Desarrollar una cultura ética o no hacerlo es la diferencia entre un entorno de bajo riesgo de fraude, en comparación con otro de alto riesgo. La cultura ética es un escudo protector que funciona minimizando desde los más pequeños eventos inadmisibles, que pueden tener un efecto acumulador y, con ello, evita incidentes mayores que podrían llegar a afectar a la reputación corporativa.

¿Pero cómo se consigue desarrollar una cultura ética con fuertes pilares en una organización?

Recomendaciones para desarrollar una cultura ética sólida

Desarrollar una cultura ética es una decisión que usualmente se toma tras la ocurrencia de un incidente que ha causado pérdidas significativas a la organización. Aunque, también, puede ser iniciativa de un ejecutivo de alto nivel o de la alta dirección, consciente de la importancia de este punto.

Para desarrollar una cultura ética sólida con éxito, las organizaciones pueden tomar las siguientes recomendaciones:

• Redactar una declaración de misión, en la que se definan los principios éticos que sigue la organización y se enfatice en la importancia que se concede a esos valores y los términos en los que desea que se los conozca desde el exterior.
• Publicar declaraciones y políticas antifraude, sobre ética organizacional, y sobre lucha contra el fraude, explicando lo que la organización considera aceptable, en qué circunstancias, o por el contrario, qué comportamientos considera de alto riesgo.
• Implementar un canal de denuncias y un canal de consultas éticas en los que se garantice el anonimato de ser necesario, y se asegure una investigación y una respuesta clara y rápida.
• Comunicar mensajes y recordatorios periódicamente sobre comportamientos éticos y de fraude. Es preciso aprovechar cada oportunidad que se presente para incidir en lo que es correcto y, también, planificar procesos de formación en este sentido.
• Diseñar un programa de auditorías que se enfoque en identificar riesgos en áreas críticas. Encuestas éticas y otros indicadores de seguimiento también ayudan a tomar consciencia del estado de esta cultura.
• Compromiso de la alta dirección con las políticas antifraude y con el programa anticorrupción. Su liderazgo es esencial para que todas las acciones sean tomadas con la seriedad requerida y sirvan para desarrollar una cultura ética verdadera. Debe ser el ejemplo modelo, pero también asignar recursos apropiados para el buen desempeño del programa anticorrupción.

Además, se debe mantener una actualización permanente que permita avanzar de manera sostenida y generar nuevas oportunidades de desarrollo. Modificar políticas, adaptar procesos, implementar nuevas herramientas es la manera de estar siempre al día y que el programa no quede estancado.

3 pasos para desarrollar una cultura ética sólida

La cultura ética es un valor para la organización, un valor que se construye desde arriba hacia abajo y que requiere ejecutar acciones precisas. Entre ellas destacamos los siguientes 3 pasos:

1. Evaluar el riesgo de fraude de forma periódica

La evaluación de riesgos es una tarea dinámica, cíclica y constante. Lo que ayer suponía un alto riesgo, hoy puede que no deba siquiera ser considerado. La tecnología y la globalización proponen nuevos riesgos que hace pocos años no existían, y también las normativas que se aprueban.

Por ello, las evaluaciones de riesgos deben ser periódicas y realizarse en todas las áreas y todos los niveles. Una evaluación eficaz del riesgo de fraude destaca los riesgos no identificados previamente y fortalece la capacidad para la prevención y detección oportuna del fraude. Con ello, la organización está preparada para el siguiente punto.

2. Concienciación y capacitación de los empleados sobre el fraude

Muchos incidentes de fraude suceden por empleados que no están comprometidos, pero que tampoco conocen las señales del fraude y por ello no pueden alertar a tiempo sobre lo que está sucediendo. En ocasiones, el incidente se produce porque, en efecto, el empleado no era consciente de que su acto no era algo permitido.

El primer paso es identificar las necesidades de formación. Algunos empleados pueden traer conocimientos adquiridos en otras organizaciones y un proceso de formación previo puede ser más o menos eficaz. De cualquier forma, es importante crear un programa de formación que se centre, en primera instancia, en áreas de riesgo crítico, como lo son la de adquisiciones, tesorería, financiera y contable, por ejemplo. 

Pero la capacitación no debe destinarse tan solo en los comportamientos que constituyen fraude o corrupción. Es preciso que los empleados aprendan a identificar el comportamiento fraudulento en sus compañeros y cómo proceder en caso de sospechar o detectar algún caso.

La formación antifraude y anticorrupción debe evolucionar de acuerdo a las necesidades y  se puede impartir a través de diferentes medios. Uno de ellos es la capacitación tradicional, en una aula de estudio. Pero también vídeos, mensajes de correo electrónico, o contenidos en una plataforma online o intranet pueden resultar muy útiles.

