No obstante, el programa de denuncia de irregularidades aún no forma parte de un buen número de organizaciones. Las razones son varias: la Alta Dirección no recibe información adecuada para tomar la decisión, no están presentes los elementos necesarios o, simplemente, hay una alta dosis de negligencia en quienes deberían liderar el proyecto.

Tomar el proyecto a cargo puede ser una tarea del Oficial de Cumplimiento. Esto sucede especialmente en empresas en las que no existe un área dedicada a la Gestión Anticorrupción. Entonces, un buen punto de partida para el Oficial de Cumplimiento es identificar aspectos esenciales antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades. Los explicamos a continuación.

¿Qué considerar antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades?

La denuncia de irregularidades necesita gestión sistemática y profesional. En algunas regiones geográficas, como el continente europeo, esto es aún más importante porque hay requisitos legales que cumplir.

Algunas organizaciones, sin embargo, necesitan ajustar su programa de denuncia de irregularidades a las exigencias legales y culturales de diferentes lugares del planeta. Esto implica considerar aspectos legales, técnicos y de procedimiento particulares y únicos para cada país.

El alcance del programa de denuncia de irregularidades es apenas el primero de varios aspectos para considerar antes de la implementación. Otros, igualmente relevantes son:

1. Liderazgo de la Alta Dirección

Para los empleados debe quedar claro que la cultura ética y anticorrupción es un propósito de la Alta Dirección. El programa de denuncia de irregularidades requiere la participación activa de los empleados. Necesita que el tema se debata a diario y que todos entiendan que denunciar lo que creen incorrecto es una prioridad.

2. Definir lo que se debe reportar

Lo que se debe informar y las razones por las que debe hacerse puede no estar definido con precisión para todas las personas en la organización. Puntos de vista enfrentados, casos de ineficiencia, roces personales o desacuerdos entre superiores y sus subordinados podrían generar una avalancha de informes que no son los que espera el programa de denuncia de irregularidades.

Es preciso presentar ejemplos concretos de lo que se espera que se informe: fraude, corrupción, conflictos de intereses no reportados, acoso laboral, soborno, discriminación, son algunos de los eventos típicos que debería recibir un canal de denuncias.

3. Diversos canales para informar

El programa necesita contar con diferentes canales de denuncia y todos ellos deben ser conocidos por los empleados. En todos los niveles de la organización deben estar disponibles los canales de denuncia y su funcionamiento debe ser un tema de dominio público.

Entre los temas sensibles que todos los empleados deben conocer está la posibilidad de presentar denuncias anónimas. La organización necesita implementar una o varias líneas telefónicas de atención, una cuenta de correo electrónico, una oficina dedicada a la recepción de informes verbales presenciales, un apartado en el sitio web y un buzón tradicional para la entrega de informes escritos en papel.

4. Mecanismos para evitar las represalias

Un aspecto esencial para considerar antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades es la protección de los informantes contra las represalias. Es, además, una exigencia plasmada en una Directiva de la Unión Europea.

El rechazo total a las represalias y las implicaciones que ellas generarán, entre ellas judiciales, deben expresarse en la misma política anticorrupción publicada por la Alta Dirección. El tema debe ser objeto de capacitaciones y charlas, en diversos escenarios, especialmente dirigidos a los directores de área o mandos medios.

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Promover la denuncia de actos de corrupción o prácticas que van contra la ética entre los trabajadores ofrece muchos beneficios a la organización. Pero el esfuerzo puede verse truncado si no existe una adecuada, ágil y eficaz respuesta a los informes presentados, sobre todo cuando se ofrecen muchos canales de denuncia.

Conservar la confidencialidad, o el anonimato en algunos casos, puede ser igualmente un desafío. La organización necesita procesar información en muy poco tiempo, documentar hechos, recopilar evidencias y establecer prioridades para la gestión de las denuncias.

El Oficial de Cumplimiento o el encargado de liderar la lucha anticorrupción en la organización necesita tecnología para ofrecer resultados inmediatos y confiables.

El Software ISO 37001 de ISOTools ofrece funcionalidades que direccionan los informes a las personas adecuadas, realiza seguimiento a la gestión, informa sobre retrasos, analiza datos, entrega informes finales y presenta mapas de calor útiles para obtener una visión inmediata de todos los casos abiertos en el momento. Conócelo un poco más aquí.

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Pero, además, resulta clave para descubrir áreas donde las iniciativas de gestión funcionan efectivamente o donde es preciso enfocar esfuerzos para garantizar el cumplimiento. Y también, la alta dirección puede utilizar su información para tomar mejores decisiones, asignar recursos y planificar el futuro de la gestión de compliance.

