Los obsequios y presentes al final del año desempeñan un papel muy importante en la construcción de relaciones laborales, comerciales e institucionales, y más en este 2020 en el que los detalles y las muestras de aprecio de esta temporada van a ser más que agradecidas.

En un contexto de compliance, sin embargo, este tipo de prácticas generan cierta incertidumbre. Y es que pocos saben con precisión si es apropiado o no recibir una botella de vino o aceptar una invitación para la cena navideña en el restaurante más caro de la ciudad.

El oficial de cumplimiento es, entre otros, el que debe velar porque estas prácticas estén bien reguladas a través de una política de regalos corporativos consistente, precisa y clara.

Qué tener en cuenta sobre la política de regalos corporativos

Aunque parezca elemental, la política de regalos corporativos debe existir físicamente. Debe ser un documento escrito, centrado en impedir que los obsequios, que pueden ser habituales en determinadas épocas del año o circunstancias concretas, se conviertan en la excusa para camuflar el soborno y el fraude.

Pero la política de regalos también debe comunicarse y traducirse, de ser necesario. Es más: algunas organizaciones, con ubicaciones en diferentes puntos geográficos del globo pueden requerir diferentes políticas para regalos corporativos. De acuerdo con las leyes, la cultura y las costumbres de cada lugar, no es lo mismo Francia que Sudan, ni Escocia que Paraguay. Algo aceptable en un país puede resultar totalmente fuera de lugar en otro.

La comunicación de la política de regalos corporativos puede y debería incluir procesos de capacitación y formación. En algunos casos será necesario conseguir pruebas de que los empleados conocen y entienden esta política. Y, por supuesto, debe acompañarse de procesos de actualización para mantenerla siempre al día. Y también será necesario:

Ayudar a los empleados a comprender el porqué

Una cosa es conocer el contenido del documento y aceptarlo. Pero ¿el empleado lo comprende? Ahí radica la importancia de la claridad y la precisión de la política, pero también de la forma en que ha sido comunicada.

El empleado debe saber por qué se prohíbe o se permite algo. Debe entender que las políticas, incluida la de regalos corporativos, están diseñadas para garantizar que la organización cumpla con sus objetivos de negocios sin que se presenten conflictos o se infrinjan las disposiciones sobre fraude y soborno determinadas por organismos reguladores.

Una vez se comprenda el sentido de lo marcado, se consigue la toma de consciencia sobre la importancia de seguir las prácticas propuestas.

Ayudar a los empleados a entender el cómo

Las organizaciones aumentan las probabilidades de que los empleados entiendan y cumplan con la política de regalos corporativos si esta incluye algunos elementos esenciales:

• Definiciones y ejemplos claros de cuáles son los obsequios e invitaciones que se pueden aceptar. En este punto, la política debe establecer limitaciones de valor y mencionar aquellos intangibles que son difíciles de cuantificar o de detectar: descuentos, ubicaciones preferenciales en determinados lugares, muestras gratis…
• Aprobación para la recepción de obsequios comprendidos en un determinado rango de valor. Muchas organizaciones exigen aprobación previa para dar o recibir obsequios que superen un determinado valor. Esto no significa que los pequeños obsequios pasen desapercibidos. Puede que no requieran aprobación expresa, pero sí que deben ser registrados.

Utilizar una solución electrónica para el cumplimiento de obsequios corporativos

La gestión de recepción y entrega de obsequios en navidad, y en cualquier época del año, puede representar un verdadero quebradero de cabeza si no se cuenta con herramientas adecuadas. Una forma de resolverlos y eliminar ineficiencias y obstáculos en el camino es utilizar una solución tecnológica que permita, entre otras, obtener las siguientes funcionalidades:

• Registrar la actividad sobre obsequios de modo más simple y seguro. Y poder acceder a esa información de un modo mucho más ágil.
• Facilitar procesos de aprobación aportando flujos de comunicación más rápidos y efectivos.
• Comunicar políticas, códigos de conducta y normas internas de manera óptima y controlar los procesos de formación involucrados.
• Implementar canales de consultas éticas y de denuncia eficaces.

Estas y otras funcionalidades se convierten en herramientas de gran utilidad para el oficial de cumplimiento en el propósito de verificar el cumplimiento de la política sobre obsequios, regalos, entretenimiento y viajes.

