La corrupción es una práctica deshonesta o ilegal llevada a cabo por individuos u organizaciones, generalmente para obtener beneficios privados. Puede manifestarse de diversas formas, como el soborno, la extorsión, el fraude, el nepotismo, y la malversación de fondos, entre otros. La corrupción no solo daña la reputación de una empresa, sino que también puede tener consecuencias legales graves, afectar la moral de los empleados y disminuir la confianza de los clientes y socios comerciales.

La corrupción es un fenómeno que trasciende fronteras y sectores, y su impacto es devastador para la sociedad y la economía. Las empresas no son inmunes a este problema y, de hecho, pueden ser tanto víctimas como perpetradoras de actos corruptos. Combatir la corrupción es, por lo tanto, una prioridad para cualquier organización que aspire a operar de manera ética y sostenible.

¿Qué es el compliance?

El compliance, o cumplimiento normativo, se refiere a la conformidad de una organización con leyes, regulaciones, normas y estándares internos y externos. Es un concepto amplio que abarca desde el cumplimiento de leyes fiscales y laborales hasta la implementación de políticas internas diseñadas para prevenir comportamientos indebidos, como la corrupción.

El objetivo principal del compliance es garantizar que la empresa actúe de manera ética y legal en todas sus operaciones. Esto incluye la creación de políticas y procedimientos que fomenten un comportamiento ético, la capacitación de empleados en temas de ética y cumplimiento, la monitorización de las actividades para detectar posibles infracciones, y la implementación de medidas correctivas cuando se identifiquen problemas.

5 Formas de Combatir la Corrupción en una Empresa

1. Establecer un Código de Ética y Conducta: Que sea claro y detallado es esencial para definir las expectativas de comportamiento dentro de la organización. Este código debe cubrir aspectos como la prohibición del soborno, el manejo adecuado de conflictos de interés, y las normas para la aceptación de regalos y hospitalidad. El código debe ser comunicado a todos los empleados y ser fácilmente accesible.
2. Implementar Políticas y Procedimientos Anticorrupción: Las políticas y procedimientos específicos ayudan a prevenir, detectar y responder a actos de corrupción. Estas políticas deben incluir directrices sobre la denuncia de actos corruptos, la protección de denunciantes, y las consecuencias para quienes violen las políticas. La implementación efectiva de estas políticas requiere el compromiso de la alta dirección y la asignación de recursos adecuados.
3. Capacitación y Concienciación: Esto no solo incluye la capacitación sobre las políticas anticorrupción de la empresa, sino también sobre cómo identificar y reportar posibles actos corruptos. Los programas de capacitación deben ser interactivos y adaptados a los diferentes niveles de la organización.
4. Auditorías y Monitoreo: La realización de auditorías internas y externas es una herramienta efectiva para detectar y prevenir la corrupción. Estas auditorías deben ser realizadas de manera regular y abarcando todas las áreas de la empresa. Además, la monitorización continua de las transacciones y actividades puede ayudar a identificar patrones inusuales que puedan indicar actos corruptos.
5. Fomentar una Cultura de Transparencia: Crear un ambiente donde la transparencia y la rendición de cuentas sean valores fundamentales puede disuadir la corrupción. Esto incluye la promoción de canales de comunicación abiertos, la participación de los empleados en la toma de decisiones, y la implementación de sistemas que permitan la denuncia anónima de irregularidades sin temor a represalias.

El objetivo principal del compliance es garantizar que la empresa actúe de manera ética y legal en todas sus operaciones.
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Software de GRCTools contra la corrupción

En la era digital, el uso de tecnología avanzada es esencial para gestionar el riesgo y el cumplimiento normativo. El Software Canal de Denuncias de GRCTools es una herramienta que proporciona soluciones para la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento (GRC, por sus siglas en inglés). Este tipo de software puede desempeñar un papel crucial en la lucha contra la corrupción en las empresas.

GRCTools permite a las organizaciones crear, gestionar y comunicar políticas de manera eficiente. Esto incluye la distribución de políticas anticorrupción a todos los empleados y la verificación de su comprensión y aceptación. Además, la plataforma facilita la monitorización continua de las actividades empresariales y la realización de auditorías periódicas. Esto ayuda a identificar y corregir posibles vulnerabilidades antes de que se conviertan en problemas graves.

La gestión de incidentes es otra función clave de GRC-Tools, permitiendo a los empleados reportar actos sospechosos de corrupción de manera segura y anónima. La plataforma también ayuda a gestionar la investigación y resolución de estos incidentes, garantizando una respuesta adecuada y oportuna.

La herramienta permite realizar análisis de riesgos detallados para identificar áreas vulnerables a la corrupción. Esto incluye la evaluación de riesgos en procesos y transacciones clave, y la implementación de controles para mitigar estos riesgos. Además, GRC Tools incluye módulos de capacitación que pueden ser personalizados para la formación en temas de ética y compliance, asegurando que todos los empleados estén informados y capacitados sobre las políticas y procedimientos anticorrupción.

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Existen diversos tipos de controles contables. Algunos de ellos han sido diseñados, y se implementan, para garantizar que los profesionales en esta área sigan las normas generalmente aceptadas a nivel internacional.

Otros ejercen actúan como vigilantes que buscan evidencia de actividades inapropiadas o señales de corrupción o fraude. En general, cada organización adopta los controles contables que cree necesario. Es tarea del director del área financiera señalar e implementar los controles que requiere su departamento.

¿Cuáles son los controles contables más eficaces para operar de forma transparente?

Algunas actividades empresariales utilizan modelos, técnicas o procedimientos estandarizados. En el área contable esto es más que evidente. Después de todo, las organizaciones en todo el mundo, empezando por Europa, necesitan acomodar sus catálogos de cuentas contables a las conocidas NIIF – Normas Internacionales de Información Financiera -, que es en esencia un lenguaje común que facilita la comprensión de los informes financieros de cualquier procedencia.

Por eso, los controles contables que aparecen en el siguiente listado suelen ser utilizados en muchos departamentos de contabilidad alrededor del mundo:

1. Segregación de funciones

La segregación de funciones, en cualquier área, se convierte en un obstáculo para la ocurrencia de infracciones o actividades contra la ética. Al segregar las funciones – dividirlas entre varias personas -, disminuye la probabilidad de que los empleados con responsabilidades asignadas acuerden cometer un delito.

2. Conciliaciones de cuentas clave

La conciliación más utilizada en contabilidad es la conciliación bancaria. Pero, en la práctica, todas las transacciones contables son susceptibles de ser conciliadas, porque todo registro contable tiene una contrapartida en otra organización o en las cuentas de un tercero, sea este empleado, contratista o consultor. La conciliación es apenas verificar la coincidencia y correspondencia absoluta de valores y conceptos entre partidas contables en diferentes contabilidades.

