A continuación, exploraremos las cinco aptitudes clave que todo profesional del cumplimiento debe poseer para destacar en su labor y contribuir al éxito organizacional.

Profesional del cumplimiento

En un mundo empresarial en constante evolución, las normativas y regulaciones están en continuo cambio. Esto significa que los profesionales del cumplimiento deben:

• Proteger a las empresas contra riesgos legales y regulatorios.
• Fortalecer la confianza entre clientes, socios y empleados.
• Promover una cultura de transparencia y ética organizacional.

Estas responsabilidades hacen que el perfil de este profesional sea multifacético y altamente especializado.

Aptitudes clave para un profesional del cumplimiento

Conocimiento profundo de normativas y regulaciones

Un profesional del cumplimiento debe conocer en detalle las leyes, normativas y estándares aplicables al sector de su organización. Este conocimiento incluye:

• Normativas específicas como la Ley de Protección de Datos o regulaciones anticorrupción como ISO 37001.
• Legislación local e internacional relevante para las operaciones de la empresa.

Dado que las normativas cambian con frecuencia, es crucial que estos especialistas mantengan sus conocimientos actualizados a través de:

• Cursos y certificaciones.
• Análisis de nuevas legislaciones o interpretaciones legales.

Habilidades de comunicación efectiva

Los temas relacionados con el cumplimiento suelen ser técnicos y difíciles de entender. El profesional del cumplimiento debe tener la capacidad de:

• Traducir términos legales y regulatorios en mensajes claros.
• Comunicar el impacto de las normativas a diferentes públicos, desde empleados hasta ejecutivos.

Además de ser claro, este profesional debe construir relaciones sólidas con los equipos de trabajo, fomentando la confianza necesaria para que el cumplimiento sea percibido como un aliado estratégico y no como una barrera.

Pensamiento crítico y resolución de problemas

El profesional del cumplimiento necesita identificar riesgos potenciales en los procesos y actividades empresariales. Esto implica:

• Evaluar vulnerabilidades en sistemas y operaciones.
• Proponer soluciones prácticas que equilibren el cumplimiento normativo y las necesidades comerciales.

En situaciones de crisis o incumplimientos, este profesional debe actuar rápidamente para:

• Mitigar impactos negativos.
• Implementar medidas correctivas efectivas y sostenibles.

Liderazgo ético

Un profesional del cumplimiento debe ser un modelo de integridad, promoviendo comportamientos éticos en toda la organización. Esto incluye:

• Actuar con transparencia en sus propias actividades.
• Fomentar un entorno de trabajo donde se priorice el cumplimiento de las normas.

El profesional debe trabajar en colaboración con líderes organizacionales para desarrollar e implementar programas de ética, como:

• Políticas de denuncia segura.
• Formación continua sobre códigos de conducta y normativas.

El rol del profesional del cumplimiento es cada vez más relevante en un entorno empresarial que exige adherirse a normativas nacionales e internacionales.
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Competencia en el uso de herramientas tecnológicas

Con la creciente digitalización, las empresas dependen cada vez más de herramientas tecnológicas para gestionar el cumplimiento normativo. Por ello, el profesional del cumplimiento debe:

• Ser competente en el uso de software especializado para la monitorización de riesgos.
• Analizar datos e informes generados por estas herramientas para tomar decisiones informadas.

Las tecnologías actuales permiten automatizar procesos clave del cumplimiento, reduciendo errores humanos y mejorando la eficiencia. El profesional debe estar familiarizado con estas soluciones y saber integrarlas en las operaciones diarias de la organización.

Retos para los profesionales del cumplimiento

El panorama del cumplimiento normativo seguirá evolucionando, presentando desafíos como:

• Cambios en regulaciones relacionadas con la privacidad de datos y la sostenibilidad.
• Aumento de las expectativas de los consumidores respecto a la ética empresarial.
• La necesidad de integrar inteligencia artificial y big data en las estrategias de cumplimiento.

Estos retos refuerzan la importancia de contar con profesionales capacitados que puedan adaptarse a los cambios y guiar a las organizaciones hacia el éxito.

Software de GRCTools para los profesionales del cumplimiento

El profesional del cumplimiento desempeña un rol crítico en la sostenibilidad y reputación de las organizaciones. Con aptitudes que van desde el dominio técnico hasta el liderazgo ético, estos expertos son esenciales para garantizar que las empresas operen dentro del marco legal y fomenten una cultura basada en principios sólidos.

Invertir en el desarrollo de estas aptitudes no solo beneficia a los profesionales, sino también a las empresas que buscan destacarse en un entorno cada vez más regulado y competitivo.

Para facilitar la labor de los profesionales del cumplimiento, el Software de Compliance de GRCTools ofrece soluciones integrales para gestionar normativas, identificar riesgos y promover la transparencia empresarial.

Con funcionalidades avanzadas, este software permite automatizar procesos clave, garantizar el cumplimiento de normativas y mejorar la eficiencia operativa. Descubre cómo GRCTools puede transformar la gestión del cumplimiento en tu organización.

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Cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo no solo protege a las empresas contra sanciones legales, sino que también refuerza su reputación y la confianza de los consumidores. En el caso de la venta de bebidas alcohólicas, es fundamental garantizar que:

• Solo los consumidores autorizados puedan adquirir estos productos.
• Se cumplan las restricciones legales específicas de edad.
• Se respeten las normativas de publicidad y etiquetado.

Retos comunes en el cumplimiento normativo

Variaciones legales según la ubicación

Las leyes que regulan la venta de bebidas alcohólicas varían significativamente de una jurisdicción a otra. Por ejemplo:

• Algunos países exigen licencias especiales para la venta online.
• En ciertas regiones, existen restricciones en la cantidad de producto que puede enviarse a un consumidor individual.

Verificación de la edad del consumidor

Garantizar que el comprador tiene la edad mínima legal para adquirir alcohol es un desafío crítico. Las empresas deben implementar procesos sólidos para verificar la identidad y edad de los consumidores de manera efectiva.

Pasos para garantizar el cumplimiento normativo

Conocer y cumplir las leyes locales

El primer paso para garantizar el cumplimiento normativo es investigar las regulaciones locales e internacionales aplicables. Esto incluye:

• Licencias requeridas para operar.
• Restricciones en el envío a ciertas regiones.
• Obligaciones de etiquetado y advertencias legales.

Trabajar con especialistas en compliance puede facilitar la comprensión y aplicación de las leyes locales, minimizando el riesgo de errores o incumplimientos.

Implementar tecnologías de verificación

Para garantizar que solo consumidores autorizados compren bebidas alcohólicas, las plataformas de venta deben utilizar herramientas avanzadas como:

• Sistemas de verificación de identidad en tiempo real.
• Integración de bases de datos para validar información de los usuarios.

Es importante que los repartidores o servicios de mensajería también realicen un chequeo final para verificar la identidad y la edad del receptor del producto.

Gestión de la publicidad y el etiquetado

Las regulaciones sobre la publicidad de bebidas alcohólicas son estrictas en muchos países. Las empresas deben evitar:

• Publicidad que pueda atraer a menores de edad.
• Promociones engañosas o que inciten al consumo excesivo.

Es obligatorio incluir en el etiquetado de las bebidas alcohólicas toda la información requerida, como:

• Advertencias legales sobre el consumo de alcohol.
• Información clara sobre el contenido de alcohol y otros ingredientes.

