11 elementos clave para un programa antisoborno efectivo
Además de mitigar el riesgo de corrupción y la responsabilidad de la organización, un programa antisoborno efectivo hace que una empresa sea confiable y atractiva para sus clientes. La construcción de un programa así requiere precisión y un conocimiento profundo de la norma ISO 37001. Y también es necesario priorizar en él algunos elementos clave.
En esta ocasión nos centramos en 11 elementos que consideramos esenciales para que un programa antisoborno sea verdaderamente eficiente.
Elementos clave para un programa antisoborno efectivo
Conocer los elementos clave de un programa antisoborno efectivo permite que enfoquemos en ellos nuestros esfuerzos para mejorar el sistema de nuestra organización. Esos 11 elementos a tener en cuenta son:
1. Compromiso de liderazgo de la alta dirección
Lo primero que cualquier programa antisoborno efectivo necesita es el compromiso de la alta dirección. Ella marca el camino para el resto de la organización, ayudando a crear una cultura de transparencia, apoyando las políticas y aportando los recursos necesarios para el programa.
2. Procedimientos anticorrupción
Los procedimientos son el lubricante del motor que es el programa anticorrupción. Al crear procedimientos, los profesionales del área deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Los procedimientos tienen alcance sobre todos los miembros de la organización, desde la alta dirección, hasta el último empleado del área de producción.
- Se debe redactar un código de conducta que tenga en cuenta el contexto cultural, social y político del área geográfica en que se opera.
- Los procedimientos deben asignar responsabilidades, controles internos y ocasiones de auditoría.
- Los procedimientos deben incluir protocolos sobre presentación de informes acerca de su funcionalidad y resultados.
3. Evaluación de riesgos
Las evaluaciones de riesgo periódicas son parte esencial de un programa antisoborno efectivo. Es preciso evaluar tanto riesgos internos como externos, priorizándolos para enfocar los esfuerzos en los que produzcan mayor impacto o tengan mayor probabilidad de ocurrencia.
Aunque todas las áreas de la organización son susceptibles al riesgo, existen algunos elementos críticos que pueden implicar mayores consideraciones:
- Representantes, consultores, socios, y otros terceros.
- Sector en el que opera la organización.
- País o región.
4. Monitoreo y evaluación
La organización debe designar departamentos, unidades y empleados responsables de prevenir la corrupción. Una de sus funciones tiene que ver con el seguimiento del programa y la evaluación de su desempeño. Esa es la mejor manera de comprobar que el sistema está funcionando conforme a lo definido y de detectar oportunidades de mejora.
5. Debida Diligencia
La Debida Diligencia se refiere a los pasos que toma la organización para evaluar los riesgos de corrupción que representa un tercero. Los terceros generalmente implican un mayor riesgo de corrupción porque no se tiene control total sobre sus acciones.
6. Formación y comunicación
Crear una cultura antisoborno se fundamenta en la difusión a todos los empleados de un mensaje contra el soborno claro. Por ello, es necesario que las políticas y procedimientos sean fácilmente comprensibles y lleguen a a todos los empleados, pero también a todas las partes interesadas. En este sentido, también es fundamental la capacitación de cada empleado y es probable que también los proveedores, contratistas y consultores requieran de una capacitación para terceros.
7. Informes y canales de denuncia
Se necesitan canales de denuncia específicos para que los empleados puedan informar, sin temor, de cualquier sospecha o acto indebido. De hecho, este punto está siendo muy atendido en nuevas normativas a nivel global. Es importante que el denunciante no pueda sufrir ningún tipo de represalias, para lo que la garantía de anonimato se convierte en la mejor opción.
8. Incentivos y medidas disciplinarias
La organización debe hacer cumplir los procedimientos disciplinarios y para eso precisa disponer de sanciones y correctivos proporcionales a la falta. Pero también es fundamental que el programa contemple elementos que premien el cumplimiento, bonificaciones y otras recompensas.
9. Informes confidenciales e investigación interna
Ante posibles acciones vinculadas al soborno, las organizaciones no pueden dudar, sea quien sea el involucrado. Es necesario que se genere una investigación profunda de manera interna y termine en un informe que contemple respuestas contundentes de ser necesario. Solo si se responde de forma clara ante este tipo de actos puede mantenerse una cultura que prevenga la corrupción.
10. Mejora continua
El programa de cumplimiento de una organización debe ser dinámico y adaptarse a las condiciones cambiantes del contexto que la rodea. Debe evolucionar a medida que cambian sus operaciones y responder a las condiciones del mercado. Es necesario apostar por un sistema de evaluaciones y auditorías donde aquellos elementos susceptibles de mejora detectados sean abordados con eficacia y de acuerdo a los cambios.
11. Automatización del programa antisoborno
La gestión de un programa antisoborno involucra una serie de tareas rutinarias que no por ello dejan de resultar esenciales para el cumplimiento de los requisitos de ISO 37001. La automatización facilita el cumplimiento, disminuye la posibilidad de error humano y optimiza los procesos.
Software ISO 37001 de ISOTools
Conseguir un programa anticorrupción efectivo es mucho más sencillo cuando se dispone de una solución como el Software ISO 37001 de ISOTools. Este permite automatizar las tareas rutinarias, pero también cuenta con herramientas específicas para aplicar la debida diligencia, para evaluar y atender a los riesgos o para garantizar el anonimato a través de su canal de denuncias.
Si quiere más información sobre este software, ISOTools siempre tiene un consultor a su disposición para responder sus inquietudes. Aquí puede contactar con él .