El informe de cumplimiento puede ser diferente dependiendo de la audiencia a la que esté destinado. Sin embargo, siempre debe contener una información mínima y contar con algunas características para garantizar su efectividad.

¿Qué es un informe de cumplimiento?

El informe de cumplimiento es un documento que nos dice en qué estado se encuentra el cumplimiento en una organización, con respecto a una regulación en particular o a todas las obligaciones legales y contractuales que aplican a la organización.

Usualmente, el informe de cumplimiento es redactado por el oficial de compliance. Pero, en organizaciones muy pequeñas y básicas, que no cuentan con esta figura, la tarea suele recaer sobre el contador o, incluso, el gerente.

Básicamente, el informe debe responder 3 interrogantes:

• El primero está relacionado con el estado del cumplimiento normativo de la organización: ¿la organización cumple con las diferentes normas que le son aplicables?
• El segundo interrogante trata de establecer si la organización cuenta con un proceso confiable para garantizar el cumplimiento.
• Finalmente, el informe debe responder cuáles son las acciones que podrían tomarse para mejorar el programa de cumplimiento.

¿Por qué es preciso presentar informes de cumplimiento?

Antes que nada, porque es la forma más ágil que tiene la alta dirección para saber con certeza si el programa de compliance está funcionado como se esperaba y si la organización cumple o no con sus obligaciones legales y contractuales.

Pero también puede ser requerido por un organismo regulador o por alguna entidad financiera, incluso por un cliente. Inversores, socios o aliados comerciales también pueden solicitar informes de cumplimiento, en algunos casos sobre áreas específicas como anticorrupción o ciberseguridad. Es natural que deseen saber si una organización cumple o no antes de poner en juego su capital y sus negocios. En estos casos, es probable que el informe deba ser producido por un auditor o inspector externo.

Diferentes tipos de informes de cumplimiento

Informes de cumplimiento hay en todos los tamaños, modelos y formas, pero sobre todo tratando diferentes temas porque el propósito puede ser distinto de acuerdo con quien lo solicita. Básicamente, podemos encontrar los siguientes tipos:

• Informe sobre el cumplimiento de los programas de debida diligencia de terceros.
• Informe sobre documentación de compliance y controles para garantizar el cumplimiento.
• Informe sobre políticas y procedimientos necesarios para el cumplimiento de determinadas regulaciones regionales o específicas de la industria.
• Informe sobre políticas y controles internos.

Lo que debe incluir un informe de cumplimiento

Tenemos claro que existen diferentes tipos de informes de cumplimiento y que estos pueden ser dirigidos a diferentes audiencias. Esto, por supuesto, hará que existan diferencias estructurales y de presentación entre unos y otros. Sin embargo, consideramos que los siguientes elementos mínimos deben estar incluidos en cualquier informe de cumplimiento:

• Declaración sobre el reglamento o reglamentos, norma o normas sobre las que se garantiza el cumplimiento.
• Definición del alcance del informe. El oficial debe declarar si su informe es general o específico, y advertir qué revisó y qué no revisó por considerarlo improcedente de acuerdo con el propósito del informe.
• Revisión del proceso de cumplimiento. Si el informe versa sobre debida diligencia, es preciso hacer una descripción sobre cómo funcionan los procedimientos para la debida diligencia.
• Resumen de los resultados del análisis en el que se determine si se está cumpliendo con la obligación establecida o no.

Usualmente, el informe de cumplimiento concluye con recomendaciones sobre acciones necesarias para mejorar el programa y garantizar el cumplimiento.

Recomendaciones para crear un informe de cumplimiento efectivo

La primera recomendación sería revisar que el informe incluya los elementos mínimos que referenciamos en el apartado anterior. Pero, además es preciso:

• Utilizar un lenguaje comprensible, de acuerdo con la audiencia, y una estructura lógica.
• Ser preciso y no divagar.
• Incluir un resumen ejecutivo.
• Ser claro en las acciones que se recomiendan y en los términos definidos para implementarlas.
• Indicar cualquier acción necesaria que requiera la aprobación de la alta dirección.

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La gestión de compliance requiere información constante, actualizada y oportuna. Esta es imprescindible para la redacción de los informes de cumplimiento.

El software ISO 19600 de ISOTools es la respuesta a esta necesidad. Se trata de una poderosa herramienta que automatiza las tareas rutinarias del sistema de compliance, ofreciendo información centralizada y actualizada en todo momento, así como una visión total e integral del estado del sistema. Con esta herramienta esta y otras labores del oficial de cumplimiento y los profesionales del área se vuelven mucho más sencillas.

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A continuación, abordamos esta cuestión aclarando en qué consiste exactamente un Comité de Cumplimiento, dónde reside su importancia y quiénes son los llamados a conformarlo.

¿En qué consiste el Comité de Compliance?