El cumplimiento normativo no solo protege a las empresas contra sanciones legales, sino que también refuerza su reputación y la confianza de los consumidores.
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Capacitación del equipo en cumplimiento normativo

Los colaboradores deben estar plenamente informados sobre las leyes y regulaciones aplicables a la venta de bebidas alcohólicas. Esto incluye a los equipos de:

• Ventas y marketing.
• Logística y distribución.

Incorporar el cumplimiento normativo como un valor fundamental de la empresa puede reducir significativamente los riesgos asociados.

Cómo reducir riesgos en el cumplimiento normativo

Las auditorías regulares permiten identificar brechas en el cumplimiento normativo y tomar medidas correctivas a tiempo.

Las plataformas tecnológicas especializadas en compliance pueden automatizar procesos clave, como la gestión de licencias y la verificación de la identidad de los consumidores.

Software de Cumplimiento Normativo de GRCTools

El cumplimiento normativo en la venta de bebidas alcohólicas online es un proceso complejo que requiere una combinación de conocimientos legales, herramientas tecnológicas y un enfoque proactivo en la gestión de riesgos. Las empresas que logren implementar estrategias sólidas en este ámbito no solo evitarán sanciones legales, sino que también fortalecerán su reputación y la confianza de sus clientes.

El Software de Compliance de GRCTools es una solución integral diseñada para gestionar los desafíos del cumplimiento normativo en sectores regulados, como la venta de bebidas alcohólicas. Desde la gestión de licencias hasta la verificación de identidad, esta herramienta ayuda a las empresas a automatizar procesos y garantizar el cumplimiento de manera eficiente.

Descubre cómo el Software de Compliance de GRCTools puede transformar la gestión normativa en tu negocio.

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Este artículo explora los principales retos y oportunidades del RGPD en el Marco del Compliance, subrayando su importancia en el ecosistema empresarial actual.

Marco del Compliance

El Marco del Compliance es un conjunto de procedimientos, políticas y controles diseñados para garantizar que una organización cumpla con las leyes, normativas y estándares éticos aplicables. Este marco tiene como objetivo principal:

• Prevenir riesgos legales y reputacionales.
• Promover una cultura de cumplimiento.
• Mejorar la eficiencia y transparencia organizativa.

En el caso del RGPD, el Marco del Compliance asegura que las empresas no solo cumplan con los requisitos legales, sino que también adopten prácticas responsables en el manejo de datos personales.

Retos del RGPD en el Marco del Compliance

Gestión de Consentimientos

Uno de los mayores desafíos del RGPD es la obtención y gestión del consentimiento informado por parte de los usuarios. Las empresas deben asegurarse de que:

• El consentimiento sea explícito y verificable.
• Los usuarios tengan control sobre sus datos y puedan retirarlo fácilmente.

El reto aquí radica en equilibrar la transparencia con una experiencia de usuario ágil, evitando una sobrecarga de formularios y notificaciones.

Transferencias Internacionales de Datos

La globalización y la digitalización han aumentado la necesidad de transferir datos entre países. El RGPD establece estrictas restricciones sobre estas transferencias, especialmente hacia países fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Cumplir con estas exigencias requiere una planificación cuidadosa y el uso de cláusulas contractuales estándar o mecanismos equivalentes.

Monitoreo Continuo

El cumplimiento del RGPD no es estático. Las empresas deben implementar procesos de monitoreo continuo para adaptarse a cambios legislativos y regulatorios, lo que exige recursos dedicados y tecnología avanzada.

Oportunidades del RGPD en el Marco del Compliance

Fortalecimiento de la Confianza del Cliente

El cumplimiento del RGPD permite a las organizaciones demostrar su compromiso con la privacidad y seguridad de los datos. Esto se traduce en:

• Fidelización de clientes.
• Mejora de la reputación corporativa.
• Ventaja competitiva en mercados sensibles a la privacidad.

Optimización de Procesos Internos

La integración del RGPD en el Marco del Compliance requiere revisar y optimizar los procesos internos relacionados con la gestión de datos. Esto puede llevar a:

• Reducción de redundancias.
• Mayor eficiencia en el uso de recursos.
• Identificación de áreas de mejora tecnológica.

Cumplimiento Multinormativo

El RGPD puede servir como base para cumplir con otras normativas de privacidad a nivel global, como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) o la Ley de Protección de Datos Personales de Brasil (LGPD). Esto simplifica los esfuerzos de cumplimiento en un entorno regulatorio cada vez más complejo.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha transformado radicalmente la forma en que las organizaciones gestionan la privacidad y protección de los datos personales.
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Buenas Prácticas para Integrar el RGPD en el Marco del Compliance

Realizar Evaluaciones de Impacto

Las Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos (DPIA) son fundamentales para identificar riesgos asociados con el tratamiento de datos personales. Estas evaluaciones deben ser una práctica estándar en cualquier organización que maneje datos sensibles.

Capacitar a los Empleados

La formación es clave para garantizar que todos los niveles de la organización comprendan sus responsabilidades bajo el RGPD. Esto incluye:

• Políticas de uso adecuado de datos.
• Respuesta a incidentes de seguridad.

Implementar Tecnología Especializada

El uso de herramientas tecnológicas puede facilitar la gestión del Marco del Compliance al automatizar procesos clave, como la documentación del consentimiento, el monitoreo de incidentes y la elaboración de informes para autoridades regulatorias.

El Rol del Oficial de Protección de Datos (DPO) dentro del Marco del Compliance

Dentro del Marco del Compliance, el Oficial de Protección de Datos (DPO) desempeña un papel central en la implementación y supervisión del RGPD. Sus responsabilidades incluyen:

• Asegurar el cumplimiento normativo.
• Actuar como punto de contacto con las autoridades de protección de datos.
• Capacitar al personal en materia de privacidad.

El DPO también debe trabajar en estrecha colaboración con otros departamentos, como TI y Legal, para garantizar un enfoque integral.

Futuro del RGPD en el Marco del Compliance

Inteligencia Artificial y Gestión de Datos

Con el crecimiento de la inteligencia artificial (IA) y las tecnologías emergentes, el RGPD enfrentará nuevos retos y oportunidades. Las organizaciones deberán desarrollar estrategias que equilibren la innovación tecnológica con la privacidad y ética.

Adaptación a Cambios Regulatorios

El entorno normativo seguirá evolucionando, y las empresas deberán estar preparadas para adaptarse rápidamente a nuevas legislaciones relacionadas con la privacidad y protección de datos.

La integración del RGPD en el Marco del Compliance no solo es un requisito legal, sino una oportunidad para transformar la gestión de datos en una ventaja competitiva. Al adoptar un enfoque estratégico y proactivo, las organizaciones pueden mitigar riesgos, fortalecer su reputación y optimizar sus operaciones.

Software de Compliance de GRCTools

Gestionar el RGPD en el contexto del Marco del Compliance puede ser un desafío sin las herramientas adecuadas. El Software de Compliance de GRCTools facilita la implementación y monitoreo de normativas como el RGPD, automatizando procesos clave y garantizando un cumplimiento continuo.

Para más información sobre cómo GRCTools puede ayudarte, visita GRCTools Software Compliance.

