9 pasos para gestionar las conductas no éticas en el lugar de trabajo
Cuando se habla de conductas no éticas se hace referencia a actuaciones, comportamientos o acciones de empleados que a veces no son ilícitas, pero pueden llegar a ser parte de un complejo entramado delictivo en el futuro.
Por supuesto, también hay conductas no éticas que constituyen un delito desde su concepción. Son piezas dentro de un plan mayor para defraudar, estafar, robar o, en todo caso, afectar la reputación de la organización.
Las conductas no éticas se diferencian de los errores o del conflicto de intereses en la intensión clara de cometer un delito. La gravedad del objetivo planificado es lo que hace que estos actos se conviertan en un riesgo real de cumplimiento y de corrupción.
¿Por qué ocurren conductas no éticas en una organización y cómo tratarlas? Es el tema que abordamos a continuación.
¿Por qué se presentan conductas no éticas en una organización?
Los empleados incurren en conductas no éticas por muchas razones. Se destacan, no obstante, las motivaciones económicas. Las presiones sociales para destacarse en el grupo o el exceso de carga laboral, son también condicionantes para la aparición de conductas no éticas.
No obstante, tres condiciones crean escenarios laborales en los que no se respetan los estándares éticos:
1. Inestabilidad en la estructura organizacional
Las familias inestables producen ciudadanos con problemas de conducta. Las empresas que no pueden presentar una estructura de gobierno sólida, coherente y sostenible, estarán expuestas a la libre interpretación de las normas o al irrespeto hacia ellas.
La pérdida o difuminación de la estructura de gobierno se produce por muchas razones: fusiones, adquisiciones forzosas, problemas en la Alta Dirección, alta rotación de los empleados, falta de liderazgo…
En cualquier caso, es claro que los empleados de organizaciones en las que no es posible identificar una estructura de gobierno clara y definida, y, por tanto, una línea de mando que genere respeto, son más propensas a la aparición de conductas poco éticas.
2. Presión laboral
Sorprende el número de empleados que incurren en prácticas no éticas, sin esperar un beneficio económico para ellos. Apenas buscan satisfacer los pedidos de sus superiores, cumplir metas imposibles o alcanzar indicadores de rendimiento irracionales.
3. Ausencia de liderazgo y cultura ética
En muchas organizaciones, las conductas no éticas son parte del diario acontecer porque nadie las sanciona y si alguien denuncia no sucede nada con esa información.
En estas empresas los buenos empleados se sienten desmotivados. Algunos abandonan la organización y otros terminan uniéndose al grupo de los que faltan a las normas.
¿Cómo tratar las conductas no éticas en el lugar de trabajo?
Algunas de las circunstancias mencionadas son inevitables. Una fusión, procesos de reorganización producto del crecimiento, presión por resultados… No obstante, es preciso contar con plan para tratar las conductas no éticas. Esta guía de nueve pasos ayuda a resolver muchos de los problemas:
1. Crear políticas y códigos de conducta
Las políticas y el código de conducta les dicen a las personas qué pueden y qué no pueden hacer. Son, además, la expresión legitima de la voz de la Alta Dirección y, por ello, su contenido tiene tono de mandato.
Las políticas y los códigos deben además recalcar el valor y la obligación de denunciar y expresar sin lugar a dudas el compromiso de la organización y de la Alta Dirección con la protección de los informantes y de su integridad.
2. Comunicar las políticas y hablar de ética y corrupción
Las políticas, los códigos o los manuales de procedimiento se quedan en el papel o en un archivo digital si no son compartidos y comunicados en la forma adecuada. Una forma de hacerlo es convocando a los empleados a eventos como charlas, foros o debates, en los que además de presentar los documentos y su contenido, se hable del tema y se escuche la voz de los empleados.
Esto contribuye a poner de moda el tema. Y esto es un elemento importante en la creación de una verdadera cultura ética.
3. Hablar de las consecuencias de la conducta no ética
Tan importante como hablar de la ética y la corrupción, y de las normas que se deben cumplir, es mostrar lo que sucede cuando no se respetan los estándares de conducta socialmente aceptados.
Para hacerlo no hay que ir muy lejos. Los casos de organizaciones que han tenido que pagar enormes cantidades, o las que han sucumbido a causa de un escándalo que acabó con sus finanzas y su reputación, están a la vista en cualquier telediario.
4. Crear un canal de denuncias
El canal de denuncias es más que una necesidad. Es una obligación regulatoria. Pero los empleados necesitan verlo como una línea amiga. Un lugar en el que podrán hablar de sus preocupaciones, aclarar si algo es una conducta no ética, un conflicto de intereses o tan solo un problema menor fácil de solucionar.
Los empleados necesitan contar con la certeza de que el canal recibirá con el mismo entusiasmo sus comentarios positivos, negativos, críticos, confidenciales, anónimos, y que en cualquier caso se tomarán acciones y se mantendrá informado y protegido al informante.
5. Crear programas de capacitación
Una de las tareas del oficial de compliance es identificar las brechas de formación en todos los niveles de la organización. Esto es especialmente importante para los empleados que desempeñan funciones en un programa de cumplimiento o de Gestión Anticorrupción.
Los empleados tienden a dar credibilidad a charlas o conferencias dictadas por especialistas con reconocimiento internacional. La ética es un tema que se puede incluir en charlas sobre liderazgo, sobre gobierno corporativo, sobre cumplimiento o sobre Gestión Anticorrupción.
6. Crear controles y auditar la Gestión
Los controles cumplen una función preventiva. Son procedimientos creados para disminuir la probabilidad de que los empleados incurran en conductas no éticas. Pero para conocer la efectividad de esos controles es preciso monitorearlos y auditarlos.
El programa anual de auditorías corresponde a la Oficina de Cumplimiento. De los informes de cada auditoría resulta la bitácora que permite mejorar el sistema y la Gestión.
7. Incluir la ética en los procesos de contratación
Los valores éticos pueden ser el resultado de procesos de formación. Algunos empleados los traen desde sus empleos anteriores. Para otros, el origen es la educación y la formación en la familia.
En cualquier caso, estos empleados con valores éticos facilitan el trabajo para el Oficial de Cumplimiento y mitigan los riesgos asociados a conductas fuera de la ética. Por eso es importante identificar esos valores en los candidatos y asignar un valor a esos candidatos en los procesos de contratación.
8. Educar con el ejemplo
Los miembros de la Alta Dirección, los gerentes y los directores de área son los encargados de dar ejemplo sobre conductas éticas. El trabajo diario de estas personas tiene un alto impacto en el comportamiento de los empleados que se encuentras debajo de ellos en el organigrama.
Cuanto más alto se encuentre un directivo, mayor será la repercusión que tengan sus acciones en los niveles inferiores de la organización.
9. Automatizar la Gestión
Las soluciones tecnológicas modernas, basadas en la nube y con integración de elementos de Inteligencia Artificial, permite obtener una visión constante, integral y completa de los acontecimientos en toda la organización.
Es, además, una herramienta que permite individualizar incidentes y caracterizarlos: conductas no éticas, fallos humanos, conflictos de intereses, soborno, corrupción…
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