Los controles financieros en un sistema antisoborno
El fallo de controles financieros en un sistema antisoborno es el elemento común que aparece en investigaciones sobre incidentes de soborno y corrupción corporativos. Este tipo de hechos a menudo implican controles financieros laxos, inadecuados o ausentes.
Los controles financieros en un sistema antisoborno bien diseñados actúan como herramientas eficaces para disuadir comportamientos inapropiados, aumentando la posibilidad de detección temprana y capturando información muy útil para garantizar trazabilidad y evidencia durante una investigación.
Consideraciones sobre los controles financieros en un sistema antisoborno
Para que los controles financieros en un sistema antisoborno resulten útiles en el propósito para el que son diseñados, es preciso que ese diseño se base en información confiable obtenida como resultado de evaluaciones de riesgo profesionales.
Además, es preciso:
- Aplicar los controles de manera consistente en todas las operaciones.
- Registrar todas las transacciones con precisión en los libros e informes contables y financieros, ya se encuentren en papel o en formato digital.
- Implementar inspecciones, revisiones y auditorías para verificar que los controles financieros en un sistema antisoborno funcionan de forma adecuada.
- Capacitar a los empleados sobre la existencia, el propósito y la mecánica de los controles, garantizando su comprensión y aceptación.
¿Cuándo aplicar controles contables y controles humanos?
Los oficiales de cumplimiento encuentran, dentro de los controles financieros, dos tipos:
- Los controles humanos: los típicos se basan en la aprobación de una transacción financiera por parte de los superiores.
- Los controles “duros”: basados en procedimientos contables.
Las organizaciones deben llegar a una adecuada combinación de controles humanos y controles contables, dependiendo del riesgo. La aplicación de unos o de otros puede evaluarse y reconsiderarse de acuerdo con la respuesta a estas preguntas:
- En cuanto a documentación: ¿por qué se contrata a un tercero y se le paga una determinada cantidad de dinero?
- En cuanto a los procesos: ¿cómo se efectuó un pago irregular? ¿qué procesos se obviaron para que sucediera? ¿existe algún control que pudiese haberlo impedido?
- Aprobaciones: los directores o encargados de aprobar un pago indebido, ¿habían comprendido sus deberes antisoborno? y, de ser así, ¿por qué no lo reportaron?
Responsabilidad de toda la organización en los controles financieros en un sistema antisoborno
No todos los pagos irregulares se hacen con dinero. Un descuento, un reembolso, una orden de compra como compensación, son también formas de retribuir a alguien y de pagar un soborno.
Por supuesto, esto puede suceder en diferentes áreas y en diferentes niveles de la organización. Por ello, es importante que los controles financieros tengan alcance sobre toda la organización, que sean conocidos y aceptados por todos los empleados y que, aunque el empleado no sea el responsable de aplicar el proceso, sepa que su deber es informar sobre un caso específico de vulneración de los controles.
Especialmente, las áreas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar deben reunirse con frecuencia y analizar todas y cada una de las transacciones tratando de identificar pagos ilícitos disfrazados.
Ajustar los controles para evitar pagos indebidos
Los controles financieros son vistos como obstáculos o molestias que suponen elaborar documentos, solicitar firmas, verificar información… Esto representa más trabajo que, por supuesto, nadie quiere.
Esto necesita de tres elementos esenciales: capacitación, sensibilización y ajuste. Los directores de área deben recibir capacitaciones continuas sobre la importancia de la ética y los canales que tiene a su disposición para informar o reportar pagos irregulares o sospechosos.
De esos informes y esas sesiones de capacitación se obtienen los elementos necesarios para ajustar los controles y garantizar su efectividad.
Software ISO 37001 de ISOTools
El Software ISO 37001 de ISOTools ofrece funcionalidades a la medida de cualquier organización para determinar y abordar riesgos de soborno y corrupción. Esta solución tecnológica permite elaborar flujos de trabajo que aportan trazabilidad y evidencia en la implementación de controles financieros y controles no financieros. Y, además, permite el registro de controles y planes de acción para solucionar las brechas identificadas.
Se trata de una plataforma para la automatización de las tareas propias de un programa anticorrupción, lo que la convierte en un aliado muy valioso para cualquier oficial de cumplimiento.