El Comité de Compliance está conformado por un conjunto de profesionales de alto nivel, en diferentes disciplinas y de diversas áreas, que tienen la responsabilidad de realizar evaluaciones de cumplimiento. Cada miembro asume la responsabilidad individual de su área y participa desde su visión y conocimiento en las evaluaciones, bajo la dirección del oficial de cumplimiento.

El comité debe reunirse de forma periódica según lo defina el oficial de cumplimiento y de acuerdo con la necesidad. Su labor supone revisar las actividades del programa y, también, conocer los informes sobre el progreso de las acciones implementadas. Una vez se adquiere una visión completa del estado del programa en ese momento, es preciso comprobar el comportamiento de áreas críticas, realizar evaluaciones de riesgos, priorizarlos y definir acciones para tratarlos próximamente.

Como parte del proceso periódico de evaluación, los miembros del comité proporcionan informes escritos sobre sus áreas asignadas, en los que se habla de la idoneidad de las políticas corporativas, las instrucciones, procedimientos…Igualmente, los miembros de este comité deben advertir de los posibles cambios regulatorios, políticos o legales significativos que se hayan podido producir en su área de responsabilidad, así como cualquier riesgo nuevo para la organización que deba ser abordado.

Por último, el comité ha de realizar evaluaciones de carácter anual. Se trata de identificar, en base a ellas, las necesidades de capacitación, de adopción de herramientas tecnológicas o de implementación de otro tipo de medidas de control y monitoreo.

Resumiendo, el comité de cumplimiento es el encargado de verificar que la organización cumple con su tarea para que las obligaciones contraídas se acaten y que nadie pueda pasarlas por alto. Y como consecuencia, el trabajo del comité permite aumentar la eficacia y la eficiencia del programa de cumplimiento en toda la organización. 

¿Por qué es importante el Comité de Compliance?

En aquellas organizaciones donde se prescinde del Comité de Cumplimiento, toda la responsabilidad de la gestión recae sobre el compliance officer. Esto se vuelve especialmente grave en organizaciones de gran tamaño y complejidad. Pero, aunque no sea el caso, es poco probable que el oficial de cumplimiento tenga la disponibilidad y el conocimiento necesario para entender y abordar todos los posibles problemas de compliance que se pueden presentar. Por eso es tan importante el comité de cumplimiento.

Es el órgano auxiliar que provee de visión y conocimiento al oficial de cumplimiento. Los miembros del comité son los ojos y los oídos del oficial de cumplimiento en todos los rincones de la organización.

¿Quiénes pueden integrar el comité de compliance?

Sabemos ya que el comité está conformado por profesionales de alto nivel provenientes de diferentes áreas de la organización. Dicho de esta forma, y teniendo en cuenta la tarea que cumplirán los miembros de este comité, diríamos que tendrían un puesto en él los siguientes:

• Director financiero.
• Director contable o controlador.
• Consejero de la alta dirección.
• Director del área de Recursos Humanos.
• Director o supervisor de TI.
• Jefe de compras o de adquisiciones.
• Auditor interno.

Funcionalmente, lo ideal es que el director de cada área tenga un puesto en el comité. Esto puede resultar poco práctico a la hora de programar reuniones o labores de equipo, pero como forma de reunir la mayor cantidad de información y aumentar la cobertura del comité, sería lo más conveniente.

El oficial de cumplimiento es el llamado a liderar o presidir el comité. Sin embargo, en algunas organizaciones se considera que una forma de garantizar independencia y operabilidad al comité es permitir que este órgano sea independiente, aunque deba rendir informes al oficial de cumplimiento.

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El oficial de cumplimiento, su equipo y los miembros del comité de cumplimiento requieren acceder a información oportuna y herramientas con las que gestionarla adecuadamente para desarrollar su trabajo y garantizar el logro de los objetivos del programa de cumplimiento.

Un buen aliado en este proceso es el Software ISO 19600 de ISOTools que cuenta con funcionalidades específicamente diseñadas para facilitar cada tarea del programa de cumplimiento. Gracias a la automatización y las herramientas que incorpora, la gestión se optimiza y se mejora el nivel de cumplimiento.

Disponer de esta novedosa solución tecnológica es muy fácil. Solo necesita contactar a un asesor aquí.

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Estructura de la futura ISO 37301

La nueva ISO 37301 sustituirá a ISO 19600 ofreciendo la posibilidad de certificación, como ya hemos anotado. Esta, que es en primera instancia la principal novedad, requiere que la nueva norma haga uso de la estructura de alto nivel que acompaña a otros estándares ISO. Gracias a ello, facilita la integración con otras normas, como la de calidad, gestión ambiental o seguridad y la salud en el trabajo.

