Desarrollar una cultura ética sólida en una organización

Las organizaciones que se esfuerzan en desarrollar una cultura ética sólida envían un mensaje claro e inequívoco: la organización se toma muy en serio el fraude y pone las medidas que son necesarias para prevenirlo, castigarlo y disuadir a quienes piensen seguir ese camino.

Desarrollar una cultura ética o no hacerlo es la diferencia entre un entorno de bajo riesgo de fraude, en comparación con otro de alto riesgo. La cultura ética es un escudo protector que funciona minimizando desde los más pequeños eventos inadmisibles, que pueden tener un efecto acumulador y, con ello, evita incidentes mayores que podrían llegar a afectar a la reputación corporativa.

¿Pero cómo se consigue desarrollar una cultura ética con fuertes pilares en una organización?

Recomendaciones para desarrollar una cultura ética sólida

Desarrollar una cultura ética es una decisión que usualmente se toma tras la ocurrencia de un incidente que ha causado pérdidas significativas a la organización. Aunque, también, puede ser iniciativa de un ejecutivo de alto nivel o de la alta dirección, consciente de la importancia de este punto.

Para desarrollar una cultura ética sólida con éxito, las organizaciones pueden tomar las siguientes recomendaciones:

• Redactar una declaración de misión, en la que se definan los principios éticos que sigue la organización y se enfatice en la importancia que se concede a esos valores y los términos en los que desea que se los conozca desde el exterior.
• Publicar declaraciones y políticas antifraude, sobre ética organizacional, y sobre lucha contra el fraude, explicando lo que la organización considera aceptable, en qué circunstancias, o por el contrario, qué comportamientos considera de alto riesgo.
• Implementar un canal de denuncias y un canal de consultas éticas en los que se garantice el anonimato de ser necesario, y se asegure una investigación y una respuesta clara y rápida.
• Comunicar mensajes y recordatorios periódicamente sobre comportamientos éticos y de fraude. Es preciso aprovechar cada oportunidad que se presente para incidir en lo que es correcto y, también, planificar procesos de formación en este sentido.
• Diseñar un programa de auditorías que se enfoque en identificar riesgos en áreas críticas. Encuestas éticas y otros indicadores de seguimiento también ayudan a tomar consciencia del estado de esta cultura.
• Compromiso de la alta dirección con las políticas antifraude y con el programa anticorrupción. Su liderazgo es esencial para que todas las acciones sean tomadas con la seriedad requerida y sirvan para desarrollar una cultura ética verdadera. Debe ser el ejemplo modelo, pero también asignar recursos apropiados para el buen desempeño del programa anticorrupción.

Además, se debe mantener una actualización permanente que permita avanzar de manera sostenida y generar nuevas oportunidades de desarrollo. Modificar políticas, adaptar procesos, implementar nuevas herramientas es la manera de estar siempre al día y que el programa no quede estancado.

3 pasos para desarrollar una cultura ética sólida

La cultura ética es un valor para la organización, un valor que se construye desde arriba hacia abajo y que requiere ejecutar acciones precisas. Entre ellas destacamos los siguientes 3 pasos:

1. Evaluar el riesgo de fraude de forma periódica

La evaluación de riesgos es una tarea dinámica, cíclica y constante. Lo que ayer suponía un alto riesgo, hoy puede que no deba siquiera ser considerado. La tecnología y la globalización proponen nuevos riesgos que hace pocos años no existían, y también las normativas que se aprueban.

Por ello, las evaluaciones de riesgos deben ser periódicas y realizarse en todas las áreas y todos los niveles. Una evaluación eficaz del riesgo de fraude destaca los riesgos no identificados previamente y fortalece la capacidad para la prevención y detección oportuna del fraude. Con ello, la organización está preparada para el siguiente punto.

2. Concienciación y capacitación de los empleados sobre el fraude

Muchos incidentes de fraude suceden por empleados que no están comprometidos, pero que tampoco conocen las señales del fraude y por ello no pueden alertar a tiempo sobre lo que está sucediendo. En ocasiones, el incidente se produce porque, en efecto, el empleado no era consciente de que su acto no era algo permitido.

El primer paso es identificar las necesidades de formación. Algunos empleados pueden traer conocimientos adquiridos en otras organizaciones y un proceso de formación previo puede ser más o menos eficaz. De cualquier forma, es importante crear un programa de formación que se centre, en primera instancia, en áreas de riesgo crítico, como lo son la de adquisiciones, tesorería, financiera y contable, por ejemplo. 

Pero la capacitación no debe destinarse tan solo en los comportamientos que constituyen fraude o corrupción. Es preciso que los empleados aprendan a identificar el comportamiento fraudulento en sus compañeros y cómo proceder en caso de sospechar o detectar algún caso.

La formación antifraude y anticorrupción debe evolucionar de acuerdo a las necesidades y  se puede impartir a través de diferentes medios. Uno de ellos es la capacitación tradicional, en una aula de estudio. Pero también vídeos, mensajes de correo electrónico, o contenidos en una plataforma online o intranet pueden resultar muy útiles.

3. Implementar canales de denuncia

Implementar canales de denuncia eficaces es una forma muy efectiva para prevenir el fraude. Muchos casos de fraude han sido detectados gracias a la alerta disparada por un compañero de trabajo. El desafío es promover la denuncia sin romper la unidad de compañerismo y camaradería que tiene que existir en cualquier grupo humano.

Esto no es fácil. La lealtad a un superior o el miedo a represalias son emociones que suelen incidir en la decisión de denunciar. Alentar la denuncia es un reto que corresponde asumir a la alta dirección y que parte de aprovechar la tecnología moderna para garantizar que este paso tan delicado sea más fácil de dar. Aspectos como la anonimización del denunciante, y procesos ágiles y siempre disponibles ayudan a tomar la decisión acertada.

De la efectividad de estos 3 pasos depende el verdadero desarrollo de una cultura ética sólida y sostenible.

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Mantener procesos estructurados y ágiles para evaluar riesgos y formar en valores y principios antisoborno o disponer de herramientas tan útiles como el canal de denuncias y el canal de consultas éticas ayuda a construir cultura ética en una organización. Esto es posible implementando una única solución tecnológica específicamente diseñada para ello: el Software ISO 37001 de ISOTools. 

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