Por supuesto, todo inicia estableciendo procesos sólidos de gestión de riesgos. Pero esa es apenas una primera etapa. En algún momento las organizaciones necesitan un software de gestión de riesgos.

¿Qué beneficios obtiene la organización con un software de gestión de riesgos?

El primer beneficio evidente es la centralización de la gestión en una única plataforma. Esto permite racionalizar recursos, garantizar la integridad y disponibilidad de la información y obtener un panorama general siempre actual. Pero las organizaciones que implementa un software de gestión de riesgos, además, obtienen estos beneficios:

1. Se optimiza el proceso de gestión de riesgos

La automatización elimina el error humano y hace que muchas tareas se realicen de forma sistemática. Así, nada se olvida, las evaluaciones se producen de forma automática y se obtienen evaluaciones inmediatas, en el momento en que se consideren necesarias.

2. Se toman mejores decisiones

La información oportuna, confiable y accesible es la base de la toma de una decisión informada. El software compila la información en una ubicación única, entregando así informes que agrupan diferentes fuentes desde una visión holística de la gestión de riesgos, facilitando una mejor toma de decisiones.

3. Se garantiza el cumplimiento

El software de gestión de riesgos ayuda a la organización a monitorizar el acontecer regulatorio y normativo, optimizando los flujos de trabajo y los procesos de cumplimiento.

4. Se gestionan los riesgos de forma proactiva

La gestión proactiva es un objetivo para muchas organizaciones que suele resultar difícil de cumplir porque la información no siempre se entrega con la debida anticipación. Con un software de gestión de riesgos, las organizaciones pueden identificar y evaluar riesgos de inmediato, atendiendo eventos que están ocurriendo en el mismo momento en el que se actúa para mitigarlos o eliminarlos.

¿Cuáles son las funcionalidades de un software de gestión de riesgos?

El software de gestión de riesgos ayuda a las organizaciones a gestionar sus amenazas de manera proactiva, tomar las mejores decisiones, asegurar el cumplimiento, optimizar tiempo y recursos a través de la automatización, eliminar el error humano y estar al día con el acontecer de la gestión en todo momento. Pero, ¿cómo lo hace en la práctica?:

1. Permite controlar el ciclo de vida de los riesgos inventariados

Los riesgos tienen un ciclo de vida. Durante este ciclo, los riesgos están bajo el control o la responsabilidad de diferentes personas. El software, además de permitir el registro de un inventario completo de riesgos, informa en todo momento sobre el estado de la amenaza, quién es el responsable en el momento, qué acciones se han tomado y cuáles se prevén, y todo ello con la debida actualidad y desde una ubicación centralizada.

2. Mantiene un registro histórico y estadístico de la gestión

Registrar incidentes o eventos, además de ser un requisito en estándares de cumplimiento, de seguridad de los trabajadores o de seguridad de la información, es una forma de conservar y aprovechar el conocimiento valioso que se acumula con el tiempo, como resultado de la gestión o como fruto de algún tipo de formación.

Es también una forma de garantizar una gestión proactiva, aunque los responsables cambien. Finalmente, el comportamiento histórico resulta muy útil en la medición de la mejora de la gestión y para el trabajo de auditores u otro tipo de evaluadores.

3. Mantiene la trazabilidad

La gestión de riesgos demanda acciones diarias, evaluaciones, asignación de responsabilidades, creación de documentos, modificación o actualización de otros, y es necesario que de todo ello se conserve la trazabilidad que facilite el seguimiento y, en caso de ser necesario, identificar en qué punto se cometió un error.

4. Gestión inmediata de riesgos cotidianos

Los riesgos corporativos o los estratégicos se tratan en un nivel alto de la organización. Pero los pequeños riesgos, los que surgen de un momento a otro en la cotidianidad de la operación, también deben ser atendidos y no siempre es posible si no se automatiza la gestión.

5. Controla todos los procesos

El software evita que se presenten brechas en la gestión, que se pase por alto algún proceso o que se quede un área o un proyecto sin controlar. La automatización agiliza la identificación de riesgos en todos los procesos, los proyectos, los departamentos y los niveles de la organización.