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Incumplimiento normativo

El incumplimiento normativo se refiere a la falta de adhesión a las leyes, políticas internas o regulaciones establecidas que rigen las actividades de una empresa. Este incumplimiento puede ser intencional o accidental, pero en ambos casos, conlleva consecuencias negativas que afectan la operación y el entorno comercial de la organización. Las normativas que deben cumplirse pueden variar según la industria y el país, e incluyen desde regulaciones financieras hasta estándares de privacidad de datos.

El cumplimiento normativo permite a las empresas operar de forma ética, transparente y respetuosa de la ley. Establecer un sistema de compliance asegura que todos los departamentos estén alineados con las regulaciones aplicables y reduce el riesgo de incurrir en sanciones. Cumplir con las normativas también protege la reputación de la organización y refuerza la confianza con los clientes y stakeholders.

Principales consecuencias del incumplimiento normativo

Sanciones legales y multas

Uno de los resultados más directos del incumplimiento normativo son las sanciones legales. Las autoridades reguladoras pueden imponer multas elevadas y sanciones en función de la gravedad del incumplimiento. Las multas no solo tienen un impacto financiero inmediato, sino que también pueden dañar la estabilidad económica de la empresa a largo plazo. En algunos casos, las sanciones pueden ser tan graves que podrían llevar a la suspensión de actividades.

Pérdida de confianza y reputación

El incumplimiento de las normas también afecta negativamente la reputación de la empresa. Los clientes y socios comerciales esperan que una organización cumpla con la legislación vigente y actúe de manera ética. La falta de compliance da lugar a una percepción negativa de la empresa y puede llevar a la pérdida de clientes y oportunidades comerciales. La confianza es un recurso difícil de reconstruir una vez que se ha visto comprometido.

Consecuencias financieras y reducción de ingresos

Además de las sanciones directas, el incumplimiento normativo puede afectar de manera significativa los ingresos de una empresa. La pérdida de contratos, clientes y oportunidades de negocio debido a una reputación deteriorada afecta los resultados financieros de la organización. Además, el tiempo y los recursos que se deben dedicar para resolver problemas de incumplimiento pueden incrementar los costos operativos y reducir la rentabilidad.

Responsabilidad penal para los directivos

En casos graves, el incumplimiento normativo puede acarrear responsabilidad penal para los directivos y ejecutivos de la empresa. Esto es particularmente común en áreas como la protección de datos, la seguridad laboral y las prácticas anticorrupción. En algunas jurisdicciones, los directivos pueden enfrentar cargos penales, incluso si el incumplimiento fue involuntario, lo que subraya la importancia de contar con sistemas de compliance sólidos.

Intervención de reguladores y pérdida de licencias

Otro impacto importante es la intervención de reguladores. Las autoridades pueden intervenir para investigar y supervisar las operaciones de la empresa en busca de soluciones al incumplimiento. En el peor de los casos, la empresa podría perder sus licencias o permisos para operar, lo que pondría en riesgo la continuidad de sus actividades. Esto es especialmente relevante en sectores regulados como el financiero y el de salud.

Estrategias para evitar la falta de cumplimiento

Implementar un sistema de compliance

La implementación de un sistema de compliance es esencial para identificar, monitorear y mitigar riesgos de incumplimiento normativo. Este sistema establece políticas y procedimientos claros que alinean las operaciones de la empresa con los requisitos legales y normativos. Además, un sistema de compliance permite realizar auditorías y seguimientos constantes que aseguran que todos los empleados cumplan con las normativas aplicables.

El cumplimiento normativo permite a las empresas operar de forma ética, transparente y respetuosa de la ley.
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Capacitar a los empleados

Una parte fundamental de la prevención del incumplimiento es la capacitación del personal. Los empleados deben estar al tanto de las regulaciones aplicables y de las políticas de compliance de la empresa. Capacitar a los empleados no solo fomenta una cultura de cumplimiento, sino que también los motiva a actuar de manera ética y responsable en sus actividades diarias.

Realizar auditorías y monitoreo constante

Las auditorías periódicas y el monitoreo constante permiten detectar posibles incumplimientos antes de que se conviertan en problemas graves. Estas revisiones ayudan a evaluar si los procesos y políticas de la empresa son efectivos y permiten ajustar los procedimientos según los cambios normativos. Las auditorías también brindan la oportunidad de identificar oportunidades de mejora y fortalecen el sistema de compliance.

Uso de tecnología en el compliance

La tecnología desempeña un rol crucial en el cumplimiento normativo. El uso de software de compliance permite automatizar el seguimiento y monitoreo de normativas, facilitar la documentación de actividades y mejorar la gestión de riesgos. Las soluciones tecnológicas hacen posible que la empresa mantenga sus registros en un solo lugar y aseguran que los responsables de compliance tengan visibilidad sobre las operaciones de la organización.

Beneficios de mantener el cumplimiento de las normas

• Mejora de la reputación y la confianza: Cumplir con las normativas ayuda a mejorar la reputación de la empresa y a ganar la confianza de los clientes, socios comerciales y reguladores. Esta confianza se traduce en relaciones comerciales estables y en un posicionamiento favorable de la organización en el mercado.
• Reducción de riesgos financieros: Mantener un cumplimiento adecuado reduce los riesgos financieros asociados a sanciones y multas. Las empresas que operan en conformidad con la ley evitan estos costos adicionales y aseguran una estabilidad económica, pudiendo concentrar sus recursos en el desarrollo de su negocio.
• Acceso a nuevos mercados: Para algunas industrias, el cumplimiento normativo es un requisito para operar en determinados mercados. Las empresas que cumplen con las normativas tienen más facilidad para obtener licencias, expandir sus operaciones y acceder a oportunidades de negocio en nuevas áreas geográficas o en sectores regulados.

Software de GRCTools para evitar el incumplimiento normativo

El incumplimiento normativo puede tener consecuencias graves para cualquier organización, desde sanciones legales hasta la pérdida de reputación y oportunidades de negocio. Implementar un sistema de compliance con GRCTools, capacitar a los empleados y realizar auditorías periódicas son estrategias efectivas para asegurar el cumplimiento normativo y evitar los riesgos asociados. Al seguir estos pasos, las empresas no solo protegen su estabilidad financiera, sino que también construyen una reputación sólida y confiable en el mercado.

El Software de Compliance de GRCTools es una solución integral para gestionar el cumplimiento normativo de forma eficiente, facilitando la automatización de auditorías, el monitoreo en tiempo real y el control de riesgos. Esta herramienta permite a las empresas asegurar la conformidad con las normativas vigentes, protegiendo su reputación y estabilidad financiera.

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Certificacion compliance

La certificación compliance es una acreditación que valida que una organización cumple con los estándares y regulaciones de ética y transparencia. Estas certificaciones permiten a las empresas establecer procedimientos robustos para la prevención de riesgos legales y la creación de una cultura ética, que fortalece la confianza de los empleados, clientes y accionistas.

El objetivo principal de las certificaciones de compliance es reducir los riesgos asociados con el incumplimiento de normativas y las prácticas antiéticas. Este tipo de certificación también asegura que la empresa se adhiere a las leyes locales e internacionales relevantes para su sector, incluyendo áreas de protección de datos, finanzas y corrupción. Para muchas empresas, la certificación en compliance es un requisito para acceder a ciertos mercados y establecer relaciones comerciales.