Software ISO 19600 de ISOTools

Diseñar, comunicar y hacer cumplir una política de regalos corporativos es un gran avance para el cumplimiento. Acompañar el proceso con la automatización de las tareas de la gestión de compliance es lo que lleva la labor del oficial de cumplimiento a otro nivel.

Es este el objetivo por el cual se ha diseñado el Software ISO 19600 de ISOTools. Se trata de una herramienta avanzada que gracias a sus funcionalidades libera tiempo a los profesionales del área de cumplimiento, y ayuda a garantizar la difusión y la comprensión de puntos tan importantes como la política de regalos corporativos.

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Pero, además, resulta clave para descubrir áreas donde las iniciativas de gestión funcionan efectivamente o donde es preciso enfocar esfuerzos para garantizar el cumplimiento. Y también, la alta dirección puede utilizar su información para tomar mejores decisiones, asignar recursos y planificar el futuro de la gestión de compliance.

El informe de cumplimiento puede ser diferente dependiendo de la audiencia a la que esté destinado. Sin embargo, siempre debe contener una información mínima y contar con algunas características para garantizar su efectividad.

¿Qué es un informe de cumplimiento?

El informe de cumplimiento es un documento que nos dice en qué estado se encuentra el cumplimiento en una organización, con respecto a una regulación en particular o a todas las obligaciones legales y contractuales que aplican a la organización.

Usualmente, el informe de cumplimiento es redactado por el oficial de compliance. Pero, en organizaciones muy pequeñas y básicas, que no cuentan con esta figura, la tarea suele recaer sobre el contador o, incluso, el gerente.

Básicamente, el informe debe responder 3 interrogantes:

• El primero está relacionado con el estado del cumplimiento normativo de la organización: ¿la organización cumple con las diferentes normas que le son aplicables?
• El segundo interrogante trata de establecer si la organización cuenta con un proceso confiable para garantizar el cumplimiento.
• Finalmente, el informe debe responder cuáles son las acciones que podrían tomarse para mejorar el programa de cumplimiento.

¿Por qué es preciso presentar informes de cumplimiento?

Antes que nada, porque es la forma más ágil que tiene la alta dirección para saber con certeza si el programa de compliance está funcionado como se esperaba y si la organización cumple o no con sus obligaciones legales y contractuales.

Pero también puede ser requerido por un organismo regulador o por alguna entidad financiera, incluso por un cliente. Inversores, socios o aliados comerciales también pueden solicitar informes de cumplimiento, en algunos casos sobre áreas específicas como anticorrupción o ciberseguridad. Es natural que deseen saber si una organización cumple o no antes de poner en juego su capital y sus negocios. En estos casos, es probable que el informe deba ser producido por un auditor o inspector externo.

Diferentes tipos de informes de cumplimiento

Informes de cumplimiento hay en todos los tamaños, modelos y formas, pero sobre todo tratando diferentes temas porque el propósito puede ser distinto de acuerdo con quien lo solicita. Básicamente, podemos encontrar los siguientes tipos:

• Informe sobre el cumplimiento de los programas de debida diligencia de terceros.
• Informe sobre documentación de compliance y controles para garantizar el cumplimiento.
• Informe sobre políticas y procedimientos necesarios para el cumplimiento de determinadas regulaciones regionales o específicas de la industria.
• Informe sobre políticas y controles internos.

Lo que debe incluir un informe de cumplimiento

Tenemos claro que existen diferentes tipos de informes de cumplimiento y que estos pueden ser dirigidos a diferentes audiencias. Esto, por supuesto, hará que existan diferencias estructurales y de presentación entre unos y otros. Sin embargo, consideramos que los siguientes elementos mínimos deben estar incluidos en cualquier informe de cumplimiento:

• Declaración sobre el reglamento o reglamentos, norma o normas sobre las que se garantiza el cumplimiento.
• Definición del alcance del informe. El oficial debe declarar si su informe es general o específico, y advertir qué revisó y qué no revisó por considerarlo improcedente de acuerdo con el propósito del informe.
• Revisión del proceso de cumplimiento. Si el informe versa sobre debida diligencia, es preciso hacer una descripción sobre cómo funcionan los procedimientos para la debida diligencia.
• Resumen de los resultados del análisis en el que se determine si se está cumpliendo con la obligación establecida o no.