3. Causación o devengo y doble partida

Uno de los controles contables que surge de forma natural, y casi obligatoria, es el que se conoce como sistema de Causación o Devengo que va a asociado a la doble partida. En términos muy pedagógicos, el hecho generador del ingreso bajo este sistema no es la recepción del dinero. Es la ocurrencia del hecho económico o la venta. Al suceder esto, se contabiliza un ingreso – sin recibir aún el dinero – que juega en doble partida con otro registro por el mismo valor en cuentas por cobrar.

4. Políticas de la Alta Dirección

Los Departamentos de Contabilidad eficaces, proactivos y transparentes son dirigidos por profesionales que cuentan con esas mismas características. Sin embargo, un elemento adicional puede hacer la diferencia: una política emanada desde la Alta Dirección que señale el norte del trabajo que allí se realiza para lograr los objetivos éticos y comerciales esperados.

5. Revisar el ciclo completo de una transacción

Las operaciones que se registran en contabilidad no nacen ahí. Usualmente, tienen un ciclo que inicia en otra área. Si son compras, en el área de adquisiciones. Si son ingresos, en el área comercial. La operación tampoco muere en el departamento contable. Dependiendo de las ramificaciones, la operación toma un rumbo diferente. Y en ese rumbo, anterior y posterior, se generan documentos y hechos que crean una trazabilidad. Trazabilidad que se convierte en uno de los controles contables más efectivos para un equipo proactivo y eficiente.

6. Revisión hasta el final

Es el momento de hilvanar algunos conceptos: la causación o devengo permite registrar en contabilidad un evento que no ha generado un desembolso o un ingreso efectivo de dinero. La revisión del ciclo completo de una operación familiariza al contable con el hecho que ocurre y lo sitúa en una posición privilegiada para vigilar y controlar el evento más importante: la entrega o recepción de dinero, efectivo o por transferencia electrónica. Pero también para realizar una debida diligencia adicional sobre el tercero relacionado, sea este proveedor, cliente o de otro tipo.

7. Contabilidad al día

¿Un hecho contable cambia con el tiempo? No. Las cifras contenidas en los documentos soporte son las mismas hoy o en 30 días. Sin embargo, es un hecho que el error humano existe. Y que la tardanza en registrar una transacción contable, evaluarla, inspeccionarla y aprobarla, favorece a las personas que tienen intereses poco transparentes.

8. Utilizar el sentido común y el buen juicio

Algunos profesionales en el área contable sufren un grado de saturación al revisar cientos o miles de documentos, con cifras, impuestos, cuentas contables… Este es un escenario propicio para que una factura que respalda la compra de una cafetera, por 20.000 euros, pase inadvertida sin que nadie objete su validez. Es común, en organizaciones con alto tráfico de transacciones, que el registro contable se torne mecánico y de alta velocidad. Sin embargo, es preciso que se destaquen profesionales para que revisen las cosas con otra mirada, menos esquemática y más basada en el sentido común.

9. Establecer rangos de revisión

Es curioso que los grandes fraudes o hechos de corrupción corporativos no se producen en el rango medio de cifras manejadas. Se trata de la gran operación por miles o millones de euros, o del robo hormiga, que se produce cientos de veces, cada una por valores en apariencia insignificantes. Los controles contables necesitan establecer esos umbrales, hacia arriba y hacia abajo, y, además, hacer que suene la alarma ante cualquier cifra que se salga del orden.

10. Outsourcing y consultores

Las miradas externas son muy útiles por dos razones: son frescas y no están comprometidas. Es por ello que delegar algunas funciones contables, como auditoría, por ejemplo, a un consultor externo resulta una muy buena idea que puede sumarse a la lista de controles contables eficaces.

11. Múltiples firmas de aprobación

Es probable que esto se parezca un poco a la segregación de funciones. El control aquí consiste en que transacciones que superen determinadas cifras, o comprometan un proyecto en especial, o estén destinadas a un área que se encuentre bajo vigilancia, sean aprobadas por dos, tres o hasta cuatro personas diferentes.

12. Revisión constante de caja y bancos

La mejor forma para evitar que algo se pierda es no perderlo de vista. Por eso es tan importante auditar cajas menores o cualquier puesto de trabajo que trate con efectivo a diario. Las cuentas bancarias, gracias a la tecnología, pueden ser consultadas e inspeccionadas a diario.

Software ISO 37001 de ISOTools

El área contable utiliza controles contables para asegurar la transparencia de los informes y estados financieros que produce. Los controles que se han mencionado, no obstante, encuentran un valioso apoyo en una herramienta como el Software ISO 37001 de ISOTools, que provee funcionalidades para la debida diligencia, por ejemplo.

Esta plataforma tiene la capacidad de potenciar los beneficios de los controles contables. Conócela aquí.

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La auditoría antisoborno, además de identificar puntos críticos, fallos del Sistema o nuevos riesgos, ayuda a la organización a encontrar los elementos necesarios para luchar de forma efectiva contra la corrupción.

La siguiente lista de verificación o checklist se ha elaborado para ayudar a las organizaciones a identificar y abordar cualquier riesgo de soborno y corrupción que puedan enfrentar. Y agilizar la auditoría antisoborno contando con un soporte que sirva de guía de los aspectos a revisar, aunque una ckecklist no debería sustituir una cultura organizacional honesta y ética.

Lista de verificación para desarrollar una auditoría antisoborno

La lucha contra la corrupción y el soborno se produce en todos los niveles y en todas las áreas de la organización. Así, la auditoría antisoborno requiere un plan de trabajo y una bitácora que permita al auditor abordar todos los frentes y resolver todas las preguntas que le permitan generar un informe confiable y eficaz.

