Pasos y recomendaciones para hacer una matriz de riesgos de compliance

Crear una matriz de riesgos de compliance es una de las piezas clave para gestionar los riesgos regulatorios y éticos dentro de una organización, y su diseño debe alinearse con buenas prácticas reconocidas. La norma ISO 37301 ofrece criterios claros para establecer un sistema de gestión de compliance efectivo y, por tanto, es recomendable incorporar sus principios en la evaluación y priorización de riesgos.

¿Por qué necesitas una matriz de riesgos de compliance?

La matriz te permite visualizar de forma estructurada la relación entre probabilidad e impacto de cada riesgo, facilitando la toma de decisiones sobre controles, mitigación y asignación de recursos. Sin una matriz, las decisiones suelen ser reactivas y dispersas, y eso aumenta la exposición a sanciones, daños reputacionales y pérdidas operativas.

Una matriz bien construida aporta trazabilidad y evidencia de las decisiones de gestión del riesgo, aspecto crítico en auditorías internas y externas; además, hace posible medir la evolución del riesgo en el tiempo y demostrar el compromiso del órgano de compliance con la dirección.

Conceptos básicos que debes dominar antes de empezar

Define claramente qué entiendes por riesgo de compliance dentro de tu organización: eventos que puedan provocar incumplimiento normativo, ético o contractual y que generen sanciones, pérdida de ingresos o daños reputacionales. Esta definición será la base para identificar y categorizar riesgos con coherencia.

Establece criterios de evaluación uniformes para probabilidad e impacto, de modo que las valoraciones sean comparables entre áreas y periodos. Sin criterios claros, la matriz será inconsistente y perderá utilidad como herramienta de priorización.

Pasos prácticos para construir la matriz de riesgos de compliance

1) Preparación y alcance

Determina el alcance organizativo y las fuentes de riesgo que vas a considerar: geográficas, líneas de negocio, procesos críticos, terceros y canales de venta. El alcance debe ser realista y alineado con los objetivos del sistema de compliance para evitar dispersión de esfuerzos.

Conforma el equipo multidisciplinar que participará en la valoración: compliance, legal, finanzas, operaciones y, si procede, auditoría interna. La participación temprana de las áreas operativas facilita la identificación de escenarios reales y controles existentes.

2) Identificación de riesgos

Recopila riesgos mediante entrevistas, cuestionarios y revisión documental, atendiendo a incidentes previos, cambios regulatorios y características del negocio. La identificación debe ser exhaustiva y estar documentada para poder auditar el proceso.

Agrupa los riesgos por categorías (p. ej., anticorrupción, protección de datos, contratación pública) para facilitar el análisis y la asignación de controles comunes entre varios riesgos relacionados.

3) Análisis y valoración (probabilidad e impacto)

Define una escala numérica o cualitativa para probabilidad (por ejemplo, alta-media-baja) y para impacto (económico, operativo, reputacional y sancionador), y asigna pesos si quieres un resultado más granular. La aplicación de una escala uniforme permite priorizar con objetividad los riesgos que requieren acción inmediata.

Registra supuestos y fuentes de información usados en cada valoración para mantener la trazabilidad y permitir recalibraciones cuando cambien las circunstancias o se revise la metodología.

4) Evaluación de controles y riesgo residual

Identifica y evalúa los controles existentes para cada riesgo, determinando su efectividad y evidencias de funcionamiento. Un riesgo con controles débiles o inexistentes deberá moverse rápidamente hacia planes de acción concretos.

Calcula el riesgo residual aplicando la reducción de probabilidad/impacto que aportan los controles; este valor te indicará la exposición real que la organización debe gestionar o aceptar conscientemente.

5) Priorización y planes de tratamiento

Prioriza riesgos según el nivel residual y la criticidad estratégica y diseña planes de tratamiento con responsables, plazos y KPIs. Los planes deben incluir acciones preventivas, correctivas y de monitoreo para asegurar que la mitigación sea efectiva.

Formaliza la gobernanza de seguimiento mediante comités, informes periódicos y mecanismos de escalado para los riesgos que superen umbrales aceptables.

Recomendaciones metodológicas y errores comunes

• Evita valoraciones subjetivas sin evidencia y documenta siempre la fuente de cada juicio, pues esto mejora la coherencia y la replicabilidad del proceso.

• No confundas ausencia de incidentes con bajo riesgo; muchas amenazas emergentes no han generado eventos previos y requieren evaluación proactiva.

