Una denuncia ética es el acto de reportar conductas que se perciben como incorrectas, ilegales o contrarias a los valores y políticas de una organización. Estas conductas pueden incluir fraude, corrupción, acoso, discriminación, conflictos de interés, entre otros comportamientos no éticos. La denuncia puede ser realizada por empleados, proveedores, clientes o cualquier persona que tenga relación con la organización y observe alguna irregularidad.

El propósito principal de una denuncia ética es alertar a la administración sobre situaciones que necesitan ser investigadas y corregidas. Es un mecanismo que promueve la transparencia y la responsabilidad, permitiendo a las empresas tomar medidas proactivas para resolver problemas antes de que se agraven.

Importancia de la Denuncia Ética para Promover la Integridad

La ética y la integridad son pilares fundamentales en cualquier organización que busque mantener una reputación sólida y operar de manera sostenible. La implementación de un sistema de denuncia ética es esencial para detectar, corregir y prevenir conductas inapropiadas que puedan dañar la cultura corporativa y la confianza de los stakeholders.

Fomento de una Cultura de Transparencia

La implementación de un sistema de denuncia ética refuerza la cultura de transparencia dentro de la organización. Cuando los empleados saben que tienen un canal seguro y confiable para reportar irregularidades, se sienten más comprometidos y responsables por mantener altos estándares éticos. Este sentido de responsabilidad colectiva contribuye a una cultura organizacional donde la honestidad y la integridad son valores centrales.

Prevención de Conductas Inapropiadas

Un sistema de denuncia eficaz actúa como un elemento disuasorio contra comportamientos indebidos. La posibilidad de ser descubierto y reportado reduce la probabilidad de que los empleados se involucren en actividades ilícitas o no éticas. Además, la existencia de un canal de denuncia bien estructurado permite a la organización identificar y abordar problemas en sus primeras etapas, evitando así daños mayores a la reputación y al ambiente laboral.

Protección Legal y Cumplimiento Normativo

Muchas jurisdicciones tienen leyes y regulaciones que exigen a las empresas implementar mecanismos para reportar irregularidades. Cumplir con estas normativas no solo evita sanciones legales, sino que también demuestra el compromiso de la organización con el cumplimiento y la ética. Las denuncias éticas también pueden proporcionar una defensa legal en caso de investigaciones, mostrando que la empresa toma en serio las alegaciones de mala conducta y actúa para corregirlas.

Mejora Continua y Eficiencia Operativa

Las denuncias éticas proporcionan información valiosa que puede ayudar a identificar áreas de mejora dentro de la organización. Al analizar los reportes, las empresas pueden detectar patrones de comportamiento, problemas recurrentes y fallos en los controles internos. Esta retroalimentación permite implementar cambios y mejoras continuas que no solo fortalecen la integridad, sino que también optimizan la eficiencia operativa.

¿Cómo llevarla a cabo?

Establecimiento de un Canal de Denuncia

El primer paso para realizar una denuncia ética es contar con un canal de denuncia accesible y confidencial. Este canal puede ser un número telefónico, una dirección de correo electrónico, una plataforma en línea o un software especializado como GRCTools. Es fundamental que el canal sea fácil de usar y que garantice la confidencialidad del denunciante para evitar represalias.

Capacitación y Concientización

Los empleados deben ser capacitados sobre la importancia de la denuncia ética y cómo utilizar el canal de denuncia. La capacitación debe incluir ejemplos de conductas que deben ser reportadas, el proceso de investigación y las medidas de protección para los denunciantes. Una buena práctica es realizar campañas de concientización periódicas para mantener el tema presente en la cultura organizacional.

Proceso de Investigación

Una vez recibida la denuncia, se debe seguir un proceso de investigación claro y transparente. Este proceso incluye la evaluación inicial de la denuncia, la recopilación de evidencias, la entrevista a los involucrados y la determinación de las acciones correctivas. Es importante que la investigación sea llevada a cabo por personal capacitado y que se mantenga la confidencialidad durante todo el proceso.

Seguimiento y Retroalimentación

Después de la investigación, la organización debe informar al denunciante sobre el resultado y las medidas tomadas, siempre que sea posible y respetando la confidencialidad. Este seguimiento es crucial para mantener la confianza en el sistema de denuncia y demostrar que las preocupaciones de los empleados son tomadas en serio.

