas asignando los recursos necesarios.

Además es necesario entender que más allá de una evaluación de riesgos inicial, esta tarea debe ser parte regular y sistémica del sistema de cumplimiento.

3. Estándares y controles

No es suficiente con establecer una política bien intencionada; las mejores prácticas de cumplimiento requieren que las organizaciones cuenten con procedimientos para que esta se cumpla. Estos incluyen, por ejemplo, formularios de debida diligencia, protocolos de investigación o controles de acceso.

En última instancia, el propósito de establecer estándares y controles efectivos es demostrar que el programa de cumplimiento pasa de la teoría a la práctica.

4. Formación

Otro elemento a priorizar en un programa de cumplimiento ISO 19600 es la capacitación a empleados y terceros. Una formación bien planteada es una parte elemental para que una cultura de cumplimiento se expanda a todos los rincones de la organización. 

Es preciso ajustarla según el riesgo de cada área o nivel de responsabilidad. Asimismo es necesario que se sostenga en el tiempo y garantizar que llega a cada empleado el mensaje que se quiere transmitir.

5. Monitoreo y documentación

El monitoreo es el resultado de revisar el funcionamiento real del sistema, detectar problemas y reaccionar para solucionarlos cuanto antes. Se trata de determinar y resolver las brechas de cumplimiento de modo continuado. 

También es necesario prestar especial atención a que cada paso quede evidenciado por medio de documentos. Contar con documentos de planificación, registros e informes es el único modo de asegurar el control del funcionamiento del sistema.

Estos son los elementos prioritarios en los que un programa de cumplimiento debe centrarse para alcanzar solidez. Aunque tampoco deben olvidarse el resto de aspectos que se integran en un programa de cumplimiento.

Software ISO 19600 de ISOTools

El Software ISO 19600 de ISOTools está estructurado de acuerdo con la más reciente edición de la norma ISO 19600. Cada paso de un programa de cumplimiento resulta más sencillo y ágil gracias a esta solución tecnológica de alto nivel. 

Gestionar la documentación, supervisar cada elemento del sistema, planificar y controlar la formación o realizar la evaluación de riesgos de modo más eficaz son algunas de las ventajas que ofrece este software de ISOTools. Con él, centrarse en los aspectos prioritarios de un programa de cumplimiento y fomentar una cultura ética en la organización es más sencillo.

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Si bien es cierto que los matices de la cultura corporativa, las regulaciones territoriales y las características únicas de cada organización impiden la existencia de un sistema de gestión de cumplimiento único y común para las diferentes organizaciones. Pero sí es posible identificar elementos esenciales que deben estar presentes en cualquiera de estos sistemas.

Elementos esenciales en un sistema de gestión de cumplimiento

El sistema de gestión de cumplimiento es el soporte estructural de una organización. Se puede definir como un conjunto de procedimientos que las organizaciones deben seguir para llevar a cabos sus negocios en concordancia con las leyes locales, los reglamentos de su sector y las especificaciones que satisfacen las necesidades de los clientes.

Para que este sistema de gestión de compliance sea efectivo, se requiere la incorporación de los siguientes elementos:

Liderazgo

Un sistema de gestión de cumplimiento exitoso debe construirse sobre una base sólida de ética que esté respaldada de forma incondicional por la alta dirección.

Es preciso que exista un compromiso inequívoco, visible y activo con el cumplimiento. Pero incluso, más que funcionar de soporte o disponer del tono correcto, los requisitos de ISO 19600 instan a las organizaciones a destacar a oficiales de cumplimiento de alto rango, con autoridad y recursos adecuados para administrar el sistema.

Evaluación de riesgos

Los problemas de cumplimiento pueden tocar muchas áreas del negocio y por ello es preciso saber cuáles son las más expuestas. Es necesario conocer los riesgos más altos y dónde concentrar los esfuerzos para garantizar el cumplimiento total.