Así, la futura ISO 37301 adopta la siguiente estructura:

• O – Introducción.
• 1 – Alcance.
• 2 – Referencias normativas.
• 3 – Términos y definiciones.
• 4 – Contexto de la organización.
• 5 – Liderazgo.
• 6 – Planeación.
• 7 – Apoyo.
• 8 – Operación.
• 9 – Evaluación del desempeño.
• 10 – Mejora continua.
• Anexos.

La estructura de ISO 37301, común a otros estándares reconocidos, no solo le permitirá sustituir a ISO 19600, sino que complementará con eficacia los objetivos y propósitos del estándar ISO 37001 para un sistema de gestión antisoborno. Acerquémonos ahora un poco más a las novedades y características que trae la futura ISO 37301.

Características y novedades de la futura ISO 37301

La principal novedad que debemos volver a repetir es que ISO 37301, a diferencia de su antecesora, será un estándar certificable. La nueva norma, además, incorpora un gran número de requisitos legales y regulatorios, entre otras muchas novedades. Estas son las principales :

Potencia la denuncia y la consulta ética

Tanto la denuncia como la consulta ética han sido factores determinantes en el éxito de la lucha contra el fraude y la corrupción en todo tipo de organizaciones. Ya se sabe que los canales efectivos de denuncias y de consultas éticas son herramientas que facilitan el alcance de objetivos en un sistema de gestión de antisoborno. 

Ahora, ISO 37301 avanza en la incorporación de estos elementos en el programa de compliance para que el sistema de cumplimiento se beneficie también de la importante función de estos canales a la vez que la organización se adecua a las nuevas directrices obligatorias que surgen en diversos ámbitos regulatorios. Por ejemplo, garantizar el anonimato y la protección de los denunciantes se ha convertido en una cuestión esencial que exige poner en marcha canales modernos basados en la tecnología.

Requiere una política de cumplimiento

La organización tendrá que redactar, publicar y compartir una política de cumplimiento que se enfoque en obtener el compromiso de los empleados y otras partes interesadas. Así, la política debe considerar los acuerdos contractuales que ha suscrito la organización, así como los compromisos internos que se han asumido.

Es obligatorio que esta política se documente, pero también es importante que el oficial de cumplimiento logre la adecuada comunicación y aproveche cada ocasión propicia para recordar e incidir en el contenido de este documento esencial.

Incluye compromisos de orden laboral, ambiental y seguridad de la información

ISO 37301 adopta una estructura que promueve la integración con otros sistemas de gestión; pero también los complementa al adoptar como propias las obligaciones que la organización tiene en otras áreas como la seguridad y salud en el trabajo, la seguridad de la información, la gestión ambiental, la calidad y, por supuesto, los requisitos fiscales y tributarios.

Liderazgo y obligaciones de la alta dirección

ISO 37301 parece que será muy específica al declarar cuáles son las obligaciones de la alta dirección y qué se espera de ella en cuestión de liderazgo. Es la alta dirección sobre quien descansará la responsabilidad de cumplimiento del sistema, ya que es también quien cuenta con la capacidad de dirigir los recursos y tomar las decisiones en último término. Igualmente, la nueva norma exige a sus miembros realizar evaluaciones de riesgos periódicas, en donde se identifiquen los eventos que pueden afectar la capacidad de cumplimiento de la organización.

Monitoreo, medición y mejora continua

Este, que es un elemento común en otras normas ISO, también está presente en la nueva ISO 37301. La medición del rendimiento de un programa de cumplimiento, así como la implementación de acciones correctivas que conduzcan a la mejora continua del programa, requieren sistematicidad y control continuo. Esta cuestión remite al papel importante que puede jugar una solución tecnológica capaz de automatizar y facilitar la organización y vigilancia del sistema de compliance.

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Muchos de los requisitos de la futura ISO 37301, como canales de denuncia, de consultas éticas, evaluaciones de riesgos, monitoreo y medición, entre otros, pueden ser alcanzados de modo mucho más simple con un solo paso: el Software ISO 19600 de ISOTools.

Se trata de una solución que ayuda a optimizar las tareas propias de un programa de compliance, centralizando la información, organizando y automatizando flujos de trabajo e incorporando herramientas y funcionalidades que permiten mejorar la eficacia y el rendimiento de la gestión.

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¿Cuáles son los deberes de un Compliance Officer?

Los oficiales de cumplimiento, como los denominamos en español, son responsables de garantizar que la organización cumple con las regulaciones gubernamentales, tanto locales, como nacionales, e incluso globales si corresponde. Consigue que se eviten pasos en falso que resulten en multas, litigios legales, daños en la reputación…

El Compliance Officer también tiene entre sus deberes asegurar el cumplimiento de las normas, políticas y acuerdos internos, que impliquen responsabilidades asumidas desde la organización con los trabajadores e igualmente en sentido contrario.

