No obstante, el programa de denuncia de irregularidades aún no forma parte de un buen número de organizaciones. Las razones son varias: la Alta Dirección no recibe información adecuada para tomar la decisión, no están presentes los elementos necesarios o, simplemente, hay una alta dosis de negligencia en quienes deberían liderar el proyecto.

Tomar el proyecto a cargo puede ser una tarea del Oficial de Cumplimiento. Esto sucede especialmente en empresas en las que no existe un área dedicada a la Gestión Anticorrupción. Entonces, un buen punto de partida para el Oficial de Cumplimiento es identificar aspectos esenciales antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades. Los explicamos a continuación.

¿Qué considerar antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades?

La denuncia de irregularidades necesita gestión sistemática y profesional. En algunas regiones geográficas, como el continente europeo, esto es aún más importante porque hay requisitos legales que cumplir.

Algunas organizaciones, sin embargo, necesitan ajustar su programa de denuncia de irregularidades a las exigencias legales y culturales de diferentes lugares del planeta. Esto implica considerar aspectos legales, técnicos y de procedimiento particulares y únicos para cada país.

El alcance del programa de denuncia de irregularidades es apenas el primero de varios aspectos para considerar antes de la implementación. Otros, igualmente relevantes son:

1. Liderazgo de la Alta Dirección

Para los empleados debe quedar claro que la cultura ética y anticorrupción es un propósito de la Alta Dirección. El programa de denuncia de irregularidades requiere la participación activa de los empleados. Necesita que el tema se debata a diario y que todos entiendan que denunciar lo que creen incorrecto es una prioridad.

2. Definir lo que se debe reportar

Lo que se debe informar y las razones por las que debe hacerse puede no estar definido con precisión para todas las personas en la organización. Puntos de vista enfrentados, casos de ineficiencia, roces personales o desacuerdos entre superiores y sus subordinados podrían generar una avalancha de informes que no son los que espera el programa de denuncia de irregularidades.

Es preciso presentar ejemplos concretos de lo que se espera que se informe: fraude, corrupción, conflictos de intereses no reportados, acoso laboral, soborno, discriminación, son algunos de los eventos típicos que debería recibir un canal de denuncias.

3. Diversos canales para informar

El programa necesita contar con diferentes canales de denuncia y todos ellos deben ser conocidos por los empleados. En todos los niveles de la organización deben estar disponibles los canales de denuncia y su funcionamiento debe ser un tema de dominio público.

Entre los temas sensibles que todos los empleados deben conocer está la posibilidad de presentar denuncias anónimas. La organización necesita implementar una o varias líneas telefónicas de atención, una cuenta de correo electrónico, una oficina dedicada a la recepción de informes verbales presenciales, un apartado en el sitio web y un buzón tradicional para la entrega de informes escritos en papel.

4. Mecanismos para evitar las represalias

Un aspecto esencial para considerar antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades es la protección de los informantes contra las represalias. Es, además, una exigencia plasmada en una Directiva de la Unión Europea.

El rechazo total a las represalias y las implicaciones que ellas generarán, entre ellas judiciales, deben expresarse en la misma política anticorrupción publicada por la Alta Dirección. El tema debe ser objeto de capacitaciones y charlas, en diversos escenarios, especialmente dirigidos a los directores de área o mandos medios.

Software ISO 37001 de ISOTools

Promover la denuncia de actos de corrupción o prácticas que van contra la ética entre los trabajadores ofrece muchos beneficios a la organización. Pero el esfuerzo puede verse truncado si no existe una adecuada, ágil y eficaz respuesta a los informes presentados, sobre todo cuando se ofrecen muchos canales de denuncia.

Conservar la confidencialidad, o el anonimato en algunos casos, puede ser igualmente un desafío. La organización necesita procesar información en muy poco tiempo, documentar hechos, recopilar evidencias y establecer prioridades para la gestión de las denuncias.

El Oficial de Cumplimiento o el encargado de liderar la lucha anticorrupción en la organización necesita tecnología para ofrecer resultados inmediatos y confiables.

El Software ISO 37001 de ISOTools ofrece funcionalidades que direccionan los informes a las personas adecuadas, realiza seguimiento a la gestión, informa sobre retrasos, analiza datos, entrega informes finales y presenta mapas de calor útiles para obtener una visión inmediata de todos los casos abiertos en el momento. Conócelo un poco más aquí.

La entrada Qué considerar antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.

Este tipo de conflictos erosionan la cultura de cumplimiento y anticorrupción de una organización con la misma facilidad que cualquier otro tipo de vulneración ética.

¿Por qué abordar los conflictos de interés en las empresas?