La evaluación de riesgos está diseñada para proporcionar una visión general de las obligaciones de cumplimiento y, luego, identificar áreas de alto riesgo para priorizar los recursos y abordar con prioridades.

Estándares y controles

En general, cada organización tiene tres niveles de estándares y controles:

• Código de Conducta.
• Normas y políticas.
• Procedimientos.

El sistema exige ahora que las organizaciones cuenten con estándares y controles adicionales que incluyan protocolos detallados de debida diligencia para evaluar a los socios comerciales. En este sentido se pueden analizar los antecedentes penales, la estabilidad financiera, la evidencia de asociaciones inapropiadas con agencias gubernamentales, por ejemplo.

En última instancia, el propósito de establecer estándares y controles efectivos es demostrar que el sistema de gestión de cumplimiento es algo más que intenciones plasmadas en un papel.

Recursos

La organización debe asignar el personal y los recursos apropiados en calidad y cantidad para administrar de forma efectiva el sistema. El personal debe contar con los requisitos de formación, cultura, cualificación y experiencia adecuados. Se deben considerar recursos adicionales como herramientas de financiación, administración y seguimiento.

Monitoreo y vigilancia

Incluso después de que todos los mensajes éticos de la alta dirección lleguen al público apropiado, y que los estándares y controles esenciales estén en su lugar, la pregunta es: ¿están los empleados siguiendo el programa de cumplimiento de la organización? Es necesario comprobarlo.

El monitoreo es un compromiso de evaluación continua para los de los programas de cumplimiento. Permite la detección de problemas en tiempo real y reaccionar con rapidez para remediar los hallazgos.

La revisión es un proceso que se dirige a un componente comercial, región o sector del mercado específico durante un periodo de tiempo particular para descubrir y evaluar ciertos riesgos que pueden haber cambiado.

Software ISO 19600 de ISOTools

La obtención, gestión y análisis ágil de la información es un elemento decisivo en el éxito de las labores de un oficial de cumplimiento. Esto es lo que ofrece el Software ISO 19600 de ISOTools. 

Esta solución de ISOTools ayuda a asegurar el cumplimiento normativo optimizando el tiempo y los recursos empleados. Con ello se consigue un mejor control de los riesgos y proteger con eficacia a la organización de posibles incumplimientos.

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Con la intención de comprender mejor las funciones de ambos profesionales y delimitar en lo posible su campo de acción, tratamos de explicar las diferencias entre el auditor y el oficial de cumplimiento.

Las diferencias entre el auditor y el oficial de cumplimiento

El choque de intereses y puntos de vista entre el auditor interno y el oficial de cumplimiento no deja de ser habitual, especialmente en relación con sistemas de gestión y seguridad y salud en el trabajo. Por este motivo, resulta importante establecer las diferencias entre el auditor y el oficial de cumplimiento conociendo cuál es la función de cada uno de ellos:

El trabajo del auditor

La auditoría interna es una función independiente de las otras áreas de la organización. Tiene como objetivo agregar valor al negocio, utilizando consultorías y evaluaciones realizadas a través de un proceso sistemático y disciplinado que pretende verificar el cumplimiento de requisitos para diferentes estándares de gestión internacionales.  Puede funcionar en diferentes áreas como la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo, la seguridad de la información, y por supuesto, también la gestión del compliance.

Así, el auditor interno tiene como misión evaluar a la organización, conocer y gestionar sus riesgos en función de los procesos que se llevan a cabo, e identificar las oportunidades de mejora. Y, claro está, cuando se trata de auditar la norma ISO 19600, debe verificar el cumplimiento de la organización con todas las normas internas y regulaciones locales, nacionales e internacionales a las que está sujeta.

De esta forma, podemos concluir que el papel del auditor interno en la gestión de cumplimiento es evaluar si la organización está gestionando de forma efectiva los riesgos,, si está aplicando los debidos controles e identificando las oportunidades, mientras asegura el cumplimiento de todas las normas y regulaciones internas y externas.