Junto con la evaluación de riesgos de cumplimiento y la creación de un plan para tratar los posibles problemas, el oficial de cumplimiento entrega informes periódicos sobre la efectividad de las medidas de cumplimiento de la organización.

También asesora a la alta dirección sobre cualquier acción o cambio que se deba implementar. En muchas organizaciones, de hecho, la alta dirección espera que el Compliance Officer preste una colaboración que, en nivel de compromiso, se equipare a la de un socio.

Una descripción general de algunos de los deberes típicos que ocupan el tiempo del oficial de cumplimiento son:

• Desarrollar, implementar y administrar el programa de cumplimiento de la organización.
• Coordinar inspecciones o cualquier tipo de interacción con organismos reguladores estatales.
• Planificar, implementar y supervisar programas relacionados con la gestión de riesgos.
• Crear, coordinar y gestionar canales de informes adecuados para problemas de cumplimiento.
• Optimizar las comunicaciones dentro de la organización, por supuesto, sobre los temas de compliance.
• Coordinar y programar la capacitación de cumplimiento requerida para los empleados y otras partes interesadas.

Se trata como podemos apreciar, de funciones que requieren un profesional con un perfil definido, un conocimiento profundo en el sector, desde el área financiera hasta los requisitos de los estándares aplicables. Y también ha de disponer de habilidades específicas como la capacidad de análisis, de investigación y de comunicación.

¿Por qué las organizaciones necesitan un Compliance Officer?

Una forma de entender la importancia del oficial de cumplimiento es imaginar una compleja organización sin él. Esto no significa que las organizaciones que no cuentan con un Compliance Officer pasen por encima de las políticas, la ética y los principios.

Pero, aunque un buen grupo de empleados, de hecho la gran mayoría, decidan atenerse a las normas, siempre hay alguien que puede llevar a cabo acciones lesivas para el orden, la transparencia y el cumplimiento en general.

Si no se dispone de controles ni se toman medidas, se producen incumplimientos, ya sea por desconocimiento en algunos casos o porque otros ven la puerta libre para una mala conducta de la que sacar beneficio. El resultado será indisciplina, dispersión de objetivo, derroche de recursos y, por supuesto, multas y sanciones. 

Como conclusión, podemos decir que las funciones que realiza este profesional son esenciales, pues lo es también la ética y el cumplir las normas. Sus habilidades reunidas en una sola persona tampoco son fáciles de encontrar. Y, sin duda, las organizaciones necesitan a estos profesionales, que verán sus tareas simplificadas si cuentan con las herramientas apropiadas para su función.

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Garantizar la disponibilidad, accesibilidad, confiabilidad y transparencia de la información que necesita el oficial de cumplimiento es posible con el Software ISO 19600 de ISOTools. Se trata de una herramienta de alto nivel, que dinamiza y agiliza la gestión de cumplimiento y cuenta con funcionalidades específicas para cumplir más fácilmente con todos los requisitos de un sistema de cumplimiento.

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De las conclusiones obtenidas en foros como ABA RCC, la Conferencia Anual de Cumplimiento de la ABA, extractamos tres lecciones sobre cumplimiento normativo que conviene tener en cuenta a los profesionales del cumplimiento.

Tres lecciones destacables de cumplimiento normativo

Hemos considerado que estas son las tres lecciones sobre cumplimiento normativo que más pueden aportar a los que se dedican a este campo:

1. La gestión de cumplimiento debe contar con los recursos adecuados

No cabe duda de que un factor importante en la evaluación de un programa de cumplimiento es si el área de cumplimiento cuenta con los recursos adecuados. La palabra recursos aparece 21 veces en el texto de ISO 19600. Y eso es así por un único motivo: el programa de compliance debe contar con los recursos y el presupuesto adecuados.

Pero el programa no solo necesita recursos para ser implementado. Requiere también los recursos necesarios para auditar, documentar, analizar y actuar. En cambio, parece que la denegación de recursos solicitados para esta gestión es algo que ocurre con cierta recurrencia en las organizaciones.

La responsabilidad de la asignación y disposición de recursos es de la alta dirección. Sin embargo, en la medida en que el área de cumplimiento cuenta con un nivel de autoridad y autonomía que le permite exigir, sin temor a represalias, cabe algo de responsabilidad también en los oficiales de cumplimiento. En cualquier caso, el compromiso con el cumplimiento normativo solo es posible cuando se cumple este punto.

2. El rol del profesional de cumplimiento ha cambiado

También, profesionales y expertos del área han dado importancia al papel cambiante del cumplimiento en diferentes tipos de organizaciones. En general, parece que los profesionales de cumplimiento asumen un papel estratégico e integrado con los objetivos de sus organizaciones.