Hay muchas definiciones de conflicto de interés. Aunque unas difieren de otras en el uso de una u otra palabra, el concepto generalmente aceptado es: “una situación en la que una persona, que trabaja para una organización, se enfrenta, o tiene la posibilidad de enfrentarse, a una disyuntiva en la cual tenga que elegir entre los deberes y obligaciones de su posición y sus intereses privados y particulares”. 

Los conflictos de interés en las empresas son frecuentes y recurrentes y ocurren en organizaciones de todos los tamaños, sectores y complejidad. Pero hay algo que es muy importante tener en cuenta: un conflicto de interés no es necesariamente una falta ni una conducta antiética mientras se aborde y se tomen medidas oportunas.

Así, veamos cuáles son esas razones para abordar los conflictos de interés en las empresas:

El conflicto de interés confunde a los empleados

El oficial de cumplimiento tiene entre sus funciones desarrollar e implementar una cultura ética corporativa, utilizando herramientas de comunicación y capacitación efectivas. La existencia de conflictos de interés en las empresas que no son abordados y sobre los que no se ejerce ninguna acción envía un mensaje confuso a los empleados y debilita dicha cultura.

Los conflictos de interés en las empresas son insignias de corrupción

Abordar los conflictos es necesario porque de no hacerse se convierten en la puerta de entrada de otro tipo de conductas como el fraude o el soborno.

Por supuesto, la idea es abordar los conflictos tan pronto aparecen señales o evidencias, aunque no definitivas, de su existencia. Pero las organizaciones pueden trabajar para prevenirlos. Como mínimo, las organizaciones deben tener una política antisoborno y anticorrupción o una específica para conflictos de interés. Y estas políticas deben implementarse de manera efectiva, lo que requiere incorporar herramientas efectivas de comunicación, capacitación y liderazgo.

Los conflictos de interés conducen a sesgos

Los conflictos de interés se traducen en costes para las organizaciones, ya que conducen a la toma de decisiones sesgadas, nubladas por el efecto del conflicto. Este tipo de sesgo puede que ni siquiera sea voluntario y podría incluso perjudicar al participante del conflicto, ya que al intentar posicionarse de modo más ético podría sesgar sus decisiones en su propia contra.

Se trata de un comportamiento cognitivo que hace que las personas no puedan separar, para bien o para mal, sus intereses personales de los deberes profesionales. Y en cualquier caso, terminan afectando a la propia organización con la toma de decisiones equivocadas.

Este sesgo solo puede ser solucionado apartando al empleado sujeto de la toma de decisiones que tengan alcance sobre la fuente de dicho conflicto.

Software ISO 37001 de ISOTools

Construir un programa antisoborno y anticorrupción efectivo requiere atender todos los frentes relativos a este sistema, incluidos, por supuesto, los conflictos de interés en la empresa. Esto resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta avanzada como el Software ISO 37001 de ISOTools.

Este es el momento adecuado para introducir las ventajas de un software en su sistema anticorrupción. Empiece por consultar a uno de nuestros asesores aquí

La entrada ¿Por qué es importante abordar los conflictos de interés en las empresas? se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.

Los conflictos de interés pueden surgir en todo tipo de organizaciones. Tienen lugar cuando los intereses de los empleados y la entidad no son concordantes, es decir, cuando la imparcialidad del empleado queda en entredicho. En esas ocasiones, el riesgo de corrupción o de actos inadecuados se incrementa y, por ello, saber manejar conflictos de interés se convierte en una necesidad a la hora de prevenir situaciones como el soborno.

Pasos para manejar conflictos de interés en forma eficaz

La clasificación básica que se suele emplear en la gestión de conflictos de interés diferencia tres tipos de conflictos:

• Actuales, donde el conflicto de interés ya existe.
• Potenciales, donde podría ocurrir el conflicto o es probable que ocurra porque se dan las condiciones apropiadas para ello.
• Percibidos, donde otras personas piensan que se presenta un conflicto de interés, aunque no haya evidencias que lo demuestren.

Es importante tener en cuenta que incluso cuando una persona no se ha visto comprometida, si otros suponen que es así, ya representa un problema. Manejar conflictos de interés de forma eficaz requiere tomar una actitud imparcial y seguir estos pasos:

1. Definir una política clara y acertada

Es preciso elaborar una política clara y eficaz, que explique de forma pedagógica a los empleados cuáles son los comportamientos o relaciones que intervienen en un conflicto de interés o cuándo este tiene lugar. Además, es necesario que se señale la importancia de evitar esas situaciones si es posible, o reportarlas oportunamente para tomar las acciones correspondientes.

La política debe evitar el léxico jurídico complicado e intimidatorio y optar por un lenguaje cercano que transmita un mensaje muy claro: no es malo tener algunas relaciones, pero es fundamental reportarlas y no dejar que alguien imparcial decida sobre los aspectos del negocio donde pueden presentarse conflictos de interés.