El rol del oficial de cumplimiento

Antes de continuar, debemos entender que, en esencia, el término “cumplimiento” o “compliance” significa cumplir con las normas, leyes, obligaciones, decretos, regulaciones, políticas… Podemos afirmar que el cumplimiento, más que un sistema, es una actitud, una forma de proceder, una opción que toma la organización. La alta dirección ha de participar activamente en la definición de códigos de ética, políticas y conductas que promueven la cultura del cumplimiento en toda la organización.

La figura del oficial de cumplimiento tiene un nivel jerárquico que está por encima de la dirección de cualquier área, incluso de la de auditoría, lo cual no significa que esté fuera de su alcance. De hecho, hasta la alta dirección es susceptible de ser auditada en un momento dado.

El oficial de cumplimiento, en razón de sus funciones, pero también de lo dispuesto por ISO 19600, mantiene independencia y cierta soberanía para realizar su trabajo. Se trata de un profesional que debe tener un conocimiento amplio y suficiente sobre toda la legislación, pasada, actual o futura, que deba ser acatada por la organización que representa.

En base a ese conocimiento, debe establecer políticas operativas y procedimentales, para asegurar el cumplimiento de todas y cada una de las normas internas y externas. Su función es específica y tiene alcance sobre terrenos cubiertos por auditoría interna, en la medida en que muchos sistemas de gestión tienen como requisito el cumplimiento de leyes y normativas: seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información, gestión ambiental…

Conclusión

El resultado es que el auditor tiene un alcance total y general en cuanto a la evaluación de los sistemas de gestión, en tanto que el oficial de cumplimiento, aunque tiene alcance en todas las áreas de la organización, solo aborda temas específicos relacionados con el cumplimiento de las normas.

Un auditor también deberá evaluar el cumplimiento de las normas y sobre todo, cuando se especializa en ISO 19600, tiene la capacidad de realizar las labores del oficial de cumplimiento. Este a su vez, domina los requisitos de cumplimiento normativo que es una parte fundamental en las tareas de auditoría. Por lo tanto, existe un área de confluencia entre ambos.

El trabajo de estos dos profesionales debe ser coordinado y de carácter cooperativo. La colaboración, antes que la competencia, garantizará el éxito de la labor de ambos. No olvidemos que eventualmente, podrían intercambiar sus puestos de trabajo, lo cual redundaría en un beneficio general para la organización.

Software ISO 19600 de ISOTools

Existe una solución tecnológica, diseñada por ISOTools, que facilita y garantiza la calidad del trabajo del oficial de cumplimiento y de la labor de auditoría: es el Software ISO 19600. Gracias a esta herramienta, los oficiales de cumplimiento podrán desarrollar, mantener y evaluar de modo eficaz un sistema de gestión de cumplimiento, y los auditores verán facilitado el proceso de auditar ese sistema en base a la norma ISO 19600.

Si desea ampliar su información sobre esta solución tecnológica de alto nivel, no dude en consultar con uno de nuestros profesionales.

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El desarrollo de la gestión de compliance puede considerarse en tres etapas, lo cual no implica que se trate de un proceso sencillo. De hecho, cada una de estas etapas resulta crítica y es merecedora de la mayor atención y supervisión.

Desarrollo de la gestión de compliance en tres etapas críticas

A pesar de su similitud con el proceso de implementación de otros estándares, estas tres etapas revisten especial importancia en la gestión de compliance y deben ser vistas desde el enfoque propio de ISO 19600.

1. Identificar obligaciones y riesgos

En primer lugar debemos diferenciar entre dos tipos de obligaciones: los compromisos y los requisitos. La obligatoriedad de los requisitos se deriva de una ley o una norma, generalmente supervisada por un organismo regulador. Por su parte, los compromisos se convierten en una obligación porque la organización ha suscrito un acuerdo y se ha comprometido a ello.