Usualmente, el informe de cumplimiento concluye con recomendaciones sobre acciones necesarias para mejorar el programa y garantizar el cumplimiento.

Recomendaciones para crear un informe de cumplimiento efectivo

La primera recomendación sería revisar que el informe incluya los elementos mínimos que referenciamos en el apartado anterior. Pero, además es preciso:

• Utilizar un lenguaje comprensible, de acuerdo con la audiencia, y una estructura lógica.
• Ser preciso y no divagar.
• Incluir un resumen ejecutivo.
• Ser claro en las acciones que se recomiendan y en los términos definidos para implementarlas.
• Indicar cualquier acción necesaria que requiera la aprobación de la alta dirección.

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La gestión de compliance requiere información constante, actualizada y oportuna. Esta es imprescindible para la redacción de los informes de cumplimiento.

El software ISO 19600 de ISOTools es la respuesta a esta necesidad. Se trata de una poderosa herramienta que automatiza las tareas rutinarias del sistema de compliance, ofreciendo información centralizada y actualizada en todo momento, así como una visión total e integral del estado del sistema. Con esta herramienta esta y otras labores del oficial de cumplimiento y los profesionales del área se vuelven mucho más sencillas.

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Así, un buen mensaje puede evaporarse, deteriorarse o deformarse si no existen algunas buenas prácticas al momento de compartir el código de conducta, de modo que deja de ser un documento que ofrece valor real a la organización. ¿Cómo debe compartirse el código de conducta para que no se pierda su objetivo?

Compartir el código de conducta de manera efectiva

El código de conducta establece normas de comportamiento válidas, para todos los empleados y partes interesadas, que se constituyen en la base de la diversidad, la inclusión y el respeto a las normas. Después de una ardua tarea, la organización ha logrado construir ese código de conducta adecuado y ha llegado el momento de comunicarlo y compartirlo con los empleados y con las partes interesadas.

El código debe quedar integrado como parte de un proceso amplio que incluye capacitación, monitorización y evaluación continua para que resulte eficaz. Un error en esta etapa puede dar al traste con el trabajo hasta aquí realizado. Por eso, para compartir el código de conducta con éxito es recomendable un proceso previo de planificación con las siguientes tres estrategias:

1. La participación de la alta dirección

En primer lugar, hay que tener clara la importancia de lo que se va a comunicar. Se trata del marco que regirá las decisiones y órdenes que se tomarán en adelante. Es la norma de normas. Si es tan importante, nadie lo tomará en serio si no proviene del más alto nivel.

No basta con que los empleados sepan que el documento proviene de la Gerencia o de la Junta Directiva. Es preciso que lo reciban de ellos. Si el código se comparte en papel, es importante que sea uno o varios miembros de la alta dirección quienes lo entreguen en la mano a un número representativo de empleados.

Si se comparte a las cuentas de correo electrónico, es fundamental que se utilice alguna herramienta que permita personalizar el mensaje. Que el empleado sienta que el CEO se ha preocupado por buscar su buzón de correo y darle a conocer el código de conducta.

2. Incluir a todos los terceros

El código de conducta es un documento de alcance interno. Pero eso no significa que compartirlo con terceros, proveedores, clientes, socios, contratistas, entre otros, no reporte beneficios.

Compartir el código con todos los terceros envía un mensaje claro: la organización trabaja para eliminar o mitigar los riesgos de cumplimiento y de corrupción y desea crear una cultura sólida en ese sentido en toda la organización, especialmente con quienes comparten la responsabilidad operacional. Así, se demuestra un verdadero compromiso y se promueve que se le preste especial atención a este tema.

3. Elaborar un plan de comunicación

Compartir el código de conducta no es un evento de un solo día. Puede requerir varias actividades, y por ello, es bueno elaborar un plan de comunicación que, entre otras, incluya las siguientes tareas:

• Fijar carteles y anuncios en lugares estratégicos.
• Elaborar folletos o resúmenes del código para introducirlo y facilitar su comprensión, también, por ejemplo, en formato audiovisual.
• Elaborar reuniones de comunicación en diferentes áreas.
• Incluir jornadas de sensibilización y capacitación sobre la cuestión.