Certificaciones de mayor relevancia

ISO 19600: Directrices para la gestión del compliance

La ISO 19600 es una de las normas más relevantes en el ámbito de compliance, ya que proporciona directrices para el establecimiento, desarrollo, implementación, evaluación y mantenimiento de un sistema de gestión de compliance efectivo. Aunque no es una certificación obligatoria, la ISO 19600 se considera una guía completa para la gestión de riesgos de cumplimiento. Esta norma se basa en los principios de buena gobernanza y ética corporativa y es aplicable a cualquier tipo de organización.

ISO 37001: Sistemas de gestión antisoborno

La ISO 37001 es una certificación específica que se centra en la prevención del soborno dentro de las organizaciones. Es la única norma internacional certificable en esta materia y proporciona un marco para implementar controles y políticas que ayuden a las empresas a evitar prácticas de corrupción. La ISO 37001 es especialmente relevante en sectores donde el riesgo de soborno es alto, como la construcción, la minería y las finanzas, y se considera un requisito esencial para empresas que buscan demostrar transparencia y ética.

Compliance Management Systems (CMS)

Los Compliance Management Systems (CMS) son marcos de trabajo que establecen principios para la implementación de un sistema de gestión de cumplimiento. La CMS, aunque no es una certificación en sí misma, constituye un sistema utilizado por empresas en diferentes industrias para garantizar que cumplen con las regulaciones legales y normativas. Este enfoque es especialmente útil para las empresas que buscan un sistema de cumplimiento integral sin la obligación de una certificación externa.

Certificación de protección de datos GDPR

Para las empresas que operan en la Unión Europea, la certificación de protección de datos conforme al GDPR es una acreditación crítica en materia de compliance. Asegura que la empresa cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que exige estrictos controles sobre la recopilación, almacenamiento y tratamiento de datos personales. Esta certificación es esencial para proteger los derechos de privacidad de los consumidores y para evitar sanciones significativas.

Beneficios principales

La certificación compliance lleva consigo una serie de beneficios principales:

• Reducción de riesgos legales y financieros: Una certificación en compliance, como la ISO 37001 o una certificación de protección de datos, ayuda a las empresas a reducir el riesgo de incurrir en multas o sanciones legales, así como el impacto financiero asociado con demandas o investigaciones. La existencia de un sistema de gestión de compliance certificado muestra a los reguladores y socios comerciales que la empresa sigue un marco estricto de gobernanza y control.
• Mejora de la reputación y la confianza: La obtención de una certificación en compliance mejora la reputación de la empresa, ya que demuestra un compromiso con la ética y la transparencia. Esta confianza refuerza la lealtad de los clientes y empleados, y también facilita las relaciones comerciales con otras empresas que valoran el cumplimiento normativo y los principios éticos.
• Acceso a nuevos mercados y oportunidades de negocio: Algunas industrias y mercados requieren que las empresas cumplan con ciertas normativas de compliance para poder participar. Tener una certificación, como la ISO 37001, facilita el acceso a estas oportunidades comerciales, y puede ser un factor decisivo en la adjudicación de contratos o licitaciones, especialmente en el sector público y en mercados internacionales.

El objetivo principal de las certificaciones de compliance es reducir los riesgos asociados con el incumplimiento de normativas y las prácticas antiéticas.
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Proceso para obtener la certificacion compliance

Evaluación inicial de cumplimiento

Antes de iniciar el proceso de certificación, la organización debe realizar una evaluación interna de cumplimiento para identificar áreas de mejora y posibles brechas en sus procedimientos. Esto incluye una revisión exhaustiva de los procesos internos, la capacitación del personal y la alineación con los principios éticos y de buena gobernanza.

Implementación del sistema de gestión de compliance

El siguiente paso es la implementación del sistema de gestión de compliance de acuerdo con los requisitos de la certificación. Esto puede implicar la creación de políticas específicas, la asignación de responsabilidades y la capacitación continua de los empleados. La implementación debe abarcar todas las áreas de la organización para garantizar que cada departamento cumpla con las normas y requisitos de la certificación.

Auditoría y certificación

Finalmente, se lleva a cabo una auditoría externa por parte de un organismo certificador acreditado, quien evaluará si la organización cumple con todos los requisitos establecidos para la certificación. Una vez superada la auditoría, la empresa recibirá la certificación en compliance, que deberá mantenerse mediante auditorías periódicas y revisiones continuas.

Software de GRCTools para conseguir la certificacion compliance

La certificación compliance con GRCTools es una herramienta fundamental para las empresas que desean asegurar su cumplimiento normativo, mejorar su reputación y minimizar riesgos legales y financieros. Al optar por una certificación como la ISO 37001 o la ISO 19600, las organizaciones fortalecen su compromiso con la transparencia y la ética corporativa. Además, el cumplimiento de estos estándares abre puertas a nuevas oportunidades comerciales y garantiza la protección de los intereses de sus stakeholders.

El Software de Compliance de GRCTools facilita la implementación de sistemas de gestión de compliance, permitiendo a las empresas gestionar políticas, monitorizar riesgos y mantener un registro de sus actividades de cumplimiento. Esta herramienta es especialmente útil para empresas que buscan cumplir con los requisitos de certificaciones como la ISO 37001.

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El compliance se ha convertido en un concepto fundamental en el mundo corporativo, especialmente para garantizar que las organizaciones operen dentro de los límites legales, éticos y regulatorios. Pero, compliance: que es y por qué es tan importante para las empresas modernas.

El término compliance proviene del inglés y significa «cumplimiento«. En el contexto empresarial, compliance se refiere al conjunto de procedimientos y acciones que una empresa adopta para asegurarse de que cumple con las leyes, normativas, reglamentos internos y estándares éticos que le corresponden. Esto incluye desde regulaciones legales hasta políticas internas y códigos de conducta.

El objetivo del compliance es evitar cualquier actividad que pueda poner a la empresa en riesgo legal, financiero o reputacional. Un buen sistema de compliance garantiza que todos los empleados, directivos y socios de la empresa actúen conforme a las leyes y las políticas establecidas.

¿Qué incluye un programa de compliance?

Un programa de compliance completo incluye varios componentes esenciales, tales como:

• Identificación y evaluación de riesgos: Identificar los riesgos legales y regulatorios a los que está expuesta la empresa.
• Políticas y procedimientos: Desarrollar normativas internas claras y procedimientos para garantizar el cumplimiento.
• Capacitación: Educar a los empleados y directivos sobre las leyes y regulaciones relevantes, así como las políticas de la empresa.
• Monitoreo y auditoría: Realizar auditorías periódicas para garantizar que se cumplan los requisitos de compliance.
• Investigación y sanciones: Establecer un proceso para investigar violaciones y aplicar sanciones si es necesario.

Compliance: que es y para qué sirve

Protección frente a riesgos legales

Uno de los principales beneficios del compliance es la protección frente a riesgos legales. Las empresas que no cumplen con las regulaciones locales o internacionales pueden enfrentarse a sanciones económicas, juicios o incluso el cierre de sus operaciones. Un programa sólido de compliance permite a las empresas prevenir estos riesgos, detectando cualquier posible infracción antes de que se convierta en un problema mayor.

Reputación corporativa

La reputación es uno de los activos más valiosos de cualquier organización. Las empresas que operan de manera ética y transparente son mejor valoradas por los clientes, proveedores y socios comerciales. Un buen sistema de compliance promueve una cultura ética, lo que ayuda a mejorar la imagen de la empresa en el mercado.

