Política de denuncia de irregularidades: qué incluir y cómo crearla
Con la entrada en vigor de la Directiva de Denuncia de Irregularidades de la UE, las organizaciones con más de 50 empleados deben crear una política de denuncia de irregularidades, y, para ello, es importante iniciar considerando lo que debe incluir este documento.
Los profesionales en el área de cumplimiento deben diseñar una política de denuncia de irregularidades que resulte adecuada para los objetivos propuestos, de acuerdo con la legislación local, nacional y, sobre todo, con la Directiva de la UE.
La disparidad de jurisdicciones indicaría que este tendría que ser un documento único para cada organización, dependiendo de su sector, su país e incluso, su ciudad de domicilio. Esto es en parte cierto. Sin embargo, hay elementos comunes que deben formar parte de la política de denuncia de irregularidades, independientemente de los requisitos legales particulares.
Política de denuncia de irregularidades – ¿Qué es y por qué tener una?
En un contexto muy amplio, la política de denuncia de irregularidades es el documento que utiliza la Alta Dirección de una organización para afirmar su compromiso con la seguridad y protección de los informantes, pero también de que la organización realizará investigaciones ágiles e imparciales de los hechos denunciados.
La política incorpora una serie de procedimientos estandarizados para tratar las denuncias y las investigaciones dentro de la organización, siempre enfocados en la protección del denunciante y en la obtención de resultados definitivos en el menor tiempo posible. Aunque su utilidad resulta evidente, hay otras razones que reafirman la necesidad de contar con una política sobre las denuncias e informes de irregularidades:
1. Cumplimiento
En el ámbito de aplicación de la Directiva de Denuncia de Irregularidades de la UE, las organizaciones de todos los sectores deben diseñar e implementar procedimientos internos para comunicar los protocolos de atención de denuncias, y se solicita específicamente que esta información sea “clara y de fácil acceso” para los trabajadores y para otras partes interesadas.
2. Prevenir infracciones de cumplimiento y delitos
A pesar de que auditorías, inspecciones y revisiones arrojan información valiosa sobre fraudes, actos de corrupción o infracciones de cumplimiento, la mayor parte de este tipo de conductas sigue revelándose a través de canales de denuncia.
Prevenir delitos e infracciones de cumplimiento, antes de que afecten la reputación de la organización, es entonces otro argumento definitivo para redactar y comunicar una política de denuncia de irregularidades.
3. Fomentar una cultura ética y crear un entorno que apoye la legalidad
Los empleados se sentirán seguros denunciando si saben que sus líderes están dispuestos a protegerlos y a apoyarlos. Esto genera la construcción de una cultura ética, en la que lo que está mal es reprobado y denunciado.
¿Qué incluir en una política de denuncia de irregularidades?
Una política de denuncia debe promover un compromiso con el comportamiento ético y fomentar una cultura en la que lo que no es aceptable se informe de manera segura y antes de que cause daño.
En este sentido, es importante considerar lo que es admisible en términos éticos y legales en cada país. No obstante, en cualquier lugar del mundo, el contenido mínimo que se espera encontrar en una política de denuncia es:
1. ¿Quién es un denunciante?
La política debe explicar con claridad a quién considera un denunciante. En el caso de la Unión Europea, la política debe proteger a empleados y exempleados, becarios, autónomos, empleados de un proveedor, socios comerciales e, incluso, terceros relacionados con las organizaciones o personas denunciadas. La protección tendrá alcance sobre estos denunciantes, pero también sobre sus familias.
2. ¿Qué se debe denunciar?
Es muy importante que la política declare con certeza total el tipo de asuntos que pueden y deben ser reportados, y lo que no es objeto de denuncia y debe ser tratado en otro tipo de escenarios.
En términos generales, los ámbitos de denuncia típicos son:
- Fraude contable.
- Malas prácticas financieras.
- Soborno y cualquier otra forma de corrupción.
- Evasión de impuestos.
- Lavado de dinero.
- Robo.
- Financiación de actividades criminales.
- Acciones que causen daño ambiental.
- Incumplimiento de normas de salud y seguridad laboral.
- Infracciones a las normas de seguridad y salud pública.
Los informes sobre quejas personales, acoso o intimidación, a pesar de la gravedad de este tipo de conductas, no son cubiertas por la política de denuncias y la organización implementará otro tipo de canales para reportar estos hechos.
3. ¿Qué tipo de canales tiene a disposición el denunciante?
Las organizaciones deben disponer y promover canales internos seguros y protegidos, para que las personas denuncien las conductas mencionadas, verificando que:
- Exista la posibilidad de ofrecer informes de manera confidencial.
- Existan diferentes tipos de canales seguros para los denunciantes que decidan hacerlo de forma personal, verbal o por escrito.
- Los canales disponibles sean accesibles dentro y fuera de las instalaciones de la organización.
- Se implementen los protocolos para que, una vez presentada la denuncia, se proteja al denunciante y se eviten las represalias.
- El denunciante obtenga acuse de recibo de la denuncia en un término no mayor a siete días.
4. ¿Qué trámite seguirán las denuncias?
Es importante que el denunciante sepa qué sucederá después de presentar un informe, y a qué se compromete la organización. La Directiva de la Unión Europea solicita que la organización designe personas y áreas apropiadas para recibir, investigar y ofrecer resultados. Y esto debe aparecer en el contenido de la política de denuncia.
5. ¿Cómo se tratarán las represalias?
Una de las razones para que exista un Directiva de la Unión Europea y, en consecuencia, una política de denuncia de irregularidades, es proteger al denunciante de las represalias, que pueden ir desde el acoso, la intimidación y el despido, hasta las agresiones físicas que atenten contra su integridad o la de su familia.
La política, aunque intenta limitar esta posibilidad, debe contemplar acciones a seguir en caso de que se presenten represalias. El denunciante debe saber qué hacer y cómo protegerse en un caso extremo.
Software ISO 37001 de ISOTools
La entrada en vigor de la Nueva Directiva de la Unión Europea marca un camino de obligatorio cumplimiento para las organizaciones que superan los 50 empleados. Dentro de las muchas acciones que tendrán que poner en marcha, está la implementación de canales de denuncia y procesos de gestión de denuncia conformes con la Directiva.
Garantizar el anonimato de la denuncia de irregularidades así como hacer una adecuada gestión de riesgos de corrupción y seguimiento de los procesos relacionados requiere contar con las herramientas adecuadas. El software ISOTools ISO 37001 es la solución tecnológica líder para un control eficaz y gestión ágil de programas de cumplimiento y lucha contra el soborno.
Este es el mejor momento para contar con el apoyo de esta avanzada herramienta. Reciba ahora más información sobre el software ISOTools ISO 37001.