6. Facilita la gestión

Los procesos de generación de informes, análisis y evaluación, se pueden llevar a cabo con gran facilidad, reduciendo tiempo y costes, pero también entregando información mucho más rápido.

Software ISO 37301 de ISOTools

Automatizar la gestión de riesgos de cumplimiento es, además de los beneficios y funcionalidades anotados, la función principal del Software ISO 37301 de ISOTools. La función de cumplimiento basada en la norma ISO 37301 necesita asumir una gestión de riesgos integral, total y holística, para lo cual, esta herramienta resulta esencial. Aprende un poco más de esta herramienta tecnológica aquí.

La entrada Software de gestión de riesgos: beneficios que impulsan el éxito corporativo se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.

La necesidad de obtener el mejor provecho de un modelo que demuestra una alta capacidad para satisfacer las exigencias del marco regulatorio y el logro de objetivos corporativos, justifica también el proyecto de adopción de una plataforma GRC.

La búsqueda de la plataforma GRC implica asegurarse de tomar la decisión correcta y encontrar la solución adecuada para gestionar los riesgos y el cumplimiento normativo. Por eso, es tan importante saber qué preguntas hacer en cada etapa del proceso.

¿Qué preguntar para contratar la plataforma GRC ideal para la organización?

La búsqueda de una plataforma GRC enfrenta al oficial de cumplimiento, o al equipo encargado de la selección, a una extensa oferta abrumadora de soluciones que, sobre el papel, cumplen con las expectativas de cualquier organización.

El objetivo de las preguntas que se presentan a continuación es depurar con cada una de ellas la oferta, hasta llegar a un único proveedor, o cuando menos, a dos o tres que satisfagan las necesidades específicas de la organización. Estas preguntas son:

1. ¿Es una solución a la medida o basada en la nube?

La computación en la nube ofrece la posibilidad de aprovechar las funcionalidades de una plataforma GRC de inmediato, prescindiendo de instalaciones, adecuaciones o compra de dispositivos que cumplan con determinadas características técnicas. Las soluciones SaaS, basadas en la nube, ofrecen, además, la posibilidad de acceder a ellas desde cualquier tipo de dispositivo móvil, en cualquier lugar y en todo momento. El coste, por lo general, es también menor que el de las herramientas on demand.

2. ¿Es fácil de utilizar?

El servicio que presta una plataforma GRC es complejo. Pero la operación de la plataforma necesita ser amigable e intuitiva. La facilidad de uso es además un argumento para convencer a los empleados de usar la herramienta.

3. ¿Es segura?

La Debida Diligencia es apenas una de las funcionalidades que asumirá la nueva plataforma GRC, que demandará el procesamiento de un alto número de datos críticos y confidenciales. Es importante preguntar al proveedor de la solución si la confidencialidad, integridad y almacenamiento seguro de esa información está garantizada.

4. ¿Cómo será el proceso de implementación?

En soluciones a medida, el proceso de implementación puede tardar semanas o meses. El software en la nube puede ser empleado de inmediato, o cuando mucho, necesitar algunas horas o un par de días para configurar, personalizar y familiarizar a los usuarios con los procesos de incorporación de datos. En esta etapa, es bueno consultar, además, las opciones de apoyo y soporte que ofrezca el proveedor.

5. ¿La herramienta incorpora funcionalidades para la Gestión de Riesgos de Cumplimiento?

Almacenar y procesar información, incorporando funcionalidades de automatización, es fundamental. Sin embargo, la herramienta para la Gestión GRC ideal debe incorporar funcionalidades que afiancen el cumplimiento en áreas críticas como riesgos laborales, ambientales, corporativos, estratégicos, de continuidad del negocio, de seguridad de la información, operacionales e, incluso, los derivados de la relación con terceros.

6. ¿Cómo funciona la gestión de documentos en la plataforma GRC?

La gestión de documentos comprende aspectos como el proceso de creación de nuevos documentos, la preservación de versiones anteriores, la seguridad en el acceso a versiones actuales, la facilidad para compartir los documentos a las personas indicadas, la accesibilidad, la posibilidad de asignar privilegios de acceso y la seguridad e incorruptibilidad de los documentos durante su almacenamiento.