Esa es la función que cumple una lista de verificación para una auditoría antisoborno. Para mejor comprensión y facilidad de uso en la ejecución de la auditoría antisoborno, se acude a un formato de pregunta, cuya respuesta será SÍ o NO, y se han clasificado seis áreas de evaluación:

1. Procesos y procedimientos

El objetivo es establecer si los procesos y procedimientos son proporcionales con los niveles de riesgo que enfrenta la organización. Algunos de estos procesos requieren especial atención, especialmente los que se relacionan con el área de Recursos Humanos o adquisiciones. Las preguntas son:

• ¿La Alta Dirección ha publicado una política anticorrupción, clara y precisa, en la que se afirma de forma contundente el compromiso con las mejores prácticas éticas y se declara tolerancia cero con respecto al soborno y la corrupción?
• ¿Los procesos y procedimientos propios de cada área, así como los del Sistema de Gestión Anticorrupción, son proporcionales con los riesgos identificados para la organización?
• ¿Se han implementado procesos o acciones para generar conciencia y cultura anticorrupción, especialmente en empleados que desempeñan puestos con alta exposición al soborno?
• ¿Se han diseñado e implementado controles eficaces para reducir el riesgo, como múltiples aprobaciones, cambios periódicos de funciones o separación de funciones?
• ¿Existen controles financieros eficaces para reducir el riesgo?
• ¿El sistema contable asegura el registro claro de operaciones financieras?
• ¿La organización trabaja para reducir al mínimo el uso de dinero en efectivo?
• ¿Las decisiones y las auditorías financieras y contables se comparten o corresponden a un comité conformado por personas de diferentes áreas?
• ¿La organización cuenta con políticas sobre conflictos de intereses, obsequios, gastos de representación, entre otros?
• ¿Existen canales de denuncia eficaces, accesibles y confiables?
• ¿La organización cuenta con procesos o procedimientos de respuesta ante la ocurrencia de un acto de corrupción, fraude o soborno?

2. Compromiso y liderazgo de la Alta Dirección

La lucha contra la corrupción requiere el liderazgo de la Alta Dirección. Durante una auditoría antisoborno es necesario recopilar evidencia que compruebe el liderazgo y el compromiso de la Alta Dirección. La respuesta a estas preguntas permitirá alcanzar ese objetivo:

• ¿La Alta Dirección expresa en documentos y políticas su compromiso con la ética y la integridad corporativa?
• ¿El compromiso de la Alta Dirección es conocido, comprendido y aceptado en toda la organización?
• ¿Además de la política mencionada en el apartado anterior, la Alta Dirección ha promulgado un Código de Conducta u otros documentos que declaren el compromiso indeclinable contra la corrupción y el soborno?
• ¿La Alta Dirección ha definido roles y ha asignado responsabilidades para la correcta ejecución de la Gestión Anticorrupción?
• ¿El tema de la corrupción y el soborno, así como de los riesgos a los que está expuesta la organización, forma parte de la agenda de trabajo de la Alta Dirección?

3. Gestión de Riesgos

La auditoría antisoborno necesita comprobar la existencia y la eficacia de la Gestión de Riesgos de soborno y corrupción. Este es un elemento definitivo para establecer si existe o no proporcionalidad entre los controles y las acciones implementadas para prevenir, mitigar o eliminar riesgos. Las preguntas son:

• ¿La Alta Dirección ejerce control y supervisión sobre la Gestión de Riesgos anticorrupción?
• ¿En el área de Gestión de Riesgos Corporativos, las amenazas de soborno y corrupción ocupan un lugar prioritario?
• ¿La Gestión de Riegos es documentada y revisada de forma periódica?
• ¿El proceso de Gestión de Riesgos de soborno y corrupción garantiza una evaluación completa, incluso en áreas críticas como adquisiciones, finanzas, contabilidad y Recursos Humanos?
• ¿Se ha establecido cuáles son los puntos críticos, dentro de la organización, que presentan mayor exposición al riesgo?
• ¿Se han identificado puestos de trabajo con mayor exposición al riesgo?
• ¿La lista de riesgos, con su impacto y probabilidad de ocurrencia, ha sido considerada para la creación de políticas y para el diseño e implementación de procedimientos y procesos?

4. Debida Diligencia

La Debida Diligencia es la herramienta que mayor eficacia ha demostrado en programas anticorrupción y de cumplimiento. Es un elemento esencial para garantizar la buena gobernanza en una organización. Por ello, la auditoría antisoborno también se ocupa de ella:

Debida Diligencia de terceros

• ¿La Debida Diligencia es un requisito previo a la vinculación de contratistas, proveedores y otra clase de colaboradores eventuales?
• ¿Proveedores, contratistas, y otros terceros similares conocen las políticas de la Alta Dirección sobre corrupción y soborno?
• ¿Existen controles diferenciales, de acuerdo con el nivel de riesgo que implica un determinado proveedor, un contratista u otros terceros similares?
• ¿Cuándo un tercero implica un nivel de riesgo excepcionalmente alto, existen cláusulas contractuales que permitan mayores niveles de inspección, vigilancia y supervisión?
• ¿Los contratos con terceros de alto riesgo, prevén la terminación anticipada ante la presencia de evidencia o señales de actos de corrupción?
• ¿Existe un protocolo de sanciones, multas y castigos para terceros que incurran en actos de corrupción y soborno?

Debida diligencia de empleados

• ¿Los procesos de contratación evitan que algún empleado de Recursos Humanos reciba un soborno para vincular empleados?
• ¿En los procesos de contratación se aplica la Debida Diligencia sobre los candidatos?
• ¿Se ejecutan procesos más estrictos, de Debida Diligencia, para la contratación de empleados en puestos críticos?
• ¿Los empleados nuevos conocen y aceptan el Código de Conducta, la política anticorrupción y otros documentos similares?
• ¿Los Directores de Área, los miembros de la Alta Dirección y los Consejeros de Alto Nivel, también firman declaraciones de conocimiento sobre las políticas anticorrupción de la organización?
• ¿Todos los empleados, incluidos los miembros de la Ata Dirección, reciben capacitación periódica sobre el tema?

5. Comunicación y formación

Aunque se hacen preguntas relacionadas con la comunicación y capacitación en otros apartados, es un tema que requiere un capítulo aparte durante la auditoría antisoborno. Se consideran en este apartado cuestiones interna y externas. Las preguntas son:

Comunicación interna

• ¿La organización cuenta con procedimientos claros sobre la capacitación y entrenamiento de los empleados en temas de corrupción y soborno?
• ¿Las políticas, el código de conducta y otros documentos que persigan objetivos similares, son conocidos y comprendidos por todos los empleados?
• ¿Los empleados saben que existen canales de denuncia y tienen claro cómo utilizarlos?
• ¿Para todos los empleados es claro que no habrá represalias cuando se denuncia y conocen la normativa al respecto, a nivel local e internacional?

Comunicación externa

• ¿Las políticas y documentos sobre corrupción y soborno son conocidas por terceros como proveedores, contratistas, asociados o inversores, y se publican en sitios de acceso general como sitio web, entre otros?
• ¿En foros, conferencias u otro tipo de eventos públicos, la organización declara su compromiso en la lucha contra la corrupción y el soborno?

Capacitación

• ¿Existen programas de capacitación programados y proporcionales con los riesgos, para actualizar o reforzar el conocimiento y comprensión de todos los empleados?
• ¿Empleados en puestos críticos – Adquisiciones, Financiera, Recursos Humanos –, reciben capacitación diferencial y personalizada, de acuerdo con sus funciones?
• ¿Todos los empleados reciben capacitación sobre el uso de canales de denuncia?
• ¿Los encargados de recibir denuncias, investigar y producir informes, reciben capacitación de forma periódica?

