Checklist para la evaluación del riesgo de soborno y corrupción

Buenas prácticas

Cumplimiento (Sí/No)

Acción requerida

Procedimientos

Compromiso de la Alta Dirección

Evaluación de riesgos

Debida diligencia

Comunicación y formación

Seguimiento y revisión

Buenas prácticas – Procedimientos

• La organización tiene una política formal que destaca la tolerancia cero del soborno y la corrupción.
• La organización cuenta con un conjunto integral de políticas que abordan los posibles riesgos de soborno y corrupción, por ejemplo, conflictos de intereses, obsequios y políticas antifraude.
• La organización cuenta con procedimientos contra el soborno y la corrupción proporcionales a los riesgos identificados y al tamaño y complejidad de la organización.
• La organización cuenta con procedimientos claros y efectivos para quienes deseen plantear inquietudes sobre sobornos o corrupción reales o potenciales.
• La organización cuenta con procedimientos para crear y reforzar concienciación, en particular con aquellos expuestos a un mayor riesgo de soborno y corrupción.
• La organización cuenta con controles sólidos como la separación de funciones y niveles de autoridad delegada.
• La organización cuenta con sólidos controles financieros como registros contables transparentes y el requisito de documentación de respaldo completa para todas las transacciones.
• La organización busca minimizar o evitar el uso de pagos en efectivo.
• La organización tiene sólidas funciones de auditoría interna y externa y un comité de auditoría eficaz.
• La organización cuenta con procedimientos eficaces para hacer frente a cualquier soborno o corrupción detectados, por ejemplo, un plan de respuesta al fraude o al soborno.

Buenas prácticas – Compromiso de la Alta Dirección

• La organización se ha comprometido formalmente con la integridad y la ética empresarial.
• La organización tiene un Código de Conducta o un documento similar que incluye una declaración clara contra el soborno y la corrupción.
• El presidente, la junta directiva y la alta dirección tienen claramente asignada la responsabilidad y la autoridad para implementar los acuerdos contra el soborno y la corrupción.
• La junta directiva u organismo equivalente considera las preocupaciones sobre fraude y denuncia de irregularidades en sus reuniones.

Buenas prácticas – Evaluación de riesgos

• La Directiva u organismo equivalente supervisa el proceso de evaluación de riesgos.
• El proceso de evaluación de riesgos incluye la consideración del riesgo de soborno y corrupción.
• La evaluación de riesgos se documenta y se revisa periódicamente.
• El proceso para identificar el riesgo de soborno y corrupción asegura que se identificarán todos los riesgos clave. Por ejemplo, consultando con el personal de todas las áreas de negocio, en particular, de las áreas de mayor riesgo.
• Se han identificado los puestos que corren un riesgo particular de soborno y corrupción.
• La evaluación del riesgo de soborno y corrupción se ha utilizado para informar las políticas y procedimientos pertinentes.
• Se han evaluado y priorizado los riesgos de soborno y corrupción para que los controles de mitigación se puedan enfocar adecuadamente.

Buenas prácticas – Debida diligencia

Debida diligencia – Terceros

• La debida diligencia basada en riesgos se lleva a cabo en contratistas, proveedores y otros socios antes de la designación y periódicamente a partir de entonces.
• Los contratistas, proveedores y otros asociados conocen la posición ética de la organización en relación con el soborno y la corrupción y se espera que actúen en consecuencia.
• Cuando existe un nivel de riesgo más alto, contratistas y proveedores están obligados contractualmente a cumplir con nuestra política y procedimientos contra el soborno y la corrupción. Y existe una disposición para la rescisión del contrato cuando se sospecha o se prueba el soborno o la corrupción por parte del asociado.
• Existen procedimientos para la aplicación de sanciones a terceros asociados cuando ocurren incidentes de soborno o corrupción.

Debida diligencia – Empleados

• El proceso de contratación de la organización incluye procedimientos para garantizar que sea justo, transparente y libre de sobornos y corrupción.
• La organización lleva a cabo la debida diligencia al reclutar miembros de la Dirección y empleados, particularmente para puestos con un mayor riesgo de soborno y corrupción o puestos de confianza.
• Los empleados directivos deben suscribir un Código de Conducta cuando se unen a la organización.
• Los empleados y miembros de la Alta Dirección reciben capacitación sobre el soborno y la concienciación sobre la corrupción y la lucha para evitarlos.

Buenas prácticas – Comunicación y formación

Comunicación interna

• La organización tiene una política y procedimientos claros contra el soborno y la corrupción que se comunican de manera accesible a todos los empleados.
• La organización proporciona un medio seguro, confidencial y accesible mediante el cual los empleados pueden plantear inquietudes o buscar asesoramiento en relación con el riesgo de soborno y corrupción, sin temor a represalias.

Comunicación externa

• La postura contra el soborno y la corrupción de la organización está claramente establecida y comunicada a todos los asociados externos. (Por ejemplo, a través de una declaración de política y / o código de conducta en el sitio web de la organización).
• Se aprovechan todas las oportunidades en las comunicaciones externas para enfatizar el compromiso de la organización con la equidad, la franqueza y la honestidad, como un impedimento para el comportamiento inadecuado.

Formación

• Se imparte formación a todo el personal en materia de concienciación sobre el soborno y la corrupción. Esta capacitación incluye cómo plantear inquietudes sobre los riesgos o cómo solicitar asesoramiento.
• Aquellos empleados con mayor riesgo de soborno y corrupción (por ejemplo, aquellos que trabajan en funciones de adquisiciones) reciben capacitación más detallada y personalizada contra el soborno y la corrupción.
• Se proporciona capacitación al personal que puede recibir informes de inquietudes, de modo que tengan la confianza necesaria para tratar adecuadamente las inquietudes planteadas.

Buenas prácticas – Seguimiento y revisión

• Los sistemas de control financiero interno están sujetos a revisiones y auditorías periódicas para garantizar que sigan siendo eficaces en la lucha contra el riesgo de soborno y corrupción.
• Hay una revisión periódica de las transacciones de alto riesgo, por ejemplo, adquisiciones a gran escala o decisiones de planificación importantes, para garantizar el cumplimiento de los procedimientos y controles.
• Hay una revisión periódica del número de casos de fraude y denuncia de irregularidades dentro de la organización, para determinar si los casos destacan algún nuevo riesgo de soborno y corrupción.
• Se realiza una revisión periódica del registro de intereses para determinar si puede haber surgido algún nuevo conflicto de intereses que pudiera dejar a un empleado más susceptible al riesgo de soborno y corrupción.
• Los empleados, en particular aquellos en funciones de alto riesgo, deben confirmar periódicamente que cumplen con los acuerdos contra el soborno y la corrupción.
• El Comité de Auditoría revisa periódicamente los procedimientos y controles contra el soborno y la corrupción, y los cuestiona cuando sea necesario.
• Los resultados de las actividades de revisión se incorporan a las revisiones de los controles de los sistemas y al fortalecimiento de los controles cuando sea necesario.