• Fomenta la actualización periódica de la matriz, al menos anual o cuando se produzcan cambios significativos en el negocio o en el entorno normativo.

Herramientas de evaluación y formatos recomendados

Utiliza formatos normalizados para facilitar consolidación y reporting, por ejemplo hojas de cálculo con filtros, bases de datos o software GRC que permitan mapear riesgos, controles y evidencias. La consistencia en el formato mejora la capacidad de análisis y la integración con otros sistemas de gestión.

La matriz gráfica (heatmap) es muy útil para comunicar resultados a la dirección, pero siempre debe complementarse con la ficha de riesgo que documente causas, consecuencias y acciones previstas, para no perder detalle operativo.

Matriz de riesgos de compliance

Esta tabla ejemplar te sirve como punto de partida que puedes adaptar según la complejidad de tu organización y los tipos de riesgo que identifiques en el proceso de evaluación.

Integración con procesos de negocio y seguimiento

Incorpora la matriz en la gestión diaria vinculando riesgos a procesos, indicadores de desempeño y auditorías internas; esto evita que la matriz sea un documento estático y la convierte en una herramienta de gestión viva. La integración facilita además la rendición de cuentas y la mejora continua.

Monitorea indicadores clave para cada riesgo y actualiza la valoración cuando los KPIs muestren tendencias adversas, de modo que los controles puedan ser ajustados antes de que se materialice un incidente mayor.

El intercambio de información con terceros (proveedores, socios) debe estar contemplado en la matriz, sobre todo cuando estos actores pueden introducir o mitigar riesgos significativos para la organización.

El apartado práctico en Evaluación de riesgos en compliance indica los pasos a seguir y ofrece guías sobre el levantamiento y documentación de riesgos que te ayudarán a estructurar entrevistas y formatos de recogida de información.

La guía disponible sobre Pasos Clave para una Evaluacion de Riesgos de Compliance profundiza en técnicas para priorizar riesgos y alinear resultados con el plan de compliance, sirviendo como complemento metodológico a la matriz que vayas a construir.

Para comunicar hallazgos complejos a la dirección utiliza gráficos, casos concretos y escenarios de impacto; esto facilita la comprensión y la asignación de recursos para las acciones más críticas, evitando debates puramente teóricos.

La formación y sensibilización continua de las áreas operativas es esencial para que las valoraciones y controles sean eficaces, ya que muchas medidas preventivas dependen del comportamiento de las personas en el día a día.

Medición de resultados y mejora continua

Trazabilidad y métricas son indispensables: mide reducción de niveles de riesgo, cumplimiento de planes y número de incidentes para valorar la eficacia de las acciones implementadas. Sin indicadores, no hay forma objetiva de demostrar mejora.

Revisa la metodología periódicamente para incorporar cambios regulatorios, tecnológicos y de mercado, y asegúrate de que la matriz se ajusta a la realidad operativa actual y a las prioridades estratégicas del negocio.

Software ISO 37301 y cómo facilita tu matriz de riesgos de compliance

Implementar un Software ISO 37301 puede transformar la forma en que construyes y gestionas tu matriz de riesgos de compliance, porque un buen software facilita la trazabilidad, la colaboración entre áreas y el seguimiento de acciones con notificaciones y evidencias centralizadas. Cuando te enfrentas a la presión de reportar a dirección y auditores, la tecnología adecuada reduce la carga administrativa y mejora la calidad de la información.

Un software flexible y personalizable te permite adaptar plantillas, escalas y flujos de trabajo a la realidad de tu organización, evitando que pagues por funcionalidades que no necesitas y asegurando que las personas puedan operar con una herramienta intuitiva. Esto mitiga el miedo a la complejidad tecnológica y la resistencia al cambio.

Con Software ISO 37301 tendrás un equipo de soporte y consultores incluidos en el servicio, lo cual reduce la incertidumbre sobre costes ocultos y te da la tranquilidad de contar con ayuda práctica en el día a día. Esa combinación de tecnología, personalización y soporte es clave para que la matriz no quede archivada, sino que se convierta en el eje de una gestión de riesgos proactiva y sostenible.

Si te preocupa la complejidad, recuerda que una implementación gradual, empezando por las áreas más críticas, suele ser la estrategia más efectiva para obtener resultados rápidos y generar confianza interna en el sistema de compliance.