3. Implementar canales de denuncia

Implementar canales de denuncia eficaces es una forma muy efectiva para prevenir el fraude. Muchos casos de fraude han sido detectados gracias a la alerta disparada por un compañero de trabajo. El desafío es promover la denuncia sin romper la unidad de compañerismo y camaradería que tiene que existir en cualquier grupo humano.

Esto no es fácil. La lealtad a un superior o el miedo a represalias son emociones que suelen incidir en la decisión de denunciar. Alentar la denuncia es un reto que corresponde asumir a la alta dirección y que parte de aprovechar la tecnología moderna para garantizar que este paso tan delicado sea más fácil de dar. Aspectos como la anonimización del denunciante, y procesos ágiles y siempre disponibles ayudan a tomar la decisión acertada.

De la efectividad de estos 3 pasos depende el verdadero desarrollo de una cultura ética sólida y sostenible.

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Mantener procesos estructurados y ágiles para evaluar riesgos y formar en valores y principios antisoborno o disponer de herramientas tan útiles como el canal de denuncias y el canal de consultas éticas ayuda a construir cultura ética en una organización. Esto es posible implementando una única solución tecnológica específicamente diseñada para ello: el Software ISO 37001 de ISOTools. 

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La controversia sobre la capacitación obligatoria para terceros

Algunas grandes corporaciones, viendo la importancia de la gestión de riesgos a terceros, exigen a sus terceros que completen programas de capacitación diseñados por ellas, y que demuestren tal condición con un certificado antisoborno.

Por un lado, puede parecer que la formación siempre es ventajosa, tanto para quien la da como para quien la recibe, ya que los beneficios de la misma se pueden extender no solo en las relaciones con la organización que la ofrece, sino también dentro del propio tercero.

Pero por otro lado, este tipo de capacitación despierta cierta molestia en un grupo determinado de profesionales de cumplimiento que la consideran como una intromisión innecesaria. Estos no ven con buenos ojos las medidas tomadas por grandes corporaciones, que han creado programas de capacitación diseñados por ellos y para ser realizados por sus terceros. 

El problema, según esos detractores, es que cada una de estas grandes multinacionales, como Microsoft, solo por mencionar un ejemplo cercano a todos, cuenta con un número descomunal de terceros. Estos a su vez, lo son de otras cuatro o cinco organizaciones gigantes. De este modo esto significaría que, en un futuro cercano, estaríamos ante un escenario kafkiano: miles de personas recibiendo capacitaciones diferentes sobre el mismo tema, desde un sinnúmero de enfoques diferentes, y asumiendo posiciones encontradas entre lo difundido por una y otra gran corporación.

De este modo, muchos profesionales ven en esta práctica aspectos positivos; pero otros, más inquisitivos, la cuestionan sobre la base de los problemas asociados que generan en organizaciones de menor tamaño que no tienen los recursos de grandes corporaciones.

En este sentido, vale la pena plantear y considerar algunas cuestiones para determinar si este tipo de procesos merecen la pena o cómo serían susceptibles de ser mejorados:

¿Quién imparte la capacitación?

En la medida en que cada organización imponga su propia capacitación obligatoria para terceros, como decíamos, estos últimos pueden sentirse abrumados, especialmente los que tienen un vínculo con un número representativo de organizaciones. ¿Es posible coordinar los esfuerzos para que esto no suceda? 

En este punto resulta interesante cuestionar también qué sucede con las capacitaciones en áreas geográficas en donde la legislación y la cultura son diferentes. ¿Sería posible una adaptación coordinada de la capacitación en diferentes áreas entre las diferentes corporaciones?

¿Quién asume el coste de la capacitación obligatoria para terceros?

La capacitación obligatoria para terceros no es barata. Es especialmente costosa cuando el tercero cuenta con un número alto de empleados. Es probable que las organizaciones trasladen el coste a sus clientes y consumidores a través de los productos y servicios. Pero no debemos olvidar que este tipo de capacitación también ayuda a eliminar costes derivados de prácticas indebidas como el soborno, por lo que quizá en todo caso merezca la pena.

¿Qué sucederá con las organizaciones que no cumplan?

En algunos casos, terceros estratégicamente vitales para la organización pueden decidir abstenerse de tomar la capacitación obligatoria. Por supuesto, la organización lo pensará dos veces antes de poner fin a una relación que tiene un impacto decisivo sobre la productividad y la eficiencia operativa. En este caso, la inconsistencia puede ser más lesiva que positiva. 

En definitiva, la capacitación obligatoria de terceros puede ser una gran idea, pero es necesario plantearla teniendo en cuenta sus debilidades para establecer una forma óptima de aplicación para las diferentes entidades.

Pero, hasta entonces, ¿qué pueden hacer las organizaciones para reducir el riesgo derivado de las relaciones con terceros?