Uno de los puntos destacados en estas intervenciones es que, sin importar cuánto cambien las regulaciones, los profesionales necesitan buenas habilidades para navegar en el mar de normas y legislaciones vigentes. Estas habilidades, que incluyen la persistencia, el positivismo, la valentía y la preparación, son absolutamente necesarias para afrontar los desafíos que conlleva el rol de profesional del cumplimiento.

Asimismo, se refleja un gran interés en los sistemas de gestión de cumplimiento de próxima generación como las herramientas de automatización. Sin duda, la mentalidad de los profesionales debe evolucionar para adaptarse a ellos y aprovecharlos para obtener la mejor eficacia. 

3. Automatizar la planificación de auditorías de cumplimiento

Las auditorías de cumplimiento normativo permiten monitorear el estado del sistema y el nivel de cumplimiento de las regulaciones. Sin embargo, demandan tiempo y recursos elevados: recursos tecnológicos, humanos y financieros.

Con el fin de optimizar esos recursos y permitir que los profesionales se centren en los puntos críticos, se establece que la automatización de los planes de auditoría mejora ostensiblemente los resultados.  Al utilizar datos históricos de desempeño de cumplimiento e indicadores de riesgo, se sugieren prioridades dentro de la auditoría que aportan un mayor sentido a las decisiones.

De este modo, la tecnología desarrollada para el cumplimiento hace posible que las organizaciones utilicen recursos de forma eficiente y reduzcan costes en el área.

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Planificar y efectuar auditorías de cumplimento, optimizando el consumo de recursos, es mucho más fácil cuando se dispone de una solución tecnológica especializada como el Software ISO 19600 de ISOTools. Este software ayuda a cumplir de modo eficaz con los distintos puntos de un sistema de gestión de cumplimiento basado en ISO 19600.

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Con la intención de comprender mejor las funciones de ambos profesionales y delimitar en lo posible su campo de acción, tratamos de explicar las diferencias entre el auditor y el oficial de cumplimiento.

Las diferencias entre el auditor y el oficial de cumplimiento

El choque de intereses y puntos de vista entre el auditor interno y el oficial de cumplimiento no deja de ser habitual, especialmente en relación con sistemas de gestión y seguridad y salud en el trabajo. Por este motivo, resulta importante establecer las diferencias entre el auditor y el oficial de cumplimiento conociendo cuál es la función de cada uno de ellos:

El trabajo del auditor

La auditoría interna es una función independiente de las otras áreas de la organización. Tiene como objetivo agregar valor al negocio, utilizando consultorías y evaluaciones realizadas a través de un proceso sistemático y disciplinado que pretende verificar el cumplimiento de requisitos para diferentes estándares de gestión internacionales.  Puede funcionar en diferentes áreas como la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo, la seguridad de la información, y por supuesto, también la gestión del compliance.

Así, el auditor interno tiene como misión evaluar a la organización, conocer y gestionar sus riesgos en función de los procesos que se llevan a cabo, e identificar las oportunidades de mejora. Y, claro está, cuando se trata de auditar la norma ISO 19600, debe verificar el cumplimiento de la organización con todas las normas internas y regulaciones locales, nacionales e internacionales a las que está sujeta.

De esta forma, podemos concluir que el papel del auditor interno en la gestión de cumplimiento es evaluar si la organización está gestionando de forma efectiva los riesgos,, si está aplicando los debidos controles e identificando las oportunidades, mientras asegura el cumplimiento de todas las normas y regulaciones internas y externas.

El rol del oficial de cumplimiento

Antes de continuar, debemos entender que, en esencia, el término “cumplimiento” o “compliance” significa cumplir con las normas, leyes, obligaciones, decretos, regulaciones, políticas… Podemos afirmar que el cumplimiento, más que un sistema, es una actitud, una forma de proceder, una opción que toma la organización. La alta dirección ha de participar activamente en la definición de códigos de ética, políticas y conductas que promueven la cultura del cumplimiento en toda la organización.

La figura del oficial de cumplimiento tiene un nivel jerárquico que está por encima de la dirección de cualquier área, incluso de la de auditoría, lo cual no significa que esté fuera de su alcance. De hecho, hasta la alta dirección es susceptible de ser auditada en un momento dado.

El oficial de cumplimiento, en razón de sus funciones, pero también de lo dispuesto por ISO 19600, mantiene independencia y cierta soberanía para realizar su trabajo. Se trata de un profesional que debe tener un conocimiento amplio y suficiente sobre toda la legislación, pasada, actual o futura, que deba ser acatada por la organización que representa.