6. Seguimiento y revisión

La Gestión Anticorrupción necesita dinamismo. Los riesgos cambian, desaparecen, aparecen… La auditoría antisoborno necesita establecer si se ejerce el debido seguimiento para identificar estos cambios y tratarlos de forma efectiva. Las preguntas son:

• ¿La gestión financiera, contable o de adquisiciones, entre otras, son objeto de auditorías periódicas, entre ellas, la auditoría antisoborno?
• ¿Se revisan de forma periódica transacciones de alto riesgo, por su valor o por otras características como el manejo de efectivo?
• ¿Se ejerce especial revisión y monitoreo sobre áreas que presentan problemas recurrentes?
• ¿Se realiza el debido seguimiento a las investigaciones de casos denunciados?
• ¿Se realizan inspección y revisiones periódicas tendientes a identificar nuevos problemas o puestos críticos?
• ¿La organización utiliza indicadores de rendimiento para medir el éxito de la gestión?
• ¿Los empleados en puestos críticos firman de forma periódica compromisos para el cumplimiento del Código de Conducta y las políticas de la organización?
• ¿La efectividad de los controles y de las herramientas de evaluación, como la auditoría antisoborno, son evaluados de forma regular?
• ¿Inspecciones y evaluaciones sistemáticas, entre ellas la auditoría antisoborno, cuentan con el debido apoyo tecnológico, que ofrezca información precisa en el momento oportuno?

Software ISO 37001 de ISOTools

La auditoría antisoborno encuentra en la norma ISO 37001 un gran aliado. Un aliado que proporciona procesos y requisitos, así como necesidades de documentación que permiten a una organización responder con un SÍ a todas las preguntas planteadas hoy.

La información inmediata, confiable y de calidad, de acuerdo con el requerimiento de la última pregunta de la checklist, es una de las funcionalidades que ofrece el Software ISO 37001 de ISOTools. Esta solución es una herramienta muy útil en la lucha contra la corrupción que está lista para apoyar la gestión de tu organización ahora: conócela aquí.

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Las organizaciones necesitan indicadores de riesgo de corrupción internos y externos, y estos deben ser específicos sobre todo en lo relacionado con la ubicación del riesgo, la industria, el sector o el tercero involucrado, entre otros.

El cumplimiento debe extremar medidas cuando así lo sugieran los indicadores de riesgo de corrupción, y las organizaciones deben estar preparadas para responder de manera adecuada y documentar las acciones tomadas.

Indicadores de riesgo de corrupción – ¿Por qué son esenciales?

Antes de entrar en profundidad en el tema de los indicadores de riesgo de corrupción y la forma en que podemos responder, conviene conocer el marco legal que realza la importancia de los indicadores de riesgo de corrupción.

Durante la implementación del programa anticorrupción, resulta de especial utilidad conocer estas normas y medidas orientadoras, que contribuyen a que la organización genere escudos de protección eficaces incluso en instancias judiciales. Entre otras, para Europa destacamos las siguientes:

• Ley contra el Soborno del Reino Unido.
• Ley de lucha contra la Corrupción de Alemania.
• SAPIN II, protocolo anticorrupción en Francia, emitido por la Agencia Anticorrupción de Francia.
• Modificaciones al Código Penal Español en 2015.

En el mismo sentido, y no con menos importancia, encontramos directrices voluntarias que las organizaciones acogen, además de las normas obligatorias mencionadas:

• 13 buenas prácticas de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos.
• El estándar internacional ISO 37001:2016, para Sistemas de Gestión Antisoborno.
• GRI 205: Anticorrupción.

Identificación de indicadores de riesgo de corrupción con la evaluación de riesgos

Las organizaciones tienen un perfil de riesgo de corrupción específico para cada una. Este perfil de riesgo se crea a partir del contexto único de la organización, en el cual se consideran factores como la ubicación, el sector, el ámbito regulatorio, los socios comerciales, las operaciones con gobiernos extranjeros, las relaciones con funcionarios o terceros en países en los que no existen regulaciones estrictas sobre el soborno y la corrupción.

Las agencias reguladoras esperan que las organizaciones adopten un enfoque de gestión anticorrupción basado en el riesgo. Las evaluaciones de riesgos ayudan a cumplir con esta expectativa, pero esto no basta. Es preciso ir un poco más allá para encontrar los indicadores de riesgo de corrupción, tomar las acciones correspondientes para responder a ellos, actualizar las políticas y procedimientos, y documentar todo ello para conservar una memoria histórica con las lecciones que se aprenden.

Esto ayudará a perfeccionar las evaluaciones de riesgo enfocadas en la identificación de indicadores de riesgo de corrupción, como los que mencionamos a continuación:

Ejemplos de indicadores de riesgo de corrupción

Los indicadores se pueden clasificar de acuerdo con diferentes criterios, como lo veremos más adelante. Algunos de los más recurrentes son:

• Deficiencias de formación, capacitación, conocimientos y habilidades de los empleados.
• Exceso de recompensa al asumir el riesgo, en contraposición con un escaso beneficio al asumir las mejores prácticas éticas.
• Falta de políticas y procedimientos claros, especialmente en lo relativo con gastos de representación, gastos de promoción, obsequios, contribuciones políticas…
• Falta de controles financieros eficaces.
• Falta de liderazgo de la Alta Dirección y, en consecuencia, de un mensaje conciso y decidido sobre el soborno y la corrupción desde arriba.

Indicadores de riesgo de corrupción internos

Veamos esta tabla en la que incluimos los más recurrentes indicadores de riesgo de corrupción, asociados con procesos comerciales internos:

Indicadores de riesgo de corrupción externos

Los indicadores no son evidencia de una conducta impropia. Pero sí, como señales que alertan sobre la necesidad de investigar y aplicar procesos de debida diligencia. En algunos casos, bastará con tomar una acción específica para eliminar el riesgo. Veamos esta lista de riesgos, la categoría a la que pertenecen, el indicador que los sugiere y la respuesta con la que se puede hacer frente al riesgo:

Las organizaciones necesitan implementar procesos de debida diligencia para dar respuesta adecuada a la presencia de estos indicadores de riesgo. Pero la debida diligencia es una tarea dispendiosa, y algunos empleados pueden verse tentados a pasarlo por alto, reportando la conformidad absoluta del tercero.

Una buena razón para que esto ocurra es la falta de tiempo para desarrollar estas tareas. La automatización de este tipo de procesos contribuirá al éxito del programa de gestión anticorrupción, sin recargar a los trabajadores.