Mejora de la eficiencia operativa

Implementar un programa de compliance efectivo no solo se enfoca en el cumplimiento de las leyes, sino que también promueve la mejora continua en los procesos internos. Al establecer procedimientos claros y capacitar a los empleados, se evitan errores y se agilizan las operaciones, lo que puede traducirse en una mayor eficiencia operativa.

Cumplimiento normativo y de regulaciones

Dependiendo del sector en el que opere una empresa, el cumplimiento normativo puede ser especialmente complejo. Las industrias como la banca, la farmacéutica y la tecnología, por ejemplo, están sujetas a estrictas regulaciones que deben ser cumplidas para evitar sanciones. Este ayuda a que las empresas se mantengan actualizadas con los cambios regulatorios y cumplan con todas las exigencias.

Desafíos

Existen dos desafíos principales derivados de estas prácticas:

• Adaptación a cambios regulatorios: Uno de los principales desafíos en la gestión del compliance es mantenerse al día con los constantes cambios regulatorios. Las leyes y normativas cambian con frecuencia, y las empresas deben adaptarse rápidamente para evitar violaciones. Un sistema de compliance debe ser lo suficientemente flexible para ajustar sus políticas y procedimientos en función de estos cambios.
• Integración en la cultura corporativa: Otro desafío clave es lograr que el compliance no sea visto como una carga administrativa, sino como una parte fundamental de la cultura corporativa. Para que un programa de compliance sea efectivo, es necesario que todos los empleados, desde la alta dirección hasta el personal operativo, comprendan su importancia y lo integren en su día a día.

Compliance se refiere al conjunto de procedimientos y acciones que una empresa adopta para asegurarse de que cumple con las leyes, normativas, reglamentos internos y estándares éticos que le corresponden.
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Mejores prácticas

Evaluación periódica de riesgos

Es fundamental que las empresas realicen una evaluación periódica de riesgos para identificar posibles áreas de incumplimiento. Esta evaluación debe incluir todos los aspectos legales, éticos y operacionales relevantes para la industria en la que se desempeña la empresa.

Capacitación continua

La capacitación continua de empleados y directivos es esencial para un sistema de compliance exitoso. Las políticas y normativas pueden cambiar con el tiempo, por lo que es necesario que el personal esté siempre informado sobre las mejores prácticas y las nuevas regulaciones que deben seguir.

Uso de tecnologías avanzadas

Las herramientas tecnológicas, como el Software de GRCTools (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento), permite a las empresas automatizar muchos aspectos. Estas herramientas facilitan el monitoreo de riesgos, la auditoría de procesos y la generación de informes en tiempo real, lo que mejora la eficiencia del programa de compliance.

Software Compliance: que es y cómo aporta a las empresas

La gestión del compliance es una pieza clave para el éxito y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier organización. Asegurar que las empresas operen dentro de un marco legal y ético no solo las protege de riesgos legales, sino que también fortalece su reputación y eficiencia operativa. Adoptar un enfoque proactivo y utilizar herramientas tecnológicas avanzadas facilita la implementación de un programa de compliance eficaz.

El Software de Compliance de GRCTools es una solución integral que permite a las empresas gestionar sus riesgos de cumplimiento, automatizar auditorías y mantenerse al día con las regulaciones. Esta plataforma facilita la creación de políticas internas, la capacitación de empleados y el seguimiento del cumplimiento en tiempo real.

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GRC en seguridad de la información mejora la eficiencia de la gestión, genera retorno de la inversión y elimina riesgos, sobre la base de tres ejes fundamentales: buenas prácticas de Gobernanza, cumplimiento y gestión de riesgos.

En entradas anteriores hemos analizado el modelo de gestión GRC con detalle. Hoy hablamos del alcance real de GRC en seguridad de la información, cómo contribuye a lograr objetivos y por qué es importante implementarlo en cualquier organización.

¿Qué es GRC en seguridad de la información?

El concepto de gestión basada en la alineación de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento aparece con el nuevo milenio. Se trata de un modelo que busca mejorar la productividad, disminuir la posibilidad de error, evitar riesgos y asegurar el cumplimiento normativo y legal en todas las operaciones de la organización.

Hasta ahí, no hay mucho que aclarar. Lo novedoso están en el impacto que tiene GRC en seguridad de la información: el marco de gestión elimina los silos de información, al promover la comunicación entre diferentes áreas y departamentos. Así, todos tienen acceso a información y recursos.

¿Cómo trabaja la Gobernanza en un modelo GRC en seguridad de la información?

La Gobernanza implica tomar buenas decisiones, éticas y ajustadas a lo que se consideran buenas prácticas en cualquier lugar del mundo. La Gobernanza, de forma adicional, incorpora el cumplimiento de todas las obligaciones voluntarias o legales de la organización.

GRC en seguridad de la información aplica la Gobernanza al diseñar protocolos o controles que garanticen la seguridad de la información y de los activos, y la buena conducta de los empleados propietarios de esos activos y de los procesos asociados.

La Gobernanza es el elemento que garantiza la transparencia en la gestión de seguridad de la información. Pero también hace que exista comunicación fluida y productiva sobre el tema en todas las áreas de la organización.

¿Cómo funciona la Gestión de Riesgos en un modelo GRC en seguridad de la Información?

Una de las ventajas de adoptar un modelo GRC para gestionar la Seguridad de la Información es el derrumbe de barreras entre diferentes áreas para dinamizar el flujo de información. Como ya se advirtió, desaparecen los silos de información.

Las preocupaciones y los informes sobre riesgos inminentes se exponen con una alta exposición, facilitando la Gestión de Riesgos. La Gestión de Riesgos es ahora integral y tiene alcance sobre toda la organización.

¿Qué función cumple el cumplimiento en un modelo GRC en seguridad de la información?

Asegurar el cumplimiento en el área de seguridad de la información es cubrir la mayoría de las grietas que representan riesgos. El cumplimiento evita de paso el pago de multas o sanciones y la consecuente erosión de la imagen y la reputación de la organización.

GRC promueve el cumplimiento normativo, contractual, legal y regulatorio. Los datos y la información sensible de la organización, así como la conformidad con los requisitos de algún estándar como ISO 27001 o de reglamentos como RGPD, están asegurados.

¿Qué busca un modelo GRC en seguridad de la información?

Los objetivos son varios. El primero de ellos es mejorar los resultados de la gestión y optimizar el uso de recursos. Otros objetivos específicos son:

• Aumentar los indicadores de Retorno de la Inversión en el área de IT.
• Reducir costes y eliminar tareas redundantes.
• Eliminar silos de información.
• Promover la automatización de procesos y de Sistemas de Gestión.
• Aumentar la confianza en los inversores, los inversores y los reguladores.

Software ISO 37301 de ISOTools

Los modelos GRC tienen altos requerimientos de información. Muchas organizaciones necesitarán procesar grandes cantidades de datos en muy poco tiempo. El Software ISO 37301 de ISOTools es una herramienta diseñada para afrontar los retos que ofrece el modelo, pero también la gestión de cumplimiento.

Se trata de una plataforma que incorpora elementos de Big Data y de Inteligencia Artificial. Automatiza tu programa de cumplimiento con esta solución.