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Compartir el código de conducta requiere canales de comunicación y de planificación efectivos, como los presentes en el Software ISO 19600 de ISOTools. Esta plataforma avanzada optimiza la gestión de cumplimiento manteniendo un sistema documental confiable, así como canales de comunicación eficaces y procesos de planificación estructurados y automatizados. Se trata de funcionalidades que pueden agilizar y facilitar, entre otras, la tarea de compartir el código de conducta para que sea comprendido e integrado en todos los rincones de la organización.

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Aunque crear el código de conducta en nuestros días no es la tarea titánica de otros tiempos, si requiere atención, planificación y seguir algunos pasos básicos. ¿Por qué crear el código de conducta y cómo hacerlo fácilmente?

La importancia de crear el código de conducta

El código de conducta es el instrumento adecuado para que la organización y el oficial de cumplimiento comuniquen sus objetivos y sus expectativas para la gestión de cumplimiento y anticorrupción. Pero, además, el código de conducta es la forma más apropiada que encuentra la organización para compartir y comunicar sus valores y sus propósitos de cumplimiento.

Así, al crear el código de conducta, la organización disminuye los riesgos de cumplimiento y logra alinear a los empleados, terceros y otras partes interesadas con las mejores prácticas comunes y con las expectativas de los organismos reguladores. 

Planificación para crear el código de conducta

El código de conducta es un traje a la medida. Cada organización tendrá que considerar su contexto y sus condiciones particulares. Entre otras cuestiones particulares, se deben considerar las respuestas a estas preguntas:

¿Quién lo hace y a quién se dirige?

Cuando la tarea de crear el código de conducta se encomienda a una sola persona, se corre el riesgo de que el documento refleje la posición y el pensamiento de esa persona. Cuantos más contribuyentes tenga el código, más plural, coherente y amplio será.

También es necesario considerar la audiencia: ¿quién leerá el código? Esto determina el lenguaje y el tono con que se redactará el documento y también el medio por el que será compartido.

¿Qué temas se abordarán?

Ética y cumplimiento, podría ser la respuesta obvia. Sin embargo, es bueno considerar los temas específicos que han abordado organizaciones del mismo sector y los riesgos clave a los que pueden estar expuestos empleados y terceros.

Los temas tratados también dependen del momento. ¿Es el primer código de conducta o es una revisión? En algunos casos, la temática puede enfocase en renovar y realinear las directrices o a reforzar algunos valores.

¿Qué alcance tendrá el código?

Esto es importante sobre todo en organizaciones que tienen operaciones en otros países. Esto significa riesgos diferentes y legislaciones especiales. El alcance también determina el formato en que se comunicará el código: ¿será en papel disponible físicamente, se publicará sin restricciones en la web o tan solo en el intranet?

¿Por qué se redacta un código de conducta?

Esto tiene que ver con los objetivos que se persiguen. Así, se establecen las preguntas a las que debe responder el código y permite conocer las inquietudes y preocupaciones que deben ser consideradas en el texto.

¿Cuál es la estructura a adoptar?

El contenido debe ser el que requiere la organización, su contexto, el número de proveedores y su ubicación. Y la estructura, que debe ser coherente y mantenerse durante todo el documento, tiene que facilitar la lectura, la navegación y la comprensión de los conceptos. Esta puede ser tomada de un documento análogo que ya haya sido probado en otra organización.

Construir el código de conducta

Con estas preguntas resueltas, la organización está preparada para iniciar la tarea de construcción del código. Aquí se implementan recursos y herramientas que permiten entregar un documento atractivo, fácil de leer, interactivo, que fomente la participación y la discusión entre las partes interesadas.

Para ello, es preciso utilizar un lenguaje de acuerdo con la audiencia, imprimir un estilo propio y consistente que esté presente en todo el documento. Pero además, es necesario tener claro que el código debe ser comunicado garantizando la integración de su contenido y revisado y actualizado periódicamente para que no quede obsoleto y siempre resulte eficaz.

Software ISO 19600 de ISOTools

Las organizaciones que implementan un programa de cumplimiento deben contar con un código de conducta. Esta es una de las responsabilidades del oficial de cumplimiento, pero, para tal propósito, necesita contar con las herramientas adecuadas.