Así, el desarrollo de la gestión de compliance comienza con la realización de un inventario de todas estas obligaciones: requisitos y compromisos. Entre las mismas, se encuentran todas las normas de derecho generalmente aceptadas, las imposiciones fiscales y tributarias, los requisitos para obtener licencias, lo determinado en contratos y protocolos suscritos, y, en fin, todo aquello que la organización se ha obligado a cumplir.

El siguiente paso es identificar los riesgos que eventualmente podrían dificultar o impedir el cumplimiento de las obligaciones, sean estas requisitos o compromisos. En este sentido, se ha de tener en cuenta que el incumplimiento genera riesgos mayores para la organización, como la pérdida de credibilidad, el menoscabo de la reputación, el incremento de costes operativos y el pago de multas y sanciones, que ocasionan una erosión en las finanzas.

2. Desarrollar un plan para cumplir con las obligaciones y abordar los riesgos

La palabra clave sigue siendo cumplimiento. Así, el desarrollo de la gestión de compliance tendrá que dedicar tiempo y recursos a la generación de un plan que asegure el cumplimiento de las obligaciones que se han inventariado. Y también debe hacerlo para tratar los riesgos que pueden afectar al cumplimiento.

Esta es una tarea cíclica y continua. Los riesgos que afectan al compliance de la organización, al igual que los de seguridad y salud en el trabajo o los de la calidad, aparecen, desaparecen o se transforman. Por ello, es preciso establecer rutinas de monitoreo para verificar la efectividad y realizar ajustes cuando sea necesario, siempre enfocados en la mejora continua. Y en este punto, la automatización de un software de gestión especializado puede ser una gran ayuda.

3. Establecer roles y responsabilidades

El éxito de la gestión de compliance depende en buena medida del liderazgo y la supervisión que pueda ejercer la alta dirección. Esta es llamada a establecer una política clara de cumplimiento y llamar a rendir cuentas a los responsables dentro del sistema.

Esto significa que la alta dirección debe establecer roles y responsabilidades. Dependiendo del tamaño y la complejidad de la organización, estos roles serán de tiempo completo u ocuparán una fracción del tiempo para el empleado designado. En uno u otro caso, las funciones y las responsabilidades deben ser claras y definidas, siempre tratando de proteger la independencia del sistema y, en especial, de quien actúe como oficial de cumplimiento.

Existen responsabilidades en varios niveles. Pero en todas ellas, la elaboración de informes y la rendición de cuentas son las tareas que garantizan la funcionalidad del sistema. También ponen de relieve la importancia que se da dentro de la organización a los encargados y a los beneficios que el sistema de cumplimiento ofrece.

La estructura de responsabilidades incluye el nombramiento de un oficial dedicado: oficial de cumplimiento. Asimismo, implica la creación de un grupo de trabajo o comité de sección transversal, que se conformará de acuerdo con la misma estructura administrativa de la organización (según áreas, departamentos, secciones…).

Software ISOTools para ISO 19600

ISOTools ofrece una solución tecnológica de alto nivel, estructurada en base a ISO 19600. Permite al equipo de trabajo o al oficial de cumplimiento realizar sus tareas de un modo sencillo y rápido, lo que finalmente se traduce en la generación de informes oportunos y eficaces y una gestión del cumplimiento optimizada.

ISOTools para ISO 19600 resulta idóneo para el desarrollo de la gestión del compliance porque cuenta con herramientas que simplifican la identificación de obligaciones y riesgos, facilitan la elaboración de un plan para abordarlos y posibilitan un seguimiento del cumplimiento eficaz.

Obtenga información adicional sobre ISOTools para ISO 19600, consultando con uno de nuestros expertos.

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Cuando el concepto de “cumplimiento” hizo incursión en el mundo corporativo, las funciones del que hoy conocemos como oficial de cumplimiento las desarrollaban en las organizaciones financieras los asesores legales.

Sin embargo, hoy, el cumplimiento forma parte del gobierno corporativo en todo tipo de organizaciones y se ha generado la necesidad de contar con un departamento que garantice la conformidad de los actos legales y jurídicos. En este contexto, la figura del oficial de cumplimiento adquiere mayor dimensión y sus funciones y tareas deben ser bien comprendidas.

