Motivos para renovar el proceso para obsequios

Licores, invitaciones a conciertos, viajes, etc. son “atenciones” que en el mundo de los negocios pueden resultar habituales. Pero por usuales que parezcan, se requiere un proceso para obsequios planificado, que responda a las necesidades, la cultura y las costumbres de la organización y que libre a estos eventos de asociarse con fenómenos como el soborno y la corrupción.

¿Que responda a la cultura y las costumbres? Es entendible que surja la pregunta, pero está claro que el proceso para obsequios debe tener en cuenta estas dos variables. De hecho, la cultura en el país de operación y las costumbres locales, que forman parte del contexto externo de la organización, también tendrían que ser evaluadas en el momento de diseñar este proceso para obsequios.

Un adecuado proceso para obsequios, es clave para mitigar o eliminar riesgos de corrupción y promover una cultura ética de cumplimiento dentro de la organización. Pero este proceso no se escribe sobre piedra. Puede y debe ser modificado por ciertos motivos.

¿Por qué renovar el proceso para obsequios?

Como ya se ha señalado, la cultura y las costumbres locales son factores que inciden en la implementación de un proceso para obsequios. Estos factores son dinámicos y cambiantes, lo que obligaría a modificar el proceso. Además, existen otras razones:

Aparición de acciones de cumplimiento

Algunos eventos mediáticos que involucran regalos y prebendas, en los que se han visto implicadas multinacionales reconocidas, demuestran que el cumplimiento es un tema que se aborda en todo el mundo. Y es que no podemos olvidar que los obsequios pueden constituir un modo de camuflar actos de corrupción y soborno.

Es preciso tomarse muy en serio esta cuestión, mantener un proceso bien definido y una política de regalos que siempre se siga. Y por supuesto, fomentar una cultura de cumplimiento que convierta el proceso para obsequios en una norma ineludible que no se pueda saltar en ningún caso. Pero también es necesario mantener el proceso siempre actualizado de acuerdo con las regulaciones del momento y adaptarse permanentemente a los nuevos cambios.

Cuando esto se consigue se reduce la posibilidad de que ocurran este tipo de incidentes que pueden conllevar asociadas sanciones y afectar sobre la imagen de la marca.

Impacto en el programa de cumplimiento y antisoborno

No menos importante es el papel que desempeña el proceso para obsequios dentro del programa antisoborno y de ética y cumplimiento. La renovación del proceso representa una oportunidad para volver reafirmar el mensaje de cumplimiento entre todos los empleados, llenar vacíos  de formación y sensibilización y hacer que los empleados aprendan un poco más sobre la forma en que opera la organización y lo que está y lo que no está permitido en el ámbito de obsequios y regalos.

Evolución de la tecnología de cumplimiento

Usualmente, un proceso para obsequios no está soportado por una solución tecnológica, lo que lo hace proclive al error humano y frena su camino hacia la mejora continua. Así, una razón para revisar el proceso para obsequios es la incorporación de un software de gestión que contenga una funcionalidad especifica para este caso, o el cambio de plataforma tecnológica, por una mucho más funcional, o que opere en la nube, por ejemplo.

Con este tipo de soluciones, el proceso para obsequios puede implementarse de un modo mucho más efectivo.

Software ISO 37001 de ISOTools

Para la gestión de donaciones y regalos, utilizando el Software ISO 37001 de ISOTools podemos registrar la evidencia y luego seguir un flujo que establece si se acepta o no el regalo, dependiendo de los criterios configurados.

El sistema también permite alertar a las personas indicadas, y conservar un inventario de regalos por tercero, por precio, por tipo, indicando cuáles han sido aceptados y cuáles no; y esto tanto para lo que recibe la organización, como para lo que entrega.

Para saber algo más de este novedoso software puede contactar a un consultor aquí.