En esa dirección apunta el Software ISO 19600 de ISOTools, que facilita la gestión de compliance y automatiza muchas de las tareas rutinarias de un oficial de cumplimiento, como las que implica la debida diligencia o la investigación de denuncias, entre otras.

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El objetivo es controlar que estos obsequios se encuentren dentro de un nivel aceptable y que no puedan constituir en ningún caso un instrumento de mala práctica de cumplimiento.

El alcance de la política de regalos

No importa cuán bien intencionado sea un obsequio, existe la posibilidad de que la incorrección, o la apariencia de incorrección, estén presentes. Una política de obsequios asegura que los empleados se adhieran al código de conducta de la organización en este sentido, y así se eliminan posibles sospechas y dudas sobre sus acciones.

El código de conducta establece que todos los empleados han de demostrar un compromiso de tratar a todas las personas y organizaciones de manera imparcial. Este mandato se extiende a aquellas personas y organizaciones con las que un empleado entra en contacto y aquellas con las que se realizan negocios.

Específicamente, la política tiene alcance sobre:

• Vendedores y proveedores, tanto existentes como potenciales.
• Clientes nuevos y antiguos.
• Empleados actuales y potenciales.
• Contratistas y agentes independientes de la organización.
• Cualquier individuo u organización con quién se entre en contacto.

¿Por qué es importante redactar una política de regalos?

La política ayuda a la organización a evitar conflictos de intereses, tratos imparciales, sobornos encubiertos… Pero además, supone una guía para los empleados cuando se presenta una duda ética. Sin una política clara conocida por todos los empleados, estos pueden optar por negarse a cualquier prebenda por mínima y natural que sea; o por el contrario, podrían estar aceptando, sin ser conscientes de su gravedad, regalos inapropiados que pueden comprometerle a él y a la organización.

Por ello, es importante que exista una política clara y que esta se comunique adecuadamente a todos los empleados, y también a los terceros. De esta manera tanto empleados como terceros saben con certeza qué es aceptable y qué no no lo es, y pueden orientar sus comportamientos sin temores ni asumir riesgos.

¿Cómo establecer la política de regalos?

Veamos algunas de las mejores prácticas recomendadas en una política de obsequios para que logre cumplir con sus objetivos:

• Definir con claridad los límites de lo que es aceptable ofrecer y recibir. Es importante que se defina una cifra de valor concreta y que se describan con absoluta precisión las circunstancias aceptables para dar o recibir un regalo.
• Algunas políticas de regalos son muy concretas y definidas. En otras, por el contrario, es común encontrar la expresión “buen juicio”. Es necesario en esos casos, definir que se entiende por “buen juicio”.
• Es importante que la política sea el resultado de un consenso y un proceso de socialización con los ejecutivos, sobre todo del área comercial de la organización.
• La política tiene que ser un documento dinámico, que se vuelva a analizar con una determinada periodicidad, o cada vez que sea necesario. Es preciso que se revise y se ajuste ante nuevas circunstancias. 

Finalmente, un plan de comunicación claro, que enfatice en los principios básicos de revisar las reglas, buscar orientación y usar el buen juicio, ayuda a las organizaciones a mitigar de forma significativa los riesgos asociados con los obsequios y otro tipo de regalos.

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Para la gestión de regalos y donaciones, el Software ISO 19600 de ISOTools dispone de una funcionalidad para registrar evidencia de los mismos y generar un flujo de criterios de aceptabilidad en base a la política establecida en la organización. Así, se consigue mantener un control de estos regalos en un inventario donde figura distinta información útil como el dador, el precio, el tipo, la aceptación, etc. Asimismo, este sistema puede ser una guía para que los empleados cumplan de modo más sencillo la política de regalos.

Esta solución tecnológica también facilita la notificación de una alerta a superiores en casos necesarios y ayuda a las organizaciones a implementar un canal de denuncias y un canal de consultas éticas, mediante el que los empleados pueden compartir inquietudes en caso de duda.

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Un código efectivo define los valores que impulsan las acciones y los principios para la toma de decisiones en la organización. Establece una base cultural sólida para el negocio y además ayuda a las organizaciones a aplicar e implementar políticas y procedimientos legales y éticos adecuados.

