Software de debida diligencia: 10 preguntas clave para elegir la plataforma adecuada
La elección del software de debida diligencia tiene especial relevancia, debido a la trascendencia que este proceso de negocio tiene para la gestión de cumplimiento y la gestión anticorrupción.
Es mucho más importante para las organizaciones que deben afrontar procesos a gran escala, sobre un número de terceros muy alto. Por eso es necesario saber qué buscar y preguntar cuando se consideran varias opciones para contratar el software de debida diligencia.
Algunas de estas preguntas surgen de la oficina del Oficial de Cumplimiento. Es entendible: es él el que más aprovechará las funcionalidades del software de debida diligencia. Entonces, ¿cuáles son esas preguntas? Hemos recopilado las 10 más eficaces.
¿Qué preguntas hacer para elegir el software de debida diligencia adecuado?
Para muchas organizaciones, la capacidad de procesar enormes cantidades de datos resulta esencial. Otras, más pequeñas y menos complejas, pueden buscar análisis y evaluación antes que volumen de procesamiento. Por eso, es tan importante hacer las preguntas adecuadas, antes de tomar la decisión final sobre el software de debida diligencia:
1. ¿Es una solución en la nube?
Las soluciones SaaS muestran una clara preferencia de los consumidores de este tipo de productos por varias razones: tienen precios más competitivos, no requieren instalación, las actualizaciones no tienen coste para el usuario, la seguridad de los datos es óptima y el almacenamiento de información no requiere utilizar servidores.
2. ¿Es accesible desde dispositivos móviles?
El mundo corporativo moderno acontece en las oficinas, en los hogares de muchos empleados, en áreas industriales y, lo más importante, en cualquier lugar del planeta. Esto último significa que se requiere disponibilidad de la herramienta en cualquier horario y desde cualquier dispositivo. Así, la disponibilidad del software de debida diligencia desde dispositivos móviles es imprescindible.
3. ¿El software permite hacer seguimiento a terceros?
Solicitar algunos datos, confrontarlos, establecer una trazabilidad y crear una ficha de información con cada uno de ellos, aunque resulta una tarea dispendiosa, no es la única tarea importante en los procesos de debida diligencia.
Las organizaciones modernas necesitan obtener una trazabilidad del comportamiento del tercero, cruzarlo con otras fichas para obtener puntos de relación, y poder hacer seguimiento para verificar las informaciones. El monitoreo y seguimiento a terceros es una funcionalidad esencial en este tipo de soluciones informáticas.
4. ¿Es una solución configurable?
La flexibilidad es muy importante en este tipo de software, ya que es la que permite evolucionar con el marco regulatorio y adaptarse al contexto cambiante de la organización.
Esta característica se aprecia en todo su valor cuando la organización debe contratar más empleados, abrir sucursales en países que se rigen por otra legislación o cuando se establecen negocios con clientes o contratistas que operan bajo otras reglas.
5. ¿La información se almacena en una ubicación centralizada?
De no ser así, se corre el riesgo de trabajar muy duro para construir silos de datos e información. Una solución moderna, basada en la nube, debe proveer los datos desde una ubicación centralizada, y permitir la creación de diferentes niveles de acceso, con privilegios de diferente nivel.
6. ¿El proveedor ofrece soporte?
En principio, el uso del software de debida diligencia debe ser fácil, intuitivo y amigable. Sin embargo, es apenas normal que algunos empleados, especialmente los que tienen responsabilidades en el Sistema de Gestión Anticorrupción, tengan dudas o encuentren algún obstáculo al inicio. Es importante que el proveedor esté listo para resolver esas dudas.
7. ¿Ofrece informes visuales o gráficos?
La Alta Dirección, los directores de área e incluso, el mismo Oficial de Cumplimiento, valorarán la disponibilidad de mapas visuales, mapas de calor y todo aquello que les permita obtener conclusiones útiles para la toma inmediata de decisiones, sin pasar demasiado tiempo analizando complejos informes.
8. ¿Opera bajo un enfoque basado en el riesgo?
Esto adquiere especial relevancia para las organizaciones que han implementado el estándar ISO 37001 o ISO 37301. La Debida Diligencia es algo más que recopilar datos. Es una actividad que pretende, entre otros objetivos, identificar riesgos y prevenirlos.
La capacidad que tenga el software para adoptar un enfoque basado en el riesgo, identificando transacciones sospechosas o de alto riesgo, por ejemplo, pesa mucho en la balanza para la toma de la decisión.
9. ¿Se integra con otras herramientas ofimáticas?
La adopción de un software de debida diligencia no implica que se prescinda del uso de otro tipo de herramientas ofimáticas, especialmente los productos de Office. Word, por ejemplo, seguirá siendo un elemento esencial para la creación de documentos, y es importante que el nuevo software integre archivos provenientes de esa aplicación, así como de Excel o Power Point.
10. ¿La solución crece con la organización?
Las organizaciones que implementan un software de debida diligencia, para la gestión de cumplimiento o, incluso, para la gestión contable y financiera, lamentan no haber preguntado si ese desarrollo tecnológico estaba preparado para crecer con la organización, especialmente cuando esta se posiciona en otros países.
Software ISO 37001 de ISOTools
La Debida Diligencia es un proceso comercial de cumplimiento y de gestión anticorrupción esencial. El Software ISO 37001 de ISOTools permite realizar un registro estructurado de debidas diligencias, ofrecer informes inmediatos en diferentes formatos, y mostrar los riesgos o los problemas que implicaría la incorporación de un tercero determinado.
Este software trabaja para la prevención. Ofrece, además, una serie de funcionalidades para digitalizar un programa anticorrupción basado en la norma internacional ISO 37001. Solicita información sobre el Software ISO 37001 aquí.