El propósito principal de una denuncia ética es alertar a la administración sobre situaciones que necesitan ser investigadas y corregidas.
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Software Canal de Denuncias de GRCTools

El Software Canal de Denuncias de GRCTools facilita el reporte de irregularidades de manera confidencial y anónima, ayudando a las organizaciones a mantener la integridad y la transparencia.

Una de sus principales características es una interfaz amigable, que permite a los usuarios reportar denuncias rápida y fácilmente. Esta accesibilidad asegura que empleados y partes interesadas se sientan cómodos al reportar conductas inapropiadas sin complicaciones tecnológicas.

La confidencialidad y el anonimato son esenciales en el canal de denuncias de GRCTools. El software protege la identidad del denunciante, fomentando la confianza en el sistema y asegurando que las personas se sientan seguras al reportar sus preocupaciones. Esto minimiza el riesgo de represalias y promueve una cultura organizacional de responsabilidad y compromiso ético.

El software también ofrece una gestión integral de casos, permitiendo un seguimiento detallado desde la recepción de la denuncia hasta su resolución. Todas las etapas del proceso, incluida la evaluación inicial, la investigación y la implementación de acciones correctivas, son documentadas de manera ordenada, asegurando un tratamiento riguroso y transparente de cada denuncia.

Además, GRC-Tools proporciona herramientas de análisis y reportes que identifican tendencias y patrones en las denuncias recibidas. Esta funcionalidad permite a las organizaciones obtener información valiosa sobre áreas problemáticas recurrentes, facilitando mejoras continuas y la prevención de futuras irregularidades. Los análisis detallados también pueden servir como indicadores de la efectividad de las políticas y procedimientos éticos de la empresa.

Finalmente, el software ayuda a las organizaciones a cumplir con regulaciones locales e internacionales relacionadas con la denuncia ética. Al proporcionar una herramienta que cumple con los estándares legales y de mejores prácticas, GRC Tools permite a las empresas demostrar su compromiso con la ética y la responsabilidad corporativa, evitando sanciones y mejorando su reputación.

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La Ley 2/2023, de 20 de febrero, sobre la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, constituye una de las reformas más significativas en el ámbito del compliance y la transparencia en España. Esta ley, conocida también como la «Ley de protección al denunciante«, se inspira en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, que busca garantizar que cualquier persona que denuncie actos ilícitos o corruptos no sufra represalias y reciba la protección adecuada.

El objetivo principal de la ley es establecer un marco normativo que permita a los denunciantes informar sobre conductas irregulares de manera segura y confidencial. La normativa exige la creación de canales internos de denuncia y asegura medidas de protección para los denunciantes frente a cualquier tipo de represalia, como el despido injustificado, la discriminación o cualquier forma de perjuicio laboral. Además, se contemplan sanciones para aquellas entidades que no cumplan con los requisitos establecidos por la ley.

¿Cuándo implementar la Ley 2/2023?

La implementación de la Ley 2/2023 debe ser prioritaria para las organizaciones, especialmente considerando los plazos establecidos por la misma. Todas las empresas y entidades públicas deben cumplir con los requisitos de esta ley desde el momento de su entrada en vigor, el 13 de marzo de 2023. Sin embargo, la ley otorga un período de adaptación para aquellas organizaciones que necesiten tiempo para establecer los mecanismos y procesos necesarios para el cumplimiento.

En el caso de las empresas con más de 50 empleados, se espera que los canales de denuncia estén operativos a más tardar el 17 de diciembre de 2023. Las entidades públicas también deben cumplir con estos plazos. No obstante, para las empresas más pequeñas, con entre 50 y 249 empleados, se otorga una prórroga adicional hasta el 17 de diciembre de 2024.

¿A quién le afecta esta legislación?

La Ley 2/2023 afecta a una amplia gama de entidades tanto en el sector público como en el privado. Específicamente, están obligadas a cumplir con esta ley:

• Empresas privadas: Todas las empresas que cuenten con 50 o más empleados deben implementar los canales internos de denuncia y asegurar la protección de los denunciantes.
• Entidades públicas: Todas las administraciones públicas, incluidas las entidades locales, autonómicas y nacionales, están obligadas a cumplir con la normativa.
• Partidos políticos, sindicatos y organizaciones empresariales: Independientemente de su tamaño, estas entidades deben establecer canales de denuncia y garantizar la protección de los denunciantes.
• Fundaciones y asociaciones: Aquellas entidades que reciban fondos públicos o que tengan una estructura significativa también están obligadas a cumplir con los requisitos de la ley.