Este código de conducta de empresa debe ser un documento dinámico, que se ajuste a una realidad siempre cambiante y a las necesidades crecientes de cumplimiento. Por ello, debe ser reevaluado y reeditado de forma periódica hacia la mejora continua.

Mejorar el código de conducta de empresa

Definir qué puntos se incluyen en un código de conducta de empresa dependerá de cada organización y su realidad. Pero lo que siempre se puede mejorar de un código, más allá de su contenido específico, es que esté construido de modo que pueda llegar a todos sus empleados o partes interesadas. 

Para lograr inculcar las mejores prácticas definidas en el código en cada rincón de la organización, se puede recurrir a las siguientes recomendaciones:

Utilizar un formato que se ajuste a las características y necesidades de los empleados

La mayoría de las organizaciones confían en un código de conducta de un solo documento y esto generalmente es apropiado y cómodo. Pero a veces otro enfoque también puede ser interesante. La cuestión es ajustarse lo máximo posible a cada circunstancia si estas varían de manera notable dentro de una misma organización.

Desde ese punto de vista, muchas organizaciones, de carácter multinacional, utilizan diversas versiones del código, teniendo un documento como base. Así pueden acomodarlo a la cultura, el idioma y las costumbres de otras regiones. Otras veces, una gran empresa puede desarrollar una versión ligeramente diferente de su código base para unidades de negocios que atienden diferentes mercados. O también es posible hacer algo así para diferentes partes interesadas: contratistas, agentes, proveedores, comunidad…

Incorporar un concepto unificador

Los mejores códigos de conducta de empresa incorporan un concepto multifacético que impregna el documento. Este concepto aparece generalmente en el título y también se distribuye en la estructura, las secciones y subtítulos.

Este concepto ayuda a unificar los temas dispares del código, alinea el documento con el objetivo de negocios de la organización y, muchas veces, lo conecta con su cultura ética. De este modo, puede reflejar la identidad o marca de cumplimiento de la empresa.

Un concepto unificador, así construido, facilita que el contenido del documento sea absorbido por los que lo leen y le otorguen un valor muy superior a la mera palabrería documental.

Establecer un tono aspiracional

La mayoría de las personas no responden bien a una lista de lo que no se debe hacer. Esto también ocurre con un código de conducta. Una forma de mejorar el código es emplear el enfoque contrario, establecer un tono aspiracional, afirmativo e inspirador.

Este tono conecta a los empleados con el éxito de la organización y de ellos mismos. Ayuda a que los empleados aprecien el documento y el papel que desempeña el cumplimiento.

Abordar los riesgos de la organización con respecto a la conducta empresarial

Un código de conducta de empresa sirve como herramienta principal para abordar el riesgo comercial. El riesgo puede ser cualquier actuación que conduzca a una vulneración legal o impida que la organización cumpla con sus objetivos identificados de ética y cumplimiento afectando a su reputación.

Los riesgos pueden ser cientos y variados. Pero la organización debe identificar y priorizar los problemas potenciales. Así podrá encontrar el equilibrio adecuado de cada tema dentro del código de conducta.

Incorporar un estilo de escritura efectivo

Si un código está bien escrito, tendrá una fuerte influencia en la aceptación y la comprensión de los empleados. Como mínimo, el código debe estar libre de errores de puntuación o gramática. El estilo de escritura debe ser consistente y alinearse con las pautas de estilo de la organización.

Además, debe ser un documento fácil de leer, con oraciones cortas y términos sencillos de comprender. El nivel de escritura debe ajustarse a su audiencia y puede emplear léxico especializado de su propia industria o sector.

Software ISO 19600 de ISOTools

En ISOTools pensamos que todas las organizaciones tienen que contar con herramientas idóneas para garantizar el cumplimiento. Por ello hemos diseñado un software para que la gestión de compliance sea más ágil y eficaz: el Software ISO 19600 de ISOTools.

Ajustar el código de conducta de empresa a la situación de la organización valorando sus riesgos principales es más sencillo cuando se cuenta con una solución tecnológica como esta, que permite un mayor control del sistema.

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La entrada Cómo mejorar el código de conducta de empresa se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.