Software ISO 37001 de ISOTools

La evaluación de riesgos y la debida diligencia de terceros son elementos esenciales para la detección oportuna de señales de alerta o indicadores de riesgo. El Software ISO 37001 de ISOTools es una avanzada herramienta tecnológica, que permite automatizar las tareas propias del Sistema de Gestión Anticorrupción, entre ellas, la debida diligencia y las evaluaciones de riesgos. Es sin duda, un paso hacia el futuro de la gestión anticorrupción, con el que su organización siempre estará a la vanguardia. Conozca esta solución aquí.

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Esto significa que los sistemas anticorrupción deben ajustar sus políticas, sus procedimientos y sus controles para responder al aumento de la probabilidad de ocurrencia de un riesgo que ya ha sido considerado y evaluado.

Con una emergencia sanitaria a nivel mundial que propone nuevas condiciones de trabajo, los intentos de fraude apuntan a vulnerar controles de procesos existentes que pueden no funcionar debido principalmente a la imposición del trabajo remoto y a la distracción del empleador que dirige su mirada hacia una multitud de ubicaciones. Estos patrones de fraude evolucionan y, por ello, los programas contra el fraude deben ajustarse.

Ajustar los programas contra el fraude en tiempos de crisis

Como sucede durante muchas crisis, los casos de fraude y corrupción, aumentan como un nefasto efecto colateral de la pandemia. Las organizaciones y, particularmente, los programas contra el fraude, pueden prepararse y protegerse de esta amenaza. Tres aspectos esenciales deben ser considerados:

1. Entender y aceptar los cambios

Las personas se comportan de manera diferente durante una crisis. Los comportamientos individuales no siempre corresponden a la forma a la que lo hacían antes o durante la vida cotidiana. Las personas se motivan por emociones diferentes y siguen líneas de razonamiento que son diferentes a las que normalmente aplican. La ansiedad, el miedo, la confusión y la incredulidad empujan a las personas a tomar malas decisiones, cruzando límites éticos.

Algunos toman decisiones imprudentes, impulsadas por la incertidumbre, pero también por la aparente ausencia de vigilancia. Es en este punto en el que los programas contra el fraude han de afinar los controles.

Un punto esencial de vigilancia debe establecerse sobre las comunicaciones por correo electrónico. Por ejemplo, un empleado, supuestamente recibiendo instrucciones de un alto ejecutivo, podría ordenar la transferencia de una importante suma de dinero.

En una situación normal, el receptor del mensaje tendría la opción de consultar con su compañero más cercano o podría acudir directamente al director del área financiera para corroborar la información. En esta situación quizá se obvie esa confirmación como consecuencia de las circunstancias de trabajo remoto.

Por ello, es necesario establecer un control que obligue a los empleados a confirmar la información, por vídeo llamada, por ejemplo, con uno o varios superiores, dependiendo de la cuantía de la transacción.

Esto requiere, además de la implementación del control, su inclusión en la política escrita y un programa de capacitación efectivo que garantice el conocimiento y la comprensión de los nuevos controles.

Se trata de controles que complementan o aumentan el alcance de otros existentes antes de la crisis, controles que deben partir de una nueva evaluación de riesgos, que considere las condiciones de lo que ahora es una nueva normalidad.

2. Sincronizar acciones con los empleados

El objetivo de los programas contra el fraude, en tiempos de crisis, debe ser contrarrestar la vulnerabilidad que genera la confusión, la urgencia o la falta de familiaridad con las nuevas condiciones.

Los controles, las políticas y todas las acciones que se tomen no surtirán el efecto deseado si no se cuenta con el compromiso decidido de los empleados. Ellos son los que siguen esas políticas y ejecutan esos controles.

Que esto suceda es una responsabilidad del área de compliance. Es preciso acentuar los momentos de contacto continuo, sincronía y sintonía con los empleados en el propósito común de prevenir los riesgos de fraude.

3. Liderazgo factor clave

Alguien en la organización debe liderar la transición y la implementación de los nuevos controles. El liderazgo natural corresponde al oficial de cumplimiento, aunque el área de auditoría y control pueden acompañar en esta tarea.

Pero el liderazgo debe alcanzar a los empleados. Aquellos que desempeñen funciones clave, en el área de adquisiciones o financiera, también están llamados a ejercer el liderazgo que el manejo de la crisis requiere.

Software ISO 37001 de ISOTools

La implementación eficaz de nuevos controles para trabajadores remotos requiere de una plataforma que ofrezca las herramientas adecuadas para identificar y abordar riesgos de fraude y corrupción.

El Software ISO 37001 de ISOTools es una solución destinada a optimizar las tareas derivadas de un programa antisoborno, un aliado aún más necesario si cabe en estos tiempos de coronavirus.

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La gestión ágil de la debida diligencia reposa sobre la optimización de cuatro pilares esenciales, que, debido a su importancia, desglosamos en nuestro informe de hoy.

Construir una gestión ágil de la debida diligencia

El grado de debida diligencia que se aplique sobre un tercero depende del tamaño, la complejidad y la incidencia que tiene este. El proceso tiene como objetivo primario hacer que la organización conozca y comprenda las asociaciones y comportamientos de sus terceros y se asegure que sus conductas son apropiadas.

En consecuencia, una gestión ágil de la debida diligencia debe contemplar un enfoque basado en el riesgo. No obstante, cuando hablamos de “agilidad”, tendríamos que dejar a un lado los procesos manuales y basados en el papel, que, aunque estén permitidos, no resultan prácticos, no arrojan información oportuna y son propensos a errores.

Entonces, una consideración previa, es que la gestión ágil de la debida diligencia requiere de la automatización de procesos. Pero, además, debemos considerar la efectividad en los siguientes cuatro elementos:

1. Evaluación de riesgos

La gestión ágil de la debida diligencia se basa en el enfoque basado en el riesgo, como ya lo hemos advertido. Esta evaluación de riesgos identifica y evalúa todos los riesgos de corrupción y cumplimiento a los que está expuesto el tercero. Así, es probable que un tercero que opere en naciones con alto riesgo de corrupción –mercados emergentes– afronte mayores desafíos que otros que actúan en mercados altamente regulados.

El resultado es el establecimiento de categorías de riesgo, y la definición de las preguntas que desde el área de cumplimiento se harán a los terceros, dependiendo de la categoría en que se clasifiquen, mediante el cuestionario apropiado de debida diligencia.

2. Políticas claras y coherentes

La debida diligencia no puede ser una tarea intuitiva o dejada al azar. Obedece a lo determinado en las políticas de la organización y debe ser coherente con los objetivos comerciales. Los profesionales del área, para aplicar la debida diligencia ágilmente, deben atender a lo dispuesto en las políticas. 

