Digitalizar el sistema GRC para optimizar los procesos de gobernanza, riesgo y cumplimiento
El Sistema GRC – Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento -, incorpora tres pilares sólidos y sostenibles, que impulsan la evolución de las organizaciones modernas. Las empresas exitosas tienen en común la adopción del Sistema GRC, y sus líderes conceden un lugar prioritario a las tres áreas en su lista de preocupaciones.
La tarea, no obstante, es compleja y desafiante. Estrategias, procesos, estándares de gestión, tecnología, son, entre otros, aspectos a considerar. Digitalizar el Sistema GRC surge como alternativa eficaz para enfrentar los desafíos que enfrentan las organizaciones que avanzan en la construcción de marcos de GRC.
¿Qué es un Sistema GRC?
El Sistema GRC incorpora tres conceptos: Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento. Pero lo hace de forma integral. Esto significa que no son silos aislados que trabajan cada uno por un rumbo diferente.
La gestión es holística, lo que implica que cada elemento depende y de los otros y los tres conforman un todo funcional. Las estrategias, los procesos y todas las decisiones son evaluadas de forma constante de acuerdo con las mejores prácticas de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento.
El Sistema GRC se extiende hacia todas las actividades de la organización, especialmente las relacionadas con la producción y comercialización. Las organizaciones que trabajan bajo este marco eliminan procesos ineficaces o redundantes, aumentan su productividad, promueven la auditoria y los procesos de revisión e inspección y toman decisiones basadas en la ética y la buena conducta.
El Sistema produce organizaciones resilientes, listas para afrontar cualquier desafío, siempre atentas a los riesgos que pueden aparecer, cumplidoras de la ley y de sus compromisos, pero, sobre todo, sostenibles y socialmente responsables.
¿De dónde viene el Sistema GRC?
El marco corporativo bajo el que opera una organización en el siglo XXI es muy diferente al que correspondió a las empresas que crecieron en la primera mitad del siglo XX.
El mundo cambió y con él la forma de hacer negocios. Las organizaciones modernas enfrentan problemas que no conocieron sus antecesoras: cambio climático, infracciones de seguridad de la información, problemas en la cadena de suministro, aparición de nuevas amenazas, marco regulatorio exigente…
Las iniciativas tradicionales sencillamente dejaron de funcionar. La forma de administrar las empresas cambió y ahora se hace imperativo cumplir la ley, tratar con riesgos nuevos y hacer negocios pensando en proteger el planeta y asegurar recursos para la siguiente generación.
Son todas estas consideraciones las que crean el escenario propicio para la aparición del Sistema GRC. Una forma de gobernar una empresa gestionando riesgos sin descuidar las obligaciones de cumplimiento. Pero la gestión de un modelo GRC va más allá de sumar una sigla al nombre de la organización o acomodar un texto en las políticas y documentos de la empresa.
Por eso surge la necesidad de digitalizar el sistema GRC para optimizar los procesos en las tres áreas involucradas: Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento.
¿Por qué digitalizar el Sistema GRC?
Porque son muchos los temas y las áreas que cubre el Sistema. Dejar el funcionamiento del Sistema a hojas de cálculo y documentos en papel no permitirá abordar las complejidades que la gestión implica ni alcanzar la integralidad que el Sistema demanda.
El Sistema GRC ofrece características y funcionalidades que sólo son relevantes si actúan sobre los acontecimientos que se presentan en el momento. La digitalización permite:
1. Obtener información en tiempo real
Un software GRC permite visualizar lo que está sucediendo en tiempo real. Los paneles de información, mapas de calor e informes inmediatos entregan información útil para tomar decisiones oportunas, establecer tendencias e identificar nuevos riesgos. Se obtiene así una visión real y eficaz sobre el estado del Sistema y los problemas que requieren atención inmediata.
2. Automatizar tareas
Con la automatización, el Software asume tareas repetitivas que antes restaban tiempo a los empleados para actividades más importantes. La automatización también permite diseñar flujos de trabajo eficientes, optimizando la producción y agilizando procesos de revisión y evaluación de riesgos.
3. Mejorar la evaluación y gestión de riesgos
Digitalizar el Sistema permite a los profesionales en Gestión de Riesgos obtener información inmediata para identificar, evaluar, priorizar y tratar amenazas, sin tener que esperar los acostumbrados periodos de producción de informes, que, en el mejor de los casos eran trimestrales. Por supuesto, los informes mostraban hechos que ya habían transcurrido y sobre los que ya no era posible actuar.
4. Vigilar, monitorear y actuar
El Software GRC permite a los profesionales en las áreas de Cumplimiento y Riesgos, hacer un seguimiento diario a temas como el marco regulatorio, riesgos emergentes o evaluaciones inmediatas requerida por un proyecto nuevo. Lo más importante es que es posible actuar en el momento y no esperar a que ya los hechos sean irremediables.
5. Comunicar y colaborar
La integralidad propia del sistema demanda funcionalidades eficientes de comunicación y colaboración. El Software GRC permite a las personas interactuar de forma eficaz y productiva.
De hecho, en algunos casos esa comunicación la produce de forma automática la solución, al enviar comunicaciones automáticas para asignar una tarea, recordar una tarea o informar sobre un atraso.
6. Integrar y automatizar
La integración en un modelo GRC se produce a todos los niveles y en todas las áreas. Esto significa que los procesos, los procedimientos, la información, las políticas y todo, dentro de la organización, asume un enfoque holístico.
Esto implica conectar departamentos y áreas, implementar herramientas que faciliten la colaboración y la comunicación, estandarizar procesos y compartir información incluso con agentes externos, como proveedores, clientes o socios.
7. Analizar de forma inteligente datos, registros e informes
La capacidad para tratar datos en grandes cantidades, evaluarlos, analizarlos y obtener conclusiones relevantes ya no es un problema. El Software GRC incorpora herramientas que permiten extraer datos relevantes, establecer tendencia y patrones, formular predicciones con un alto grado de precisión, y producir informes que alerten sobre posibles amenazas o sobre la existencia actual de problemas que han pasado inadvertidos en determinado punto de la organización.
8. Escalar con la organización
Las organizaciones crecen, evolucionan y asumen nuevos desafíos. El Software GRC está preparado para acompañarlas en ese camino. La capacidad de personalización y configuración permite al Software crecer con la organización y adaptarse a sus nuevas circunstancias.
Las opciones de personalización, por otra parte, permiten a la solución acomodarse a las condiciones particulares de casa industria, especialmente en cuanto a sus exigencias de cumplimiento y sus vulnerabilidades.
9. Controlar riesgos y garantizar el cumplimiento
El objetivo final es tomar decisiones acertadas, informadas, controlando los riesgos y garantizando el cumplimiento. El Software GRC ayuda a las organizaciones que han estandarizado su Gestión de Riesgos de Cumplimiento, bajo la norma ISO 37301, a cumplir con el requisito de mejora continua, revisando los resultados de forma continua e indicando estrategias de Gestión que contribuyan a la mejora.
Software ISO 37301 de ISOTools
El Software ISO 37301 de ISOTools entrega una plataforma centralizada para integrar las tareas de gestión de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento. Esto permite a la organización alinear sus procesos GRC con sus estrategias de negocios, obtener información en tiempo real y evaluar y tratar riesgos con suficiente anticipación.
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