7. ¿La solución cuenta con funcionalidades para la conformidad con los requisitos sobre canales de denuncia e investigaciones?

La gestión de canales de denuncia y las investigaciones derivadas de los informes que se reciben por medio de esas fuentes, también tienen un espacio en una plataforma de gestión GRC eficaz, especialmente si se desea alcanzar la conformidad con las regulaciones vigentes.

8. ¿La plataforma crece con la organización?

Es importante verificar que el software proporcionará nuevas funcionalidades, progresivas, a medida que la empresa crece. Para esto, la solución debe ser modular y ofrecer un alto nivel de parametrización.

9. ¿Las actualizaciones tendrán coste para la organización?

Esta es una pregunta para hacer, especialmente, cuando la organización opta por una solución a la medida. Las herramientas desarrolladas en la nube, bajo la modalidad SaaS, trabajan en la evolución y desarrollo de su producto, trasladando las innovaciones a sus clientes sin coste adicional.

10. ¿La plataforma se integra con otras herramientas ofimáticas?

Algunas organizaciones han avanzado en su gestión GRC sobre la base de hojas de cálculo, documentos Word o presentaciones de PowerPoint. Este trabajo no se puede obviar o prescindir de él. Por eso es tan relevante que la nueva herramienta tenga la capacidad de integrarse con este tipo de herramientas, e incluso, con algún software contable, financiero o legal.

Software ISO 37301 de ISOTools

El Software ISO 37301 de ISOTools es la clave que necesitas para elevar la gestión de riesgos y cumplimiento en tu organización. Esta innovadora herramienta basada en la nube cumple a la perfección con todos los requisitos que hemos detallado en las preguntas anteriores.

¿Estás buscando una solución modular y adaptable que se ajuste a tus necesidades? El Software ISO 37301 está diseñado precisamente con ese enfoque. Su capacidad de adaptación lo convierte en el aliado perfecto para cualquier modelo GRC, sin importar el tamaño de tu organización.

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Así, la definición de software para Gestión de Cumplimiento resulta un tanto general y genérica. Esta herramienta ofrece muchas funcionalidades específicas que resultan de gran interés para oficiales de cumplimiento, directores de áreas críticas, profesionales en el área y miembros de la Alta Dirección de la organización.

Son muchas las organizaciones que actualmente consideran prioritaria la toma de decisión sobre la implementación de un software para Gestión de Cumplimiento. Para estas organizaciones, o para las que aún necesitan más información para definir el rumbo de sus programas de cumplimiento, será de utilidad esta guía que incluye la definición del software para Gestión de Cumplimiento, sus características y las funcionalidades mínimas que se espera de este tipo de herramientas.

¿Qué es un software para Gestión de Cumplimiento?

El software para Gestión de Cumplimiento es una solución informática que permite gestionar, evaluar y auditar las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento dentro de una organización.

La primera condición, la de gestión, hace referencia al enrutamiento de tareas, el seguimiento a la ejecución oportuna de cada una de ellas, la emisión de alertas y recordatorios, y la verificación del cumplimiento del objetivo perseguido y su eficacia.

La segunda –evaluación-, habla de la capacidad del sistema para ejecutar procesos de análisis que ofrezcan informes útiles para tomar las mejores decisiones. Finalmente, la tercera condición, la auditoría, permite identificar problemas y oportunidades para la mejora continua de la gestión.

¿Por qué es importante contar con un software para Gestión de Cumplimiento?

El marco normativo y regulatorio actual en el que deben operar las organizaciones difiere del que correspondió a otras empresas en el siglo pasado. Hoy, la confidencialidad de los datos, la transparencia, la protección de la información, la ética y el cumplimiento de la ley son conceptos inherentes y obligatorios para la administración de cualquier tipo de organización.

La gestión de cumplimiento es hoy en día un elemento esencial que se relaciona de forma directa con la protección de la reputación, con la eliminación de sanciones y multas y con la disminución de riesgos que comprometen la continuidad del negocio, entre otras posibles consecuencias negativas.