Ya no basta con cumplir y mantener el negocio funcionando, sino que las organizaciones deben demostrar y comprobar que adoptan buenas prácticas y que cumplen con las regulaciones locales, nacionales o internacionales, de acuerdo con su sector y su contexto organizacional.

Ese es el trabajo del oficial de cumplimiento, la persona dentro de la organización, encargada de velar por el cumplimiento de las normas. Gracias a su labor se construye la confianza en los productos de la organización, en sus empleados, en sus prácticas, en sus compromisos, en su capacidad para competir, pero, sobre todo, en su honestidad y transparencia.

Las tareas del oficial de cumplimiento

El oficial de cumplimiento necesita, para poder desarrollar su función, ir más allá de la simple identificación y establecimiento de las regulaciones y procedimientos a los que está sujeta la organización.

En principio, el oficial de cumplimiento debe enfocar su tarea en los directores de área. Estos deben entender, desde un primer momento, el concepto de “cumplimiento” y cómo pueden contribuir a que la organización alcance mejores índices de transparencia y confiabilidad. Y resulta especialmente crítico en áreas como Contabilidad, Auditoría, Tesorería, Presupuesto y Recursos Humanos.

La prevención del fraude, la seguridad de la información, los planes para asegurar la continuidad de los negocios, la contabilidad internacional, fiscal y gerencial, la gestión de riesgos, las auditorías internas y externas, entre otros, son temas que aborda el oficial de cumplimiento en su día a día.

Aquellos que desean especializarse como oficiales de cumplimento, deben tener en cuenta que, el control interno y las auditorías, necesitan de su compromiso definitivo.

Las normas legales, derivadas de los entes reguladores, deben ser cumplidas, al igual que los procedimientos y las normas internas de la organización. Esta es la única forma en que la organización puede ganar confianza en el mercado, entre sus clientes, proveedores, e, incluso, entre sus competidores. Y el oficial de cumplimiento debe velar para que esto suceda. Pero el oficial de cumplimiento no es un “sheriff”. Es un profesional que vende tranquilidad y seguridad.

Así, podemos concluir que el trabajo del oficial de cumplimiento es generar confianza desde la alta dirección a los clientes, y, en definitiva, en todas las personas que, en uno u otro momento de su vida, tengan relación con la organización que representa.

Para llevar esta labor con buen término, el oficial de cumplimiento del siglo XXI cuenta con un estándar que agrega valor significativo a su trabajo: ISO 19600. En este estándar internacional los profesionales encuentran la forma apropiada para garantizar una gestión eficaz contra los riesgos de incumplimiento de las normas regulatorias.

El software de ISOTools para un oficial de cumplimiento

El software ISO 19600 de ISOTools facilita desarrollar, conservar y evaluar  un sistema de gestión del cumplimiento según ese estándar. Como software de ISOTools, se encuentra diseñado para promover una gestión eficaz y oportuna, de acuerdo con las mejores prácticas disponibles en el mercado.

Además, se trata de una solución tecnológica de alto nivel que apoya las tareas de un oficial de cumplimiento así como las labores de revisión asociadas a su figura. De este modo, se convierte en una herramienta fundamental para asegurar que las decisiones de cumplimiento son tomadas con objetividad.

Conozca más sobre esta solución, contactando con uno de nuestros asesores.

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Identificar las obligaciones de cumplimiento legal que debe mantener una organización es una cuestión compleja. La multiplicidad de orígenes de regulaciones y el número de reglas existente exige un enfoque metódico para determinarlas con seguridad para poder asumirlas y desarrollarlas con éxito en su totalidad.

La implementación de ese proceso sistémico y eficaz para identificar las obligaciones de cumplimiento legal, en consonancia con ISO 19600, es posible mediante el empleo de la guía que ofrecemos hoy.