2. Obtener información completa de empleados, contratistas y vinculados

No se puede manejar conflictos de interés si no se conocen. Particularmente, a medida que las organizaciones crecen, es frecuente trabajar con un número creciente de empleados, contratistas y proveedores. Es importante saber para quién más pueden estar trabajando y si hay algo en sus relaciones laborales o familiares que pueda generar conflicto con los negocios de la organización. Y por ello, toda esa información debe ser conocida de modo completo.

Esto no significa que su organización deba dejar de contratar a alguien por un posible conflicto de interés. Pero debe saber que existe la posibilidad y tomar las medidas para afrontarlo de modo correcto si esto ocurre.

3. No limitar las relaciones sociales entre los empleados

El amor, la amistad y la camaradería son expresiones sociales habituales entre compañeros de trabajo. Cuando aparecen, el potencial de conflictos de interés aumenta considerablemente. Algunas organizaciones intentan evitar relaciones románticas entre sus empleados, lo que se traduce generalmente en la aparición de mentiras sobre el tipo de relaciones que se incuban entre ellos.

Es más adecuado permitir estas relaciones, asegurar que sean reportadas y tomar medidas para limitar los efectos de un posible conflicto de interés. En este sentido una persona nunca debe ser administrada o supervisada por su pareja sentimental o cónyuge, ni debe participar en las evaluaciones de desempeño de la misma. 

4. Ante conflictos evidentes, busque la participación de mediadores externos

Es posible que surja un conflicto de interés de serias repercusiones y altas dificultades para ser manejado. Esto es así, por ejemplo, cuando un empleado comenta a su superior que ha sido objeto de acoso sexual, intimidación o de propuestas de soborno por parte de un alto directivo, que resulta ser sobrino del presidente de la organización.

Para el superior inmediato así como para el presidente de la empresa no resulta posible participar en una investigación sin que los demás empleados presuman el sesgo en sus determinaciones. Por tanto, estos deben echarse a un lado y contactar con mediadores profesionales especializados que se encarguen de investigar y solucionar el problema.

5. Mantener registros detallados de todos los casos

Mantener una hoja de cálculo en Excel ya no se considera una acción proactiva de cumplimiento, ya que hoy existen otras opciones más avanzadas y con mayores posibilidades. Implementar una solución tecnológica basada en la nube que permita conservar y acceder fácilmente a información confiable sobre todas las investigaciones de conflictos de interés llevadas a cabo históricamente ofrece numerosas oportunidades.

En base a esta información, los profesionales encargados del programa pueden desarrollar verdaderas estrategias proactivas que analicen estadísticas, permitan identificar factores de riesgo y tomar decisiones fundamentadas.

6. Capacitar y entrenar a los empleados clave

Las sesiones de orientación de contratación y la capacitación de actualización continua representan una base sólida para la prevención de conflictos de interés. Pero para que el entrenamiento se convierta en una herramienta eficaz, cada área, cada departamento, debe ser primero evaluado por su potencial riesgo para la aparición de escenarios que facilitan el desarrollo de conflictos. Así se puede proponer una formación específica que considere los problemas propios de cada área.

7. Administrar y documentar los procesos de declaración y resolución de conflictos de interés

Los empleados deberían declarar cualquier caso de conflicto de interés real, potencial o percibido en el momento de la contratación o cuando confirmen su existencia. Para ello, deben encontrarse familiarizados con los procesos para la presentación de estas declaraciones. Y estos procesos deben ser sencillos y eficazmente gestionados.

Cada organización debería poder adaptar el proceso para manejar conflictos de interés eficazmente a sus propias condiciones o necesidades. No siempre es fácil y, finalmente, las soluciones automatizadas terminan siendo la opción más idónea.

Software ISO 37001 de ISOTools

La mejor manera de manejar conflictos de interés es a través de medios modernos y eficaces. Desde ISOTools hemos ido más allá de las herramientas para documentar y registrar estos conflictos.

Hemos desarrollado el Software ISO 37001, que apoya la planificación, la evaluación y el registro de las acciones formativas y facilita la comunicación al disponer de un canal de consultas éticas y un canal de denuncias, entre otras funcionalidades. Asimismo, permite el análisis y los procesos de investigación estructurados.

Obtenga ahora información completa sobre esta solución tecnológica avanzada contactando con un consultor aquí.

La entrada 7 pasos para manejar conflictos de interés eficazmente se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.

Es importante entender que este tipo de conflictos no se pueden evitar. Pero sí se pueden prevenir sus efectos y se pueden eliminar algunos factores que los ocasionan. Y para lograr llevar a cabo esta prevención, hay que saber reconocer y gestionar conflictos de interés de modo adecuado.