Garantizar el cumplimiento va un poco más allá de querer hacerlo. Son tantos los frentes a cubrir – protección de datos, seguridad de la información, seguridad y salud en el trabajo…– que es poco probable que se garantice la efectividad de los controles para evitar infracciones si no se agrega un componente tecnológico que automatice y agilice la gestión de información y tareas.

Una razón que explica por qué aún muchas organizaciones no hacen uso de un software para Gestión de Cumplimiento es el desconocimiento generalizado sobre las funcionalidades específicas que ofrece este tipo de solución. Conocer las características mínimas y las funcionalidades que se espera obtener en un software que automatiza la gestión de compliance, ayudará a tomar la mejor decisión.

¿Qué funcionalidades y características buscar en un software para Gestión de Cumplimiento?

La búsqueda de cualquier tipo de software implica considerar aspectos que atañen a diferentes áreas, entre ellas la financiera, TI y, por supuesto, el área directamente interesada.

El cumplimiento, a diferencia de otros temas, interesa a toda la organización. Por ello, las funcionalidades y características que se buscan pueden ser muy diversas y dispersas.

Estas expectativas pueden verse influenciadas por el tamaño, la complejidad y el nivel de regulación al que está sometida la organización. Sin embargo, en términos generales, deberían verificarse los siguientes puntos:

• Solución basada en la nube, que prescinde de instalaciones complejas, costosas y demoradas. El software basado en la nube se actualiza con facilidad, incorpora nuevas funcionalidades sin coste para el usuario y está en constante evolución, sin que represente un traumatismo para la organización que lo contrata.
• Protocolos de seguridad que permiten garantizar la seguridad de los datos y la conformidad con reglamentos como GPDR.
• Capacidad para escalar con la organización, entendiendo que el crecimiento implica mayores obligaciones de cumplimiento. La solución debe ser capaz de gestionar mayores volúmenes de información, sin que ello implique instalar una nueva versión del software o migrar a una nueva plataforma.
• Informes para auditorías internas y externas, que faciliten la tarea de evaluación del Sistema, entregue listas de verificación y documentos inmediatos con información relevante para los auditores.
• Accesibilidad móvil que permita aportar información desde cualquier punto en cualquier momento, acceder a la plataforma, consultar información o descargar informes, sin limitaciones de tiempo y espacio.
• Gestión de documentos, que garantice la creación, modificación y sustitución de todos los documentos requeridos por la gestión, asegurando la trazabilidad y la conservación de las versiones obsoletas y el acceso desde una ubicación centralizada a información actual.
• Gestión de riesgos, que presente mapas de calor, resalte puntos críticos y permita monitorear en tiempo real la aparición de posibles problemas o de amenazas inminentes que afecten la capacidad de cumplimiento.
• Capacidad para reportar incidentes y gestionar investigaciones en el mismo momento en el que se producen. Esto incluye la posibilidad de documentar el incidente en diferentes formatos, como vídeo, audio, imágenes o grabaciones de voz.
• Asignación de tareas, con el correspondiente seguimiento al desarrollo de la actividad, la emisión de alertas y las notificaciones a todas las personas a las que interese la evolución de la gestión.
• Plantillas y listas de verificación, para la realización de inspecciones de tareas repetitivas, como la debida diligencia.
• Informes de tareas atrasadas, así como de puntos críticos o de áreas que presenten problemas recurrentes, con el fin de tomar medidas preventivas y correctivas oportunas.
• Soporte y atención al usuario, por medio de canales fluidos y amigables, propios de un socio estratégico y no de un proveedor más de tecnología.

Plataforma tecnológica para ISO 37301: ISOTools

Las organizaciones que necesitan garantizar el cumplimiento en sus organizaciones implementan el estándar más acogido en el mundo para este propósito: ISO 37301. La plataforma tecnológica para ISO 37301: ISOTools es una solución basada en la nube, que entrega todas las funcionalidades que hemos presentado hoy como mínimas, para este tipo de productos, y otras igualmente útiles para la gestión.

Se trata de un desarrollo tecnológico que incorpora elementos de inteligencia artificial para asegurar el cumplimiento en la organización. Conoce aquí el Software ISO 37301.

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