Programas de cumplimiento anticorrupción: razones por las que fallan
Los programas de cumplimiento anticorrupción son una herramienta esencial para prevenir y actuar frente a los riesgos de soborno. Pero, en ocasiones, este tipo de programas puede fallar y no se alcanzan los objetivos planteados. A veces, se fracasa en tareas específicas, como el monitoreo automatizado de terceros o la notificación oportuna de problemas, elementos que deberían ser corregidos en un proceso de mejora.
Pero otras veces, el fracaso es de todo el programa de cumplimiento anticorrupción y es necesario un análisis profundo y cambios significativos. En este caso, estaríamos hablando de deficiencias persistentes en una amplia variedad de tareas, procedimientos y procesos, pese a los intentos repetidos por remediarlas. Estas pueden derivar de una confluencia de causas que analizamos seguidamente.
¿Por qué fallan los programas de cumplimiento anticorrupción?
Pueden ser diferentes los motivos por los que fallan los programas de cumplimiento anticorrupción. En muchas ocasiones estos motivos se relacionan con la falta de compromiso de las mismas organizaciones. Pues, estaríamos tratando de jugar la partida del cumplimiento sin la pieza fundamental que es el rey.
Veamos 10 razones que pueden ser la causa de que los programas de cumplimiento anticorrupción no estén funcionando adecuadamente:
1. Falta de liderazgo
Si la alta dirección no toma en serio o no presta el suficiente interés en este asunto, nadie lo hará y el programa de cumplimiento anticorrupción seguramente fracasará. El equipo de gestión ejecutiva define la cultura corporativa de muchas maneras, desde los comportamientos que otros imitan, hasta los mensajes que comunican a la fuerza laboral. Y es la alta dirección la encargada de inculcar a todos los empleados la importancia de la ética y el cumplimiento.
2. No asignar los recursos apropiados
Siguiendo la línea del punto anterior, los recursos humanos y financieros requeridos deben ser asignados para que los programas de cumplimiento anticorrupción no fallen. Si la tarea y el peso del programa recaen sobre un hombre o a un equipo reducido que no cuenta con el apoyo financiero, humano y tecnológico es fácil encontrarse con un programa fallido.
3. Función de cumplimiento débil
La función de cumplimiento hoy se considera muy importante en muchas organizaciones. Sin embargo, en otras ni siquiera se cuenta con un director del programa. Esto transmite un mensaje confuso a los empleados, que piensan que este no es un proyecto prioritario. La función de cumplimiento debe contar con el apoyo visible y palpable de la alta dirección y ser reconocida como una parte integral y esencial del negocio.
4. Falta de políticas y procedimientos claros
Aunque parezca obvio, algunas organizaciones comenten errores tan ilógicos como no traducir las políticas al idioma de los países en los que operan. En otros casos, se publican documentos utilizando complicados términos legales. En cualquier caso, esto no apoya al programa.
Las políticas y procedimientos deben ser precisos, diáfanos, fáciles de entender, en el idioma y registro propio del público al que van dirigidos. Asimismo, pueden hacerse llegar a través de medios y formatos que puedan resultar más atractivos.
5. No incluir prioridades e incentivos por cumplimiento
Usualmente, los equipos de ventas reciben comisiones, incentivos y compensaciones y también pueden recibirlos como premio por su compromiso con el cumplimiento. Esta es una forma de fomentar el cumplimiento y evitar prácticas de soborno para alcanzar objetivos de ventas a cualquier coste.
Pero, sobre todo, es un modo en el que la organización vuelve a demostrar su propio compromiso y contribuye en el establecimiento de una cultura anticorrupción.
6. Falta de comunicación y capacitación
Es común escuchar a los miembros de la alta dirección de las organizaciones hablar sobre el cumplimiento y la lucha anticorrupción en importantes escenarios a los que son invitados. Pero, ¿este mensaje llega a los empleados?, ¿ellos saben qué deben hacer a diario para luchar contra la corrupción?
Las herramientas con las que cuenta la organización y el oficial de cumplimiento son la comunicación y la capacitación. No obstante, los mensajes que se difundan, más allá del compromiso habitual, deben atender de manera particular las situaciones de las distintas áreas. Por ejemplo, los empleados del área financiera deben aprender a identificar señales de alerta en los informes de gastos.
7. No evaluar y comprender los riesgos
La globalización hace que las organizaciones incursionen en mercados con cierto grado de desconocimiento. La organización puede tener un programa de cumplimiento anticorrupción robusto y eficiente en su país de origen, pero debe realizar una evaluación de riesgos para cada país en el que opera.
Una evaluación exhaustiva crea conciencia sobre los riesgos comerciales que luego pueden ser gestionados, mitigados, eliminados, compartidos o tolerados.
8. Responder indebidamente a las quejas
Los programas de cumplimiento anticorrupción piden a los empleados su compromiso: cambiar sus prácticas de trabajo, seguir estándares de conducta muy altos, informar sospechas de irregularidades… Cuando los empleados responden deben existir los procedimientos y recursos de apoyo necesarios.
9. Monitoreo insuficiente
Un elemento crucial de un programa efectivo es monitorearlo para garantizar que los empleados y terceros cumplen con sus requisitos. Esto se puede hacer a través de auditorías, revisiones financieras y entrevistas a empleados, entre otras acciones.
10. Uso ineficaz de la tecnología
A estas alturas, todas las organizaciones utilizan tecnología para promover el programa de cumplimiento de alguna manera. Pero, ¿usan la más adecuada? Por ejemplo, si aún se confía en hojas de cálculo para documentar la debida diligencia o las políticas se administran desde una unidad compartida, tal vez su organización esté haciendo un uso ineficaz y poco seguro de la tecnología.
Software ISO 37001 de ISOTools
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