¿Qué es un conflicto de interés?

Un conflicto de interés es una situación en la que el interés personal de un determinado empleado, o un grupo de empleados, puede no ser consistentes o concordantes con los intereses de la organización.

Todos los conflictos de interés, independientemente de las circunstancias, los intervinientes, y los mismos intereses en conflicto, representan una presunción alta de un acto de corrupción. Por ello, resulta esencial identificarlos y gestionarlos de manera efectiva.

Si nos atenemos al “avance” del conflicto, podemos hacer una clasificación muy primaria pero útil:

• Actual: donde el conflicto existe y es evidente.
• Potencial: donde están dadas las condiciones para un conflicto de interés y, por tanto, la probabilidad de que ocurra es muy alta.
• Percibido: en donde existe la idea generalizada de que ha ocurrido un conflicto de interés, sin que exista una evidencia de ello.

Por qué se presentan los conflictos de interés

Los empleados de una organización, en todos los niveles, incluido por supuesto la alta dirección, desempeñan un papel importante dentro de una organización y siempre deberían actuar protegiendo los intereses de la misma. Sin embargo,  son personas y mantienen numerosas relaciones familiares, sociales, comerciales o afectivas. Este tipo de relaciones, en un momento dado, pueden representar un conflicto.

Por ejemplo, pongamos el caso de que una organización firma un lucrativo contrato en el que proporciona a otra determinados elementos en cuya fabricación se desarrollan procesos que tienen el carácter de secreto industrial.

Si uno de los ingenieros especializado en el área de producción ha entablado una relación sentimental con la hermana de un empleado de esa otra organización, surge el conflicto de interés potencial. Nadie es culpable de nada de momento, sin embargo, hay que gestionar ese posible conflicto.

Cómo gestionar conflictos de interés 

Retomando nuestro ejemplo, el ingeniero, hombre inteligente y honesto, entiende que se ha generado un conflicto de interés. Su primer paso debiera ser actuar de acuerdo con la política de conflictos de interés de su organización.

Y disponer de ella es uno entre los aspectos necesarios a la hora de gestionar conflictos de interés desde la organización:

Adoptar una política de conflictos de interés

El sistema de gestión anticorrupción no cuenta dentro de sus requisitos con la obligación de redactar y adoptar una política de conflictos de interés. Sin embargo, pronto los encargados del sistema entienden los beneficios y la necesidad de tener una. Esta política de interés debería:

• Declarar el deber que tienen todos los empleados de notificar la posible existencia de conflictos de interés.
• Instar a aquellos con un conflicto o que piensan que se puede presentar un conflicto a que comuniquen las circunstancias y las razones por las que creen que este puede existir.
• Establecer procedimientos para la investigación de conflictos de interés.
• Identificar a las personas implicadas en el conflicto, determinar sus relaciones y definir los mecanismos a través de los cuales esa relación puede perjudicar los intereses de la organización.
• Diseñar y publicar acciones correctivas y protocolos a seguir en el caso de que se presenten conflictos de interés.
• Invitar a los empleados, en cualquier nivel, incluidos los miembros de la alta dirección, a abstenerse de intervenir o tomar decisiones en asuntos relacionados con el conflicto actual, potencial o percibido.

Informar y automatizar conflictos de interés

Finalmente, la organización debe contar con sistemas de seguimiento e informes que ayuden a comunicar y gestionar conflictos de interés. Un sistema apropiado facilita la comunicación entre oficiales de cumplimiento, el empleado revelador y los empleados involucrados.

Poder ver de un vistazo quien recibió las políticas, completó una capacitación sobre la cuestión o diligenció un formulario de divulgación, ayuda a abordar los conflictos de interés sin esfuerzo. Una herramienta para gestionar informes asegura que se mantenga una vigilancia y una visión general sobre las investigaciones importantes.

La solución tecnológica adecuada puede, por tanto, ayudar a simplificar procesos y procedimientos. 

Software ISO 37001 de ISOTools

Desde ISOTools creemos que todas las organizaciones deben contar con la solución tecnológica idónea para simplificar los procesos y los procedimientos necesarios para cada tarea.

Por eso hemos desarrollado el Software ISO 37001 que cuenta con las funcionalidades necesarias para cumplir con facilidad los requisitos de un sistema antisoborno. Con esta herramienta, el oficial de cumplimiento puede realizar sus tareas de modo eficiente, incluido gestionar conflictos de interés.

Obtenga más información sobre esta solución.

La entrada Cómo gestionar conflictos de interés en su organización se publicó primero en Normas Compliance Antisoborno ISO 37001, ISO 37301 e ISO 19600.