Si estas son muy claras y están  publicadas, socializadas, comprendidas y aceptadas por todas las partes el proceso se vuelve más sencillo.

3. Estructura para la aplicación de la debida diligencia

La construcción de una estructura eficaz para la aplicación de la debida diligencia requiere contar con flujos de trabajo definidos para la ejecución de los procesos con eficacia. Esto es muy importante cuando la debida diligencia involucra a múltiples terceros.

Es, por supuesto, una tarea que necesita de la asistencia de una plataforma tecnológica que automatice las tareas que demanda la ejecución de estos procesos. La automatización garantiza celeridad y confiabilidad en la aplicación de la debida diligencia.

4. Análisis de datos e información

El programa antisoborno requiere analizar una gran cantidad de datos e información frecuentemente, ya que los perfiles de riesgo son dinámicos. Por ello, es necesario una organización eficiente que permita el acceso rápido a dicha información si queremos lograr una gestión ágil de la debida diligencia. El mejor modo de contar con un sistema apropiado es recurrir a un software que centralice la información y facilite el análisis de los datos.

Software ISO 37001 de ISOTools

La gestión ágil de la debida diligencia requiere tecnología que automatice y facilite las tareas. Sin automatización, no tendremos agilidad ni un proceso de debida diligencia confiable y oportuno, basado en el riesgo.

El Software ISO 37001 de ISOTools ofrece una solución estructurada que aplica la debida diligencia desde una plataforma única. Así, facilita la tarea del oficial de cumplimiento y la toma de decisiones acertadas de la alta dirección.

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La prevención del fraude no es algo para tomarse a la ligera. Por ello, ofrecemos siete medidas basadas en el informe global publicado por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (2018 ACFE Report to the Nations).

Siete medidas fundamentales para la prevención del fraude laboral

La mayor parte de los esfuerzos de prevención de fraude en una organización deben focalizarse en la implementación de técnicas proactivas, incluidos los controles internos, políticas y procedimientos para este propósito específico. Estas técnicas, de estar acompañadas por una plataforma tecnológica que apoye y agilice el programa anticorrupción, se vuelven un antídoto altamente eficaz.

Algunas de estas medidas fundamentales para prevenir conductas fraudulentas son:

1. Iniciativa de la alta dirección

Si la alta dirección no asume el liderazgo y sus responsabilidades en un programa anticorrupción, es poco probable que el proyecto tenga éxito. El programa anticorrupción debe adoptarse desde arriba hacia abajo. Es la única forma de crear una cultura de honestidad, equitativa y que alcance todos los niveles de la organización.

Después de todo, la redacción y comunicación de documentos tan importantes como el Código ético y el Código de Conducta son tareas que corresponden a la alta dirección.

2. Capacitación y formación a los empleados

Es indispensable que los empleados conozcan y comprendan las políticas y procedimientos de control interno de la organización, especialmente las relacionadas con la prevención del fraude. La organización debe definir la periodicidad con la que se proporcionará la capacitación a los empleados.

Estos programas de capacitación no solo ayudan a los empleados a comprender los diversos tipos de fraude que pueden ocurrir en una organización, sino que también les enseñan a responder ante un intento de soborno, una propuesta de estafa o la detección de señales de fraude en algunos de sus compañeros.

3. Canales de denuncia eficaces

El informe de ACFE a las Naciones Unidas indica que el 53% de los casos detectados de fraude en organizaciones fueron alertados por empleados que utilizaron canales de denuncia. Por eso, es importante disponer de herramientas funcionales de este tipo, que permitan hacer llegar la información y en las que todos los empleados confíen.

4. Detección proactiva

No siempre es preciso esperar una información sobre fraude para iniciar una acción preventiva. Realizar auditorías sorpresa, conciliar las cuentas bancarias, hacer inventarios fuera de las fechas usuales e implementar un software de gestión especializado son acciones que ayudan a detectar actos de corrupción antes de que su impacto sea mayor.

5. Un equipo sólido de auditoría y control interno

En una ciudad, los espacios con mayor presencia de policías son más seguros que aquellos que son recorridos por un menor número de agentes. En las organizaciones sucede algo parecido. Si se cuenta con un sólido equipo de auditoría, dotado de recursos, autoridad y eficaces controles internos, se minimiza el riesgo de fraude y corrupción.

Algunos ejemplos de controles internos son:

• Auditorías a los estados financieros.
• Separación adecuada de deberes.
• Rotación de los puestos de trabajo.
• Canal de denuncias.

6. Establecer filtros en la contratación

Las estadísticas indican que el 96 % de los responsables de fraude laboral no tenían ningún antecedente criminal en el momento de cometer el delito. Esto demuestra la ineficacia de la revisión de este tipo de antecedentes.

Por eso es preciso ir más allá y dirigir la mirada a otras banderas rojas que alertan sobre la presencia de un perpetrador de fraude: medios de vida superiores a los ingresos medios del puesto que pretende ocupar, relaciones personales inestables, dificultades financieras…

Una buena idea es contratar empleados que hayan sido referidos por empleados actuales sobre los cuales no exista duda o reporte negativo alguno.

7. Programas de apoyo al empleado

Los programas de apoyo permiten acercarse al empleado de forma natural y verificar con anticipación la existencia de alguna de las señales de bandera roja que mencionamos en el ítem anterior. Para ello se requiere implementar una política de puertas abiertas que invite al trabajador a hablar con libertad sobre sus problemas familiares, sus obligaciones financieras u otro tipo de comportamientos que puedan representar fraude en el futuro.

Software ISO 37001 de ISOTools

La tecnología ofrece herramientas eficaces para implementar un sistema eficaz en la prevención del fraude en las organizaciones. El Software ISO 37001 de ISOTools cuenta con las funcionalidades adecuadas para abordar y prevenir los riesgos anticorrupción coherentes con las normas internacionales.

Este software permite establecer controles financieros y no financieros, establecer flujos de trabajo que ofrezcan trazabilidad del paso a paso de cada procedimiento que implique la transferencia de dinero o de un activo de la organización.

Gestión de donaciones y regalos, canal de denuncias, procesos de investigación estructurados son otras de las características de esta sofisticada solución tecnológica de la que puede informarse aquí.

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Prevenir el fraude resulta esencial, no solo para reducir o eliminar estas pérdidas, sino para mantener una imagen siempre positiva de la marca.