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Las políticas, y la gestión de políticas, son la herramienta que utiliza la Alta Dirección para expresar, más que sus deseos, sus límites. Se trata de documentos en los que se define un marco para la toma de decisiones por parte de los ejecutivos medios de la organización.

La gestión de políticas desempeña un papel importante en la capacidad de gobernanza de la Alta Dirección. Pese a ello, no todas las Juntas Directivas lo entienden así y hace uso de una adecuada gestión de políticas.

¿Por qué la Alta Dirección necesita una adecuada gestión de políticas?

La Alta Dirección tiene la responsabilidad de tomar las mejores decisiones para el bienestar financiero, legal, social y reputacional de la organización. Sin embargo, es un hecho que el fragor del trabajo diario impide consultar todos los asuntos a la Alta Dirección.

Los ejecutivos, los directores de área y los gerentes de nivel medio toman decisiones inmediatas, que muchas veces no son conocidas por la Alta Dirección. Y no tienen por qué hacerlo: el trabajo de la Alta Dirección es guiar, conducir, liderar… no gestionar o tomar decisiones sobre todos y cada uno de los temas en la organización.

La Alta Dirección delega la toma de decisiones sobre asuntos menores, pero también de asuntos de importancia media. Incluso, algunos grandes temas entran en el radio de acción de los gerentes y ejecutivos medios, dentro de un marco que les permite saber hasta dónde pueden llegar y que no pueden hacer.

Ese marco está compuesto por las políticas que ha publicado la Alta Dirección. Y para que las políticas cumplan con su función se requiere una acertada y eficaz gestión de políticas.

La gestión de políticas es también una responsabilidad de los ejecutivos de la organización. A esta altura, muchos lectores estarán preguntándose sobre el trabajo real de la Alta Dirección.

La Alta Dirección, en una organización, es un órgano consultivo. No es operativo. Los miembros de la Alta Dirección se reúnen apenas algunas horas al mes. Algunos de esos miembros pertenecen a las Juntas de varias organizaciones.

Por eso necesitan las políticas: para comunicar lo que se espera que se haga, o lo que no se permitirá, en áreas como cumplimiento, seguridad de la información, seguridad en el trabajo, gestión ambiental… Todo esto, en conjunto, se denomina Gobernanza.

Las políticas son la guía que consulta y tiene en cuenta cada ejecutivo, cada gerente, cada supervisor, cada director de área, en el momento de tomar una decisión o aprobar un proyecto.

Y para que las políticas se produzcan a tiempo, sobre los temas que la Gobernanza requiere, y el mensaje llegue a las personas adecuadas, se necesita una eficaz, adecuada y oportuna gestión de políticas.

¿Qué elementos clave necesita considerar la gestión de políticas?

Algunas políticas son publicadas por la Alta Dirección obedeciendo un deseo autónomo o una necesidad identificada por los miembros de la junta. Otras, la mayoría, son solicitadas por equipos de gestión en las diferentes áreas.

En ambos casos los documentos son importantes. Para que cumplan con su cometido, estos documentos necesitan incorporar elementos mínimos. Es la gestión de políticas la que se encarga de verificar que esos elementos estén presentes:

1. Decisiones y requisitos de la Alta Dirección

No tendría objeto o funcionalidad una política que no exprese el deseo de la Alta Dirección para que se haga algo. Es importante que esas decisiones contenidas en la política respondan a una necesidad vigente o a un problema que no ha ocurrido aún.

2. Comprensible para la audiencia

La política de seguridad en el trabajo, por ejemplo, interesa a todos los empleados de la empresa. Igualmente, el cumplimiento incumbe a todas las áreas. Otras son un tanto más reducidas en su alcance, como seguridad de la información. Todas las políticas, no obstante, deben expresarse en términos comprensibles para la audiencia a la que se dirigen.

3. Expectativas

La política habla sobre lo que se quiere que se haga y sobre lo que no se permite o tolera. Pero también formula expectativas. Los miembros de la Alta Dirección expresan en la política lo que desean que ocurra, lo que esperan de la gestión, las metas que les gustaría ver alcanzadas, los objetivos hacia el futuro.

4. Aplicabilidad

La política necesita ser realista. Esto implica que lo que allí se dispone sea alcanzable, medible y verificable. Pero también debe expresar el documento a quien aplica y quien asume las responsabilidades primarias.

5. Mecanismos de revisión y monitoreo

Lo que no se puede medir no se puede controlar. Un elemento esencial en la gestión de políticas, y en las mismas políticas como documento, es la inclusión de herramientas y mecanismos de revisión y monitoreo diseñados para verificar el cumplimiento.

6. Acatamiento y respeto

Finalmente, es importante que el documento adopte el tono superior propio de la Alta Dirección. Todos en la organización necesitan entender que se trata de un mandamiento expreso de la Alta Dirección y que su incumplimiento implica sanciones.

¿En qué casos no utilizar la gestión de políticas?

La gestión de políticas y su resultado natural, que es la creación de este tipo de documentos, sólo proceden cuando la Alta Dirección busca comunicar lineamientos o posiciones con respecto a la gestión en un área definida.

Aunque algunos ejecutivos de la organización piensen que, con respecto a un determinado tema, conviene una declaración de la Alta Dirección, es importante que esto se haga bajo el concepto de “Declaración” y no utilizando el de política.

Específicamente, las políticas no se deben utilizar para:

1. Impartir órdenes específicas

Especialmente cuando estas órdenes o instrucciones corresponden por delegación o por jerarquía a mandos medios, ejecutivos, directores de área, supervisores u otros empleados a los que se les ha facultado para ello.

2. Divulgar procedimientos

Todos los procedimientos normalizados o estandarizados, así como otro conjunto de instrucciones para desempeñar un proceso o un conjunto de tareas, se comunican en otro tipo de documentos. Hacerlo en documentos como políticas, hace que estas pierdan el respeto y la jerarquía que tienen por definición.

3. Expresar opiniones sobre situaciones cotidianas o imprevistas

La Alta Dirección, por supuesto, tiene el derecho y la obligación de pronunciarse sobre la ocurrencia de situaciones imprevistas o inusuales, sobre todo si el origen de ese tipo de eventos implica un reproche o un llamado de atención para algunos empleados, algún área definida o un gerente o director de área.

Pero estos pronunciamientos se hacen de forma oral en una reunión preparada para cumplir ese objetivo o un comunicado que se remita a las personas competentes.

Software ISO 37301 de ISOTools

Más allá de la parte doctrinaria, la creación de políticas necesita trazabilidad, control de documentos y comunicación efectiva. Son aspectos procedimentales que necesitan la implementación de una solución como el Software ISO 37301 de ISOTools.

Esta plataforma tecnológica, basada en la nube, se especializa en la automatización de las diferentes tareas de un Sistema de Gestión de Compliance. Entre otros objetivos, la solución apoya y garantiza la eficiencia de la Gestión de Políticas. Conócela aquí.

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Las cifras y los datos son ahora más importantes que la percepción. Esto, suponiendo que las métricas consideradas son las indicadas. Los indicadores de cumplimiento utilizados necesitan entregar información relevante que ofrezca certeza sobre el rumbo de la gestión y su impacto positivo real en la organización.

¿Qué son indicadores de cumplimiento?

