Guía para elegir el software para gestión de riesgos adecuado a tu negocio
En la era de la Transformación Digital es cada vez menos probable que una organización prescinda del uso de un software para gestión de riesgos. Sin esta herramienta la empresa no tendrá la capacidad para evaluar procesar y evaluar grandes cantidades de información, desarrollar con eficiencia procesos de debida diligencia o contar con información inmediata que le permita reaccionar con la debida celeridad ante la ocurrencia de un evento de impacto negativo.
La necesidad está ahí. Y el mercado digital ofrece una gran variedad de herramientas diseñadas para cumplir los objetivos señalados. Por supuesto, no todas las soluciones son iguales.
Cada organización buscará el software para gestión de riesgos que soluciones sus propios problemas. Sin requerimientos que pueden ser compartidos por otras empresas, especialmente de la misma industria. ¿Cómo elegir el apropiado?
¿Cómo elegir el software para gestión de riesgos ideal para la organización?
Las razones que tiene cada organización para buscar un software para gestión de riesgos son diferentes. Problemas de cumplimiento, infracciones de seguridad de la información, dificultades para completar procesos efectivos de debida diligencia, son algunos de ellos.
Por eso el primer paso es precisamente establecer que es lo que se necesita:
1. Identificar las necesidades específicas
El software para gestión de riesgos viene a solucionar unos problemas que ya están ahí. El inicio entonces es identificar esos problemas y establecer si es el software la herramienta adecuada para solucionarlos.
Las necesidades se buscan en toda la organización. Desde el área de mantenimiento y aseo hasta lo más alto de la cúpula de la Alta Dirección. Pero no solo se buscan en todos los lugares. Se buscan en todos los momentos.
Las necesidades pasadas, presentes y futuras son igualmente válidas. Las presentes, por obvias razones. Las que son de vieja data tienen la posibilidad de reaparecer. Y las futuras son las que garantizan que el software crecerá de la mano con la organización y con sus problemas futuros.
2. Elegir soluciones configurables y personalizables
La búsqueda de una plataforma para la gestión de riesgos ideal llevará a la persona encargada a descubrir que existen cientos de soluciones rígidas, estáticas, diseñadas para una industria especifica.
Las hay para empresas de la construcción, para el sector financiero, para las empresas del sector sanitario… Aunque la organización pertenezca a una de esas áreas, lo mejor siempre será buscar una plataforma flexible, que se adapte a todo tipo de empresas, que sea escalable y que facilite la personalización y la configuración.
3. Revisar el coste
El coste del software siempre será un factor con peso en la decisión. De hecho, en muchas organizaciones es el primero que se evalúa, y con base en él se hace una primera depuración de opciones.
Las soluciones a la medida, que requieren instalación en ordenadores y el uso de servidores propios, resultan mucho más costosas, suponen un coste asociado de mantenimiento y actualización constante, llevan tiempo en entrar en funcionamiento y presentan dificultades para adaptarse con la debida rapidez a cambios repentinos.
Las soluciones en la nube tienen un coste mucho menor, las actualizaciones y mejoras no las paga la organización que contrata el software y son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento sin instalación física en ordenadores.
4. Considerar la seguridad de la información
La seguridad de los datos y de la información es un factor esencial en la decisión de contratar un software para gestión de riesgos. La debida diligencia, por ejemplo, trata datos de terceros como proveedores, clientes, empleados, entre otros.
Es información confidencial que, además, debe ser protegida de acuerdo con el RGPD. El software elegido necesita medidas de seguridad como cifrado de datos, privilegios de acceso o protocolos de seguridad web.
5. Comprobar la experiencia de otras organizaciones
Las organizaciones suelen promover por diversos canales sus casos de éxito. Los fabricantes de Software también lo hacen. El quinto paso en esta guía es contactar a los usuarios del programa e indagarlos sobre su experiencia, especialmente en lo relativo a los cuatro puntos anteriores.
¿Qué debe tener el software para gestión de riesgos?
De los pasos propuestos en la guía se deducen algunas características indispensables: seguro, accesible y con funcionalidades que solucionen problemas. Además, es necesario que el software para gestión de riesgos sea:
- Fácil de utilizar, práctico, intuitivo y amigable con los usuarios. Recordemos que finalmente será para uso de los empleados y de algunos terceros muy cercanos.
- Flexible, lo que significa adaptable a cualquier organización, sin importar su tamaño o el sector en el que opere.
- Ofrecer trazabilidad, para rastrear todos los eventos que se procesen, los cambios en la documentación, el recorrido de una asignación o el curso de una evaluación.
- Entregar información visual, además de los informes escritos. Los mapas de calor o la visión gráfica del estado de la gestión en todo momento, en forma visual, permite a los expertos realizar un seguimiento en tiempo real de todos los eventos, los cuellos de botella y los problemas que están ocurriendo en ese mismo momento.
- Almacenar grandes cantidades de datos y crear copias de seguridad automáticas, o proporcionar funcionalidades que permitan exportar los datos y la información y almacenarla en medios externos.
- Proporcionar análisis predictivo con el fin de formular escenarios hipotéticos hacia el futuro, que permitan anticipar la gestión y mejorar la protección a la organización.
Software ISO 37301 de ISOTools
El Software ISO 37301 de ISOTools es una plataforma que integra todas las tareas propias de la Gestión de Cumplimiento, incluyendo por supuesto, la Gestión de Riesgos. Al garantizar el cumplimiento en todas las áreas de la organización se crea un marco de operación seguro y productivo.
Esta herramienta está lista para proteger a tu organización en todas las áreas. Además, integra todas las funcionalidades que hemos mencionado. Conócela aquí.