Tipos de fraude

En el ámbito organizacional y comercial, son muchos los tipos de fraude. Conocerlos es el primer paso para poder prevenirlos. Generalmente, se pueden agrupar en tres categorías:

1. Apropiación indebida de activos

Se trata de la categoría que representa menor impacto financiero, pero es la más frecuente. Se produce cuando el empleado hace uso o explota los recursos de la organización para su propio beneficio: el dinero, los vehículos, los ordenadores, los servicios de Internet, entre otros.

Fraude en los estados financieros

Es una situación en la que, por alguna razón, el empleado oculta información, realiza registros falsos, altera cifras, oculta pasivos, infla ingresos…Esta categoría se aplica en el caso de empleados del área contable y financiera; y generalmente, su mala conducta obedece a un intrincado esquema delictivo en el que participan varias personas, dentro y fuera de la organización.

Corrupción

Se presenta cuando un empleado utiliza su capacidad operativa para tomar decisiones en favor de alguien o cuando utiliza su influencia en transacciones comerciales para su beneficio. El soborno, la extorsión y el conflicto de interés son sus manifestaciones más usuales.

6 pasos para prevenir el fraude

Las organizaciones deben “querer prevenir el fraude”. Pero también necesitan tener un plan para hacerlo. Generalmente en las organizaciones que no cuentan con una política y un plan de prevención, este tipo de conductas se descubren cuando ya han causado un daño financiero importante.

¿Cómo evitarlo? Aquí hay seis pasos para prevenir el fraude de forma efectiva:

1. Conocer a los empleados

Los empleados que cometen fraudes a menudo se comportan de forma similar. Por supuesto, es bueno investigar al empleado antes de contratarlo. Pero, después, también es importante escucharlos, involucrarse con ellos, conocerlos un poco más de cerca.

También es importante estar atentos a sus inconformidades. Un empleado molesto es un empleado proclive a cualquier acción que dañe a la organización, entre ellas el fraude.

Las circunstancias específicas del empleado, especialmente sus problemas familiares y económicos completan un cuadro de diagnóstico que permite anticipar una conducta antiética.

2. Sensibilizar y capacitar a los empleados

Todos los empleados deben conocer y aceptar la política contra el fraude y la corrupción de la organización. Asimismo, deben conocer los diferentes tipos de fraude y sus consecuencias, no solo para la organización sino para sí mismos ante los jueces y fiscales.

Pero los empleados también necesitan saber que si detectan actividades sospechosas y las denuncian, recibirán algún tipo de recompensa, y sobre todo, que no serán castigados. Lo mismo es válido para proveedores, contratistas e incluso, competidores.

Por supuesto, la implementación de un canal de denuncias eficiente se convierte en una herramienta definitiva en la lucha contra el fraude y la corrupción en este sentido.

3. Controles internos

Los controles internos son los procedimientos, planes y programas implementados para prevenir y evitar el fraude. Existen controles internos para asegurar la integridad de los registros contables y otros para detectar faltantes de inventarios, o la sustracción de activos de la organización.

Las funciones cruzadas, en las cuales un empleado verifica el trabajo de otro, es un ejemplo de control interno. Los documentos y el registro de la información son también formas de ejecutar controles internos. Si las operaciones de la organización están correctamente documentadas, existe una trazabilidad que proporciona evidencia en una investigación por fraude.

Los controles internos deben ser monitoreados, revisados y reestructurados de forma periódica para asegurar su efectividad.

4. Atención a los empleados que no descansan

Aparentemente, nada es más satisfactorio para una organización que un empleado que nunca falta, pospone las vacaciones, nunca se pone enfermo, es el primero en llegar y el último en salir…

Esta puede ser una señal de alerta, en absoluto determinante, pero que conviene atender. Usualmente, un empleado que comete fraude prefiere que nadie más ocupe su puesto y por ello siempre está ahí. Una buena medida es rotar a los empleados por diferentes posiciones y verificar que todos se van de vacaciones en el momento oportuno.

5. Contratar expertos confiables

Los contadores públicos, los auditores y otro tipo de inspectores son personas especializadas en la detección y recolección de evidencias sobre fraude. Las auditorias e inspecciones se deben programar de forma periódica, pero también se pueden efectuar en el momento en el que existen indicios de fraude y corrupción.

6. Generar una cultura corporativa cómoda y amigable

Un ambiente de trabajo sano y feliz, en el que los empleados se sienten en libertad de aportar opiniones y de manifestar inconformidades, es, finalmente, una buena idea para prevenir actos fraudulentos.

Este tipo de ambientes de trabajo facilita la comunicación entre los empleados y la alta dirección, lo que resulta muy útil a la hora de recibir informes sobre empleados que comenten fraude.

Software ISO 37001 de ISOTools

Un software especializado que cuente con funcionalidades que faciliten la denuncia anónima, el registro, la trazabilidad, el desarrollo de las auditorías y la elaboración de informes, entre otras, puede convertirse en el modo idóneo de prevenir el fraude.

El Software ISO 37001 de ISOTools es una poderosa herramienta de este tipo, que automatiza las tareas de un sistema de gestión anticorrupción y vuelve más sencilla la lucha contra el fraude en las organizaciones.

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Este tipo de conflictos erosionan la cultura de cumplimiento y anticorrupción de una organización con la misma facilidad que cualquier otro tipo de vulneración ética.

¿Por qué abordar los conflictos de interés en las empresas?

Hay muchas definiciones de conflicto de interés. Aunque unas difieren de otras en el uso de una u otra palabra, el concepto generalmente aceptado es: “una situación en la que una persona, que trabaja para una organización, se enfrenta, o tiene la posibilidad de enfrentarse, a una disyuntiva en la cual tenga que elegir entre los deberes y obligaciones de su posición y sus intereses privados y particulares”. 

Los conflictos de interés en las empresas son frecuentes y recurrentes y ocurren en organizaciones de todos los tamaños, sectores y complejidad. Pero hay algo que es muy importante tener en cuenta: un conflicto de interés no es necesariamente una falta ni una conducta antiética mientras se aborde y se tomen medidas oportunas.

Así, veamos cuáles son esas razones para abordar los conflictos de interés en las empresas:

El conflicto de interés confunde a los empleados

El oficial de cumplimiento tiene entre sus funciones desarrollar e implementar una cultura ética corporativa, utilizando herramientas de comunicación y capacitación efectivas. La existencia de conflictos de interés en las empresas que no son abordados y sobre los que no se ejerce ninguna acción envía un mensaje confuso a los empleados y debilita dicha cultura.

Los conflictos de interés en las empresas son insignias de corrupción

Abordar los conflictos es necesario porque de no hacerse se convierten en la puerta de entrada de otro tipo de conductas como el fraude o el soborno.

