Así, un buen mensaje puede evaporarse, deteriorarse o deformarse si no existen algunas buenas prácticas al momento de compartir el código de conducta, de modo que deja de ser un documento que ofrece valor real a la organización. ¿Cómo debe compartirse el código de conducta para que no se pierda su objetivo?

Compartir el código de conducta de manera efectiva

El código de conducta establece normas de comportamiento válidas, para todos los empleados y partes interesadas, que se constituyen en la base de la diversidad, la inclusión y el respeto a las normas. Después de una ardua tarea, la organización ha logrado construir ese código de conducta adecuado y ha llegado el momento de comunicarlo y compartirlo con los empleados y con las partes interesadas.

El código debe quedar integrado como parte de un proceso amplio que incluye capacitación, monitorización y evaluación continua para que resulte eficaz. Un error en esta etapa puede dar al traste con el trabajo hasta aquí realizado. Por eso, para compartir el código de conducta con éxito es recomendable un proceso previo de planificación con las siguientes tres estrategias:

1. La participación de la alta dirección

En primer lugar, hay que tener clara la importancia de lo que se va a comunicar. Se trata del marco que regirá las decisiones y órdenes que se tomarán en adelante. Es la norma de normas. Si es tan importante, nadie lo tomará en serio si no proviene del más alto nivel.

No basta con que los empleados sepan que el documento proviene de la Gerencia o de la Junta Directiva. Es preciso que lo reciban de ellos. Si el código se comparte en papel, es importante que sea uno o varios miembros de la alta dirección quienes lo entreguen en la mano a un número representativo de empleados.

Si se comparte a las cuentas de correo electrónico, es fundamental que se utilice alguna herramienta que permita personalizar el mensaje. Que el empleado sienta que el CEO se ha preocupado por buscar su buzón de correo y darle a conocer el código de conducta.

2. Incluir a todos los terceros

El código de conducta es un documento de alcance interno. Pero eso no significa que compartirlo con terceros, proveedores, clientes, socios, contratistas, entre otros, no reporte beneficios.

Compartir el código con todos los terceros envía un mensaje claro: la organización trabaja para eliminar o mitigar los riesgos de cumplimiento y de corrupción y desea crear una cultura sólida en ese sentido en toda la organización, especialmente con quienes comparten la responsabilidad operacional. Así, se demuestra un verdadero compromiso y se promueve que se le preste especial atención a este tema.

3. Elaborar un plan de comunicación

Compartir el código de conducta no es un evento de un solo día. Puede requerir varias actividades, y por ello, es bueno elaborar un plan de comunicación que, entre otras, incluya las siguientes tareas:

• Fijar carteles y anuncios en lugares estratégicos.
• Elaborar folletos o resúmenes del código para introducirlo y facilitar su comprensión, también, por ejemplo, en formato audiovisual.
• Elaborar reuniones de comunicación en diferentes áreas.
• Incluir jornadas de sensibilización y capacitación sobre la cuestión.

Software ISO 19600 de ISOTools

Compartir el código de conducta requiere canales de comunicación y de planificación efectivos, como los presentes en el Software ISO 19600 de ISOTools. Esta plataforma avanzada optimiza la gestión de cumplimiento manteniendo un sistema documental confiable, así como canales de comunicación eficaces y procesos de planificación estructurados y automatizados. Se trata de funcionalidades que pueden agilizar y facilitar, entre otras, la tarea de compartir el código de conducta para que sea comprendido e integrado en todos los rincones de la organización.

Puede informarse más sobre esta innovadora solución. Hágalo aquí.

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Entonces, cuando se trata de rastrear los resultados de la formación de compliance para empleados, ¿qué es lo que realmente resulta interesante medir para comprobar su efectividad?

Indicadores sobre formación de compliance para empleados

Métricas e indicadores son palabras de moda en diversos ámbitos. En general, se pueden definir como “medidas cuantificables utilizadas para rastrear y evaluar los resultados de un proceso específico».

En el contexto de la formación en compliance, los oficiales de cumplimiento desean, sobre todo, rastrear dos indicadores clave: las tasas de participación y la influencia que la formación tiene en el comportamiento del empleado.