Reducir el riesgo de las relaciones con terceros

Sabemos que la debida diligencia a terceros basada en el riesgo es un elemento crítico en el momento de evaluar la efectividad del programa de cumplimiento. Para ello, se han de tener en cuenta algunos principios esenciales:

• Comprender las asociaciones y las calificaciones del tercero.
• Comprender la justificación comercial para incluir al tercero en la transacción.
• El monitoreo que las organizaciones deben ejercer en forma continua en sus relaciones con terceros.
• Si la organización ha informado o no a sus terceros acerca de la existencia del programa de cumplimiento y ha buscado obtener compromisos recíprocos.

Por tanto, una primera medida es contar con un programa de gestión de terceros eficaz en el que se aplique la debida diligencia de modo óptimo y donde se identifiquen, analicen y clasifiquen los riesgos adecuadamente. Y para ello, lo más interesante es procurar la automatización de los procesos de debida diligencia a terceros. 

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Cuando se trata de un elevado número de terceros, la debida diligencia puede representar un alto coste en tiempo y dinero. La automatización estructurada de la debida diligencia, gracias al Software ISO 37001 de ISOTools, puede reducir la demanda de recursos humanos, optimizar la eficiencia del programa y mejorar la coherencia en la gestión de riesgos de terceros.

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Para que sea efectiva, es preciso que este tipo de formación incorpore varios elementos clave.

Elementos clave en la capacitación antisoborno

Algunos empleados desempeñan funciones de alto riesgo. Un director de adquisiciones o compras, por ejemplo, tendrá mayor exposición al soborno que su homólogo encargado del área de servicios generales, aseo y mantenimiento. Por ello, la primera consideración es que la capacitación antisoborno debe ser un traje hecho a la medida del usuario.

Es preciso también entender que, mientras en algunos países, invitar a almorzar a un funcionario del gobierno o de una organización con la que se pretende firmar un jugoso contrato es un acto bien visto, en países como Turquía, es considerado un delito. Algunos pagos de facilitación son muy comunes en muchas naciones. Sin ellos, ningún negocio sale adelante. En otros países, son muy mal considerados.

Por ello, la capacitación antisoborno debe ajustarse a cada situación. No obstante, algunos elementos resultan esenciales y no pueden faltar:

Conocimiento de la política antisoborno y las normas de la organización

Todas las organizaciones tienen una política sobre el soborno, una actitud ante él. Esta política, según la organización, puede haberse documentado o simplemente haber sido comunicada verbalmente y con sus actos. Y puede ser más tolerante o restrictiva con determinados actos.

Entonces, un elemento clave en la capacitación antisoborno, es sin duda la política de la organización y las normas que ella haya promulgado para impedir actos de corrupción en su interior o que alcancen a terceros como proveedores, clientes, socios o contratistas.

Planificación de las operaciones para evitar actos de corrupción

La falta de planificación hace que las operaciones sean proclives a la corrupción y el soborno. Y por ello, la planificación debe formar parte de la capacitación antisoborno.

Por ejemplo, si sabemos que se requieren permisos o visas para la exportación de mercancías a un determinado país, hay que planificar esto con anticipación. Así se evita la necesidad o la tentación de “facilitar” de algún modo el proceso. De esta forma, todos trabajarán sobre el mismo calendario y nadie tendrá que verse presionado por el tiempo  y recurrir a pagar un soborno. 

Disuadir a las personas que tengan intención de sobornar

En el mundo de los negocios debemos tratar con muchas personas a diario, y no necesariamente todas tienen la misma tolerancia cero ante la corrupción. Pero si hacemos saber por anticipado nuestra aversión a ella, es probable que los disuadamos de buscar o proponer sobornos.

Para ello, es muy importante contar con la certificación ISO 37001. Con ella presente en nuestras comunicaciones, en nuestras tarjetas de presentación, en nuestros mails, estamos haciendo una declaración contundente: tratar de solicitarnos o proponernos un soborno es perder el tiempo.

Evitar las condiciones propicias para el soborno

Los que desean ser sobornados u ofrecer un soborno nunca lo hacen en voz alta y frente a varias personas. El corrupto necesita crear la necesidad, y después, generar las condiciones propicias para “proponer el negocio”.

La capacitación debe enseñar al empleado a evitar situaciones comprometedoras. Aunque no tenga nada de malo, es mejor no reunirse “socialmente” con funcionarios del gobierno, por ejemplo. Si es preciso tratar algún tema con ellos, que sea dentro de una agenda pública, programada, y en las oficinas gubernamentales.

También es importante sostener todas las conversaciones relativas al negocio con dos o más personas, que puedan corroborar lo que se ha hablado y que cohíban a una u otra parte a ofrecer o solicitar un soborno.

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Desde ISOTools sabemos que la formación es esencial para alcanzar el cumplimiento de cualquier sistema de gestión. Por ello, el Software ISO 37001, además de permitir optimizar un sistema antisoborno, posibilita al oficial de cumplimiento identificar fácilmente las necesidades formativas de sus empleados y planificar e implementar de modo más eficiente un programa de formación antisoborno dejando evidencias del mismo.

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