Por supuesto, la idea es abordar los conflictos tan pronto aparecen señales o evidencias, aunque no definitivas, de su existencia. Pero las organizaciones pueden trabajar para prevenirlos. Como mínimo, las organizaciones deben tener una política antisoborno y anticorrupción o una específica para conflictos de interés. Y estas políticas deben implementarse de manera efectiva, lo que requiere incorporar herramientas efectivas de comunicación, capacitación y liderazgo.

Los conflictos de interés conducen a sesgos

Los conflictos de interés se traducen en costes para las organizaciones, ya que conducen a la toma de decisiones sesgadas, nubladas por el efecto del conflicto. Este tipo de sesgo puede que ni siquiera sea voluntario y podría incluso perjudicar al participante del conflicto, ya que al intentar posicionarse de modo más ético podría sesgar sus decisiones en su propia contra.

Se trata de un comportamiento cognitivo que hace que las personas no puedan separar, para bien o para mal, sus intereses personales de los deberes profesionales. Y en cualquier caso, terminan afectando a la propia organización con la toma de decisiones equivocadas.

Este sesgo solo puede ser solucionado apartando al empleado sujeto de la toma de decisiones que tengan alcance sobre la fuente de dicho conflicto.

Software ISO 37001 de ISOTools

Construir un programa antisoborno y anticorrupción efectivo requiere atender todos los frentes relativos a este sistema, incluidos, por supuesto, los conflictos de interés en la empresa. Esto resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta avanzada como el Software ISO 37001 de ISOTools.

Este es el momento adecuado para introducir las ventajas de un software en su sistema anticorrupción. Empiece por consultar a uno de nuestros asesores aquí

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Esta normativa entró en vigor oficialmente hace apenas un mes,  el 16 de diciembre del año pasado. Y prevé un periodo de implementación de dos años, durante los cuales los estados miembros se obligan a implementar la directiva dentro de sus leyes nacionales.

¿Por qué ha sido necesaria una directiva europea para la protección de los denunciantes?, ¿qué dice la directiva?, y, finalmente, ¿qué deben hacer las organizaciones para prepararse en este nuevo contexto? Estos son los interrogantes a los que tratamos de responder.

¿Por qué necesitamos una directiva europea para la protección de los denunciantes?

Un denunciante es una persona que informa cuando encuentra, en el contexto de su trabajo, indicios o irregularidades que pueden afectar al interés público, dañar el medio ambiente, desmejorar la salud pública, erosionar el patrimonio de la organización para la que trabaja, causar un detrimento de las finanzas públicas y un largo etcétera de eventos condenables.

Por supuesto, el aporte de un denunciante debe ser valorado y apreciado dentro de un estado que sanciona y proscribe este tipo de comportamientos. Así, el informante no debería de ser en ningún caso diana de amenazas, represalias como la perdida de su empleo, acoso u otro tipo de conductas similares. Pero lo cierto es, que esto sucede muchas veces y los denunciantes terminan convirtiéndose en las víctimas.

Hasta ahora, antes de la nueva directiva europea para la protección de los denunciantes, esa protección estaba reglamentada de manera fragmentada. Hoy, solo diez países de la UE poseen una ley integral para proteger al denunciante. Y lo que es peor, a nivel de la UE existe legislación en un número limitado de sectores, que se centran principalmente en las áreas de servicios financieros.

Como consecuencia de esta desprotección, muchas denuncias no se producen y las organizaciones afrontan en conjunto cuantiosas pérdidas económicas a causa de ello. Y además, el respeto a las normas no se ve favorecido, al no terminar de castigarse su incumplimiento.

Estas son razones más que suficientes para que el Parlamento Europeo se haya dado a la tarea de publicar una directiva europea para la protección de los denunciantes, en consonancia con el incremento de regulaciones a nivel global que está ocurriendo en este sentido.

¿Qué dice la directiva europea para la protección de los denunciantes?

La norma protege a los denunciantes que informen sobre una vulneración de la legislación de la UE, lo que incluye incumplimientos legales como el fraude fiscal, el lavado de dinero, el soborno, la corrupción o las violaciones de protección de datos.

La directiva incorpora las siguientes novedades:

• La regulación no solo afecta a los empleados, sino que también protege a los aprendices, voluntarios y trabajadores independientes.
• Exige que las organizaciones con más de 50 empleados tomen medidas para proteger a los denunciantes y establezcan canales confidenciales para denunciantes así como procesos claros de presentación de informes.
• Se alienta a los denunciantes a informar primero a través de canales internos. Según las circunstancias del caso, los denunciantes también podrán ponerse en contacto con las autoridades nacionales competentes o las instituciones, organismos, oficinas y agencias competentes de la UE. Además, los denunciantes también pueden acercarse al público y a los medios de comunicación, si no se han tomado las medidas apropiadas después del informe inicial en la organización o por las autoridades, o si existen amenazas inmediatas.
• Los denunciantes, sus compañeros, sus familiares y las personas que los rodean se benefician de una protección legal especial contra todas las formas de represalia como el despido, la degradación o la intimidación. Además, se les ofrece acceso a asistencia legal, financiera y psicológica.

¿Cómo pueden prepararse las organizaciones para la nueva directiva europea para la protección de los denunciantes?

La directiva propone a los denunciantes contactar primero a través de los canales internos dentro de la organización y después dirigirse directamente a organismos externos. Desde el punto de vista de la organización, lo deseable lógicamente es obtener la información de primera mano. Así, es posible reaccionar en una etapa temprana y lidiar potencialmente con la mala conducta, antes de que la noticia se difunda, el público se entere y perjudique a la imagen de la organización.

El manejo profesional interno de las denuncias evita, por tanto, daños irreparables en la reputación de la organización y minimiza el impacto de los riesgos financieros. Esto obliga a las organizaciones a establecer canales internos simples, sencillos y atractivos. Y lo más importante es que estos canales brinden seguridad y anonimato a los denunciantes.

Son muchas las opciones a la hora de elegir un canal de informes internos. Los más comunes han sido buzones, correo electrónico, líneas telefónicas directas… Pero los expertos recomiendan cada vez más sistemas digitales de denuncia, especialmente debido a la seguridad y el anonimato que pueden ofrecer, la facilidad de acceso y la amigabilidad.

Software ISO 37001 de ISOTools

El software ISO 37001 de ISOTools dispone de un canal de denuncias que permite al denunciante llevar a cabo el registro de la conducta observada completando un formulario y sin que tenga que revelar su identidad. Funciona de forma similar a un ticket en el que se obtiene un número para hacer el seguimiento de la denuncia y, de esta forma, se puede interactuar con el denunciante, garantizando el uso efectivo del canal y la protección del informante.

Puede obtener información completa sobre el software ISO 37001 contactando a un consultor sin ningún compromiso aquí.

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