Denuncias antisoborno: qué hacer antes, durante y después

Las denuncias antisoborno en las organizaciones son elementos decisivos en la tarea de prevención de incidentes de fraude y corrupción. Este tipo de denuncias activan procesos ya establecidos que tienen un objetivo primordial: investigar y detectar posibles eventos de soborno o fraude.

Estos procesos, que se ponen en marcha cuando se presentan denuncias antisoborno, deben garantizar una investigación profesional, imparcial, transparente y efectiva a la vez que protegen al denunciante. ¿Cómo sucede esto? Se trata de contar con procesos y procedimientos que comienzan desde el mismo momento en que se presenta la denuncia y se prolongan durante la etapa de investigación y resolución.

Entonces, ¿qué debemos hacer antes, durante y después de que se presenten denuncias antisoborno?

¿Qué hacer antes, durante y después de las denuncias antisoborno?

Usualmente, la gestión de denuncias antisoborno se enfoca en el tratamiento que se da al informante en el mismo momento en que suministra la información. Algunos sistemas de gestión antisoborno van un poco más allá y cuentan con un plan de acción que asegura de forma sistemática que ningún caso se escape por las grietas.

Poco se habla de lo que es necesario hacer antes de las denuncias antisoborno. Después de todo, no hay razón para ocuparnos de algo que aún no sucede. Pero lo cierto es que sí debemos hacerlo:

¿Qué hacer antes de que se presenten denuncias antisoborno?

La denuncia no debe sorprender. Es probable que los hechos informados lo hagan, pero la ocurrencia del incidente no debería hacerlo. Es importante que la organización se prepare para atender las denuncias con suficiente antelación.

Son varios los elementos que se deben prever antes de recibir denuncias, elementos que tienen el propósito de ofrecer confianza al denunciante e invitar a denunciar o, por lo menos, a compartir inquietudes.

Algunos de estos elementos son:

• Anonimización: denunciar entraña riesgos que deben ser minimizados. La mejor forma de hacerlo es proveer de un canal moderno que garantice el anonimato. Así, los posibles denunciantes se sentirán protegidos frente a represalias.
• Personal capacitado y formado para atender este tipo de comunicaciones: estas personas deben pasar por un proceso de entrenamiento que les permita ofrecer confianza y seguridad al denunciante y responder con eficacia. Si el empleado siente que su información está siendo recibida por alguien que se comporta como una máquina, es probable que desista de su propósito, no se vuelva a comunicar y desanime a otros sobre denunciar.
• Diferentes opciones de procedimiento: de acuerdo con la gravedad de la denuncia, la fragilidad o vulnerabilidad del denunciante, la percepción que tenga el receptor de la denuncia. Algunas denuncias, desde su recepción, presentan indicadores de falsedad o de intereses ocultos, lo cual no significa que no deban ser investigadas. Lo importante es que, antes de la denuncia, se prevean los diferentes caminos que seguirá cada información.
• Herramientas tecnológicas: que permitan automatizar tareas, consolidar información en una única plataforma, cruzar datos, la trazabilidad de las acciones adelantadas y estadísticas, entre otras funcionalidades. Resultarán útiles en el propósito de prevenir y evitar la repetición, pero también para ofrecer una investigación pronta, eficaz y transparente.

¿Qué sucede durante la denuncia?

La recepción de la denuncia, como ya lo advertimos, es un momento crítico dentro del proceso que para nada se debe desestimar. Pero es apenas el comienzo. La denuncia, usualmente, no es un solo mensaje de 100 palabras ni una llamada de 3 minutos. Por el contrario, suelen ser varias comunicaciones, a veces por diferentes canales de denuncia.

Lo más importante en este punto es tomar acciones inmediatas, y no esperar a que el denunciante contacte por última vez. Algunas de las acciones que se deben producir de forma simultánea con la presentación de la denuncia son:

• Registrar el incidente.
• Asignar responsabilidades para la investigación.
• Si la denuncia es anónima, tomar las acciones necesarias para proteger al denunciante.
• Calificar la denuncia de acuerdo con su gravedad, y, en consecuencia, priorizarla si es esto lo procedente.
• Implementar medidas preventivas inmediatas para mitigar el posible impacto negativo del supuesto incidente.

¿Qué sucede después de la denuncia?

Una vez tenemos una denuncia formal se produce el inicio de la investigación. Ya tenemos un equipo investigador conformado, si es que la denuncia lo requiere, y contamos con unas evidencias o indicios para trabajar.

La protección del denunciante, anónimo o identificado, es la prioridad en esta etapa. Esto implica que las personas que reciban de primera mano los resultados preliminares de la investigación tengan las habilidades y las competencias para tratar con información sensible y dispongan de la autoridad para tomar decisiones sobre la marcha que, antes que nada, se enfoquen en la protección del denunciante. Y aunque esto ya debe estar previsto, este es el momento de implementar un seguimiento y unas medidas que aseguren esa protección.

Para que esto suceda, es preciso contar con un sistema automatizado que provea herramientas seguras y efectivas de gestión. Herramientas que agilicen la investigación, sin poner en riesgo la transparencia y la credibilidad en los resultados.

Con el cierre de la investigación y la comunicación de los resultados, termina un ciclo que comenzó con la presentación de la denuncia. Pero, aún hay un camino por recorrer, camino que llevará a establecer responsabilidades individuales, determinar acciones disciplinarias que pueden, eventualmente, trasladarse a las autoridades judiciales, y, lo más importante, implementar las acciones necesarias para evitar la repetición, comunicar los resultados efectivos de la investigación y, finalmente, aprovechar la circunstancia para alentar a los empleados a presentar denuncias.

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El tratamiento de las denuncias antisoborno requiere, en síntesis, la implementación de un sistema de gestión antisoborno y anticorrupción, pero también de una solución tecnológica adecuada para atender adecuadamente a la recepción de este tipo de información.

El Software ISO 37001 de ISOTools es una novedosa solución que provee las funcionalidades técnicas necesarias para garantizar un canal anónimo de denuncias y consultas éticas, procesos funcionales y ágiles para la asignación de responsabilidades, seguimiento a las investigaciones, trazabilidad y consolidación de la información bajo una única plataforma y mucho más.

La gestión antisoborno y anticorrupción es hoy un área de importancia vital para las organizaciones modernas. Asegure su efectividad contratando la solución tecnológica adecuada.