El objetivo principal de la ley es establecer un marco normativo que permita a los denunciantes informar sobre conductas irregulares de manera segura y confidencial.
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¿Cómo implementarla?

La implementación de la Ley 2/2023 requiere un enfoque estratégico y meticuloso, abarcando varios aspectos clave:

1. Creación de canales de denuncia: Las organizaciones deben establecer canales internos de denuncia que permitan a los empleados y otras partes interesadas informar sobre infracciones de manera segura y confidencial. Estos canales pueden ser digitales o físicos, pero deben garantizar la privacidad del denunciante.
2. Designación de un responsable: Es fundamental nombrar a una persona o equipo responsable de gestionar las denuncias y asegurar el cumplimiento de la ley. Esta persona debe tener la autoridad y los recursos necesarios para llevar a cabo su función de manera efectiva.
3. Protección del denunciante: Las organizaciones deben implementar medidas claras para proteger a los denunciantes contra cualquier forma de represalia. Esto incluye políticas contra el despido injustificado, la discriminación y otras formas de perjuicio.
4. Capacitación y concienciación: Es crucial proporcionar formación adecuada a todos los empleados sobre la importancia de la ley, los canales de denuncia disponibles y las medidas de protección para los denunciantes. Esto asegura que todos los miembros de la organización estén informados y comprometidos con el cumplimiento de la normativa.
5. Monitoreo y evaluación: Las organizaciones deben establecer mecanismos para monitorear y evaluar continuamente la efectividad de los canales de denuncia y las medidas de protección. Esto puede incluir auditorías internas y revisiones periódicas de los procedimientos.

Software de GRCTools para saber más sobre la Ley 2/2023

La tecnología juega un papel crucial en el cumplimiento de la Ley 2/2023. El uso de herramientas de software especializadas puede facilitar la implementación y gestión de los requisitos normativos. Una de las soluciones más completas en el mercado es el Software Canal de Denuncias de GRCTools.

GRCTools ofrece una plataforma integral que ayuda a las organizaciones a establecer y gestionar sus canales de denuncia de manera eficiente y segura. Entre sus características destacadas se incluyen:

• Canales de denuncia seguros: Proporciona una interfaz amigable y segura para que los empleados y otras partes interesadas puedan reportar infracciones de manera confidencial.
• Gestión de casos: Facilita la administración de denuncias desde la recepción hasta su resolución, asegurando un seguimiento adecuado y la protección del denunciante.
• Reportes y análisis: Permite generar informes detallados y análisis sobre las denuncias recibidas, ayudando a identificar patrones y áreas de riesgo.
• Cumplimiento normativo: Asegura que todos los procedimientos estén alineados con los requisitos de la Ley 2/2023 y otras normativas relevantes.
• Capacitación y soporte: Ofrece recursos educativos y soporte técnico para ayudar a las organizaciones a implementar y mantener sus sistemas de denuncia.

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Aquellos que se deciden a denunciar actos de corrupción y actividades poco éticas deben reunir coraje y determinación. Es habitual que los denunciantes de corrupción experimenten miedo a ser despedidos, descubiertos, sufrir represalias o perder su reputación, mientras luchan con el deseo de hacer lo correcto. Y, en muchos casos, una vez que los denunciantes han informado, se sienten decepcionados o desilusionados.

Las encuestas y la investigación académica muestran que la gran mayoría de los denunciantes informan internamente antes de informar a los reguladores o los medios de comunicación. Y aquellos que denuncian en instancias externas lo suelen hacer porque tienen la percepción de que no se hizo nada respecto a la información que facilitaron.

Así, proteger a los denunciantes de corrupción es prioritario, si bien las organizaciones no deben olvidarse de gestionar sus expectativas y lo que experimentan en el transcurso desde que informan hasta que se esclarecen los hechos y se toman medidas.

¿Cómo gestionar las expectativas de los denunciantes de corrupción?

En este contexto, la atención que se dé a los denunciantes de corrupción adquiere especial relevancia. Es importante entender que esta persona, equivocada o no, toma una decisión difícil, y lo hace pensando en los más altos intereses para la organización. Pero, ante todo, en hacer lo correcto.

Hoy, los empleados que denuncian no tienen que hacerlo ante sus superiores jerárquicos. Encuentran diferentes canales de denuncia, oficinas especializadas y personas que tienen entre otras funciones, la tarea de recibir, gestionar e investigar las denuncias de corrupción.