1. Indicadores para medir la participación de los empleados en los programas de formación

El oficial de cumplimiento debería saber si los programas de formación de compliance alcanzan a todos los empleados, cuántos de ellos siguen dichos programas de capacitación completos y cuántos aprueban un test de evaluación final. Para ello, necesita medir:

• Tasa de cobertura: mide el número de empleados que participan en los programas, sin considerar cuántos de ellos los terminan o los aprueban. El objetivo es medir la capacidad de cobertura que tiene el programa y si está llegando al número suficiente de empleados.
• Tasa de finalización: mide el número de empleados que logran llegar al final del curso o programa de capacitación. En caso de no quedar cerca del 100%, debe rastrearse un indicador transversal que muestre las razones por las que ciertos empleados no concluyen el programa.
• Tasas de aprobación: no todos los empleados que culminen el programa aprobarán el test de evaluación final. Es importante establecer cuántos lo hacen y conocer las razones por las cuáles algunos no alcanzaron el objetivo con éxito.

Puede ser interesante segmentar estos indicadores por áreas, por departamentos, incluso por ubicaciones geográficas para evaluar resultados de manera aislada. En temas tan complejos como el acoso o el soborno, es muy interesante incluso analizar los resultados por género o edad.

2. Indicadores para medir el impacto que la formación tiene en el comportamiento del empleado

Sabemos que no todos los empleados completarán el programa y que no todos aprobarán. Aun estos empleados que no culminen o no aprueben el programa pueden ver influido su comportamiento y la forma en que desarrollan sus labores a diario a causa de la formación.

Tres indicadores nos ayudarán a medir ese impacto:

• Cambios en la presentación de informes: en algunos casos, el primer indicador que se evidencia es el aumento de informes sobre soborno o acoso, entre otros muchos temas que involucra la formación de compliance para empleados. Pero el enfoque y la profundidad de los informes, aunque tome valores menos objetivos, también mostrarán el impacto de la formación en el cumplimiento de las tareas del empleado.
• Cambios en la forma en que los empleados usan o interpretan el código de conducta: usualmente las consultas éticas aumentan y aumenta la complejidad de las mismas.
• Cambios en los resultados de las encuestas a los empleados: las encuestas sobre la gestión de cumplimiento, acoso, soborno, conflictos de interés, problemas éticos, son una parte regular en un programa de compliance. La efectividad del programa de formación de compliance debería reflejarse en un cambio en la actitud y percepción de los empleados.

Software ISO 19600 de ISOTools

Los oficiales de cumplimiento saben que deben invertir en programas de formación de compliance porque el objetivo final es aumentar la eficacia del programa de cumplimiento. Una fuerza laboral capacitada ofrece mejores resultados y se convierte en factor decisivo en el objetivo de alcanzar la conformidad con ISO 19600.

Pero no siempre es fácil obtener las métricas indicadas y tener visibilidad acerca de cuántos empleados han sido capacitados, en qué temas y cuáles han sido los resultados de esos programas de formación u otros datos asociados a ellos. Con el Software ISO 19600 de ISOTools, en cambio, esto resulta mucho más sencillo, ya que permite tener toda la información reunida y facilita la monitorización y el análisis.

Se trata de una herramienta tecnológica basada en la nube que apoya al oficial de cumplimiento en esta y otras tareas para optimizar la gestión de un sistema de compliance.

¿Quiere saber más sobre este software? El paso a seguir es contactar con uno de nuestros consultores aquí.

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Muchas malas conductas puede evitarse con un programa sólido de educación en compliance. No obstante, lleva tiempo y este debe ser continuo y susceptible de aplicar seguimiento sobre él. Por eso, en lugar de bombardear a los empleados con grandes cantidades de información de una sola vez, que es poco probable que retengan, los oficiales de cumplimiento deben desarrollar estrategias apropiadas y aprovechar las oportunidades.

Los tres niveles en la educación en compliance

El propósito más relevante de un proceso de educación en compliance es lograr que el empleado se mantenga en el lado de la ley. Pero las leyes y regulaciones, tanto internas como externas, aparecen, desaparecen, evolucionan y, así, plantean un verdadero reto para un oficial de cumplimiento.

Este, a través de la formación de cumplimiento apropiada, debe lograr que los empleados sean capaces de cuestionarse los diferentes actos para tomar decisiones correctas y para poder acudir a un canal ético en el que obtener información fiable cuando surgen ciertas dudas. Para ello, conviene que sepan diferenciar los siguientes tres niveles:

1. ¿Se trata de una acción legal?