En base a ese conocimiento, debe establecer políticas operativas y procedimentales, para asegurar el cumplimiento de todas y cada una de las normas internas y externas. Su función es específica y tiene alcance sobre terrenos cubiertos por auditoría interna, en la medida en que muchos sistemas de gestión tienen como requisito el cumplimiento de leyes y normativas: seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información, gestión ambiental…

Conclusión

El resultado es que el auditor tiene un alcance total y general en cuanto a la evaluación de los sistemas de gestión, en tanto que el oficial de cumplimiento, aunque tiene alcance en todas las áreas de la organización, solo aborda temas específicos relacionados con el cumplimiento de las normas.

Un auditor también deberá evaluar el cumplimiento de las normas y sobre todo, cuando se especializa en ISO 19600, tiene la capacidad de realizar las labores del oficial de cumplimiento. Este a su vez, domina los requisitos de cumplimiento normativo que es una parte fundamental en las tareas de auditoría. Por lo tanto, existe un área de confluencia entre ambos.

El trabajo de estos dos profesionales debe ser coordinado y de carácter cooperativo. La colaboración, antes que la competencia, garantizará el éxito de la labor de ambos. No olvidemos que eventualmente, podrían intercambiar sus puestos de trabajo, lo cual redundaría en un beneficio general para la organización.

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Existe una solución tecnológica, diseñada por ISOTools, que facilita y garantiza la calidad del trabajo del oficial de cumplimiento y de la labor de auditoría: es el Software ISO 19600. Gracias a esta herramienta, los oficiales de cumplimiento podrán desarrollar, mantener y evaluar de modo eficaz un sistema de gestión de cumplimiento, y los auditores verán facilitado el proceso de auditar ese sistema en base a la norma ISO 19600.

Si desea ampliar su información sobre esta solución tecnológica de alto nivel, no dude en consultar con uno de nuestros profesionales.

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Cuando el concepto de “cumplimiento” hizo incursión en el mundo corporativo, las funciones del que hoy conocemos como oficial de cumplimiento las desarrollaban en las organizaciones financieras los asesores legales.

Sin embargo, hoy, el cumplimiento forma parte del gobierno corporativo en todo tipo de organizaciones y se ha generado la necesidad de contar con un departamento que garantice la conformidad de los actos legales y jurídicos. En este contexto, la figura del oficial de cumplimiento adquiere mayor dimensión y sus funciones y tareas deben ser bien comprendidas.

Ya no basta con cumplir y mantener el negocio funcionando, sino que las organizaciones deben demostrar y comprobar que adoptan buenas prácticas y que cumplen con las regulaciones locales, nacionales o internacionales, de acuerdo con su sector y su contexto organizacional.

Ese es el trabajo del oficial de cumplimiento, la persona dentro de la organización, encargada de velar por el cumplimiento de las normas. Gracias a su labor se construye la confianza en los productos de la organización, en sus empleados, en sus prácticas, en sus compromisos, en su capacidad para competir, pero, sobre todo, en su honestidad y transparencia.

Las tareas del oficial de cumplimiento

El oficial de cumplimiento necesita, para poder desarrollar su función, ir más allá de la simple identificación y establecimiento de las regulaciones y procedimientos a los que está sujeta la organización.

En principio, el oficial de cumplimiento debe enfocar su tarea en los directores de área. Estos deben entender, desde un primer momento, el concepto de “cumplimiento” y cómo pueden contribuir a que la organización alcance mejores índices de transparencia y confiabilidad. Y resulta especialmente crítico en áreas como Contabilidad, Auditoría, Tesorería, Presupuesto y Recursos Humanos.

La prevención del fraude, la seguridad de la información, los planes para asegurar la continuidad de los negocios, la contabilidad internacional, fiscal y gerencial, la gestión de riesgos, las auditorías internas y externas, entre otros, son temas que aborda el oficial de cumplimiento en su día a día.

Aquellos que desean especializarse como oficiales de cumplimento, deben tener en cuenta que, el control interno y las auditorías, necesitan de su compromiso definitivo.

Las normas legales, derivadas de los entes reguladores, deben ser cumplidas, al igual que los procedimientos y las normas internas de la organización. Esta es la única forma en que la organización puede ganar confianza en el mercado, entre sus clientes, proveedores, e, incluso, entre sus competidores. Y el oficial de cumplimiento debe velar para que esto suceda. Pero el oficial de cumplimiento no es un “sheriff”. Es un profesional que vende tranquilidad y seguridad.

Así, podemos concluir que el trabajo del oficial de cumplimiento es generar confianza desde la alta dirección a los clientes, y, en definitiva, en todas las personas que, en uno u otro momento de su vida, tengan relación con la organización que representa.

Para llevar esta labor con buen término, el oficial de cumplimiento del siglo XXI cuenta con un estándar que agrega valor significativo a su trabajo: ISO 19600. En este estándar internacional los profesionales encuentran la forma apropiada para garantizar una gestión eficaz contra los riesgos de incumplimiento de las normas regulatorias.

