Roles y responsabilidades antisoborno: puestos que cumplen una función contra el fraude
Aunque la lucha contra la corrupción debe ser un interés compartido por todos los empleados, desde la Alta Dirección hasta el área de servicios generales, algunos puestos clave cumplen roles y responsabilidades antisoborno esenciales, lo que obliga a prestar especial atención a la designación de las personas que desempeñarán estas funciones.
Estos roles y responsabilidades antisoborno varían de una organización a otra, dependiendo básicamente del tamaño, la cultura y el sector en que opera. Sin embargo, en términos generales podemos afirmar que los siguientes son puestos clave con roles y responsabilidades antisoborno en una organización media en cuanto a tamaño y complejidad.
Roles y responsabilidades antisoborno – Los puestos clave
Algunos profesionales desempeñan puestos en los que tienen una visión privilegiada para detectar conductas sospechosas o actos irregulares. Estos profesionales, asumen roles y responsabilidades antisoborno, y por ello, resultan esenciales para el buen funcionamiento de un programa anticorrupción.
Gerentes y supervisores
Usualmente, los gerentes y supervisores asumen la responsabilidad de detectar fraudes y otras irregularidades en su área, asistidos por los empleados que deben dar aviso oportuno sobre cualquier sospecha de irregularidades.
Gerentes y supervisores deben recibir una guía sobre cómo deben responder a una incidencia de fraude informada. Esta guía, debe incluir listas de contacto con números telefónicos.
Director financiero
El director financiero tiene la responsabilidad general de la respuesta de la organización al fraude, lo que incluye coordinar la investigación y el diseño y actualización de cualquier plan de respuesta ante incidentes de fraude y corrupción.
En las organizaciones que no disponen de un Oficial de Cumplimiento u Oficial de Fraudes, el director financiero será responsable de mantener un registro de investigaciones, que reúna todos los informes de sospechas reportadas, aunque posteriormente sean descartadas.
El registro contendrá detalles de las acciones tomadas y las conclusiones alcanzadas. Es una herramienta importante para gestionar, informar y evaluar las lecciones aprendidas.
Oficial de fraude u Oficial de Cumplimiento
Las organizaciones complejas y de gran tamaño suelen tener una persona encargada de la gestión anticorrupción. El oficial de fraude u Oficial de Cumplimiento, tendrá la responsabilidad de iniciar y supervisar todas las investigaciones de fraude, de implementar el plan de respuesta al fraude y de cualquier acción de seguimiento.
La persona que desempeñe este cargo también estará autorizada para recibir consultas y denuncias del personal de manera confidencial y anónima, y debe tener autoridad para actuar y / o brindar asesoramiento de acuerdo con las circunstancias individuales, y sin recurrir a la Alta Dirección para su aprobación.
En el caso de que el superior del oficial de fraude sea un sospechoso, debe informar a un gerente superior o director no ejecutivo, tal vez al presidente del comité de auditoría.
En las organizaciones que puede disponer de este cargo, el Oficial de Fraude u Oficial de Cumplimiento es la persona que cumple con más roles y responsabilidades antisoborno, por lo que su designación requiere especial atención.
Recursos humanos
Usualmente es responsable de cualquier procedimiento disciplinario interno, como resultado de una investigación. Pero también es el área responsable de seleccionar y reclutar al personal, lo que convierte al director de esta área en la primera línea de defensa en la lucha contra la corrupción.
Comité de auditoría
El papel del comité de auditoría en la prevención y detección del fraude ahora está más definido, en las organizaciones que cuentan con esta figura. Los miembros del comité de auditoría tienen la responsabilidad de revisar los sistemas de control interno y gestión de riesgos de la organización, incluido el diseño y la implementación de programas antifraude.
Auditores internos
Cuando una organización tiene su propio departamento de auditoría interna, es probable que la tarea de investigar cualquier incidencia de fraude recaiga sobre ella. Puede ser apropiado designar auditores específicos como especialistas en fraude y asegurarse de que tengan las habilidades y los conocimientos adecuados para llevar a cabo la tarea.
Auditores externos
Las organizaciones que carecen de un departamento de auditoría interna pueden considerar consultar auditores externos si descubren un fraude, aunque solo sea para obtener la experiencia necesaria para establecer el nivel de pérdida.
Sin embargo, la decisión de llamar a auditores externos debe ser considerada cuidadosamente, ya que siempre existe la posibilidad de adelantar la investigación al interior de la organización, sin necesidad de exponer la marca y la imagen a un escrutinio público y a un posible deterioro.
Asesores legales
Ante la evidencia de un fraude, es preciso contratar asesoría legal, cuando no se dispone de esta dentro de la organización. El asesoramiento específico incluiría cuestiones tales como orientación sobre respuestas civiles, internas y penales, y recuperación de activos.
Personal de TI
El personal de TI puede brindar asesoramiento técnico sobre seguridad, capacidad y acceso a las TI. Si se han utilizado computadoras para cometer el fraude, o si se requieren con fines probatorios, se debe buscar el asesoramiento de un especialista de inmediato.
Relaciones públicas
Las organizaciones con un perfil alto, como las grandes empresas, las organizaciones del sector público o las organizaciones benéficas, pueden considerar informar a su personal de relaciones públicas, para que puedan preparar un informe para la prensa en caso de que la noticia de un fraude se haga pública.
Es claro que el cumplimiento de los roles y responsabilidades antisoborno, para estos profesionales, requiere el uso de herramientas adecuadas. ¿Cuáles? Hablamos de ellas en nuestro apartado final.
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La gestión anticorrupción, que involucra recepción de denuncias e investigaciones, requiere desarrollar una serie de tareas propias, que se pueden efectuar fácilmente con una solución tecnológica que las automatice.
El Software ISO 37001 de ISOTools, es esta solución, que ofrece a los empleados que desempeñan roles y responsabilidades antisoborno, las funcionalidades y la información precisa para cumplir con sus tareas.
No olvidemos que estos profesionales también deben desempeñar tareas propias del cargo para el que fueron contratados. Garantice la efectividad de la gestión antisoborno y anticorrupción, contratando aquí esta valiosa herramienta.