Los indicadores de cumplimiento son las métricas, cifras o datos que, en su conjunto, verifican el buen funcionamiento de la gestión de compliance, o, por el contrario, su incapacidad para cumplir con los objetivos propuestos.

Utilizar los indicadores de cumplimiento eficaces evita que una organización se vea inmersa en problemas de mala conducta o tenga que pagar multas o sanciones, por confiar en un Sistema de Compliance que en la práctica presenta muchas fallas.

Contar con indicadores adecuados disminuye los riesgos de cumplimiento y ayuda a identificar problemas con suficiente antelación. Brechas de capacitación, deficiencia en políticas o procedimientos o ausencia de tecnología, son entre otros, problemas que evidencian los indicadores de cumplimiento.

Todo esto, por supuesto, si se mide lo que se debe medir y se utilizan las herramientas adecuadas. Los indicadores pueden ser los necesarios. Pero si se obtienen cuando los hechos medidos ya son historia, resultarán poco relevantes.

¿Cuáles son los cinco indicadores de cumplimiento que debería utilizar toda organización?

Dos características hacen que un indicador sea relevante: que compruebe sin lugar a duda que la gestión garantiza el cumplimiento o que señale un problema existente que dificulta o impide el logro de los objetivos.

Los Sistemas de Gestión de Compliance digitalizados, con un alto grado de automatización, entregan datos e informes confiables y, por tanto, indicadores relevantes que tienen impacto inmediato en la mejora continua de la Gestión. Los cinco más importante, que toda empresa tendría que utilizar son:

1. Tiempo en el que se identifican los problemas

Este indicador muestra la media de tiempo que toma a la Oficina de Cumplimiento identificar un problema, desde su origen hasta que se produce el hallazgo. No se toma en cuenta, aún, el tiempo de reacción ni el que se utilizará para resolver el asunto.

El momento en que se identifica el problema es fácil de ubicar. Aparece en un informe de auditoría, en una inspección, como resultado de una denuncia interna o cuando la organización es sancionada o recibe el impacto negativo de una infracción o un incumplimiento.

El verdadero problema está en encontrar la fecha del origen. Los programas digitalizados pueden entregar pistas de trazabilidad que permiten encontrar el momento real en que aparece un problema. De hecho, suelen tener la capacidad de informarlo de forma automática.

Entrevistas, investigaciones dispendiosas o exámenes a documentos son formas tradicionales a las que es preciso acudir cuando no se cuenta con el debido soporte tecnológico.

El tiempo medio en el que el programa logra hallar un problema e identificarlo, evidencia la agilidad de la Gestión, la eficacia de la comunicación interna, el nivel de cultura de cumplimiento y la capacidad real para encontrar problemas antes de que su impacto sea irreparable.

Es un indicador expresado en tiempo, que se espera siempre esté a la baja.

2. Tiempo de reacción

Un problema identificado tendría que ser intervenido de inmediato. Es lo que se espera, pero no siempre es así. En algunos casos es preciso realizar una investigación para encontrar la causa raíz, diseñar estrategias para eliminarla, solicitar recursos, modificar un proceso, implementar un control…

El tiempo que transcurre desde la identificación del problema, y la intervención efectiva del equipo de cumplimiento con una acción correctiva o preventiva es fácil de obtener. Es un indicador muy importante ya que demuestra la capacidad de reacción que tiene el Sistema.

Es, además, un indicador que muestra que tan preparada está la Oficina de Cumplimiento para enfrentar imprevistos. Evitar ‘incendios’ es importante. Pero estar preparados para apagarlos lo más pronto posible también lo es.

3. Tiempo empleado para resolver problemas

Es, en la cadena de gestión, el siguiente indicador natural. La fecha de inicio en este caso es muy fácil de señalar: es el momento en que el problema es reportado en un informe de auditoría, en una inspección o a través de una denuncia, siendo estas las fuentes usuales para este tipo de hallazgos.

La fecha final es, por supuesto, cuando se resuelve el problema. Es un indicador útil para identificar problemas en la investigación o en la capacidad para implementar acciones correctivas. Muchos problemas no son resueltos con la debida oportunidad por ausencia de recursos. Otros delatan la resistencia de los empleados a ofrecer información y colaborar con la investigación.

En algunas organizaciones existen profesionales con competencias forenses que facilitan la resolución de problemas de cumplimiento. El tiempo para resolver los problemas es, no obstante, significativamente más bajo en organizaciones que cuentan con una gestión automatizada.

4. Coste de la Gestión

El coste total de la Gestión es ya un indicador de cumplimiento muy interesante. Sin embargo, obtener el coste por problema tratado entrega una cifra en dinero que necesita la Alta Dirección para la toma de decisiones futuras.

Esta cifra se puede enfrentar con el coste que hubiesen representado los problemas si no se trataran a tiempo. Otra forma de presentar el indicador es tomando el coste total del programa y dividiéndolo entre los casos exitosos.

La métrica ayuda a entender qué tipo de problemas resultan más costosos en su resolución, y cuál es la etapa de la resolución que más recursos consume: identificación, investigación, implementación de medidas, monitoreo, revisión…

5. Impacto previsto vs impacto real

La Gestión de Riesgos en cualquier área se basa en unos eventos hipotéticos. Eventos respaldados por cifras, por tendencias, por antecedentes históricos, pero, igualmente hipotéticos hasta que no se presentan.

No existe la Gestión de Riesgos infalible. Y la única forma de comprobar que tan acertadas son las predicciones es, desafortunadamente, la ocurrencia del evento negativo.

Cuando el riesgo impacta los profesionales encargados tienen la valiosa oportunidad de obtener un indicador muy interesante: la diferencia real entre el impacto negativo pronosticado y el real.

Esta brecha se puede medir de forma numérica, expresada en un valor monetario, o de forma cualitativa, cuando el impacto es sobre la reputación de la organización o sobre el nivel de confianza de los empleados o de un organismo regulador.

Entre los indicadores de cumplimiento este es el que mejor permite medir la eficacia de las evaluaciones de riesgos que, sabemos, miden probabilidad e impacto negativo.

Software ISO 37301 de ISOTools

Obtener indicadores de cumplimiento eficaces, relevantes y oportunos requiere un soporte tecnológico adecuado para la Gestión de Compliance. El Software ISO 37301 de ISOTools es una plataforma basada en la nube que ofrece funcionalidades diseñadas para ayudar a las organizaciones a potenciar la eficacia y el rendimiento de sus programas de cumplimiento.

La plataforma incorpora funcionalidad avanzada para producir informes inmediatos, señalar puntos críticos en mapas de calor, elaborar predicciones, mostrar tendencias, automatizar tareas repetitivas de la Gestión, entre otras características. Conócela aquí.

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Esto no es tan claro en la realidad. Por supuesto, muchas ideas de verdad no son tan buenas. Sin embargo, la única forma de saber si una iniciativa contribuirá al éxito de una estrategia empresarial o no, es ejecutándola.

Pero para hacerlo, hay que invertir tiempo, recursos y, por supuesto, correr el riesgo. Y es en este punto precisamente, en el del riesgo, que vale la pena hacer algo para disminuir la posibilidad de error.

¿Cómo identificar las mejores iniciativas para una estrategia empresarial?

Son muchas las organizaciones que inician el diseño de una estrategia empresarial con una actividad muy conocida: la lluvia de ideas. La cantidad de ideas que surgen en este tipo de actividades es abrumadora.

