Qué es software para gestión de compliance (y por qué las empresas lo necesitan)
Un software para gestión de compliance ayuda a las organizaciones a administrar las diversas tareas que demanda el mantenimiento del sistema. Por ello, se convierte en una herramienta indispensable que facilita la labor del oficial de cumplimiento y asegura la conformidad con los requisitos de ISO 19600.
A continuación, conocemos un poco mejor lo que supone un software para gestión de compliance y su importancia en aquellos organismos que buscan un sistema ISO 19600 eficaz.
¿Qué es un software para gestión de compliance?
Un software para gestión de compliance es un desarrollo tecnológico que automatiza las tareas necesarias para el correcto funcionamiento de un sistema de gestión de cumplimiento basado en la norma ISO 19600.
Esta solución no solo realiza tareas de forma automática para el usuario, sino que cuenta con funciones de sincronización, coordinación, rastreo, trazabilidad de la información y emisión de informes.
Las funcionalidades del software para gestión de compliance aportan al oficial de cumplimiento la información y la visión que necesita para comprender el estado real del sistema y su nivel de conformidad con la norma.
Por supuesto, esto requiere una gran cantidad de información y datos, que deben ser recopilados tanto desde el interior como el exterior de la organización. El software facilita la obtención, la gestión y la disponibilidad a dichos datos.
Así, el área financiera, los contratos establecidos con terceros, los registros de contrataciones del área de Recursos Humanos, entre otras, son fuentes de información importantes para establecer las referencias cruzadas necesarias e identificar riesgos o terceros que representan riesgos para el cumplimiento de la organización. Y todo ello, puede llevarse a cabo de modo eficaz gracias a un software para gestión compliance
La importancia de utilizar un software para gestión de compliance
Para apreciar con facilidad los beneficios que puede ofrecer un software para gestión de compliance basta con comparar con las alternativas: documentos en papel, cuentas de correo electrónico, hojas de cálculo, registros manuales en otro tipo de aplicaciones…
Las empresas deben tener en cuenta las ventajas que un software para gestión de compliance puede ofrecer. Entre ellas podemos señalar que:
- Disminuye o elimina la posibilidad del error humano.
- Permite obtener información oportuna en cualquier momento.
- Visualiza el estado del sistema de cumplimiento en todo momento.
- Evita que el equipo de trabajo, o el oficial de cumplimiento, lleguen a conclusiones erróneas tomadas según información incompleta o poco confiable.
- Hace que la información sea accesible siempre para los empleados adecuados.
- Ahorra costes y horas de trabajo de empleados que, de no utilizar este tipo de soluciones, tendrían que pasar muchas horas de trabajo documentando los diferentes eventos del sistema de cumplimiento.
- Ante el reporte de un incumplimiento o una no conformidad, la organización puede responder de inmediato, estableciendo la causa raíz e implementando las acciones correctivas.
Esto y más, es lo que puede hacer un software para gestión de cumplimiento en una organización. Por ello, antes que un gasto representa una inversión que retorna a corto plazo. Algunas organizaciones perciben una reducción inmediata de costes, otras, de horas de trabajo de empleados clave que, así, podrán dedicar su capacidad productiva en otros proyectos estratégicos para la organización.
Otras, finalmente, encontrarán una reducción o eliminación de multas y sanciones derivadas del incumplimiento de alguna normativa, lo cual redundará, además, en una mejora de la percepción de la marca entre sus clientes, proveedores y la comunidad en donde opera.
Software ISO 19600 de ISOTools
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