La respuesta ante el fraude: un punto crítico del sistema anticorrupción
La respuesta ante el fraude es un punto crítico dentro de un sistema de gestión anticorrupción. Desde la política anticorrupción, la organización declara cuál será su respuesta ante el fraude, y, con base en ella, elabora un plan de respuesta que se convertirá en la guía de procedimiento ante tales eventos.
Cuando una organización debe tratar con la sospecha, o la certeza de fraude, debe tomar decisiones que, debido a la complejidad de emociones que el tema despierta, pueden no ser acertadas. De ahí la importancia de contar con un plan definido de respuesta ante el fraude, que no deje este tipo de decisiones al calor de una situación tan difícil.
Respuesta ante el fraude – ¿Cuál es el propósito?
El enfoque y el propósito de la respuesta ante el fraude se expresan con claridad en la política anticorrupción de la organización. También se indican las decisiones que se deben tomar ante una sospecha o una denuncia, y una orientación sobre el procedimiento a seguir en tales casos.
Todo ello conforma el plan de respuesta al fraude. Se trata de un documento que indica la forma sistémica de proceder ante la sospecha, denuncia o hecho comprobado de fraude, y la forma en que se ha de conducir la investigación, la recolección de pruebas, y la posibilidad o no de llevar el caso a los estrados judiciales.
Tener claridad sobre cómo proceder es un objetivo. Pero, exhibir un plan de respuesta es también un mecanismo de disuasión eficaz. Sin duda, el empleado que esté considerando cometer un fraude, lo pensará una vez más si tiene la certeza de que la organización tiene preparado un plan de respuesta que entrará en acción ante la menor sospecha de comisión del delito.
Otro objetivo por el cual es importante contar con un plan de respuesta ante el fraude, es garantizar la integridad de la evidencia recopilada, lo cual, además de ser muy útil en un eventual proceso judicial, envía un mensaje de confianza para el mercado, socios de la organización, clientes, proveedores y otras partes interesadas.
Para que el plan de respuesta ante el fraude resulte eficaz para alcanzar estos objetivos, debe reiterar el compromiso de la organización con las mejores prácticas éticas y legales en todas las actividades. Pero, además, el plan debe ser comunicado a todos los empleados en todos los niveles y áreas de la organización.
Todos dentro de la organización deben saber que existen reglas y que es preciso cumplirlas, además de las razones morales, porque existe un plan de respuesta que se activará de inmediato ante la presunción de comisión de un delito.
Plan de respuesta ante el fraude – Los puntos clave
Para algunos profesionales encargados de un programa anticorrupción, la publicidad sobre las investigaciones y sus resultados es un tema que implica cierta preocupación.
Por una parte, las investigaciones exitosas, aquellas que entregan resultados concretos en muy poco tiempo, sin duda pueden ser exhibidas como “casos de éxito” y se convierten en un instrumento disuasorio para futuros hechos de corrupción.
Por el contrario, aquellas investigaciones que por su naturaleza y su complejidad, tardan mucho tiempo en producir resultados, o nunca llegan a una conclusión que arroje certidumbre total sobre los hechos y sus responsables, se convertirán en aliciente para los delincuentes.
El plan de respuesta debe antes que nada ser eficaz y coherente. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes puntos clave:
El procedimiento
En cualquier caso, sin importar la cuantía o las características precisas de cada incidente, debe existir un único camino a seguir, que inicia con una denuncia. Y para ello, por supuesto se necesita que existan canales de denuncias eficaces, ágiles, confiables. Son los que marcan el inicio de un procedimiento que continúa con:
- Una investigación exhaustiva.
- Comunicar los resultados de la investigación.
- Aplicar las acciones disciplinarias contra los responsables.
- Recuperar, en la medida de lo posible, los fondos o activos robados.
- Implementar las acciones correctivas tendientes a evitar la repetición de hechos similares en el futuro.
Los canales de denuncia
El plan de respuesta debe informar a todos los empleados cuáles son los canales que la organización ha dispuesto para que todos los empleados puedan aportar información sobre hechos de fraude. El empleado necesita saber si puede o no realizar denuncias anónimas, y si estará protegido contra represalias en caso de denunciar a compañeros o superiores.
El equipo de investigación
En algunas organizaciones se conformará un equipo base, que en forma invariable adelantará todas las investigaciones. Esta es una opción. Pero otra es conformar cada equipo de investigación de acuerdo con las características del hecho, o de los requerimientos técnicos que la investigación exija.
La respuesta ante el fraude
Los resultados de la investigación deben ser claros, inobjetables, transparentes y oportunos. Pero también relevantes. Esto significa que las conclusiones deben contribuir a la no repetición y a la mejora del programa anticorrupción, sean estas conclusiones condenatorias o absolutorias.
De una denuncia, en primera instancia injustificada, también se aprende y se obtienen resultados valiosos. Lo más importante, reiteramos, es la confiabilidad y la transparencia de los resultados, que en buena medida están determinados por la calidad de la documentación y de la información disponible.
Una herramienta tecnológica resulta esencial para garantizar la calidad y transparencia de la información.
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Las investigaciones que se producen como respuesta ante un incidente de fraude, requieren contar con información confiable e inmediata. Los canales de denuncia eficaces son también una necesidad para un Sistema de Gestión Anticorrupción.
Disponer de información, documentos y registros con estas características, así como de canales de denuncia, seguros y eficaces, requiere implementar una solución que permita automatizar la gestión del sistema. El Software ISO 37001 de ISOTools es una innovadora solución tecnológica, basada en la nube, que automatiza la gestión basada en el estándar internacional, y que provee las funcionalidades necesarias que requiere hoy la gestión eficaz de un programa anticorrupción.
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