Esas personas – los investigadores -, necesitan ofrecer a los denunciantes de corrupción la seguridad y la tranquilidad que tanto necesitan en ese momento. Si bien es preciso atender la investigación, no es una buena idea olvidar al denunciante. Algunas buenas prácticas para evitar que esto suceda son:

1. Informar al denunciante sobre un pronóstico de tiempo real

Una investigación de casos de soborno o corrupción arrojará resultados en un periodo de tiempo determinado, el cual depende de varios factores: la complejidad del asunto investigado, el número de investigaciones que se desarrollan de forma simultánea, el número de personas que sea preciso entrevistar, la necesidad o no de realizar desplazamientos para recopilar evidencia…

Es probable que el denunciante no considere estos elementos. Pero el investigador sí debe hacerlo. Y con base en esas condiciones debe ofrecer una expectativa de tiempo aproximada a la realidad, no solamente para la resolución definitiva de la investigación, sino para cada una de las etapas en la que se desarrolle.

2. Entregar informes parciales de avance

Los denunciantes de corrupción esperan con avidez informes periódicos sobre el avance de la investigación. Los investigadores, por su parte, pueden preferir enfocar su trabajo en la recopilación de evidencias, realizar entrevistas y todo lo que tenga que ver con el esclarecimiento de los hechos informados, antes que atender las necesidades del informante.

El informante necesita atención. Necesita saber cómo avanza la investigación. Esto no significa reportarle a diario, pero sí en periodos de tiempo razonables, que pueden ser cada dos o tres semanas, o cuando algo especialmente relevante ocurra.

3. Compartir momentos clave con el denunciante

Las investigaciones de actos de corrupción se parecen un poco a las que vemos en teleseries o en el cine. A veces, todo apunta a que el culpable es el mismo al que el denunciante adjudica la responsabilidad.

Pero el resultado de una prueba o de una entrevista puede cambiar el rumbo de la investigación. Al final, es probable que la evidencia compruebe que no hubo un delito. Que todo se debió a una serie de eventos coincidentes y desafortunados.

Las investigaciones y evaluaciones de riesgo de fraude y corrupción tienen hitos. Y esos puntos clave, deben ser conocidos por el denunciante. Especialmente, cuando se establece que no hubo un problema o que, aunque existen indicios, ninguno de ellos es concluyente. Es en estos casos, cuando el denunciante necesita más información, más detallada y más precisa.

4. Cuidar al denunciante durante todo el proceso y después

El acoso y las represalias son dos de los grandes temores que enfrentan los denunciantes de corrupción. Esto sucede cuando se presenta la denuncia, especialmente cuando el informante ha decidido no preservar el anonimato, o las condiciones particulares de la investigación necesitan que exista un denunciante físico.

Las leyes y las normas vigentes en Europa protegen al denunciante. Sin embargo, en la práctica, esto requiere un poco de trabajo adicional. La Oficina de Cumplimiento o el encargado del área de Gestión Anticorrupción deben encargarse de verificar la ausencia de represalias, acoso u otras medidas intimidantes contra del denunciante.

Algunas de estas acciones suelen ser muy sutiles, pero igualmente lesivas: exclusión social, entrega de trabajos de poca relevancia, comentarios y rumores, burlas…

5. Monitorizar el desempeño del denunciante durante varios años

Con resultados concluyentes o no, los denunciantes pueden verse afectados aún años después de concluida la investigación. Las evaluaciones de desempeño del empleado suelen aportar resultados muy interesantes.

Resultados deficientes en las evaluaciones, progresivos, desde el momento en que se presentó la denuncia, en contraposición a excelentes indicadores anteriores, pueden evidenciar un patrón de maltrato y represalias continuo.

El seguimiento en el tiempo a las condiciones de trabajo de los denunciantes de corrupción, así como los resultados oportunos y efectivos de las investigaciones, son el resultado de obtener información inmediata y confiable, así como de la posibilidad de procesar datos, almacenarlos y obtener informes y evaluaciones relevantes para la Gestión Anticorrupción.

Software ISO 37001 de ISOTools

Los denunciantes de corrupción son un elemento definitivo en el éxito de la gestión corporativa moderna. El Software ISO 37001 de ISOTools es una herramienta informática, basada en la nube, que entrega informes, muestra mapas de calor, agiliza los procesos de debida diligencia, presenta indicadores de rendimiento y, entre otras funcionalidades, automatiza el tratamiento de canales de denuncia y las posteriores investigaciones.

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