En primera instancia, hay que señalar que identificar las obligaciones de cumplimiento legal, tendría que ser tarea de consultores especializados, abogados o asesores jurídicos. Esta guía no sustituye el trabajo de esos expertos, pero sí puede facilitarlo y ayudar a los profesionales que trabajan en la implementación y mantenimiento de ISO 19600 a entender mejor el contexto legal de su organización.

El proceso para identificar las obligaciones de cumplimiento legal se desarrolla en cuatro etapas.

1. Determinar actividades organizacionales, de negocios, productos y servicios

En esta primera etapa, se ha de elaborar una lista de todas las actividades que realiza la organización, en todos los niveles. Conviene asumir la tarea por áreas, de forma piramidal, examinando cada puesto de trabajo, desde los niveles inferiores hasta llegar a los directores de área o departamento. Esa evaluación tendrá como fin determinar las obligaciones legales a las que cada uno de ellos puede estar sujeto.

Además, examinamos el alcance de la actividad de cada empleado, de cada departamento y de cada área. Y determinamos si aparecen obligaciones de cumplimiento legal derivadas de la relación con partes interesadas como clientes, proveedores, contratistas u otras.

Es interesante y a la vez necesario evaluar las interacciones que se producen entre las diferentes áreas de la organización. La actividad comercial, por ejemplo, involucra al departamento de ventas, al de relaciones públicas, al de marketing y al de servicio al cliente.

2. Determinar normas y regulaciones aplicables

Con las actividades comerciales y los empleados que pudiesen estar sujetos a una determinada normatividad determinados, lo siguiente es identificar las áreas relevantes de la ley que se apliquen a esas actividades o al trabajo de esos empleados.

Algunas áreas suelen ser regladas por su naturaleza de interacción con la comunidad. Veamos algunas de ellas:

• Publicidad.
• Protección al consumidor.
• Anticorrupción y sobornos.
• Contratos.
• Protección ambiental.
• Propiedad intelectual.
• Protección y privacidad de información y datos.
• Contabilidad e Impuestos.
• Prácticas comerciales.
• Recursos Humanos.
• Seguridad y Salud en el Trabajo.

Dependiendo del sector en el que se desarrollen los negocios de la organización, pueden existir otras áreas que deban considerarse. Las empresas de construcción, por ejemplo, deben tener en cuenta la normativa y los reglamentos sobre construcción y propiedad. El sector bancario, el alimentario y la industria farmacéutica son sectores altamente regulados En ellos identificar las obligaciones de cumplimiento legal resultará aun más crítico.

3. Determinar obligaciones de cumplimiento

Conocidas las normas y las áreas susceptibles de contraer obligaciones con respecto a esas regulaciones, es más fácil determinar las exigencias de cumplimiento impuestas. Para ello, podemos hacer uso de varias opciones:

• Examinar la norma, la ley, el decreto o la regulación en donde presumimos que pueda existir una obligación legal para la organización.
• Buscar información en sitios web de organismos estatales reguladores.
• Suscribirse a un servicio de información dedicado al tipo de industria al que pertenece la organización.

4. Crear un registro de cumplimiento

Finalmente, después de identificar las obligaciones de cumplimiento legal, la última etapa del proceso es crear un registro de cumplimiento. Ese registro establece una lista de todas las obligaciones de cumplimiento legal, las tareas o acciones necesarias para dar cumplimiento a las normas y los detalles de todas esas obligaciones.

Software de ISOTools para identificar las obligaciones de cumplimiento legal

ISOTools, mediante su software ISO 19600, facilita la gestión de un sistema basado en dicha norma. Entre muchas otras funciones, permite incorporar evidencias que son garantía de que se está cumpliendo con una determinada obligación legal. También posibilita emprender planes de acción en caso de que se detecten incumplimientos en el proceso de evaluación.

Si desea conocer más sobre el software para ISO 19600 de ISOtools,uno de nuestros consultores resolverá todas sus dudas .