El software de ISOTools para un oficial de cumplimiento

El software ISO 19600 de ISOTools facilita desarrollar, conservar y evaluar  un sistema de gestión del cumplimiento según ese estándar. Como software de ISOTools, se encuentra diseñado para promover una gestión eficaz y oportuna, de acuerdo con las mejores prácticas disponibles en el mercado.

Además, se trata de una solución tecnológica de alto nivel que apoya las tareas de un oficial de cumplimiento así como las labores de revisión asociadas a su figura. De este modo, se convierte en una herramienta fundamental para asegurar que las decisiones de cumplimiento son tomadas con objetividad.

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Compliance es un anglicismo que, en su idioma original, significa “cumplimiento”. Así el papel del compliance officer es verificar que la organización a la cual presta sus servicios cumple con las leyes y las regulaciones nacionales e internacionales, los estándares profesionales y los principios de buenas prácticas aceptados en la industria en la que desarrolla su actividad.

El papel del compliance officer también se encuentra relacionado con el cumplimiento dentro de la organización. Por ejemplo,  lo está en cuanto a las políticas internas, las estrategias de negocios, los acuerdos internos, las normas, órdenes, disposiciones o directrices emitidas por la alta dirección o por los directores de área.

Así, el papel del compliance officer reviste especial importancia, pero también una dignidad y un respeto que van más allá de la autoridad. Después de todo, el cumplimiento implica un componente ético y también un componente pragmático; ya que el compliance officer ayuda a la organización a gestionar riesgos y, sobre todo, a mantener una reputación positiva y evitar litigios judiciales.

Algunos tipos de organizaciones tienen mayores responsabilidades jurídicas y son objeto de mayores regulaciones. Sectores como el alimentario, el sanitario, los medios de comunicación, entre otros, tienen grandes responsabilidades jurídicas y normativas. Por ello, son estos los que más requieren el papel del compliance officer y los beneficios que proporciona.

Las características del compliance officer

El compliance officer debe, ante todo, tener un conocimiento profundo de los objetivos, las políticas, las estrategias y la cultura de la organización. Además, por supuesto, el conocimiento imprescindible para un oficial de cumplimiento es el de la normativa y la legislación, tanto nacional como internacional, a las que está subordinado el sector en el que se desarrolla su organización.

El oficial de cumplimiento debe asegurar que este se produce para todas las normas internas o externas. También es su deber garantizar la transparencia en el cumplimiento de las normas y promover una sólida cultura de cumplimiento, honestidad e integridad dentro de la organización.

El oficial de cumplimiento es la primera y la última línea de defensa con la que cuenta la organización contra la corrupción y el incumplimiento normativo. Así, el perfil del compliance officer reúne elementos como:

• Ética y principios.
• Modestia y equilibrio.
• Proactividad.
• Inteligencia y deseos de aprender.
• Diligencia.
• Fortaleza y convicción.
• Sentido de la justicia.
• Transparencia.
• Honestidad.

ISO 19600 es el estándar de ISO que garantiza el cumplimiento de las obligaciones y normativas legales que regulan la actividad de negocios de una organización. Este estándar es, entonces, el manual de trabajo para un oficial de cumplimiento y debe conocerlo en profundidad también.

Los niveles de responsabilidad del oficial de cumplimiento

Como ya hemos mencionado, el papel del compliance officer es requerido en sectores altamente regulados. En organizaciones dedicadas a la atención médica, o la banca, la figura de estos profesionales forma parte esencial del gobierno corporativo y, por lo general, reportan directamente al CEO o a la Junta Directiva.

El papel del compliance officer, según la International Compliance Association, se puede dividir en dos niveles de responsabilidad:

• Nivel 1: el oficial debe asegurar el cumplimiento de la normas y regulaciones externas a las que se encuentre obligada la organización.
• Nivel 2: el oficial asegurará el cumplimiento de los sistemas de control internos, sistemas de gestión, normas internas, políticas y estrategias de la organización, para así, dar cumplimiento a las regulaciones internas.

Como vemos, el papel del compliance officer no es sencillo ni banal y por ello, contar con herramientas avanzadas y específicas puede ser de gran ayuda en su labor.

El software ISO 19600 de ISOTools

El software ISO 19600 de ISOTools es una solución para facilitar el desarrollo, el mantenimiento y la evaluación de un sistema de gestión del compliance en base a dicha norma. Esta herramienta ayuda en la labor del compliance officer, y también en la revisión que debe recaer sobre este para garantizar la objetividad de sus decisiones.

Si se encuentra interesado en lo que puede realizar este software para facilitar la gestión del cumplimiento, no dude en resolver todas sus preguntas contactando con uno de nuestros asesores.

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