A veces, hay conductas que parecen inofensivas pero que no son legales. En ciertos documentos, cambiar una fecha después de que se hayan emitido las correspondientes firmas podría parecer una pequeña modificación sin importancia.

Posiblemente se trate de una solución fácil para rectificar un dato que tan solo busca molestar lo menos posible a ciertas personas cuyo tiempo es importante. No tiene por qué haber malas intenciones ni beneficios encubiertos y eso puede hacer que el empleado que realiza la acción no entienda la significación del acto.

Sin embargo, es preciso preguntarse: ¿es esto legal? Si los empleados logran que esta pregunta se vuelva instintiva en cada acto mínimamente sospechoso, sabrán informarse a tiempo y no caer en errores que no tienen vuelta atrás.

2. ¿Es esto correcto?

Muchos actos en el mundo corporativo no representan un delito. Esto significa que pueden pasar por el primer filtro que hemos expuesto. Pero, si el empleado sabe que realizando una acción específica puede abrir una puerta para una vulneración de compliance sin llegar a incurrir en una falta que tenga repercusiones legales, ¿está haciendo lo correcto?

Es el caso de los empleados que deben rendir informes de gastos y donde se admite que lo hagan en diferentes formatos, por ejemplo. El empleado es consciente de que determinados formatos pueden dificultar la trazabilidad y los procesos de auditoría sobre esos gastos. Al escoger el menos apropiado en este sentido, no estaría infringiendo la ley, pero tampoco estaría haciendo lo correcto.

3. ¿Es moral?

El tercer nivel, el de la moralidad, es tal vez el último escudo de defensa en la prevención de vulneraciones de cumplimiento. También resulta el más complejo de explicar y aplicar, ya que depende de la interpretación, la intención y, en cierto modo, de la oportunidad de incurrir en una conducta inapropiada.

La ética se convierte en estos momentos en la herramienta a utilizar con uno mismo y también con los compañeros de trabajo. El empleado debe tener la capacidad de reconocer posibles vulneraciones o conductas indebidas antes de que se materialicen, y para ello debe contar con los valores éticos necesarios para hacerlo.

Al pasar por este filtro de tres niveles, las posibilidades de incurrir en una falta de cumplimiento se reducen al mínimo. Pero ello depende de un sólido proceso de educación en compliance, apoyado por una plataforma que automatice la gestión y cuente con funcionalidades eficaces como un canal de consultas éticas efectivo.

Software ISO 19600 de ISOTools

El Software ISO 19600 de ISOTools incorpora herramientas que agilizan los procesos de educación en compliance por medio de una comunicación fluida y una formación organizada. Así, deja evidencias de los procesos de planificación, ejecución y evaluación de la eficacia del programa de capacitación y permite controlar su desarrollo hasta el cierre de la acción formativa. 

Pero, además, este software dispone de un canal de consultas ético moderno para que los empleados puedan informarse sobre cualquier situación que les haga cuestionarse su legalidad, su corrección o su inmoralidad. Este se acompaña de un canal de denuncias que garantiza el anonimato y la trazabilidad.

Contratar ISO 19600 de ISOTools es muy fácil: consulte a un asesor aquí.

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Implementar y monitorear el plan de cumplimiento requiere algo más que presentar algunos informes a organismos gubernamentales en los que se asegure que la organización está cumpliendo con todas las leyes y regulaciones que le corresponden.

Existen razones poderosas para implementar un plan de cumplimiento. Y en consecuencia también las hay para monitorearlo, tal y como veremos a continuación.

¿Por qué es importante tener un plan de cumplimiento?

Una buena razón para un plan de cumplimiento legal es que los organismos gubernamentales, los jueces y los tribunales en general, lo verán con buenos ojos. Es una forma eficaz de evitar penas y sanciones; y, sobre todo, ante una acción judicial, constituye una evidencia sólida del propósito decidido de la organización para obedecer la ley.

Esto no significa que la organización sea inmune al incumplimiento, por ejemplo, al soborno y la corrupción. Pero sí demuestra, que en el caso de suceder, estos hechos deberían ser asumidos a nivel personal por empleados, ya que fueron capacitados y se les explicó con transparencia absoluta que la organización no tolera ni promueve o facilita ese tipo de conductas.