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Compliance es un anglicismo que, en su idioma original, significa “cumplimiento”. Así el papel del compliance officer es verificar que la organización a la cual presta sus servicios cumple con las leyes y las regulaciones nacionales e internacionales, los estándares profesionales y los principios de buenas prácticas aceptados en la industria en la que desarrolla su actividad.

El papel del compliance officer también se encuentra relacionado con el cumplimiento dentro de la organización. Por ejemplo,  lo está en cuanto a las políticas internas, las estrategias de negocios, los acuerdos internos, las normas, órdenes, disposiciones o directrices emitidas por la alta dirección o por los directores de área.

Así, el papel del compliance officer reviste especial importancia, pero también una dignidad y un respeto que van más allá de la autoridad. Después de todo, el cumplimiento implica un componente ético y también un componente pragmático; ya que el compliance officer ayuda a la organización a gestionar riesgos y, sobre todo, a mantener una reputación positiva y evitar litigios judiciales.

Algunos tipos de organizaciones tienen mayores responsabilidades jurídicas y son objeto de mayores regulaciones. Sectores como el alimentario, el sanitario, los medios de comunicación, entre otros, tienen grandes responsabilidades jurídicas y normativas. Por ello, son estos los que más requieren el papel del compliance officer y los beneficios que proporciona.

Las características del compliance officer

El compliance officer debe, ante todo, tener un conocimiento profundo de los objetivos, las políticas, las estrategias y la cultura de la organización. Además, por supuesto, el conocimiento imprescindible para un oficial de cumplimiento es el de la normativa y la legislación, tanto nacional como internacional, a las que está subordinado el sector en el que se desarrolla su organización.

El oficial de cumplimiento debe asegurar que este se produce para todas las normas internas o externas. También es su deber garantizar la transparencia en el cumplimiento de las normas y promover una sólida cultura de cumplimiento, honestidad e integridad dentro de la organización.

El oficial de cumplimiento es la primera y la última línea de defensa con la que cuenta la organización contra la corrupción y el incumplimiento normativo. Así, el perfil del compliance officer reúne elementos como:

• Ética y principios.
• Modestia y equilibrio.
• Proactividad.
• Inteligencia y deseos de aprender.
• Diligencia.
• Fortaleza y convicción.
• Sentido de la justicia.
• Transparencia.
• Honestidad.

ISO 19600 es el estándar de ISO que garantiza el cumplimiento de las obligaciones y normativas legales que regulan la actividad de negocios de una organización. Este estándar es, entonces, el manual de trabajo para un oficial de cumplimiento y debe conocerlo en profundidad también.

Los niveles de responsabilidad del oficial de cumplimiento

Como ya hemos mencionado, el papel del compliance officer es requerido en sectores altamente regulados. En organizaciones dedicadas a la atención médica, o la banca, la figura de estos profesionales forma parte esencial del gobierno corporativo y, por lo general, reportan directamente al CEO o a la Junta Directiva.

El papel del compliance officer, según la International Compliance Association, se puede dividir en dos niveles de responsabilidad:

• Nivel 1: el oficial debe asegurar el cumplimiento de la normas y regulaciones externas a las que se encuentre obligada la organización.
• Nivel 2: el oficial asegurará el cumplimiento de los sistemas de control internos, sistemas de gestión, normas internas, políticas y estrategias de la organización, para así, dar cumplimiento a las regulaciones internas.

Como vemos, el papel del compliance officer no es sencillo ni banal y por ello, contar con herramientas avanzadas y específicas puede ser de gran ayuda en su labor.

El software ISO 19600 de ISOTools

El software ISO 19600 de ISOTools es una solución para facilitar el desarrollo, el mantenimiento y la evaluación de un sistema de gestión del compliance en base a dicha norma. Esta herramienta ayuda en la labor del compliance officer, y también en la revisión que debe recaer sobre este para garantizar la objetividad de sus decisiones.

Si se encuentra interesado en lo que puede realizar este software para facilitar la gestión del cumplimiento, no dude en resolver todas sus preguntas contactando con uno de nuestros asesores.

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