Algunas de esas iniciativas se excluyen entre ellas mismas por simple contraposición. Son tan opuestas que su implementación simultánea es imposible. Otro factor para considerar es la imposibilidad de probar todas las ideas en la práctica. El tiempo y los recursos nunca serán suficientes.

Una solución es elegir ideas aleatorias, dejando al azar la decisión. Tomar las menos costosas será la elección de algunos. Pero ¿por qué no aplicar un filtro que permita seleccionar con cierto grado de certidumbre las mejores?

Nueve preguntas, nueve filtros para decantar las mejores propuestas. Es lo que planteamos a continuación. Aquí están nueve criterios para seleccionar las mejores ideas para implementar una estrategia empresarial exitosa:

1. Impacto de la iniciativa en los indicadores

La estrategia empresarial busca alcanzar uno o varios objetivos. Esos objetivos serán inteligentes o SMART. Esto significa que serán medibles entre otras condiciones.

Entonces, el primer criterio para seleccionar ideas que contribuyen al éxito de la estrategia empresarial es el impacto que la implementación de esa iniciativa tiene sobre uno o varios indicadores o KPIs.

El impacto necesita ser directo y relevante. Cuando una iniciativa tiene la capacidad de modificar un indicador, pasando por varias etapas, o tiene un impacto positivo, pero poco significativo, es posible determinar que no pasa por este primer filtro.

2. Tiempo de impacto en la métrica

Una vez identificado o pronosticado el impacto que la idea puede tener en uno o varios indicadores, el siguiente filtro es pronosticar cuando lo hará. La estrategia empresarial se propone para un determinado plazo: tres meses, seis, un año…

No tendría mucho sentido pensar en tomar una idea que tardará más de un año en presentar resultados efectivos, cuando la estrategia ha sido diseñada para seis meses.

3. Mejora de los procesos de Transformación Digital

Hay ideas que requieren la implementación de tecnología especializada o diseño de procesos definidos. Esto no las hace descartables. Pero las ideas que se acomodan sin problema a procesos de Transformación Digital que ya están en marcha, o a los procesos propios de la organización, especialmente los que forman parte de Sistemas de Gestión Estandarizados, resultan mucho más amigables.

Las sugerencias que se adaptan a la estructura funcional actual, por supuesto implican menores costes para su implementación, a la vez que plantean la posibilidad de impulsar y acelerar procesos que son esenciales para el desarrollo y crecimiento de la organización.

Una idea que calce a la medida usualmente genera nuevas ideas para el futuro.

4. Número de áreas que intervienen

El número de personas, de áreas o departamentos que tendrán que aprobar e intervenir en la implementación es un factor que genera suspensiones prolongadas, objeciones imprevistas, solicitudes de modificaciones, costes adicionales, y, finalmente, una prolongación indefinida en el tiempo.

Al final la implementación concluye sin éxito, por supuesto consumiendo trabajo y recursos. En algunas organizaciones el liderazgo y el tono superior de la Alta Dirección logran salvar el obstáculo. Si no es así, conviene optar por iniciativas que apenas involucren a un departamento o dos como máximo.

5. Recursos para la implementación

Pocas iniciativas se pueden implementar sin asignar recursos. Desde tecnología, hasta contratación de personal adicional, pasando por capacitación o adecuación de instalaciones físicas, todos son recursos que tienen un coste financiero.

El filtro consiste en comparar el beneficio económico esperado de la iniciativa, frente a los costes que representa la puesta en marcha. Si es menor el primero, o apenas ligeramente superior, la recomendación es abandonar la idea ahora y continuar aplicando los filtros restantes a las que hasta este punto haya superado las cribas anteriores.

6. Otras ideas asociadas

Las iniciativas que dependen de otra están sujetas a los requisitos y los obstáculos de la idea vinculada o asociada. Esto significa que, aunque una primera revisión indique que la idea evaluada es viable, el proyecto del que depende puede no serlo.

Es algo que pocas veces se contempla. Las iniciativas necesitan ser evaluadas a lo largo de varios grados de separación. En algún momento el proyecto puede atarse a una idea que ya fue descartada generando su suspensión tras haber consumido recursos importantes y dejando truncada la estrategia empresarial.

7. Ciclo de vida de la idea

Determinar el momento preciso en que iniciará la implementación, los puntos exactos de cada hito durante el desarrollo de la idea y el momento de culminación es lo que se busca al aplicar este séptimo filtro.

Esto permite apreciar con claridad cualquier tipo de incongruencia o incompatibilidad con otras iniciativas o con proyectos que ya están en marcha y que forman parte de la estrategia comercial y operativa de la organización.

Algunas ideas necesitan que un proceso que está en etapa de gestación se encuentre finalizado para el momento en que intercepte con la idea en curso. La modificación de un producto, por ejemplo, requerirá que una campaña publicitaria haya tenido el tiempo suficiente para crear expectativa y curiosidad en los consumidores.

La compaña de marketing, por otra parte, podría llegar a un punto máximo de repercusión, cuando el rediseño del producto ni siquiera ha salido de una fase embrionaria. Para cuando la reingeniería concluya, es probable que el efecto publicitario sea historia. Por eso es importante sincronizar los ciclos de vida de las diferentes ideas asociadas o dependientes.

8. Coste beneficio

En este punto, antes de pasar por el filtro final, las iniciativas que subsisten deben ser en verdad muy buenas. Pero ¿son viables en términos económicos? Eso lo define la relación coste beneficio.

Coste beneficio es el factor determinante para la Alta Dirección. Si este factor no es contundente, es poco probable que el tomador de la decisión la acoja. Un beneficio ligeramente superior al coste no será suficiente para implementar la iniciativa y llevarla a ser parte de la estrategia empresarial.

El beneficio necesita ser más que aceptable al compararlo con el coste. Pero también necesita ser sostenible en el tiempo y comprobable.

9. Evaluación de riesgos

Las nuevas iniciativas pueden traer nuevos riesgos o aumentar la probabilidad de otros ya existentes. También, por supuesto, pueden eliminar alguna amenaza o representar una interesante oportunidad.

La estrategia empresarial involucra muchos aspectos y muchos riesgos asociados: riesgo económico, riesgo empresarial, riesgo reputacional, riesgo operacional, riesgo de cumplimiento, riesgo regulatorio…

Es importante que las nuevas iniciativas no contribuyan a exacerbar esas amenazas y a incrementar la exposición al riesgo de la organización. Por supuesto, una evaluación de riesgo profesional considera el apetito de riesgo de la organización, las oportunidades y la capacidad de reacción que tenga ante la ocurrencia de una amenaza.

Si una idea pasa por estos nueve filtros, la probabilidad de que en verdad contribuya al éxito de la estrategia empresarial es muy alta. Las oportunidades aumentan si se apoya la estrategia con tecnología.

Software ISO 37001 de ISOTools

La implementación de iniciativas para mejorar la estrategia empresarial implica el consumo de recursos. Los riesgos de corrupción, fraude y soborno, entre otros, aumentan.

Los conflictos de intereses también se multiplican. El Software ISO 37001 de ISOTools es una herramienta diseñada para automatizar la Gestión, apoyando de paso la creación de iniciativas y generando un marco seguro para que prosperen. Encuéntrala aquí.

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