Pero es algo más que eso. Un plan de cumplimiento efectivo demuestra que la organización conoce y acata las reglas a las que está sometida y toma las medidas necesarias para que se cumplan. Pero para que el plan de cumplimiento sea efectivo en el tiempo es preciso monitorearlo.

¿Por qué monitorear el plan de cumplimiento?

Cuando se acomete la tarea de monitorear el plan de cumplimiento, el oficial de cumplimiento y los miembros de su equipo piensan inevitablemente en la gran cantidad de trabajo que ha demandado llegar a este punto.

Pero esto no significa que la tarea haya concluido. De hecho, anima a tratar de mantener la adecuada gestión en el tiempo, para que el esfuerzo realizado sea rentabilizado al máximo. En este sentido, es preciso tener en cuenta que las normas cambian, los mercados evolucionan, es necesario cumplir con nuevas regulaciones, llegan nuevos terceros que requieren un proceso de debida diligencia, los empleados necesitan actualizar su capacitación…

Esto implica que los riesgos también cambian y que, por eso, es preciso verificar la eficacia del plan de cumplimiento para evitar que se convierta en una herramienta obsoleta.

La evaluación del plan de cumplimiento debe ser una tarea proactiva que garantice que los controles cambian en concordancia con las modificaciones de las leyes y la aparición de nuevos riesgos. Por ello, ISO 19600 exige que el plan de cumplimiento sea monitoreado y revisado periódicamente.

¿Cómo monitorear el plan de cumplimiento?

Con ocho pautas podemos llegar al monitoreo efectivo del plan de cumplimiento. Son simplemente unas indicaciones, pero son fácilmente adaptables a un programa estándar:

1. Planificar

Necesitaremos definir metas a medio y largo plazo. Los resultados del monitoreo del plan de cumplimiento pueden indicar que es necesario revisar la política de la organización o elaborar un nuevo plan de formación y capacitación a los empleados para poder alinearlo con esas metas.

2. Recopilar datos

Es preciso capturar toda la información relativa a la gestión de cumplimiento y consolidarla en una plataforma que la procese y ofrezca resultados e informes concluyentes.

3. Ser proactivos

Los datos y los informes deben servir para realizar análisis proactivos. La información sirve para establecer tendencias, detectar puntos débiles, pero también para identificar las fortalezas del plan de cumplimiento.

4. Crear un sistema que permita escalar

Así, los gerentes y los propietarios de riesgos podrán responder en forma oportuna ante señales de alerta por fallas de cumplimiento.

5. Corregir

Al identificar fallas en el plan, deben diseñarse e implementarse controles para corregir las fallas, evitar la repetición y mitigar riesgos futuros.

6. Capacitar a los empleados

La capacitación de los empleados permite construir un escudo de defensa efectivo contra las infracciones de cumplimiento. Cuando los empleados saben cómo actuar así como reconocer y denunciar una conducta que debe ser comunicada, se logra construir una sólida cultura de cumplimiento.

7. Documentar

Contar con la documentación en una ubicación accesible, confiable y segura, es parte esencial en la tarea de monitorear el plan de cumplimiento. Es importante también mantener registros auditables que comprueben la eficiencia del programa de cumplimiento.

8. Automatizar

La automatización, aunque la mencionamos en último lugar, es la clave para monitorear el plan de cumplimiento con éxito.

Y lo es porque contar con información actualizada y centralizada en una plataforma permite recopilar datos y analizarlos; pero también porque ofrece herramientas para comprobar el estado y el funcionamiento del programa de cumplimiento para detectar y abordar problemas y corregirlos, elaborar informes adecuados e incluso controlar las necesidades y el programa formativo de los empleados.

Software ISO 19600 de ISOTools

 El software ISO 19600 de ISOTools dispone de las funcionalidades señaladas y necesarias para monitorear con éxito un plan de cumplimiento.

Esta novedosa herramienta, basada en la nube, además, ayuda significativamente en las diferentes tareas del programa de cumplimiento para garantizar la conformidad con ISO 19600. Pregunte a uno de nuestros consultores sobre esta solución sin ningún compromiso.

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